Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Transcripción

1 Sistema de Gestión de la Calidad Versión 1 Código: IG Proceso: Innovación a la Gestión - IG Enero 2015

2 Página 2 de OBJETIVO Implementar criterios para la organización de los archivos de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 2. ALCANCE Aplica en la conformación y organización de los archivos de documentos que integran la estructura orgánica funcional de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 3. NORMATIVA La normativa aplicable a la Guía Organización de Archivos, se encuentra documentada en el normograma vigente IG DEFINICIONES Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

3 Página 3 de 26 Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento electrónicode archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentosanálogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidaddocumental por razones del trámite o actuación. Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite oprocedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos ode información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico,pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificadosmediante procedimiento tecnológicos seguros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como

4 Página 4 de 26 antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índiceelectrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin degarantizar su integridad, orden y autenticidad. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Historia Académica, es una serie documental con acceso reservado que registra toda la información académica del estudiante durante su trayectoria en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, que bien se conservan en físico (papel) y/o electrónico se ordena cronológico como se fueron creando su gestión es de competencia de la Unidad de Registro y Control Académico. Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente pude ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. Historia Laboral son series documentales de acceso reservado que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una relación laboral, legal y reglamentaria o contractual con alguna institución. Se organiza de manera cronológica, por empleado y corresponde su gestión a las unidades de personal. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

5 Página 5 de 26 Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido Homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 5. CONDICIONES GENERALES a. Es deber del responsable de la oficina custodiar la documentación e información que por razón de empleo, cargo o función se conserve bajo su cuidado o al cual tenga acceso y evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento, utilización indebida, ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de documentos de archivo en físico (papel) o electrónico. Se lista medida para la conservación del documento: No colocar los documentos en el piso, No humedecer las yemas de los dedos para hojear documentos, No ingerir alimentos en lugares de consulta o trámite de documentos, No empastar y evitar legajar documentos de conservación permanente, No archivar información que llegue vía fax, si amerita conservar se debe fotocopiar, No exponer los documentos a la luz directa, Si el documento está rasgado, no utilizar cinta adhesiva, Evitar el desprendimiento o mutilación del expediente, Evite el uso de material metálico para archivar, Abstenerse del uso de la perforadora, Evite subrayar y aplicar resaltador en los documentos, No firmar con micro puntas o esferos de tinta húmeda,

6 Página 6 de 26 Archive los documentos en su respectiva carpeta electrónicos y físicos (papel), Evite la aglomeración de información, depure en físico y digital, Absténgase de imprimir material innecesario, Aplique mecanismo de control para el préstamo y consulta del documento, b. Es deber de cada dueño de procedimientovelar por que se aplique la Tabla de Retención Documental, la cual constituye la base y referente para la elaboración de documentos, organización de archivos(físico y electrónico), transferencia documental, consultar, depuración, eliminación y conservación del documento. Ventajas al aplicar la TRD: Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos, Identifica y reflejan las funciones institucionales, Identifica los documentos de apoyo a los de la TRD. Proporciona un servicio eficaz y eficiente, Garantiza la selección y conservación del documento permanente, Regula las trasferencia documentales, Contribuye a la racionalización (planeación), producción documental y orden del expediente. Tabla de Retención Documental.

7 Página 7 de 26 c. El responsable de la dependencia productora debe aplicar el principio de orden original que busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente. En las carpetas internas se agrupan por conservación los documentos de archivo, que se fueron creando en el desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparseformando el expediente. Durante la etapa del trámite, los responsables están obligados a elaborar la hoja de control por expediente,formato en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental ubicada al inicio del expediente, y antes del cierrerealizar la respectiva foliación.

8 Página 8 de 26 En la organización de los archivos de la institución NO se debe utilizar pastas AZ o de argollado, anillado u otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos. PASO 1 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS La organización de los archivos se genera cada año mediante la actualización y/o creación de nuevas carpetas en físico y electrónico, el primer paso para la organización del archivo es la clasificación documental. La debida organización de los archivos, permite la oportuna disponibilidad de la información: Clasificación en: Archivo de Gestión, Archivo Central y Documentos de Apoyo Informativo. (Ver definiciones). PASO 2 SEPARADORES Facilita la ubicación y rápido acceso al documento:

9 Página 9 de 26 PASO 3 APERTURA DE CARPETAS: Hacer apertura de carpetas según las series y subseries y en el orden que están en la Tabla de Retención Documental. Formato Inventario de Expediente

10 Página 10 de 26 Se requiere de la elaboración de doble rotulo una para la carpeta externa y otro para la interna, al presentarse la necesidad de consultarla retira la interna.

11 Página 11 de 26 PASO 4 ORDENACION DEL DOCUMENTO.-Aplica el principio de procedencia. Ordene físicamente series o subseries la totalidad de la producción documental como aparece en la tabla de retención documental,

12 Página 12 de 26 Nota: Expediente demasiado grande, híbridoso que reposa en otra oficina, se menciona en la columna de observaciones del formato del inventario y se diligencia el formato testigo documentaly se ubicación del documento.

13 Página 13 de 26 PASO 5 LA FOLIACION:Acción de numerar hojas: Es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. Foliar en la parte superior derecha de la hoja sobre un espacio en blanco y legible. Las series simples (Acuerdos, resoluciones), por carpeta y documentos compuestos (contratos, historias laborales) por su volumen se archivan en más de una carpeta, de manera continua, la segunda carpeta será la continuación de la primera (200 por carpeta). Hojas con texto por ambas caras, se cuentan como un solo folio, no foliar pastas ni hojas en blanco. Los planos, mapas, dibujos, como un folio, los documentos anexos que traen sus foliaciones impresas o paginadas (empastes, argollados), se numerarán como un solo folio y el número correspondiente se coloca en el primer folio útil del anexo, formatos pequeños (recibos, facturas, fotografías), si tienen lista relacionándolos no se numeran, las fotografías sueltas, discos digitales -CD-, diskettes, acetatos, se colocan en un sobre de protección, se relaciona el material contenido y se le asigna el número de folio respectivo.

14 Página 14 de 26 La documentación objeto de foliación debe estar previamente clasificada, ordenada, depurada y ubicada cronológicamente como se fue creando el expediente (principio de orden original). El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite administrativo y el último número al documento al finalizar el trámite. La foliación electrónica: Paso 11 PASO 6 IDENTIFICACIÓN DEL SITIO DE ALMACENAMIENTO La ubicación de las carpetas debe ser de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo y de adelante hacia atrás. Archivadores: Enumere el ESTANTE en la parte superior Centrado y la BANDEJA a la Izquierda. Estante:

15 Página 15 de 26 Ubicación de carpetas en el archivador, estante, cajas, etc. DE IZQUIERDA A DERECHA Y DE ARRIBA ABAJO PASO 7 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL d. Las Transferencias documentas se deben realizar mediante la aplicación de la tabla de retención documental y la elaboración del inventario de documentos, podrán trasferir los expedientes que cumplieron su temporalidad definidos por series y subseries documentales y aplica para todos los tipos documentales de la misma serie o subserie. No podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales, independientemente que se trate de documentos físicos o electrónicos almacenados en forma separada a la serie o subserie a la que pertenecen. Organización del expediente al interior de la carpeta y unidades documentales simples: Los documentos que conforman un expediente deben organizarse siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento, los documentos pueden ser en físico, u otros medios electrónicos o combinados.

16 Página 16 de 26 Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial con la entrega física del archivo de documentos y el formato Inventario Único Documental (IG ) diligenciado y firmado por las partes responsables. Nota: El servidor público independientemente del tipo de vinculación al ser, trasladado o desvinculado de su cargo, recibe o entrega, según sea el caso, los documentos y archivos electrónicos y físicos (papel) debidamente organizados e inventariadosgarantizando la continuidad de la gestión pública (Formato de Inventario Único Documental IG ), como instrumento de control..

17 Página 17 de 26 Nota: expedientes voluminosos como Historia Laboral, Clínica, Académica, Comprobantes de Egreso, Resoluciones, Actas, Contratos, etc. deberán realizar uno a uno sus registros en orden según el caso. PASO 8 DEPURARCION DOCUMENTAL.- Depurar para conservar. Depure - retire del expediente copias idénticas de un mismo documento de archivo, documentos que presente deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible, documentos que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente, documentos de apoyo, además los objetos que van en contra de la conservación del documento como: PASO 9 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL.- La eliminación de documentos consiste en la destrucción física de los documentos que no tienes valor primario (administrativo, legal, fiscal jurídico o contable) ni secundarios (histórico, científico, cultural) y que por lo tanto carecen de relevancia para la historia de la Institución y siempre que se acoja a la tabla de retención documental o tabla de valoración documental.

18 Página 18 de 26 PASO 10 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE APOYO Clasifique, Ordene, Instale o elimine Una vez organizados los documentos de la TRD, proceda a organizar los documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a

19 Página 19 de 26 la gestión de la oficina, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central, se ordenan alfabéticamente de la A-Z. Cumplida su función el responsable de la oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, diligencia el formato IG para su eliminación, no requiere de la firma del Presidente del Comité de Archivo. Nota: La eliminación formar parte del proceso de organización. PASO 11 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ELECTRONICO.- Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo: los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas en la tabla de retención documenta desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo.

20 Página 20 de 26 Los expedientes electrónicos de archivo se conforman con la totalidad de los documentos de archivo acumulado en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información y formato, y deben agruparse formando series y subseries documentales. La foliación electrónica: Además de lo establecido en el artículo 59 de la Ley 1437 del 2011, las entidades públicas deberán implementar mecanismos para el foliado de los documentos electrónicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman, a partir de los siguientes requisitos: - Debe garantizar el respeto del principio de orden original. - Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente. - Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen. - Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, que en Virtud del trámite se archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copiade un mismo documento debe tener su propio foliado electrónico. - Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos queconforman un folio electrónico y el expediente en su conjunto. Decreto 2609 de 2012, Articulo 5º, n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. Artículo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).

21 Página 21 de 26 Una vez organizados los archivos de gestión en físico, se requiere de ordenarlos en la computadora - Cree una carpeta en el escritorio con el nombre de la unidad administrativa, dependencia u oficina como aparece en el Organigrama.

22 Página 22 de 26 Unidad Administrativa de Documentos Dentro de esta crear dos sub carpeta una como Documentos de Archivo y otra como Documentos de Apoyo.

23 Página 23 de 26 Cree las carpetas TRD y de Apoyo Se debe crear las carpetas por serie documental, si aplica cree subcarpetas por subserie documental (TRD). Apertura de carpetas por Serie Documental Los documentos de Apoyo se organizan de la A Z, como se ordenaron en el archivador.

24 Página 24 de 26 Apertura de carpetas según los documentos de apoyo e. Es deber de cada responsable de oficina o unidad administrativa aplicar mecanismos que eviten la perdida de la información de manera periódica se

25 Página 25 de 26 recomienda hacer backup de la información o utilizar otros medios que permitan el almacenamiento del documento como por citar algunos Dropbox, Google Drive, etc. Nota: El CD y USB no son el medio más aconsejable para guardar información importante. f. Es deber del responsable de la dependencia interesada en convertir documentos de archivo de análogo a digital, manifestar ante el Comité de Archivo de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, el objetivo, uso, requerimientos y técnica, además será responsable de la custodia, reserva y ajuste de la Tabla de retención Documental, dependiendo el tipo de documento.

26 GUIA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Código: IG Página 26 de REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Este procedimiento será actualizado cada vez que se requiera por parte del Comité de Archivo, siempre que sea relevante para la mejorara y desarrollo del mismo. 6. FORMATOS NOMBRE DEL FORMATO Tabla de Retención Documental Inventario Archivo de Gestión Inventar Único Documental Testigo Documental CODIGO IG IG IG IG REFERENCIAS DOCUMENTALES Guía para la Elaboración y Codificación de Documentos (GC ) (IUEND.). Procedimiento Control de Documentos (GC ) (IU-END.). Aprobación del Documento Nombre Cargo Firma Fecha Elaboró María Gladys González Galindo Secretaria 22/01/2015 Revisó María Isabel Andrade García Patricia Martínez Vicerrectora Administrativa Secretaria General (E) 29/01/2015 Aprobó José Fernando Arroyo Valencia Rector 30/01/2015 Versión No. Fecha de Aprobación Control de los Cambios Descripción de los Cambios 1 30/01/2015 Creación del documento. Justificación del cambio Necesidad de facilitar el trabajo en las oficinas