Dirección de Administración Interna ADMINISTRACIÓN GENERAL

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1 MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS Y DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF CLASE A Y B Dirección de Administración Interna ADMINISTRACIÓN GENERAL Guatemala, agosto 2012

2 PRESENTACIÓN El Departamento de de la Administración Interna del Ministerio de Agricultura, Ganadería y, tiene por objeto establecer los lineamientos organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las actividades que se llevan a cabo internamente. Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general, en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita la orientación de las actividades que deberán de realizarse en las dependencias que conforman la Administración Interna, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos. Dentro del mismo, se elaboró un capítulo que deberán contemplar las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera con UDDAF Clase A y B, diseñados de forma clara y concreta para su ejecución, en este sentido además de servir de una guía, fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, también sirve de parámetro o estándar de comparación para las instancias encargadas de monitorear las acciones de las dependencias en la institución. Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la demanda que se de en la práctica diaria. 1

3 ÍNDICE DESCRIPCIÓN PÁGINA Presentación 01 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL Objetivo General 04 Objetivos Específicos 04 Alcance 04 Normas Generales 07 CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN Control, registro y archivo de los formularios de solicitudes de pedido Ingreso de bienes y suministros Registro y control de ingreso de bienes y suministros Almacenamiento de bienes y suministros Despacho de bienes y suministros Registro y control de salida de bienes y suministros Entrega de Formulario de Viáticos CAPITULO III PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS Registro de bienes Registro de donaciones y traslados de activos fijos a favor del MAGA Registro de bienes activos ajenos al MAGA que se encuentran al servicio del Ministerio Inspección de inventario de bienes muebles Emisión de solvencia de inventarios

4 ÍNDICE DESCRIPCIÓN CÓDIGO PÁGINA Descarga de bienes muebles activos Tramite de baja de bienes muebles en estado inservible Emisión de certificación de bienes ingresados al inventario Informe anual a Finanzas CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE LOS DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF CLASE A y B ALMACÉN Control, registro y archivo de los formularios de SOLICITUDES DE PEDIDO Ingreso de bienes y suministros Registro y control de ingreso de bienes y suministros Almacenamiento de bienes y suministros Despacho de bienes y suministros Registro y control de salida de bienes y suministros INVENTARIOS Registro de bienes Registro de donaciones y traslados de activos fijos a favor del MAGA Registro de bienes ajenos al MAGA que se encuentran al servicio del ministerio Descarga de bienes muebles activos Tramite de baja de bienes muebles en estado inservible Emisión de certificación de bienes ingresados al inventario

5 ÍNDICE DESCRIPCIÓN PÁGINA Glosario de Términos 72 ANEXOS 1 Solicitud de pedido 77 2 Especificaciones técnicas 78 3 Cotización aprobada 79 4 Factura 80 5 Formulario 1-H Constancia de ingreso a Almacén y a Inventario 81 6 Tarjeta para control de suministros 82 7 Requisición al almacén de materiales y suministros 83 8 Acuerdo ministerial Requerimiento de solicitudes de pedido Formato de devolución de solicitudes de pedido Tarjeta de responsabilidad Formulario 1H razonado Tarjeta de responsabilidad firmada Constancia de bienes en inventario Reglamento de inventarios muebles de la administración pública Artículo 53 aceptación y aprobación de donaciones Control de de activos fijos en hojas moviles inicio de año Control de de activos fijos en hojas moviles fin de año 100 4

6 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL 5

7 OBJETIVO GENERAL Dotar de instrumentos que guíen el trabajo al Personal de del de la Administración Central, Unidades Desconcentradas del Administración Financiera y Unidades Ejecutoras del MAGA, proporcionándoles normas y procedimientos que rigen los procesos bajo su responsabilidad, en cumplimiento a lo establecido en leyes y normativas vigentes. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Proveer a personal de los procedimientos a utilizar en la realización de las funciones y actividades asignadas. 2. Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de. ALCANCE El presente Manual está dirigido al personal del Departamento de Almacén e Inventarios, Almacén, Directores del MAGA y Delegados de a nivel departamental y a personas que tienen a su cargo bienes o el resguardo de los mismos, así como también, a los entes externos que mantienen alguna relación con bienes adquiridos por el MAGA. 6

8 NORMAS GENERALES: 1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria dentro del Departamento de y de las Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase A y B, por lo que es responsabilidad de cada Jefe Inmediato Superior, socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo. 2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual, dentro del orden jerárquico citado a los empleados y funcionarios de contrataciones y adquisiciones, se verán de inmediato: En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo; En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se prestan; En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas, previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de trabajo establecidos. 3. Es responsabilidad del y el Jefe del Departamento de y Encargados de Secciones, garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan. 7

9 CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN 8

10 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE SOLICITUDES DE PEDIDO Código Páginas Fecha Agosto OBJETIVO: Contar con una descripción de los pasos a seguir para el control, registro y archivo de los formularios de Solicitudes de Pedido en la Sección de Almacén del Departamento de de Administración Interna. NORMAS: 1. La autorización de impresión de Solicitudes de Pedido es requerida a la Contraloría General de Cuentas por medio de un oficio, según la demanda que tenga la institución en las contrataciones y adquisiciones a efectuar durante un periodo determinado, como se describe: (Ver anexo 1) a. Número de cuentadancia de la institución. b. Cantidad de formularios a imprimir. c. Cantidad de talonarios que debe de contener cada paquete. d. Número de copias que contiene cada una de las solicitudes. e. Las Solicitudes de Pedido deben imprimirse en tres colores: Original en color blanco Dos copias a color 2. La Solicitud de Pedido contienen lo siguiente: (Ver anexo 2) a. Nombre de la Institución. b. Membrete de la Institución. c. Dirección y teléfono de la Institución. d. Sello de Autorización de la Contraloría General de Cuentas (CGC). e. Forma -01-S/P-AC. f. Lleva escrita la descripción Sin Serie. g. Número de correlativo del formulario. h. Describe el Nombre del Formulario (Solicitud de Pedido). i. Fecha. j. La descripción siguiente: Señor Jefe del Departamento de Contrataciones y Adquisiciones. k. Unidad Solicitante. l. La descripción de solicitud siguiente: Atentamente solicito a usted efectuar las compras detalladas a continuación. m. Contiene 4 columnas y un número de renglones donde se describe el detalle de la Contratación y Adquisición de bienes y/o servicios requeridos. n. Cada columna describe: 9

11 Cantidad Unidad de medida Descripción Observaciones o. Autorización de la Contraloría General de Cuentas. p. La descripción: Se autoriza la adquisición a que se refiere esta solicitud, debiéndose llenar previamente los requisitos de Ley y según instructivo afín. q. Contiene 4 campos para: nombre, firma y sello de: Solicitante, Encargado de Almacén Vo. Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora. 3. La Solicitud de Pedido en el reverso de cada una de las hojas contiene un instructivo para llenar correctamente el formato. (Ver anexo 3) 4. Las Unidades Solicitantes deberán solicitar a la Sección de Almacén por medio de un oficio autorizado por el director de éstas, indicando la cantidad necesaria de Solicitudes de Pedido que requieran según las Contrataciones y Adquisiciones que ejecutarán. (Ver anexo 4) 5. Los Jefes de las Unidades Solicitantes, deberán firmar y sellar cada Solicitud de Pedido, la cual será aprobada por el Director y/o Titular de la Unidad Ejecutora. 6. La Sección de Almacén cuenta con el Libro de Control Correlativo y Existencia de Formularios de Solicitudes de Pedido Entregados a cada Unidad Solicitante, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver ejemplo del Libro en la Sección de Almacén) 7. Se entregarán los talonarios necesarios de Solicitudes de Pedido por Unidad Solicitante conforme vayan entregando las copias establecidas para la Sección de Almacén, en orden cronológico. 8. Ninguna Solicitud de Pedido será anulada en blanco si no es utilizada por las Unidades Solicitantes, estas deberán devolverse a la Sección de Almacén para reasignarlas a otras Unidades Solicitantes. 9. Las copias de las Solicitud de Pedido deberán de estar firmadas y selladas para su distribución, como sigue: Original en color blanco, se colocará en el expediente que queda en el Departamento de Contabilidad de la Administración Financiera. Copia a color, se trasladará a Almacén con copia de la cotización autorizada. Copia a color, se entregará a la Unidad Solicitante. 1 0

12 CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE SOLICITUDES DE PEDIDO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTO DE SOLICITUDES DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Requiere a la Sección de Almacén, la cantidad de solicitudes de pedido a utilizar. (Ver norma 4) Auxiliar de Recepción 2 Verifica si la Unidad Solicitante liquido con anterioridad las Solicitudes de Pedido entregadas. Si, sigue paso 3 No, rechaza la solicitud hasta liquidar. AUTORIZACIÓN Y ENTREGA Encargado de Almacén 3 Autoriza la cantidad de Solicitudes de Pedido según existencias. Auxiliar de Recepción 4 Anota en el Libro de Control los formularios entregados. (Ver norma 6) 5 Entrega los Formularios a la Unidad Solicitante. Unidad Solicitante 6 Firma en el Libro de Control de recibido. 7 Recibe la cantidad de formularios autorizados. 8 Entrega oficio con formato de devolución y copias de Solicitudes de Pedido utilizadas al Auxiliar de Recepción de la Sección de Almacén. (Ver anexo 9) FIN DEL PROCEDIMIENTO

13 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén Código Páginas INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS Fecha Agosto OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recibir de los proveedores los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. No se acepta que los proveedores realicen entregas parciales de los bienes o suministros. 2. Toda entrega de bienes o suministros deberá acompañarse de la solicitud de pedido, especificaciones técnicas, cotización aprobada y la factura original que debe contener la información siguiente: (Ver anexos 1,2,3 y 4) a. Fecha b. Nombre del MAGA c. NIT del MAGA d. Dirección del MAGA e. Cantidad de bienes o suministros f. Descripción de los bienes o suministros g. Precio unitario (si existe la columna en la factura) h. Precio total. i. Especificar si la retención es del 5% o Contribuyente General. j. Debe de llevar el sello de Cancelado. 3. Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial No del MAGA no ingresan al Almacén y no son inventariables los bienes y suministros siguientes: (Ver anexo 8) a. Combustibles y Lubricantes b. Agua Purificada c. Materiales de Construcción d. Accesorios y Repuestos en General 4. La factura se devuelve al proveedor con firma y sello de recepción. (Ver anexo 4) 5. El Formulario 1-H Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario debe ser firmado por el Encargado de Almacén, y Encargado de Inventarios (en 1 2

14 los casos que el bien sea inventariable) o las personas que los sustituyan en su ausencia. Se distribuye de la manera siguiente: (Ver anexo 5) a. Original Expediente de Compra b. Copia color Sección de Almacén c. Copia color Departamento de Inventarios d. Copia color Departamento de Tesorería INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y SUMINISTROS Auxiliar de Recepción Verifica que los bienes o suministros entregados por el proveedor coincidan con la descripción de la 1 factura. Si, sigue paso 2 No, rechaza la entrega Verifica que los productos cumplan con los requisitos consignados en la solicitud. 2 Si, recibe el producto No, rechaza la entrega 3 Firma y sella la factura de recibido. Llena la Forma 1-H Constancia de Ingreso a 4 Almacén y a Inventario de acuerdo a la información de la Solicitud de Pedido y la factura. Traslada la Forma 1-H Constancia de Ingreso a 5 Almacén y a Inventario al Encargado de Almacén para aprobación. APROBACIÓN DE LA COMPRA DEL BIEN O SUMINISTRO Encargado de Almacén Revisa que la información contenida en la Forma 1-H 6 Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario coincida con la factura. 7 Firma y sella la forma. Traslada la Forma 1-H Constancia de Ingreso a 8 Almacén y a Inventario al. Firma la Forma 1-H Constancia de Ingreso a 9 Almacén y a Inventario 10 Devuelve Forma 1-H al Auxiliar de Recepción. VERIFICACIÓN DEL BIEN O SUMINISTRO Auxiliar de Recepción Verifica que el producto sea inventariable para la identificación del bien o suministro. 11 Si, Coordina con el personal de inventarios y sigue paso 12. No, se acomoda el producto en Almacén 1 3

15 INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Personal de Inventarios Se presenta al Almacén, asignan un número de 12 inventario e identifican el bien o suministro. Llena la columna Folio Libro Inventario en la Forma 13 1-H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario firmado y sellado por el Encargado de Inventarios. 14 Traslada expediente al Auxiliar de Recepción REGISTRO Y CONTROL INTERNO DEL BIEN O SUMINISTRO Auxiliar de Recepción Verifica que los bienes hayan sido identificados y el 15 formulario haya sido llenado, firmado y sellado correctamente. Traslada la papelería al Solicitante para que realice el 16 trámite de pago. Elabora un registro de control interno para el traslado 17 del expediente. Entrega los bienes y Suministros al Encargado de 18 Almacenamiento. Distribuye los originales y copias de los documentos 19 al Auxiliar de Registro. Archiva una fotocopia de la Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario y fotocopia de 20 factura FIN DEL PROCEDIMIENTO

16 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén REGISTRO Y CONTRO DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS Código Páginas Fecha Agosto OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Registrar los bienes y suministros adquiridos por el MAGA, para ingresarlos al Almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. El único documento para el Registro de Ingreso es el Formulario 1-H Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario. 2. Los Registros deberán operarse diariamente, conforme se presente el proveedor con los productos. 3. El registro y control de ingreso de bienes y suministros, deberá realizarse por producto en la Tarjeta para Control de Suministros, con número de correlativo, identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6). REGISTRO Y CONTRO DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Auxiliar de Registro REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS Recibe el Formulario 1-H Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario. Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el producto ingresado. Archiva tarjeta y formulario por correlativo FIN DEL PROCEDIMIENTO

17 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS Código Páginas Fecha Agosto OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Almacenar en la bodega los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para atender posteriormente los requerimientos de las Unidades Solicitantes. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. El mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, los vehículos y bienes que por su naturaleza y características no pueden resguardarse en el Almacén, se despachan inmediatamente a la Unidad Solicitante. 2. El Auxiliar de Almacén tomará las medidas necesarias para que cada bien o suministro se coloque en la estantería adecuada de acuerdo a las condiciones ambientales de la bodega. 3. El Auxiliar de Almacén acomodará los bienes y suministros de tal forma que exista una rotación adecuada del inventario. 4. El Auxiliar de Almacén será el responsable de mantener la bodega en buenas condiciones de higiene y seguridad. ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Auxiliar de Almacenamiento 1 Auxiliar de Almacenamiento RECEPCIÓN DEL BIENES Y SUMINISTROS Verifica que los bienes y suministros coincidan con la Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario 2 Recibe los Bienes y Suministros 3 Firma el registro de control interno para el traslado del expediente. ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS 4 Clasifica los bienes o suministros. 5 Establece fechas de vencimiento o caducidad. Identifica el lugar que se tiene establecido para el 6 bien o suministro 1 6

18 ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO 7 8 Verifica e informa al Encargado de Almacén de las fechas de vencimiento o caducidad del producto. Acomoda el bien o suministro de acuerdo al sistema de rotación de inventarios FIN DEL PROCEDIMIENTO

19 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén Código Páginas DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS Fecha Agosto OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Suministrar a las dependencias del MAGA los bienes o suministros almacenados en la bodega. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Todo despacho de Bienes o suministros se realiza mediante el Formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros firmado por el solicitante y únicamente los titulares de cada dependencia o el Administrador General podrán dar el visto bueno a la solicitud de requerimiento. 2. El Encargado del Almacén o la persona que lo sustituya en su ausencia establece la cantidad de artículos a despachar de acuerdo a las existencias. 3. El solicitante, requerirá únicamente los días lunes y miércoles a la Sección de Almacén el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros para listar los productos necesarios en su dependencia. (Ver anexo 7) 4. Almacén despachará los bienes o suministros requeridos por las dependencias solicitantes de lunes a jueves. 5. No se aceptan devoluciones de bienes o suministros que hayan sido consignados en la Requisición. DESPACHO DEBIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Asistente del Encargado de Almacén RECEPCIÓN DEL REQUERIMIENTO Recibe el formulario de Requisición al Almacén de 1 Materiales y Suministros 2 Verifica los datos consignados en el formulario. Verifica que el formulario tenga las firmas del 3 solicitante y el visto bueno del titular de la 1 8

20 DESPACHO DEBIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO dependencia. 4 Elabora un registro de control interno para el traslado del formulario. 5 Traslada Formulario al Encargado de Almacén para autorización de los productos a entregar. APROBACION DE DESPACHO DE BIENES O SUMINISTROS Encargado de Almacén 7 Verifica la información contenida en el formulario. 8 Verifica las existencias en el registro electrónico de control interno del Almacén de bienes o suministros Si, autoriza la cantidad a despachar. No, entrega la cantidad existente, caso contrario desaprueba el despacho. 9 Traslada Formulario al Auxiliar de Almacenamiento para recolectar los productos autorizados. DESPACHO DE BIENES O SUMINISTROS Auxiliar de Verifica que la Requisición contenga las cantidades 10 Almacenamiento de bienes o suministros a despachar. Procede a preparar el despacho de acuerdo a las 11 cantidades y descripción de los bienes o suministros autorizados. 12 Traslada el pedido al Auxiliar de Despacho para la entrega. Auxiliar de Despacho Verifica que los bienes y suministros coincidan con la 13 descripción y cantidad de la Requisición. 14 Despacha los bienes o suministros al solicitante. 15 Firma la Requisición como constancia de haber entregado el pedido. Requiere la firma del Solicitante en la Requisición 16 como comprobante de recepción de los bienes o suministros. Traslada el formulario original y las copias al Auxiliar 17 de Registro FIN DEL PROCEDIMIENTO

21 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS Código Páginas Fecha Agosto OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Registrar los bienes y suministros despachados por el Almacén a las diferentes dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. El único documento para el Registro de Salidas de Bienes o suministros es el Formulario Requisición al Almacén de Bienes y Suministros. (Ver anexo 7) 2. Los Registros deberán operarse en Almacén de lunes a jueves, días que se entregarán los Bienes o Suministros. 3. El registro y control de salida bienes y suministros, deberá realizarse por producto en la tarjeta para control de suministros, con número de correlativo, identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6). REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Auxiliar de Registro REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS Recibe el Formulario Requisición al Almacén de Bienes y Suministros. Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el producto entregado. Archiva tarjeta y formulario por correlativo FIN DEL PROCEDIMIENTO

22 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Almacén Código Páginas ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIÁTICOS Fecha Agosto OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tener mejor control de los formularios de viáticos, utilizados en las comisiones asignadas por las distintas unidades de este Ministerio a diferentes departamentos, para que puedan liquidar los gastos de dicha comisión.. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. No se entregaran los formularios de viáticos, si no traen oficio firmado por jefe o coordinador de área. 2. Todo oficio deberá traer fecha de comisión y detalle de a donde se dirige, listado de personas que saldrán de comisión para la entrega total de formularios de acuerdo al número de personas y nombre del responsable. 3. Todos los formularios de viáticos se entregaran por juego de cuatro. 4. Almacén es el único encargado de entrega de formularios de viáticos, no de archivos. 5. Solamente se podrá entregar un máximo de 8 juegos de formularios de viáticos por Unidad. ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIATICOS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Unidad Ejecutora Encargado de Almacén 3 REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS 1 2 Elabora oficio para solicitar formularios de viáticos. Entrega el oficio de solicitud de formulario de viáticos al Encargado de Almacén. Recibe oficio y verifica si hay existencia. Si, sigue paso 4. No, solicita la compra de más formularios de 2 1

23 ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIATICOS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO 4 5 viáticos Anota el número correlativo de los formularios de viáticos en un libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas Requiere al solicitante que firme y selle la copia del oficio en calidad de recibido. 6 Entrega los formularios al solicitante 7 Archiva la copia del oficio. - FIN DEL PROCESO - 2 2

24 CAPÍTULO III PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS 2 3

25 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Sección de Inventarios Código Páginas REGISTRO DE BIENES Fecha Agosto OBJETIVO Registrar en SICOIN los bienes activos contemplados en el Grupo 3, que se han adquirido por el MAGA por las diferentes modalidades de adquisiciones que son sujetas al inventario. NORMAS 1. Bajo ninguna circunstancia debe elaborarse ingreso a Almacén e inventario Forma 1- H, cuando los bienes no han ingresado físicamente a la dependencia que lo solicito. 2. Los documentos que deberán entregar los auxiliares de almacén a la Sección de Inventarios para el registro de bienes son los siguientes: a. Original y copias de Forma 1 - H Constancia de Ingreso a Almacén e Inventarios debidamente llena y firmada, la cual no deberá anularse, sino razonarse al existir un error u omisión al llenar dicho formulario. (Ver anexo 12) b. Fotocopia legible de factura del bien adquirido que coincida con la forma 1-H. c. Tarjeta preliminar de responsabilidad debidamente firmada, si se trata de bienes adquiridos por las diferentes UDDAF. 3. Previo al registro en SICOIN, el técnico de campo de la sección de inventarios deberá realizar las siguientes actividades: a. Confrontara que los valores unitarios consignados en factura y Forma 1-H cuadren con el valor total. b. Verificara que las características técnicas y generales coincidan con la factura y Forma 1-H. c. Si se trata de bienes adquiridos por la administración central, elabora tarjeta preliminar de responsabilidad del bien adquirido, indicando las características consignadas. 4. Cada Unidad Solicitante que adquiera bienes del Grupo 3, es responsable de la recepción a entera satisfacción de los bienes solicitados, por lo que ésta debe verificar las características técnicas y especificas según factura para su recepción. 5. El Técnico de campo colocara un código en el bien conforme a control de la Sección de inventarios cuando haya verificado el cumplimiento de la norma

26 6. El personal de la sección de Inventarios, para registrar un bien deberá contar con lo siguiente: a. Hojas movibles, autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el control de inventarios. b. Impresión de hojas numeradas para las Tarjetas de Responsabilidad, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. 7. No se entregara ningún bien si no se encuentra firmada la tarjeta de responsabilidad preliminar. REGISTRO DE INVENTARIOS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Encargado de Almacén Encargado de Inventarios Técnico de campo RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO Recibe bienes inventariadles del grupo 3 y solicita a la Sección de Inventarios que proceda a su verificación. (Ver norma 2). Traslada expediente al Encargado de Inventarios para su análisis. Verifica que el expediente de los Bienes adquiridos por el MAGA cumple con requerimiento de inventarios. (Ver norma 2 ) Si, sigue paso 4. No, solicita se realicen correciones Designa Técnico de campo para que analice físicamente y contra expedientes si el bien cumple con las normativas. Traslada el expediente para que se realice el analisis. REGISTRO DE EXPEDIENTE Y ANALISIS DE BIENES Verifica fisicamente y conforme a documentos que 6 el bien a inventariar cumpla con normas para el registro del bien. 7 Colocara un codigo al bien. (Ver norma 4 ). ELABOARACION DE TARJETA PRELIMINAR Si se trata de bienes adquiridos por la 8 administración central, elabora tarjeta preliminar del Técnico de campo bien con firma del responsable del bien. Traslada expediente al Tecnico Digitador para que 9 registre bienes según expediente. REGISTRO DE BIENES EN SICOIN E IMPRESIÓN DE TARJETA 2 5

27 REGISTRO DE INVENTARIOS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Tecnico Digitador de Inventarios Técnico de Campo 15 Técnico Digitador Secretaria 18 Ingresa las nuevas adquisiciones en el Módulo de 10 Inventarios del SICOIN y en el Libro de inventarios de la Unidad de Administración Financiera, 11 Coloca en el formulario 1-H el folio en que se anotó en el libro. 12 Solicita al Encargado de Inventarios firme y selle el formulario 1-H para hacer constar el registro. 13 Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN. (Ver anexo 15) 14 Traslada expediente con tarjeta de responsabilidad final al tecnico de inventarios para tramite final. Solicita al responsable del bien adquirido que firme tarjeta de responsabilidad autorizada por la Contraloría General de Cuentas. 16 Imprime constancia de resguardo emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN, 17 Traslada expediente a secretaria para su resguardo Archiva expediente en la carpeta correspondiente FIN DEL PROCEDIMIENTO

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