POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Grupo: Contrataciones Proceso: Elaboración y suscripción del contrato. Descripción del cambio

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2 Página: 2 de 13 Cambios o actualizaciones Nivel de revisión Páginas modificadas Descripción del cambio Fecha Aprobador del cambio

3 Página: 3 de 13 Índice 1. Propósito del Documento Objetivo del Proceso Alcance Terminología y Definiciones Responsabilidades Procedimiento Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Referencias Difusión... 13

4 Página: 4 de Propósito del Documento 1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de elaboración y suscripción del contrato. 1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el proceso de elaboración y suscripción del contrato. 2. Objetivo del Proceso 2.1 Garantizar que las actividades de la etapa contractual se lleven a cabo conforme lo determina la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento; que los contratos se suscriban en función de las condiciones esperadas y aceptadas por la Unidad de Negocio. 3. Alcance 3.1 Las políticas y actividades descritas en este documento están establecidas en función de los siguientes subprocesos: Elaboración y suscripción del contrato 3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las ubicaciones geográficas de la Unidad de Negocio. 3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas por el Gerente de la Unidad de Negocio. 4. Terminología y Definiciones Adjudicatario Administrador del Contrato Área Requirente El proveedor que fue seleccionado por el Gerente General de CELEC EP o su delegado, el Gerente de la Unidad de Negocio o por su delegado o por el portal de compras públicas en un proceso de contratación. En todo contrato, el Gerente General de CELEC EP o su delegado o el Gerente de la Unidad de Negocio o su delegado designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero.

5 Página: 5 de 13 Compras de bienes y servicios normalizados Fase contractual LOSNCP Orden de prelación Corresponde a los objetos de contratación cuyas características o especificaciones técnicas se hallen homologadas y catalogadas, y se puedan comparar en igualdad de condiciones. Prima el precio más bajo después de que se han cumplido todos los requerimientos. Corresponde a los pasos posteriores que la Entidad Contratante y el Adjudicatario deben realizar después de la adjudicación del proceso de contratación. Sigla correspondiente a Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas. Orden establecido según la puntuación que obtengan los proveedores que participen en un proceso de contratación pública. Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responsable Corresponde al funcionario que realiza la actividad. *Revisor RGLOSNCP Titular del Área Corresponde al servidor o servidora que revisa la actividad pero tiene un cargo de menor rango que Jefe, Subgerente o Gerente. Sigla correspondiente a Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento. 5. Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso, realizar sus actividades de acuerdo a lo que se detalla en el presente documento. 5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrada en el proceso, establecer y notificar al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad, cualquier propuesta de cambio al presente documento. 5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad, analizar los cambios, gestionar la aprobación al presente documento y difundirlo.

6 Página: 6 de Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad realizar el seguimiento y evaluaciones periódicas al cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos en el presente documento. 6. Políticas 6.1 General Obligatoriedad en el cumplimiento de las políticas y procedimientos La Subgerencia Administrativa a través del Departamento de Adquisiciones velará por el cumplimiento de lo enunciado en las políticas y procedimientos establecidos en el presente documento para lo cual, se observará lo señalado en el Reglamento Interno de Trabajo de CELEC EP, Título II, De las Sanciones Disciplinarias. 6.2 Elaboración y suscripción del contrato Elaboración y suscripción del contrato Es responsabilidad del Departamento de Adquisiciones en conjunto con la Subgerencia Jurídica formalizar los contratos adjudicados en máximo quince (15) días laborables desde la fecha de adjudicación; para ello, el Responsable del Departamento de Adquisiciones remitirá el Acta de Adjudicación vía correo electrónico, inmediatamente realizada la publicación, al Titular del Área Requirente, Administrador del Contrato y Responsable de la Subgerencia Jurídica. Adicionalmente, el Responsable del Departamento de Adquisiciones deberá registrar en el Portal de Compras Públicas la información relacionada con el contrato en máximo cinco (5) días laborables desde la fecha de suscripción y, registrar en conjunto con el Administrador del Contrato, toda información conforme el requerimiento de la herramienta del portal institucional del SERCOP, en la etapa contractual, hasta finalizar el proceso de contratación en el referido portal Contratos a suscribirse con asociaciones o consorcios En el caso que los contratos a suscribirse correspondan a asociaciones o consorcios, éstos se deberán formalizar en máximo treinta (30) días laborables, desde la fecha de adjudicación; por lo que, la ejecución del proceso se realizará en el doble de tiempo al planteado en cada una de las actividades descritas en el presente procedimiento, a excepción de la presentación de documentos y garantías por parte del proveedor, para lo cual, se les concederá un tiempo máximo de dieciséis (16) días laborables Seguimiento del cumplimiento del tiempo para la suscripción de contratos Es Responsabilidad del Departamento de Adquisiciones dar seguimiento a los tiempos establecidos en el presente documento con la finalidad de cumplir los tiempos establecidos por la ley.

7 Página: 7 de Designación de Administradores de Contrato De acuerdo a la Resolución No. CELEC EP-GUN-TRA , se debe designar en calidad de Administradores de Contratos a los Jefes de Sección, Jefes Departamentales, Jefes Zonales, Coordinadores Administrativos Financieros de Zona y Subgerentes que hayan solicitado la contratación de un bien, obra o servicio incluidos los de consultoría, de conformidad con los montos detallados en el cuadro a continuación. Desde USD 0,01 Desde el monto que supere el 0,00003 x PIE MONTO Hasta 0,00003 x PIE Hasta USD A partir del monto que supere los USD Subgerencias Técnicas Jefe de Sección Jefe de Departamento o Jefe de zona, según corresponda Subgerente ADMINISTRADOR DE CONTRATO Subgerencias Administrativas o de Apoyo Jefe de Departamento o Coordinador Administrativo Financiero de Zona, según corresponda Subgerente Subgerente Jefaturas Dependientes de la Gerencia Jefe de Departamento Jefe de Departamento Gerente de la Unidad de Negocio APROBADOR DE SUBCONTRATACIÓN Gerente de la Unidad de Negocio o Delegado Gerente de la Unidad de Negocio o Delegado Gerente de la Unidad de Negocio Todos los anteriores Gerente de la Unidad de Negocio Gerente de la Unidad de Negocio Gerente de la Unidad de Negocio Gerente de la Unidad de Negocio Solo en casos excepcionales, la Gerencia de la Unidad de Negocio o la Gerencia General podrán disponer o autorizar a otro funcionario, que no consta en esta disposición, para que actúe como Administrador de Contrato; dicha autorización la deberá solicitar por escrito el Titular del Área Requirente, fundamentando las razones de la petición, hasta dos (2) días hábiles luego de adjudicado el proceso Mantenimiento del expediente del proceso Es responsabilidad de la Subgerencia Jurídica mantener el expediente de la documentación precontractual y contractual de manera física y digital de cada uno de los procesos. Es responsabilidad del Departamento de Adquisiciones entregar la documentación impresa y digital de todo el expediente del proceso de contratación, una vez que el proceso haya sido adjudicado.

8 Página: 8 de 13 La documentación contractual será custodiada por el Administrador del Contrato y será entregada a la Subgerencia Jurídica una vez que el contrato finalice, quien emitirá una copia certificada de la documentación al Administrador del Contrato Garantías En los procesos de contratación que correspondan, se solicita al Adjudicatario la entrega de las garantías de acuerdo a los artículos 73, 74, 75, 76 y 77 de la LOSNCP, mismas que deberán ser incondicionales, irrevocables, de cobro inmediato y válidas para el sector público y deberán ser emitidas en dólares de los Estados Unidos de América, moneda de curso legal en el país Equipo de Revisión del contrato Previo al envío del contrato para aprobación por parte del Gerente de la Unidad de Negocio, se realizará la revisión integral del contrato por parte del siguiente equipo de trabajo: Delegado de la Subgerencia Financiera, revisa el contrato prestando especial atención a la información relacionada con: tabla de cantidades y precios, forma de pago, garantías, plazos, multas, seguros y otros temas vinculados a los requisitos para proceder a desembolsar el anticipo y efectuar los pagos. Delegado del Área Requirente y servidor o servidora que fungirá de Administrador del Contrato.- Revisa el contrato de forma integral. Delegado del Departamento de Adquisiciones.- Debe constatar que todos los aspectos relevantes del proceso de contratación sean incluidos en el Contrato (Preguntas, respuesta y aclaraciones, plazos, negociaciones, etc.) Mejoramiento continuo para la gestión de contratos El Departamento de Adquisiciones, en conjunto con la Subgerencia Jurídica, organizará una reunión trimestral con el fin de realizar un levantamiento y análisis de lecciones aprendidas relacionadas con los contratos suscritos por la Unidad de Negocio. El objetivo de esta reunión es identificar factores que permitan mejorar la calidad y oportunidad en la generación de los contratos, factores que pudieron haber afectado la ejecución de los contratos, la relación con proveedores o la ejecución de procesos que se derivan de la gestión de compras. A continuación se especifican las personas que necesariamente deben participar en esta reunión: Subgerente Jurídico o su delegado Jefe del Departamento de Adquisiciones Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas Jefe del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad Jefe de Contabilidad

9 Página: 9 de 13 Administradores de contratos que han finalizado en el último trimestre. 7. Procedimiento Los resultados de la reunión serán documentados por el Departamento de Adquisiciones, a través de un acta de reunión en la que se detalle los compromisos y fechas de cumplimiento para la aplicación de las mejoras identificadas. 7.1 Elaboración y suscripción del contrato Involucrados: Gerente Unidad de Negocio, Subgerente Jurídico, Jefe del Departamento de Adquisiciones, Responsable de la Subgerencia Jurídica, Responsable del Departamento de Adquisiciones, Equipo de Revisión del contrato, Administrador del Contrato Solicitar documentación habilitante del contrato: El Responsable del proceso de la Subgerencia Jurídica, en máximo un (1) día laborable posterior a la recepción de la Resolución de Adjudicación, solicita vía correo electrónico al oferente adjudicado, la entrega de los documentos para elaboración y suscripción del Contrato y el tiempo máximo de presentación; especificando que de originarse un incumplimiento de los 15 días término señalados en el RLOSNCP para la suscripción del contrato por la no presentación de los documentos por parte del adjudicado, CELEC EP TRANSELECTRIC no suscribirá el Contrato y por ende declarará adjudicatario fallido. El tiempo máximo para la presentación de los documentos por parte del oferente adjudicado es de cinco (5) días laborables posteriores a la solicitud remitida por el Responsable de la Subgerencia Jurídica. En el caso de entrega de las garantías, el adjudicado podrá entregar hasta en ocho (8) días laborables Revisar información y complementar proyecto de contrato: El Responsable de la Subgerencia Jurídica revisa la documentación habilitante entregada, complementa el proyecto de contrato y lo genera a través del sistema documental IFS en máximo siete (7) días laborables posteriores a la publicación de la Resolución de Adjudicación, a excepción de la información relacionada con las garantías Solicitar revisión de los delegados: Una vez complementado el proyecto de contrato, el Responsable de la Subgerencia Jurídica envía mediante sistema documental IFS el proyecto de contrato al Equipo de Revisión e indica la fecha y hora establecida para la reunión de revisión y análisis de las observaciones Calificar garantías: El Responsable de la Subgerencia Jurídica califica las garantías entregadas y elabora el memorando de calificación de garantías en máximo un (1) día laborable posteriores a la entrega de las garantías por parte del proveedor adjudicado.

10 Página: 10 de Revisión del contrato: El Equipo de Revisión del contrato, máximo al noveno (9) día laborable a partir de la publicación de la adjudicación, mantiene la reunión de revisión del contrato y garantías. Se debe generar un acta de reunión que incorpore todas las sugerencias y modificaciones relevantes realizadas la cual debe ser suscrita por los asistentes. El Responsable de la Subgerencia Jurídica envía mediante el sistema documental IFS el contrato junto con el acta al Subgerente Jurídico para su revisión Revisar expediente para firma del contrato: El Subgerente Jurídico, máximo al doceavo (12) día a partir de la publicación de la adjudicación, revisa y analiza el contrato, la documentación habilitante del proceso y el memorando de calificación de garantías. Si la documentación está completa y correcta envía toda la documentación vía sistema documental IFS a la Gerencia de la Unidad de Negocio para su revisión; en el caso de encontrar alguna observación, solicita al Responsable de la Subgerencia Jurídica la corrección inmediata Aprobar texto del contrato y garantías: La Gerencia de la Unidad de Negocio, en máximo dos (2) días laborables a partir de la recepción de los documentos revisa, aprueba y dispone la impresión del contrato para su firma. En el caso de encontrar alguna observación solicita al Subgerente Jurídico la corrección inmediata Sumillar contrato impreso: El Responsable de la Subgerencia Jurídica imprime cuatro ejemplares del contrato y procede a recabar las sumillas de los integrantes del Equipo de Revisión y Subgerente Jurídico. El Responsable de la Subgerencia Jurídica remite el contrato para la firma de la Gerencia junto con las garantías y el memorando de calificación. En caso que el contrato requiera protocolización se imprime dos ejemplares Firmar contrato: El Gerente de la Unidad de Negocio firma el contrato Fechar contrato y coordinar firma con proveedor: Una vez firmado el contrato, el Responsable de la Subgerencia Jurídica fecha el contrato y coordina con el Adjudicatario la fecha y hora para la firma del documento. En caso que el contrato se suscriba según lo previsto se continúa con la actividad , caso contrario se ejecuta la actividad Entregar contrato: El Responsable de Documentación de la Subgerencia Jurídica entrega una copia original del contrato al Administrador del Contrato, Subgerencia Financiera y proveedor adjudicado. En el caso de contratos que requieren

11 Página: 11 de 13 protocolización, se remite una sola copia a la Subgerencia Financiera para el pago del anticipo Entregar garantías: El Responsable de Documentación de la Subgerencia Jurídica envía las garantías mediante el sistema documental Quipux al Departamento de Tesorería para su registro y custodia. (Ver subproceso: Registro y custodia de garantías) Digitalizar contrato: El Responsable de Documentación de la Subgerencia Jurídica digitaliza el contrato y lo publica a través del sistema documental IFS en máximo tres días (3) hábiles posteriores a la fecha de suscripción del contrato Publicar información del contrato en el Portal de Compras Públicas: Una vez que el contrato ha sido formalizado, el Responsable del Departamento de Adquisiciones publica en el Portal Institucional del SERCOP toda la información relacionada con el contrato, de acuerdo a lo establecido en la política de este documento. En caso que el contrato requiera protocolización se continúa con la actividad , caso contrario finaliza el proceso Elaborar y remitir oficio para el colegio de Notarios: El Subgerente Jurídico envía el oficio para el Colegio de Notarios solicitando la asignación de una notaría mediante sorteo para protocolizar el contrato Enviar contrato y documentación habilitante a la Notaria: Una vez asignada la Notaria, el Responsable de la Subgerencia Jurídica envía la documentación habilitante para que realice los trámites de protocolización. De acuerdo a lo establecido en la LOSNCP, el proveedor adjudicado tendrá que pagar los gastos generados en los trámites relacionados con la protocolización del contrato, deberá retirar de la notaria el contrato y entregar cuatro ejemplares al Responsable de la Subgerencia Jurídica Entregar contrato: El Responsable de Documentación de la Subgerencia Jurídica entrega un ejemplar del contrato protocolizado al Administrador del Contrato, Subgerencia Financiera y proveedor adjudicado y finaliza el proceso Declarar adjudicación fallida: En el caso que el oferente ganador no firme el contrato, el Gerente de la Unidad de Negocio o su delegado declara la adjudicación como fallida. Paralelamente, el Responsable de la Subgerencia Jurídica debe preparar la resolución de adjudicación fallida y adjudicación del segundo oferente, de ser conveniente a los intereses institucionales.

12 Página: 12 de 13 Si el monto de contratación es mayor a USD ,00, el Gerente de la Unidad de Negocio solicita a través de memorando elaborado por la Subgerencia Jurídica al Gerente de CELEC EP la aprobación para declarar la adjudicación fallida. Si no se suscribe el contrato con el segundo oferente o no se considera conveniente esta adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso (actividad ) Emitir resolución de adjudicación fallida/adjudicación: La Subgerencia Jurídica, elabora la resolución de adjudicación fallida y la adjudicación al segundo oferente, en caso de existir y convenir a los intereses institucionales. Posteriormente, envía el documento a la Gerencia de la Unidad de Negocio para su firma Revisar y suscribir resolución de adjudicación: El Gerente de la Unidad de Negocio, revisa la resolución de adjudicatario fallido/adjudicación y suscribe el documento. El Gerente de la Unidad de Negocio notifica al SERCOP que la adjudicación fue fallida, mediante oficio preparado por el Subgerente Jurídico. Si el monto de contratación es mayor a USD ,00, el Gerente de la Unidad de Negocio solicita la aprobación de la resolución al Gerente General de CELEC EP a través de memorando elaborado por el Subgerente Jurídico Remitir resolución para publicación: El Responsable de la Subgerencia Jurídica envía copia de la resolución vía correo electrónico al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad y al Responsable del Departamento de Adquisiciones para la publicación en los medios institucionales e inicia con la actividad de este documento Publicar declaración de adjudicatario fallido: El Responsable del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad publica en la página Web de la Unidad de Negocio la información relacionada con el adjudicatario fallido y el Responsable del Departamento de Adquisiciones publica la resolución en el portal institucional del SERCOP Elaborar resolución de proceso desierto: La Subgerencia Jurídica elabora la resolución de proceso desierto y envía el documento a la Gerencia de la Unidad de Negocio para su firma Suscribir resolución de proceso desierto: El Gerente de la Unidad de Negocio suscribe la resolución de proceso desierto y envía al Departamento de Adquisiciones. Si el monto de contratación es mayor a USD ,00, el Gerente de la Unidad de Negocio solicita la aprobación de la resolución al Gerente General de CELEC EP a través de memorando elaborado por el Subgerente Jurídico

13 Página: 13 de Publicar resolución de proceso desierto: El Responsable del Departamento de Adquisiciones actualiza el estado del proceso a Desierto en el Portal Institucional del SERCOP y, de considerarlo pertinente, la Unidad de Negocio iniciará un nuevo proceso de contratación. (Ver proceso Elaboración y aprobación de pliegos, PRO- ADM-02) 8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación Referencias Elaboración, revisión y firma del Contrato Resolución de adjudicación del contrato 9.1 Ley Orgánica del Sistema Nacional Contratación Pública Contrato firmado con los requerimientos normativos Resolución de proceso Desierto Resolución de adjudicatario fallido y adjudicación de segundo oferente 9.2 Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional Contratación Pública 9.3 Resolución INCOP No Difusión IFS Portal de Compras Públicas 10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad a través de la intranet de CELEC EP Unidad de Negocio Transelectric El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.