JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 2018 JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN

2 Pág. 1 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE POLITICAS RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades del proceso DIAGRAMAS DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Servicios documentales Descripción de actividades Servicios documentales Ficha de proceso Asesoría documental Diagrama de flujo- Asesoría documental Descripción de actividades- Asesoría documental Ficha de proceso Formación de usuarios Diagrama de flujo- Formación de usuarios Descripción de actividades- Formación de usuarios Ficha de proceso Estrategias conjuntas Diagrama de flujo- Estrategias conjuntas Descripción de actividades- Estrategias conjuntas Ficha de proceso Consulta documental Diagrama de flujo- Consulta documental Descripción de actividades- Consulta documental Ficha de proceso Seguimiento a unidades Diagrama de flujo- Seguimiento a unidades Descripción de actividades- Seguimiento a unidades Ficha de proceso Satisfacción del cliente Diagrama de flujo- Satisfacción del cliente Descripción de actividades- Satisfacción del cliente.... 4

3 Pág. 2 de 7 6. DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES BIBLIOGRAFÍA... 6

4 Pág. 3 de 7 1. OBJETIVO Promover, apoyar y fortalecer la cultura de la gestión de documentos en las Unidades académicas y administrativas de la Universidad 2. ALCANCE El proceso de Servicios Documentales comienza con la necesidad de promover una adecuada gestión y administración de los documentos en la Universidad y finaliza con la capacitación del personal, el desarrollo de proyectos conjuntos, la asesoría documental, consulta de documentos y el seguimiento a los usuarios de los servicios ofrecidos por la jefatura de administración documental. 3. POLITICAS Los cursos de formación y sus contenidos serán planteados de acuerdo a la política documental establecida, teniendo en cuenta las necesidades que presenten las unidades y dependencias de la Universidad. Todo material audiovisual que se utilice en las publicaciones de la Jefatura de administración Documental deberá contar con la autorización de publicación por parte del jefe de esta dependencia, siguiendo la normativa de la unidad de Comunicaciones y Marca. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Responsable del proceso Gestor de Servicios Documentales 4.2 Responsabilidades del proceso Servicios Documentales Desarrollar proyectos que fomenten relaciones estratégicas entre la Jefatura de Administración Documental y las demás Unidades de la Universidad. Evaluar los servicios que se prestan en la jefatura de la administración documental en búsqueda de la optimización de los mismos. Realizar acompañamiento y seguimiento a los planes de trabajo que apoyan la optimización de los servicios de la jefatura de la administración documental. Diseñar capacitaciones orientadas a mejorar las habilidades de gestión documental en las Unidades académicas y administrativas de la Universidad.

5 JEFATURA DE ADMINISTRACION Código Versión PRO Pág. 4 de 7 Asesorar a las Unidades académicas y administrativas de la universidad en cuanto a los procesos de trasferencia, descarte y el correcto uso de las tablas de retención documental TRD. Realizar seguimiento a las unidades con el fin de verificar que los procesos de trasferencia, descarte y reprografía se estén realizando correctamente. Procesos Documentales Proveer los resultados de los indicadores de gestión. Proporcionar la información necesaria para segmentar la población de la Universidad de acuerdo a los servicios que se evalúen. Ejecutar los planes de mejora planteados por el Área de Servicios. Apoyar la definición de contenidos que harán parte del módulo de formación de la unidad. 5. DIAGRAMAS DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo Servicios documentales. 5.2 Descripción de actividades Servicios documentales Ficha de proceso Asesoría documental Diagrama de flujo- Asesoría documental Descripción de actividades- Asesoría documental Ficha de proceso Formación de usuarios Diagrama de flujo- Formación de usuarios Descripción de actividades- Formación de usuarios Ficha de proceso Estrategias conjuntas Diagrama de flujo- Estrategias conjuntas Descripción de actividades- Estrategias conjuntas Ficha de proceso Consulta documental Diagrama de flujo- Consulta documental Descripción de actividades- Consulta documental Ficha de proceso Seguimiento a unidades Diagrama de flujo- Seguimiento a unidades Descripción de actividades- Seguimiento a unidades Ficha de proceso Satisfacción del cliente Diagrama de flujo- Satisfacción del cliente Descripción de actividades- Satisfacción del cliente.

6 Pág. 5 de 7 6. DEFINICIONES Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Encuesta de satisfacción: Documento que evidencia la valoración por parte de los asistentes a las actividades ejecutadas por la Jefatura de Administración Documental. Capacitación: Actividades teórico-prácticas que buscan reforzar las temáticas en cuestión, buscando desarrollar las habilidades que requiere el personal que tiene funciones de archivo y aquellas que deseen aprender sobre el tema. Portafolio de Servicios: Documento de presentación de la Jefatura de Administración Documental que detalla las características de cada uno de sus servicios. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) Formatos: FOR Planilla de seguimiento FOR Seguimiento Check-list FOR Inscripción a los cursos FOR Encuesta de satisfacción FOR Guion para evaluar la satisfacción del cliente FOR Préstamo documental FOR Afuera documental FOR Testigo documental FOR Base de datos de investigación FOR Autorización derechos de imagen FOR Informe de resultados de eventos FOR Informe de gestión SD EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

7 Pág. 6 de 7 8. INDICADORES N/A 9. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. (2006). Glosario Archivístico Acuerdo 027 de Bogotá: AGN VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 1 01/12/2014 Publicación 01/12/ /07/ Publicación 19/07/ /07/ Publicación 01/24/2018 ELABORÓ NOMBRE CARGO FECHA Maria Alejandra Muñoz Practicante Universitarios 11/07/2017 Silvana Lorena Tacan Practicante Universitarios 11/07/2017 REVISÓ APROBÓ Marlen Torres Bohórquez Marlen Torres Bohórquez Henry Sánchez Rengifo Coordinador Procesos Documentales Coordinador Procesos Documentales Jefe Administración Documental 11/07/ /07/2017