Código: GA-GD-RE-001 Versión: 0 Vigencia: 29/07/2015 Página 1 de 9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO.

Transcripción

1 Página 1 de 9 Contenido 1. Objetivos. 2. Objetivos Específicos. 3. Marco Legal y Conceptual. 4. Alcance. 5. Definiciones. 6. Políticas. 7. Procesos del PGD.

2 1. Objetivo Página 2 de 9 Establecer la reglamentación interna de la administración de la gestión documental, al igual que las políticas generales de la administración documental en la U.A.E. Junta Central de Contadores, en la cual se indiquen las implicaciones y consecuencias jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales por la conservación o no de los documentos que están a cargo del servidor público y/o contratista. 2. Objetivos Específicos Difundir los lineamientos administrativos y técnicos que garanticen la conservación y uso del patrimonio documental de la UAE Junta Central de Contadores. Sensibilizar al funcionario y/o contratista de la entidad sobre la importancia del patrimonio documental físico y electrónico. Concientizar al funcionario público y/o contratista de la responsabilidad y obligación en la producción, manejo, conservación y protección de los documentos físicos y electrónicos. Reconocer las diferentes leyes, normas, decretos, guías y demás que hacen parte del que hacer archivístico. Reglamentar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos. 3. Marco Legal y Conceptual Este Manual se fundamenta en la normatividad Archivística Colombiana vigente; resaltando que si bien no existe un sólo compendio que consolide la totalidad de las normas que pueda servir como estatuto único regulador y que ofrezca los lineamientos para una administración integral del documento desde su creación hasta su disposición final. En este contexto, se advierte la dificulta ubicar la referencia que se requiere en el momento, sumado al desconocimiento del funcionario público frente a las responsabilidades y obligaciones con respecto a la administración documental propia, de la entidad y que hace parte del patrimonio documental. Es importante tener presente que desde el punto de vista archivístico no existe mejor organización que la creación de los documentos estrictamente necesarios o aquellos definidos por el sistema integrado de gestión de calidad (SIG). Esta es una forma de garantizar la conservación de aquellos documentos que así lo requieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos más racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento. Así las cosas, el marco normativo se enmarca en: La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la Administración Pública.

3 Página 3 de 9 Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos oficiales, como también la obligación de inventariar el patrimonio documental de la Nación, el decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del régimen político y municipal. Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país. La ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. La Ley 594 del 14 de julio de 2000 o Ley General de Archivos, relaciona las responsabilidades que tienen los servidores públicos mientras cumplen su función y aún después de que estos hayan finalizado su relación con las instituciones, así como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos. Por su parte el Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002, establece:...custodiar y cuidar la documentación que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, el ocultamiento o utilización indebidos Así mismo establece que los servidores públicos responderán por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización. Ley 951 del 31 de marzo de 2005, publicada en el Diario Oficial No del 2 de abril de 2005, acerca de la entrega, recepción y obligaciones de los servidores públicos. El Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación, suministra las pautas y principios que regulan la función archivista en las entidades oficiales. Acuerdo 041 de 2000, por medio del cual el Archivo General de la Nación aprueba la Tabla de Retención Documental de la Contraloría General de la República. Acuerdo 060 de 2001, emanado por el Archivo General de la Nación, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. El numeral 4.2 de la norma NTC GP: 1000 sobre el Sistema de Gestión de Calidad señalan la importancia del manejo documental y la aplicación de la Ley 594 del 2000 como componente de Información del MECI y la Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000 La documentación de la Administración Pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. En consecuencia, el servidor público al

4 4. Alcance Página 4 de 9 retirarse de la Entidad no podrá sustraer documentos o archivo alguno so pena de incurrir en falta contra el Patrimonio Documental y en un presunto delito. Acuerdo 038 de 2002, emanado del Archivo General de la Nación, en concordancia con las demás normas citadas, establece que el servidor público es responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Resolución 796 de Acerca de la aprobación de las Tablas de Retención Documental en la UAE Junta Central de Contadores. Resolución 296 de Acerca de la creación comité institucional y desarrollo interadministrativo de la UAE-Junta Central de Contadores. Funcionarios y contratistas que hacen parte de la UAE Junta Central de Contadores. 5. Definiciones Archivo Central: Área encargada del recibo y custodio de los archivos de gestión trasladados. Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta. Carpeta: Unidad de conservación de los documentos. Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas de documentación y por ende de la información institucional, debe aprobar programas eficientes y ordenados para su ejecución, además debe orientar, coordinar, y constatar el cumplimiento de las actividades de gestión documental. Depuración: Operación por la cual se retiran aquellos documentos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación, se retiran objetos metálicos que causen deterioro físico en el documento y se realizan reparaciones menores sin alterar su integridad. La depuración aplica para archivo de gestión y archivo central. Documento de apoyo: Son aquellos documentos de carácter general que sirven únicamente de soporte a la gestión de la oficina para permitir la toma de decisiones, pueden ser generados en la misma Institución o proceder de otra. Ejemplo: una ley, una directriz interna

5 Página 5 de 9 Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por la Institución en razón a sus funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Ejemplo: actas, contratos, historias laborales, convenios Expediente: Conjunto ordenado de documentos generados por una oficina productora en la resolución administrativa de un mismo asunto. Ejemplo de expedientes: Historias Laborales, Historias Académicas, Historias Clínicas, Contratos. Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. La eliminación de documentos debe ser autorizada por el líder del proceso y/o subproceso. Foliación: Acción de numerar las hojas del expediente en su parte superior derecha o izquierda según la dirección del escritura. Folio: Corresponde a una hoja del expediente. Folio recto: Cara frontal de una hoja escrita por las dos caras, este folio se numera. Folio vuelto: Cara posterior de una hoja escrita por las dos caras, no se numera. Fondo acumulado: documentos reunidos por una entidad en el trascurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y conservación Formato Inventario Documental: instrumento de recuperación de la información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de una entidad o dependencia. Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Listado de series, subseries y tipos documentales: instrumento que relaciona las series, subseries y tipos documentales de cada dependencia, así como sus tiempos de conservación en Archivo de Gestión y Central.. Principio de Orden Original: principio por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de Procedencia: principio por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Referencia cruzada: tarjeta que informa la ubicación de los elementos (folletos, CDs, fotografías, mapas, etc.) que forman parte de un documento y que se han archivado en otro lugar para facilitar su consulta o garantizar su conservación.

6 Página 6 de 9 Serie Documental: conjunto de documentos con organización y contenido semejantes, producidos por una entidad o dependencia en el ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Actas Contratos Historias laborales o Informes Subserie Documental: conjunto de documentos que forman parte de una serie y se categorizan e identifican en forma separada por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Ejemplo: Serie Historias Laborales Subserie Historias Laborales de planta Subserie Historias Laborales contratistas Signatura Topográfica: identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de archivo. Tipo Documental: Documento originado en una actividad administrativa que tienen forma y contenidos distintivos que permiten clasificarlos Ejemplo: contrato de trabajo, cédula de funcionario administrativo, requisición, orden de compra, afiliación, RUT, formulario de inscripción, etc. Transferencia Documental: remisión de los documentos del archivo de gestión al central, de conformidad con los Listados Maestros y/o Listado Guía de Series, Subseries y Tipos Documentales. Unidad de Conservación: elemento que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Ejemplo: carpetas, cajas, libros o tomos Unidad Documental: componente inseparable de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento (unidad documental simple: resoluciones, acuerdos) o por un conjunto de ellos que conforman un expediente (unidad documental compuesta: historia laboral) Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora o los involucrados en la resolución de un asunto. Los valores primarios pueden ser de carácter administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable. Valor Secundario: es el que interesa a los investigadores para la elaboración o reconstrucción de la actividad de una entidad o administración; o como patrimonio de la comunidad que los creó o utiliza. 6. Políticas generales sobre la administración documental. Los documentos producidos en los Archivos de Gestión de la entidad, son potencialmente parte integral del patrimonio documental, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

7 Página 7 de 9 Cuando un funcionario o contratista es desvinculado de la entidad se ve en la obligación de devolver los documentos que estaban en su poder y el jefe o supervisor del contrato debe verificar que no tenga documentos en su poder, con el fin de garantizar el trámite del formato de paz y salvos con agilidad y precisión. Los funcionarios de archivo deben trabajar sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuar siempre guiados por los valores de la Institución que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental. Los funcionarios o contratistas tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos y son responsables de su organización, conservación, control, así como de la adecuada prestación de los servicios de Archivo de Gestión. La Dirección General y las otras dependencias, serán las responsables de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del Archivo de Gestión de su oficina, y del manejo directo y conservación de sus documentos y tomar las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y recibo de los documentos de archivo de gestión, sin los procedimientos establecidos, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión. Por ningún motivo el servidor público o contratista podrá llevarse los documentos producidos en ejercicio del cargo, por cuanto los documentos públicos son propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley. Los usuarios pueden consultar los documentos que reposan en los archivos de la entidad en el horario establecido. Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el funcionario deberá adelantar estrategias de búsqueda en el Archivo de Gestión, Web o demás fuentes de información, con el fin de hacer eficientes los recursos y servicios de la entidad. La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el área de archivo, en el horario establecido y con la debida autorización para la reproducción de documentos, por ningún motivo se deben retirar los documentos sin autorización y el cumplimiento de los requisitos. Los documentos que se presten al interior de la institución tienen un plazo de cinco (5) días hábiles, para ser devueltos. Si son requeridos por más tiempo se podrá solicitar su renovación, actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación del documento lo permita, se prestaran los originales por el término de un día. Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, estos se excluirán del servicio al público. Los documentos que son considerados con valor Histórico en la UAE JCC, se prestaran de manera excepcional para atender asuntos legales, procesos técnicos, exposiciones culturales siempre y cuando se garantice la integridad, seguridad, conservación y el reintegro de los mismos. La capacitación y demás actividades de formación archivística, son de carácter obligatorio por parte de los funcionarios responsables de Archivos de Gestión, con el fin de garantizar la aplicación y normalización que exige la adecuada gestión documental.

8 Página 8 de 9 El servicio se presta de lunes a viernes de 8:00 a 12:30 y de las 14:00 a las 16:00 horas. Los cambios de horario por cualquier motivo debidamente justificado, serán comunicados a los usuarios previamente, a través de la página web y carteleras institucionales. Para los archivos de gestión, central e histórico se deben tener en cuenta las medidas que garanticen la conservación del material documental, con el fin de evitar la contaminación, daño y pérdida parcial o total de la información del documento. Para garantizar la conservación y seguridad de la documentación se utilizarán cajas, carpetas, legajos y libros de acuerdo a las normas técnicas establecidas por el AGN o por la misma entidad. No se podrán archivar más de 200 folios por carpeta para consulta ágil sin deterioro y preservación del documento. Está prohibido el uso de AZ para el archive de los documentos. La información en soporte electrónico o digital debe ser administrado por el funcionario de la misma forma que se crea, organiza, protege y archiva los documentos en soporte físico. La documentación en su soporte original, considerado de valor permanente (histórico), debe mantenerse en dicho soporte aun cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento. Los espacios destinados a ser sede de archivos, deberán cumplir las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación de sus documentos y conservar los principios de una oficina productora, amplitud, seguridad, funcionalidad y dignidad. Los archivadores deben permanecer cerrados en todo momento, con el fin de proteger los documentos de posibles daños y pérdidas. Los funcionarios y/o contratistas deberán establecer tiempos en la semana para archivar los documentos propios de su actividad diaria. Evitando acumulamiento de documentos en los puestos de trabajo o en lugares no aptos para su conservación. Si no existe un archivo central que custodie adecuadamente todos los documentos de la organización, como mínimo cada área ha de tener un responsable, al menos, de su archivo de gestión que se encargue de abrir y cerrar el archivo central, llevar los inventarios respectivos y el control de préstamos. Cada área ha de mantener su archivo de gestión correctamente organizado y protegido mediante la formación de carpetas de acuerdo con criterios archivísticos. La excelente organización de los documentos en esta etapa facilitara a futuro tratamientos, como digitalización, selección y conservación. Únicamente debe guardar en los archivos la información en carpetas, las cuales deben estar marcadas con el rotulo definido y ordenadas. No se deben guardar documentos sueltos o carpetas, sin el rotulo respectivo y totalmente diligenciado. Está prohibido guardar en los archivos de gestión materiales, objetos personales y demás elementos que no correspondan a documentos o información a proteger. Se deben adelantar tareas de depuración cada 6 meses, enviando a custodia únicamente la información que se relacione con las actividades propias de la actividad, con el fin optimizar y recuperar espacio para el ingreso de nuevas carpetas. Se debe centralizar las unidades documentales en los archivadores y así evitar invadir lugares ajenos y no aptos para los documentos, ya que no cuentan con las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación y seguridad de los documentos.

9 Página 9 de 9 Para una adecuada conservación de los documentos es necesario realizar depuración, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo, los faxes se deben reemplazar por fotocopias del mismo, retirar los objetos metálicos como ganchos de cocedora, clip, pos-it. Una vez firmada el inventario respectivo, el funcionario que se traslada o desvincula, deberá presentar la Certificación emitida por el jefe de la dependencia, adjuntando copia del inventario de entrega de documentos para que se le expida el respectivo paz y salvo documental y posteriormente continué el trámite ante la Dirección de Talento Humano. 7. Procesos del Programa de Gestión Documental Para complementar este documento y para mayor claridad sobre la administración integral del patrimonio documental se enumera los procedimientos que hacen parte del Programa de Gestión Documental y que son necesarios que los funcionarios conozcan y apliquen, los cuales se encuentran ubicados en la intranet en el Sistema Integrado de Gestión (SIG), de la siguiente forma: Procedimiento de conservación de documentos GA-GD-PD-001 Consulta de documentos GA-GD-PD-002 Distribución de documentos GA-GD-PD-006 Recepción de documentos GA-GD-PD-007 Tramite de documentos GA-GD-PD-008 Disposición final de documentos GA-GD-PD-003 Organización de documentos GA-GD-PD-004 Producción y control de documentos GA-GD-PD-005 Programa de Gestión Documental GA-GD-PR-001 Manual de radicación de correspondencia externa en el sistema de ccsnet Cuadro de Clasificación Documental Inventario de archivos de Información Tablas de Retención Documental Además de los procesos con sus formatos de cada uno de los departamentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG).