PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN DE OTROS FONDOS EDITORIALES EXTRANJEROS PARA LAS LIBRERÍAS DEL FCE

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE IMPORTACIÓN DE OTROS FONDOS EDITORIALES EXTRANJEROS PARA LAS LIBRERÍAS DEL FCE

2 Objetivo El presente procedimiento tiene como objetivo establecer los pasos que deberá seguir el para coordinar la importación de libros de Otros Fondos Editoriales que son adquiridos en el extranjero por la Subgerencia de Coordinación de Librerías.. Alcance Este procedimiento da inicio una vez que la Subgerencia de Coordinación de Librerías, informa sobre la negociación con un proveedor en el extranjero en donde se han establecido los términos y condiciones de compra y entrega de la mercancía; el se encarga de la logística de importación para la entrega de la mercancía en el lugar indicado por la Subgerencia de Coordinación de Librerías. 3. Políticas 1. La negociación de los términos y condiciones de compra son responsabilidad de Subgerencia de Coordinación de Librerías con el proveedor en el extranjero.. La Subgerencia de la Coordinación de Librerías será la responsable de proporcionar la información de contactos, documentación y archivos requeridos, de las compras que realice en el extranjero. 3. La Subgerencia de la Coordinación de Librerías es la encargada de revisar y proporcionar al, las facturas de los proveedores en el extranjero que serán utilizadas para el despacho de las mercancías. 4. El será el encargado de efectuar los trámites para la importación y entrega de la mercancía, en el lugar indicado por la Subgerencia de la Coordinación de Librerías. 5. La Subgerencia de Coordinación de Librerías deberá informar al, el tipo de material a importar (libros, DVD S, atlas, CD S, exhibidores, etc.) con la finalidad de determinar la partida arancelaria a utilizar, restricciones y NOM S. 6. La Subgerencia de Coordinación de Librerías deberá entregar al, un archivo de Excel con información detallada de la(s) factura(s).

3 El es el responsable de dar de alta los títulos importados en el módulo de pedimentos del ERP. 8. La Subgerencia de Coordinación de Librerías es responsable de determinar el PVP de las obras importadas. 9. La distribución de las obras importadas es responsabilidad de la Subgerencia de Coordinación de Librerías.

4 Definiciones INCOTERMS 010 Acrónimo del inglés (International Comercial Terms) Términos de Comercio, vigentes. PVP FOB CIF EXW (Ex Works) ERP Módulo de pedimentos Precio de Venta al Público. (Free on Board) - Libre a Bordo. Va seguido del puerto de embarque. Significa que la mercadería es puesta a bordo del barco con todos los gastos, derechos y riesgos a cargo del vendedor hasta que la mercadería haya pasado la borda del barco, con el flete excluido. Exige que el vendedor despache la mercadería de exportación. Este término puede usarse solamente para el transporte por mar o vías acuáticas interiores. Cost, Insurance & Freight - Costo, Seguro y Flete. La abreviatura va seguida del nombre del puerto de destino y el precio incluye la mercadería puesta en puerto de destino con flete pagado y seguro cubierto. El vendedor contrata el seguro y paga la prima correspondiente. El vendedor sólo está obligado a conseguir un seguro con cobertura mínima. El vendedor ha cumplido su obligación de entrega al poner la mercadería en su fábrica, taller, etc. a disposición del comprador. No es responsable ni de cargar la mercadería en el vehículo proporcionado por el comprador ni de despacharla de aduana para la exportación, salvo acuerdo en otro sentido. El comprador soporta todos los gastos y riesgos de retirar la mercadería desde el domicilio del vendedor hasta su destino final. Acrónimo del inglés (Enterprise Resource Planning) Sistema Integral de Manejo de Información, implementado en el Es un elemento del ERP donde se registra la información del pedimento de importación del material que será puesto a la venta.

5 Partida Arancelaria NOM S ETS ETA COVE OFE Agente Aduanal Agente de Carga y Transporte Corresponsal Certificado de Origen TLC Despacho aduanero SAT Código numérico de la Nomenclatura del Sistema Armonizado que se identifica con 4 dígitos a un producto determinado en cualquier lugar del mundo. Normas Oficiales Mexicanas. Son disposiciones generales de tipo Técnico que contienen la información, requisitos, especificaciones, procedimientos y metodología que deben cumplir los productos o servicios, según el rubro al que pertenezcan, para su comercialización. Acrónimo del inglés (Estimated Time of Seiling) Fecha estimada de salida. Acrónimo del inglés (Estimated Time of Arrive) Fecha estimada de llegada. Comprobante de Valor Electrónico. Otros Fondos Editoriales. Es la persona física autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través de una patente para realizar los trámites relacionados con el despacho aduanero de las mercancías. Es el proveedor adjudicado por el FCE para realizar los trámites de importación y exportación de materiales y mercancías requeridas. Es el representante en el extranjero del proveedor adjudicado por el FCE que realiza la recolección y el despacho de las mercancías en el país de origen. Documento que acreditar el origen de las mercancías que se importan y condicionan el tratamiento comercial que se dará a las mismas en el momento de su entrada al territorio aduanero. Tratado de Libre Comercio. Conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada y salida de mercancías al territorio nacional que deben realizarse en la aduana ante las autoridades correspondientes. Secretaría de Administración Tributaria.

6 Desarrollo 5.1 Diagrama de Flujo Inicio 1 Negocia los términos y condiciones de compra con el proveedor en el extranjero, finca pedidos de compra conforme al presupuesto disponible Solicita al Agente de Carga y Transporte la cotización de los gastos de importación de acuerdo al valor, peso y volumen de la mercancía. Solicitud de cotización SCL 1 AT 9 Informa al AT, sobre pedido(s) de compras que se han realizado en el extranjero e indica el país de donde se llevará acabo la operación. Proporciona copia de la factura comercial o proforma de factura, lista de empaque y archivo de Excel con la información de la factura. (Título, autor, ejemplares y editorial en el caso de que sea un consolidado de varias editoriales). Carta de instrucciones Factura o proforma Lista de empaque JCOFE JCOFE 10 Informa al Agente de Carga y Transporte sobre la operación que se realizará, solicita la confirmación de los datos del corresponsal y la transmite al JCOFE. AT 3 Revisa información de la factura, listas de empaque para conocer el tipo de mercancía, identificar la fracción arancelaria que deberá aplicar en el momento que ingrese a la aduana de México, en caso de existir restricción se deberá de tomar en cuenta para su cumplimiento. AT 11 Indica las condiciones de compra (FOB, CIF, EXW u otro tipo de negociación),especifica la vía de embarque. Informa la fecha en que requiere la mercancía en México o la JCOFE 4 Proporciona información del contacto del proveedor. (domicilio, teléfono y e- mail). JCOFE 1 Revisa itinerarios y/o solicita actualización De acuerdo a los itinerarios, informa al JCOFE las fechas estimadas para recolección de las mercancías y salida del barco. AT 5 Itinerarios Establece comunicación con el contacto del proveedor para iniciar la logística de importación de acuerdo a los itinerarios. AT 13 Envía al AT el estatus de la documentación y detalles de la mercancía, para que de manera conjunta establezcan la fecha definitiva de recolección; en caso contrario, se determinará una nueva acción. JCOFE 6 Envía al Agente de Carga y Transporte carta de instrucciones de importación, facturas y listas de empaque para dar inicio a los trámites de importación, previa determinación del barco en el que debe de zarpar la mercancía. AT 14 Carta de instrucciones Factura o proforma Lista de empaque De acuerdo al lugar del país de procedencia de las mercancías, analiza la posibilidad de aplicar un TLC a través de un Certificado de Origen. AT 7 Certificado de origen Proporciona vía correo al, la cotización de gastos de importación de acuerdo a la solicitud recibida. ACT 15 Cotización Aplica TLC? No Informa al AT, el estatus sobre la recolección de las mercancías. ACT 16 Sí Solicita al JDCOFE el Certificado de Origen expedido por el proveedor. AT 8 1 Analista Técnico : Jefe de Jefe de Compras OFE Agente de Carga y Transporte Realizar las operaciones de despacho aduanero y maniobras para embarcar en el buque predeterminado e informa al AT, sobre la salida. ACT 17 3

7 Recibe conocimiento de embarque y revisa con el Agente de Carga el status del embarque. AT 18 Revisa con el, la cuenta de gastos de importación y da el Vo.Bo. para el envío a pago. JDVI 7 Revisa con el agente de carga la ETA y prepara la documentación para que el Agente Aduanal realice el despacho de las mercancías. La entrega fue en librerías? No 5 AT 19 Sí Confirma el arribo de la mercancía a territorio mexicano, y solicita COVE y documentación adicional para realizar el despacho aduanero. ACT 0 Envía al Jefe del Compras OFE copia de la cuenta de gastos de importación para la asignación de costo, PVP y registro en el sistema. (continua paso 30). AT 8 6 Informa al Jefe del Compras OFE, la llegada de la mercancía a nuestro país y solicita confirmación del lugar de entrega. AT 1 6 Envía al Jefe del Costos de Producción copia de la cuenta de gastos de importación para la asignación de costo, PVP y registro en el sistema. AT 9 6 Con base al # de facturas; elabora COVE, envía al agente de carga para el despacho aduanero, monitorea las actividades que el agente aduanal está realizando para el despacho, estima fecha de salida de la mercancía y entrega en lugar convenido. AT COVE 6 En caso, de recibir el original de las facturas se envían para realizar el trámite de pago correspondiente. AT 30 Informa al, sobre la salida de las mercancías de aduana y la fecha de entrega en el lugar convenido. ACT 3 Entrega la cuenta de gastos de importación al Asuntos Editoriales con filiales para el proceso de pago al Agente de Carga, quien ha cubierto los gastos a nombre de AT 31 Informa al Jefe del Compras OFE, la fecha de llegada de la mercancía y proporciona información y documentos de la mercancía, vía correo para su recepción. AT 4 Librerías y/o Almacén Ingresan el material al sistema para su venta, notifica al AT del, sobre el registro del material en el sistema. Ambas áreas realizan las gestiones correspondientes para el pago de facturas del proveedor. JCOFE/ALM 3 Confirma recepción y condiciones de la mercancía recibida con el Jefe del Compras OFE. AT 5 Certificado de origen Revisa, actualiza y concentra la información del archivo de Excel que fue enviado con el detalle de la factura del proveedor, con la fecha y número de pedimento de importación. AT 33 Recibe del Agente de Carga la cuenta de gastos de importación, pedimento de Importación y documentación gestionada durante el despacho aduanero. AT 6 Analista Técnico : Jefe de Jefe de Compras OFE Realiza el registro de los títulos importados en el módulo de pedimentos del ERP al día siguiente de recibir la notificación por parte Jefe del Compras OFE. AT 34 4 Fin

8 Descripción de actividades Paso Responsable Actividad Documento 1. Subgerente de Coordinación de Librerías Negocia los términos y condiciones de compra con el proveedor en el extranjero y finca los pedidos de compra, tomando en cuenta su presupuesto disponible.. Jefe de Compras OFE Informa al, sobre pedido(s) de compras que se ha realizado en el extranjero e indica el país de donde se llevará acabo la operación. 3. Informa al Agente de Carga y Transporte sobre la operación que se realizará, solicita la confirmación de los datos del corresponsal y la transmite al Jefe de Compras OFE. 4. Jefe de Compras OFE Indica las condiciones de compra convenidas con el proveedor (FOB, CIF, EXW u otro tipo de negociación) y especifica la vía de embarque a utilizar (aérea, marítima o terrestre). Informa la fecha en que requiere la mercancía en México o la fecha en que estará disponible la mercancía para su importación. 5. Revisa itinerarios existentes y/o en su caso solicita la actualización de los mismos. De acuerdo a los itinerarios, informa al Jefe de Compras OFE las fechas estimadas para recolección de las mercancías y salida del barco. Itinerarios 6. Jefe del compras OFE Envía al, el estatus de la documentación y detalles de la mercancía (Valor, peso y volumen de la mercancía), para que de manera conjunta establezcan la fecha definitiva en la que deberá realizarse la recolección; en caso contrario, se determinará una nueva acción.

9 Paso Responsable Actividad Documento De acuerdo al lugar del país de procedencia de las mercancías, analiza la posibilidad de aplicar un TLC a través de un Certificado de Origen. Aplica TLC? Sí: Pasa a la actividad 8 No: Pasa a la actividad 9 Solicita al Jefe del Compras OFE el Certificado de Origen expedido por el proveedor. Solicita al Agente de Carga y Transporte la cotización de los gastos de importación de acuerdo al valor, peso y volumen de la mercancía. Certificado de Origen Certificado de Origen Solicitud de cotización 10. Jefe del compras OFE Proporciona vía correo copia de la factura comercial o proforma de factura, lista de empaque (indicando la descripción de la mercancía libros, Cd s, diccionarios, mochilas, agendas, etc.; número, peso y medidas de cajas) y un archivo de Excel con la información de la factura. (Título, autor, ejemplares y editorial en el caso de que sea un consolidado de varias editoriales). Factura o proforma de factura Lista de empaque Listado en Excel Jefe de Compras OFE 13. Revisa la información de la factura y listas de empaque para conocer el tipo de mercancía e identificar la fracción arancelaria que deberá aplicar el Agente Aduanal en México a las mercancías en el momento que ingrese a la aduana de nuestro país. Y en caso de existir alguna restricción se deberá de tomar en cuenta para su cumplimiento. Proporciona información del contacto del proveedor. (domicilio, teléfono y ) Establece comunicación con el contacto del proveedor para iniciar la logística de importación de acuerdo a los itinerarios.

10 Paso Responsable Actividad Documento Agente de Carga y Transporte Agente de Carga y Transporte Agente de Carga y Transporte Agente de Carga y Transporte Envía al Agente de Carga y Transporte carta de instrucciones de importación, facturas y listas de empaque vía correo para dar inicio a los trámites de importación, previa determinación del barco en el que debe de zarpar la mercancía. Proporciona vía correo al Analista Técnico del, la cotización de gastos de importación de acuerdo a la solicitud recibida. Informa al, el estatus sobre la recolección de las mercancías. Realizar las operaciones de despacho aduanero y maniobras para embarcar en el buque predeterminado e informa al, sobre la salida. Recibe conocimiento de embarque y revisa con el Agente de Carga el status del embarque. Revisa con el agente de carga la ETA y prepara la documentación para que el Agente Aduanal realice el despacho de las mercancías. Confirma el arribo de la mercancía a territorio mexicano, y solicita COVE y documentación adicional para realizar el despacho aduanero. Carta de instrucciones de importación Factura o proforma de factura Lista de empaque Cotización Conocimient o de embarque 1. Informa al Jefe del Compras OFE, la llegada de la mercancía a nuestro país y solicita confirmación del lugar de entrega.

11 Paso Responsable Actividad Documento. De acuerdo al No. de facturas; elabora COVE en el portal de la Ventanilla Única de Comercio Exterior Mexicano del SAT, y envía al agente de carga para el despacho aduanero vía correo. Monitorea las actividades que el agente aduanal está realizando para el despacho aduanero con la finalidad de estimar la fecha de salida de la mercancía de la aduana y entrega en lugar convenido. COVE 3. Agente de Carga y Transporte Informa al, sobre la salida de las mercancías de aduana y la fecha de entrega en el lugar convenido Jefe del Informa al Jefe del Compras OFE, la fecha de llegada de la mercancía y proporciona información y documentos de la mercancía, vía correo para su recepción. Confirma recepción y condiciones de la mercancía recibida con el Jefe del Compras OFE. Recibe del Agente de Carga la cuenta de gastos de importación, pedimento de Importación y documentación gestionada durante el despacho aduanero. Revisa con el Departamento de, la cuenta de gastos de importación y da el Vo.Bo. para el envío a pago. La entrega fue en librerías? Sí: pasa a la actividad 8 No: pasa a la actividad 9 Cuenta de gastos de importación Pedimento de Importación Cuenta de gastos de importación

12 Paso Responsable Actividad Documento 8. Envía al Jefe del Compras OFE copia de la cuenta de gastos de importación para la asignación de costo, PVP y registro en el sistema. Continua paso Envía al Jefe del Costos de Producción copia de la cuenta de gastos de importación para la asignación de costo, PVP y registro en el sistema. Continua paso En caso, de recibir el original de las facturas se envían para realizar el trámite de pago correspondiente. Oficio 31. Entrega la cuenta de gastos de importación al Asuntos Editoriales con filiales para el proceso de pago al Agente de Carga, quien ha cubierto los gastos a nombre de FCE, anexando la siguiente documentación: - Copia de la factura o facturas del proveedor - Copia del Pedimento de importación - Copia del Conocimiento de embarque - Copia de los COVES Cuenta de gastos de importación 3. Jefe del Compras OFE/Almacén Librerías.- El bodeguero Ingresa el material al sistema para su venta en librerías y notifica al, sobre el registro del material en el sistema. Almacén.- Ingresa el material al sistema y notifica al, sobre el registro del material en el sistema. Ambas áreas realizan las gestiones correspondientes para el pago de facturas del

13 Paso Responsable Actividad Documento proveedor. 33. Revisa, actualiza y concentra la información del archivo de Excel que fue enviado con el detalle de la factura del proveedor, con la fecha y número de pedimento de importación. 34. Realiza el registro de los títulos importados en el módulo de pedimentos del ERP al día siguiente de recibir la notificación por parte Jefe del Compras OFE. Finaliza el procedimiento.

14 Referencias o documentos relacionados ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 7 Anexos y registros usados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-CCI-RE.04 Carta de instrucciones de Importación 8 Lista de distribución COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción V. E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 9 Control de cambios FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS 0 Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO ventas internacionales NATURALEZA DEL CAMBIO Se actualizaron las actividades, pasando de 9 a 30 que describen y delimitan las responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen, así como la actualización en materia aduanal y fiscal vigentes.

15 Anexos del procedimiento de logística de importación de otros fondos editoriales extranjeros para las librerías del ANEXO 7.1 FCE-CCI-RE.04 CARTA DE INSTRUCCIONES DE IMPORTACIÓN

16 Anexos del procedimiento de logística de importación de otros fondos editoriales extranjeros para las librerías del Carta de Instrucciones de Importación Datos del Importador: Fondo de Cultura Económica Datos del Exportador: 1 Domicilio fiscal: Carr. Picacho Ajusco No. 7 Domicilio fiscal: Col. Bosques del Pedregal Delegación Tlalpan 14738, México, D.F. Teléfono (5 55) Teléfono Fecha de version: Referencia: FCE CCI PR.09 Código del documento: FCE CCI RE.04 Versión: 00 Lugar de Recolección: Domicilio: 3 4 Lugar de Entrega : Domicilio: Contacto : Contacto: E mail: E mail: Horario: Teléfono Horario: Lun a Vier 9:00 a 14:00 hrs. Teléfono 5 Tipo de Operación Temporal Retorno de la mercancía Ferias y exposiciones Definitiva 6 Vía de embarque 8 Tipo de carga Marítima Aérea Terrestre Contenedor INCOTERM 7 Carga suelta EXW CIF FOB Otro (cuál) Descripción de la mercancía 9 Información de la mercancía Ejemplares Pallets Cajas Peso Kg. Dimensiones Número de factura Total 10 Información de facturas Fecha Ejemplares Importe Peso Kg. Observaciones Total

17 Anexos del procedimiento de logística de importación de otros fondos editoriales extranjeros para las librerías del INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Carta de instrucciones de importación. OBJETIVO DEL REGISTRO 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: 4. FORMA DE LLENADO: Electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Datos del importador Indicar el domicilio fiscal y teléfonos del importador.. Datos del exportador Indicar domicilio fiscal y teléfonos del exportador. 3. Lugar de recolección Indicar el domicilio del lugar de recolección, datos del contacto, , horario y teléfonos. 4. Lugar de entrega Indicar el domicilio del lugar de recolección, datos del contacto, , horario y teléfonos Tipo de operación Vía de embarque Seleccionar el tipo de operación: Definitiva-Temporal-Retorno de la mercancía- Ferias y exposiciones. Especificar la vía de embarque: Marítima-Aérea-Terrestre 7. INCOTERM Registrar según sea el caso: EXW-CIF-FOB 8. Tipo de carga Contenedor-Carga suelta Información de la mercancía Descripción de la mercancía 9. Ejemplares Pallets-Cajas-Peso Kg.- Dimensiones y Total. 10. Información de facturas Número de factura- Fecha-Ejemplares- Importe-Peso Kg.-Observaciones y Total.