MANUAL DE USUARIO PARA CARGUE DE PLANILLAS RES 5094 ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

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1 INSTRUCTIVO CARGUE DE PLANILLAS RES 5094 MANUAL DE USUARIO PARA CARGUE DE PLANILLAS RES 5094 ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS 2014

2 Control de cambios Versión Autor(es) Comentario Fecha Pagina 1.0 Jorge Torres Guía para el cargue de planillas de Pila según los parámetros establecidos por la Resolución 5094 de /02/2014 2

3 Tabla de contenido 1. OBJETIVO GENERAL NORMATIVIDAD VALIDACIONES TIPO DE COTIZANTE OBLIGATORIEDAD DE APORTES PARA EL TIPO DE COTIZANTE TRABAJADOR DE TIEMPO PARCIAL DECRETO 2616 DE 2013 AFILIADO AL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD TIPOS DE APORTANTE CLASES DE APORTANTE Y TIPOS DE PLANILLAS PARA LOS QUE APLICA EL NUEVO TIPO DE COTIZANTE EMPRESAS EN LAS QUE APLICA Y N/A EL COTIZANTE COMPORTAMIENTO DE LAS NOVEDADES CONDICION COLOMBIANO RESIDENTE EN EL EXTERIOR TARIFAS DE APORTES A SUBSISTEMAS PERIODO QUE EMPIEZA A REGIR NO APLICA EXONERACION DE PARAFISCALES CARGUE DE LA INFORMACION FORMULARIO LIQUIDACION DETALLADA DE APORTES Ingreso al Sistema Adición de Planillas Adición de Afiliados Aporte a Salud Aporte a Pensión Aportes a Riesgos (ARL) Aportes a Caja de Compensación Familiar (CCF) Novedad SLN (Licencia No Remunerada o Suspensión Temporal) CARGUE DE PLANO Ingreso al Sistema

4 4.2.2 Cargar Plano Campos relacionados al tipo de cotizante 51 en el archivo plano Tipo de Cotizante Liquidación de Aportes a Pensión, Riesgos Laborales y Caja de Compensación Familiar

5 1. OBJETIVO GENERAL Documentar el nuevo procedimiento por el cual los usuarios pueden realizar el cargue de planillas ajustándose a la resolución 5094 del NORMATIVIDAD En este manual abordaremos la RESOLUCIÓN 5094 de Noviembre 29 de 2013, expedida por el MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, por la cual se ajusta la planilla integrada de autoliquidación de aportes PILA de acuerdo con lo establecido en el Decreto número 2616 de Por lo tanto el MSPS, en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2 del Decreto-ley 4107 de 2011, artículos 171 y 172 de la Ley 1450 de 2011 y del Decreto número 2616 de 2013, y Considerando que el artículo 171 de la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional Desarrollo establece que la afiliación a la Seguridad Social Integral de los trabajadores dependientes que se encuentren vinculados laboralmente por periodos inferiores a un mes o por días, y que por dicha situación perciban un ingreso mensual inferior a un SMMLV, se realizará mediante su cotización de acuerdo con el número de días laborados y sobre un monto no inferior a un salario mínimo legal diario vigente, de conformidad con los límites mínimos que se establezcan por el Gobierno Nacional. Que el artículo 172 de la misma ley estableció que el Gobierno Nacional diseñará un esquema financiero y operativo que posibilite la vinculación de los trabajadores informales del sector primario a los sistemas generales de pensiones y de riesgos profesionales. Que el Decreto número 2616 de 2013 crea el mecanismo que permite la cotización por semanas a los sistemas de Pensión y Subsidio Familiar, para los trabajadores dependientes que sean contratados para trabajar por periodos inferiores a treinta (30) días en el mes y por ello su remuneración sea menor a un salario mínimo legal mensual vigente. En cuanto al Sistema de Riesgos Laborales, el inciso segundo del artículo 5 del Decreto número 2616 de 2013, determinó que el ingreso base de 5

6 cotización será el salario mínimo legal mensual vigente y con un reporte de 30 días de cotización; Que por lo anterior, se hace necesario efectuar un ajuste a la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes (PILA) que permita la autoliquidación y el pago de aportes de los trabajadores dependientes que laboren por periodos inferiores a un mes, en los términos ya indicados. 3. VALIDACIONES TIPO DE COTIZANTE 51 Según el Articulo 1 de la Resolución 5094 de 2013 se adiciona un nuevo Tipo de Cotizante al campo 5 de que trata el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 llamado Trabajador de tiempo Parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud. Campo Long Posición Ini Fin Tipo Descripción Validaciones y Origen de los datos N Tipo de Cotizante 51 Trabajador de Tiempo Parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud. 3.1 OBLIGATORIEDAD DE APORTES PARA EL TIPO DE COTIZANTE TRABAJADOR DE TIEMPO PARCIAL DECRETO 2616 DE 2013 AFILIADO AL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD. Este tipo de cotizante debe liquidar aporte de cotización obligatoria en los siguientes Sub-Sistemas: Pensión (Excepto se liquide con los siguiente sub-tipos de cotizante: Dependiente pensionado por Vejez Activo Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad 6

7 Cotizante con requisitos cumplidos para pensión Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos. ARL (Administradora de Riesgos Laborales y este aporte siempre debe ser de 30 días) CCF (Caja de Compensación Familiar) NOTA: Este tipo de cotizante debe pertenecer al Régimen Subsidiado en Salud. Por lo tanto si el cotizante está afiliado a una EPS y liquida aporte en salud a este tipo de Administradora debe liquidar con otro tipo de cotizante TIPOS DE APORTANTE CLASES DE APORTANTE Y TIPOS DE PLANILLAS PARA LOS QUE APLICA EL NUEVO TIPO DE COTIZANTE El tipo de cotizante 51 puede ser reportado por los Tipos de Aportantes: 1, 3, 6. 7

8 El tipo de cotizante 51 puede ser reportado por las Clases de Aportantes: A B C D El tipo de cotizante 51 puede ser reportado en los Tipos de Planilla: E, A, M, N, J 8

9 3.3. EMPRESAS EN LAS QUE APLICA Y N/A EL COTIZANTE 51 El tipo de Cotizante Trabajador de Tiempo Parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud aplica para los Empleadores que tienen trabajadores dependientes que pertenecen al régimen subsidiado y no aplica para las Empresas Temporales COMPORTAMIENTO DE LAS NOVEDADES El comportamiento de las novedades en PILA para el cotizante 51, deben ser las siguientes: ING - aplica RET - aplica IRP - aplica SLN - Aplica Existe un contrato laboral VSP - No aplica VST - No aplica IGE - No aplica LMA - No aplica 3.5 CONDICION COLOMBIANO RESIDENTE EN EL EXTERIOR Para el cotizante 51 no aplica la condición Colombiano Residente en el Exterior. 3.6 TARIFAS DE APORTES A SUBSISTEMAS Las tarifas a aplicar para el cotizante 51 deben ser las mismas que se aplican para los cotizantes dependientes. 9

10 Pensión: 16% ARL: CCF: 4% 3.7 PERIODO QUE EMPIEZA A REGIR Este tipo de cotizante empieza a regir a partir del período Salud Febrero de NO APLICA EXONERACION DE PARAFISCALES Este tipo de cotizante no tiene relación con la ley 1607 de 2012 Cotizante Exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud, por lo tanto siempre debe ir N (no). 4. CARGUE DE LA INFORMACION A continuación se describirá paso a paso como el usuario puede realizar la liquidación de aportes a Seguridad Social cuando es necesario implementar este tipo de Cotizante 51 Trabajador de Tiempo Parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en Salud. 4.1 FORMULARIO LIQUIDACION DETALLADA DE APORTES Ingreso al Sistema El usuario después de registrarse previamente debe ingresar al portal de servicios FEDECAJAS 10

11 4.1.2 Adición de Planillas El usuario debe seleccionar en el Menú la opción Planilla Única donde se puede realizar la adición de planillas. Después debe hacer clic Adicionar Planilla y luego debe aceptar. 11

12 Aparecerá la siguiente ventana donde el usuario puede seleccionar el Tipo de Planilla que desea liquidar. El sistema genera el siguiente Nro. De planilla y el usuario debe hacer clic en la opción Ver Afiliados Adición de Afiliados En la siguiente ventana se realiza la Adición de Afiliados: Luego se aparece el Formulario de Liquidación Detallada de Aportes donde se realizará el proceso de liquidación para el tipo de cotizante Trabajador de Tiempo Parcial. 12

13 Primero seleccionamos el tipo de cotizante Trabajador de Tiempo Parcial en la lista que se observa en la siguiente imagen: Aporte a Salud El tipo de Cotizante Trabajador de Tiempo Parcial no debe realizar este aporte, por lo tanto, el formulario tiene inhabilitada la lista de Administradoras a EPS Aporte a Pensión El usuario deberá liquidar los aportes a Pensión de acuerdo a las aclaraciones del Artículo 3 de la resolución 5094 de En el campo 36 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 Número de días cotizados a pensión se reportará los días laborados en el mes. 2. En el campo 42 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 IBC Pensión se reportará así: 13

14 Número de días cotizados a pensión Entre 1 y 7 días Entre 8 y 14 días Entre 15 y 21 días Entre 22 y 30 días IBC Pensión Un cuarto de un salario mínimo legal mensual vigente Dos cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente Tres cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente Un salario mínimo legal mensual vigente Aportes a Riesgos (ARL) El usuario deberá liquidar los aportes a Riesgos Laborales de acuerdo a las aclaraciones del Artículo 4 de la resolución 5094 de En el campo 38 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 Número de días cotizados a riesgos laborales se reportará 30 días. 2. En el campo 44 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 IBC Riesgos Laborales debe ser igual a un salario mínimo legal mensual vigente. Nota: Si el usuario digita un número inferior a 30 días en cotización, el sistema generará la siguiente alerta: 14

15 4.1.7 Aportes a Caja de Compensación Familiar (CCF) El usuario deberá liquidar los aportes a Caja de Compensación Familiar Pensión de acuerdo a las aclaraciones del Artículo 5 de la resolución 5094 de En el campo 39 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 Número de días cotizados a Cajas de Compensación se reportará los días laborados en el mes. 2. En el campo 45 del Registro tipo 2 del archivo tipo 2 IBC CCF se reportará así: Número de días cotizados a CCF Entre 1 y 7 días Entre 8 y 14 días Entre 15 y 21 días Entre 22 y 30 días IBCCCF Un cuarto de un salario mínimo legal mensual vigente Dos cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente Tres cuartos de un salario mínimo legal mensual vigente Un salario mínimo legal mensual vigente 15

16 NOTA: La información en cuanto a días de cotización e IBC que se liquida en aportes a Pensión y Caja de Compensación Familiar debe ser la misma. De lo contrario el sistema generará la siguiente alerta: Novedad SLN (Licencia No Remunerada o Suspensión Temporal) Si el usuario debe liquidar una Novedad SLN en el registro del cotizante 51 Trabajador de tiempo Parcial no se liquida valor a Salud y si desea liquidar la novedad SLN para Pensión, el valor se tomará con las validaciones del Rango para Pensión. NO OLVIDAR: La sumatoria de la Novedad SLN y los aportes Riesgos debe ser 30 Ej.: Si liquida 4 días el IBC corresponderá a un cuarto de 1 SMMLV y así se liquidará el valor del aporte de la SLN. 16

17 El aporte a liquidar para la novedad SLN es el siguiente: Finalmente el formulario se liquidará de la siguiente forma cuando presenta una novedad SLN 17

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19 Si el registro no presenta novedad SLN finalmente se liquida asi: 19

20 4.2. CARGUE DE PLANO Ingreso al Sistema El usuario después de registrarse previamente debe ingresar al portal de servicios FEDECAJAS Cargar Plano El usuario debe seleccionar en el Menú la opción Planilla Única donde se puede realizar el proceso de Cargue de Plano. Después debe hacer clic el botón Cargar Plano y luego debe aceptar. 20

21 4.2.3 Campos relacionados al tipo de cotizante 51 en el archivo plano Tipo de Cotizante Se debe digitar el tipo de cotizante 51 Trabajador de Tiempo Parcial en el campo 5 del Registro tipo 2 del archivo plano. En el archivo plano se liquida de la siguiente forma: 21

22 4.2.5 Liquidación de Aportes a Pensión, Riesgos Laborales y Caja de Compensación Familiar La liquidación de los aportes a Pensión, Riesgos Laborales y Caja de Compensación Familiar se deben validar de acuerdo a los artículos 3,4 y 5 de la Resolución 5094 de 2013 descritos anteriormente en la liquidación del formulario detallado de aportes. Los campos a modificar en el archivo plano se encuentran plasmados en la Resolución 1747 de Los campos a modificar dentro del archivo son los siguientes: Campo Administradora de Pensión, Administradora de CCF, días de cotización en Pensión, días en Salud debe ir 0, días de Riesgos siempre debe ir 30, días en CCF. Recuerde: La información en días e IBC de Pensión y CCF debe ser la misma Campo Tarifa de la administradora de Pensiones, cotización obligatoria (Recuerde que para este caso que son 6 días de cotización en AFP corresponde a un cuarto de un salario mínimo legal mensual vigente), campo total liquidación para fondo de Pensiones. 22

23 Campo Tarifa en Salud y cotización obligatoria a la administradora EPS Campo Tarifa de ARL, cotización Obligatoria de ARL, Tarifa CCF, cotización obligatoria CCF, (Recuerde que para este caso que son 6 días de cotización en CCF corresponde a un cuarto de un salario mínimo legal mensual vigente), campo exoneración de Parafiscales, código de la administradora ARL, clase de Riesgo ARL. NOTA: Los campos mencionados se validan de acuerdo a la resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones, como la Resolución 1607 de 2013 y la Resolución 5094 de