MINISTERIO DE JUSTICIA REGLAMENTO INTERNO DE USO DE CORREO ELECTRÓNICO, INTERNET E INTRANET EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA

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3 MINISTERIO DE JUSTICIA REGLAMENTO INTERNO DE USO DE CORREO ELECTRÓNICO, INTERNET E INTRANET EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA La Paz, Agosto de 2010

4 REGLAMENTO INTERNO DE USO DE CORREO ELECTRÓNICO INTERNET E INTRANET EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1.- (Objeto) El presente reglamento tiene por objeto regular el uso de servicios de correo electrónico, Internet e Intranet en el Ministerio de Justicia, estableciendo responsables y responsabilidades de acuerdo a las políticas de austeridad implementadas por el Gobierno del Estado Plurinacional de Bolivia. Artículo 2.- (Definición de Correo Electrónico, Internet e Intranet) Correo electrónico o en inglés (electronic mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Internet es una red de comunicación internacional, en las cuales se interconectan ordenadores o dispositivos electrónicos, que permite compartir información mediante un ordenador, establece una comunicación inmediata con cualquier parte del mundo para obtener información sobre distintos temas de interés. Intranet es una red de comunicación privada que utiliza tecnología de Internet, para compartir de forma segura cualquier información o aplicaciones, sistema operativo para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar. El internet establece vínculos comunicativos con millones de personas de todo el mundo, para fines académicos, de investigación y personales; mientras que la intranet con las servidoras y los servidores públicos del Ministerio de Justicia con fines de índole laboral. El Ministerio de Justicia cuenta actualmente con una conexión de internet a través de un proveedor de servicio ISP (Internet Service Provider), esta conexión mantiene la comunicación del Ministerio, las 24 horas del día, el cual se constituye como una importante herramienta de apoyo a la gestión del Ministerio de Justicia. 2

5 Artículo 3.- (Servicios) Los servicios con los que cuenta el Ministerio de Justicia, son los siguientes: 1. Correo Electrónico Institucional.- Buzones de correo electrónico, para las servidoras y los servidores públicos dependientes de la Entidad, que cuenten con equipos de computación. 2. Correo Web.- Acceso al buzón de correo electrónico vía web, desde cualquier ordenador, para las servidoras y los servidores públicos dependientes del Ministerio de Justicia, que cuenten con acceso a internet. 3. Navegación.- Acceso a sitios web del mundo, publicados en servidores remotos, para las servidoras y los servidores públicos dependientes del Ministerio de Justicia. 4. Envío de Mensajes Instantáneos.- Permite transferir de manera instantánea, pequeños textos entre dos o más personas ubicadas en lugares distintos del planeta, a través de servidores comerciales de mensajería instantánea (Ej.: MSN Messenger) u otro tipo de mensajería, solo con autorización. 5. FTP Interno y externo.- Permite la publicación y transferencia de datos de mayor capacidad mediante la asignación de usuarios y contraseñas. 6. Espacio en disco.- Para el buzón de correo electrónico de 100 Megabytes para las servidoras y los servidores públicos operativos, y espacio en disco sin límite para servidoras o servidores públicos autorizados. 7. Soporte técnico.- Para la solución de problemas relacionados con el correo electrónico, intranet e internet, el Responsable de Sistemas atenderá sus requerimientos. 8. Atención de dudas.- Inquietudes o sugerencias en la cuenta de correo: webmaster@justicia.gob.bo 9. Consultas.- Para realizar consultas sobre temas relacionados a la Entidad, se cuenta con el correo electrónico: ministerio@justicia.gob.bo, administrado por la oficina de comunicación del Ministerio de Justicia. 3

6 10.Acceso a diferentes sistemas y aplicaciones.- Administradas por el Responsable de Sistemas del Ministerio de Justicia, salvo aquellos sistemas que dependan de un área específica. 11.Acceso al Intranet.- Correo electrónico, sitio WEB del Ministerio de Justicia y demás aplicaciones necesarias para el desempeño de sus funciones. Artículo 4.- (Finalidad) El presente Reglamento tiene la finalidad de garantizar la seguridad de la información que se maneja dentro del Ministerio de Justicia y la calidad de los servicios previstos en el artículo anterior, minimizando riesgos de ataques informáticos, tanto al interior como del exterior de la Entidad. Artículo5.- (Ámbito de Aplicación) EL presente Reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las áreas y/o unidades organizacionales del Ministerio de Justicia a nivel nacional, así como de las servidoras y los servidores públicos que hacen uso de los servicios de internet, intranet, correo electrónico, sistemas de información, bajo el dominio de justicia.gob.bo, y subdominios. Artículo 6.- (Base Legal) El presente documento tiene como base legal: la ley 1178 y sus decretos reglamentarios, y normas internacionales de seguridad informática. Artículo 7.- (Revisión y Actualización del Reglamento) La Dirección General de Asuntos Administrativos a través del Responsable de Sistemas, en base al informe de justificación emitida, revisará anualmente el presente documento y cuando sea necesario, si correspondiere, solicitará la actualización del mismo sobre la base del análisis de la experiencia de su aplicación y la dinámica administrativa, buscando una mayor eficiencia y eficacia. Artículo 8.- (Responsabilidades) CAPITULO II RESPONSABILIDADES Y ASIGNACIÓN 1. El Responsable del Área de Sistemas, será responsable de: a. Difundir y hacer cumplir el presente reglamento, de acuerdo a los objetivos, recursos y naturaleza de las actividades del Ministerio de Justicia. 4

7 b. La creación y habilitación de una cuenta, asignación de acceso a los servicios de correo electrónico, Internet e Intranet, a las diferentes áreas organizacionales y personal del Ministerio de Justicia. c. Emitir informes a la Dirección General de Asuntos Administrativos y a la máxima autoridad del área organizacional cuando una servidora o servidor público dependiente del mismo, incurra en el incumplimiento al presente reglamento. d. Informar a la Dirección General de Asuntos Administrativos cuando se trate de una segunda verificación de uso inadecuado de los servicios a los que se hace referencia en el artículo 3 del presente reglamento, por parte de la servidora o el servidor público reincidente y remitir al Responsable de Recursos Humanos, para que en base al Reglamento Interno y normas anexas, aplique las medidas disciplinarias correspondientes. e. Implementar mecanismos de control y seguridad de los servicios de internet, intranet y correo electrónico. 2. La Dirección General de Asuntos Administrativos, será responsable de: a. Verificar mediante el Responsable de Sistemas, el cumplimiento y aplicación del presente Reglamento, por los usuarios de los servicios de internet, intranet y correo electrónico. b. Emitir y difundir en coordinación con el Responsable de Sistemas las recomendaciones de uso correcto de los servicios anteriormente mencionados. 3. El Responsable de Recursos Humanos, será responsable de: a. Notificar al Responsable de Sistemas de manera oficial, el movimiento de las servidoras y los servidores públicos, que se transfieren, incorporan o se retiran del Ministerio de Justicia. b. En base a los informes reportados por el Responsable de Sistemas, el Responsable de Recursos Humanos deberá emitir la llamada de atención correspondiente a las servidoras o los servidores públicos que incumplan el presente reglamento. 4. Servidoras y Servidores Públicos del Ministerio de Justicia. La servidora o el servidor público que cuente con los servicios previstos en el artículo 3 del presente reglamento, es responsable de: a. El correcto uso de los servicios de correo electrónico, internet e intranet. 5

8 b. Limitar la transferencia de archivo que contravengan a las instrucciones, para evitar la saturación del flujo en el canal de transmisión de datos del Ministerio de Justicia. c. El contenido de los archivos que envía, debiendo ser textos exclusivamente de interés del Ministerio de Justicia, quedando prohibido el envío de archivos que contengan imágenes o textos no adecuados a las funciones de la Entidad o que atenten contra la moral y buenas costumbres. d. El contenido de la información que obtenga y su posterior difusión. e. No utilizar programas ni herramientas que vulneren la seguridad de los servidores y equipos del Ministerio de Justicia. Artículo 9.- (Asignación) La asignación de acceso a los servicios de internet, intranet y correo electrónico, se realizará previa autorización de la máxima autoridad del área organizacional a la que pertenece la servidora o el servidor público, a nivel Nacional. La aplicación de la autorización estará a cargo del Responsable de Sistemas, el cual instalará el software necesario en el equipo de computación asignado a la servidora o servidor público y creará el acceso correspondiente a los servicios autorizados, generando a partir de ese momento la responsabilidad sobre su debido uso. CAPITULO III PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER A LOS SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO, INTERNET E INTRANET Artículo 10.- (Solicitud de autorización y baja de acceso a correo electrónico, Internet e intranet) I. Para solicitar la autorización de acceso a los servicios de Internet, intranet y correo electrónico, se deberá cumplir con el siguiente procedimiento: a) Cada usuario solicitante, deberá realizar su requerimiento mediante Nota Interna, autorizado por la máxima autoridad del área organizacional, debidamente justificado e indicando el uso que se dará a estos servicios, contemplando: a. Servicios de Internet con acceso limitado y/o ilimitado a SITIOS WEB y Archivos de Descarga, previa justificación y autorización. b. Acceso a los servicios de la Intranet. c. Otros de acuerdo al artículo 3. b) El Responsable de Sistemas previa verificación y condiciones del equipo, realizará la instalación del software de acceso necesario. 6

9 II. El Responsable de Sistemas una vez que conozca el retiro de la servidora o el servidor público, procederá a dar la baja de todos los servicios asignados. CAPITULO IV USO SOBRE LOS SERVICIOS DE CORREO ELECTRÓNICO, INTERNET E INTRANET Artículo 11.- (Del Uso) El uso de los servicios de correo electrónico, Internet e intranet, está destinado exclusivamente a cumplir actividades propias del Ministerio. Las servidoras y los servidores públicos del Ministerio de Justicia, son controlados a través de herramientas de seguridad (software y hardware) que implementan las políticas de seguridad asignadas a la red y comunicaciones. El Responsable de Sistemas, en base a la documentación de respaldo, elaborará un informe al Responsable de Recursos Humanos, del incumplimiento del presente reglamento. Así mismo, las máximas autoridades de las áreas organizacionales, podrán solicitar al Responsable de Sistemas, la restricción de acceso a la navegación en Internet y/o intranet, para las servidoras y los servidores públicos de su dependencia. CAPITULO V RESTRICCIONES SOBRE EL USO DE LA INTRANET, INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO Artículo 12.- (Sobre el uso de la Intranet e Internet) Las servidoras y los servidores públicos autorizados al acceso a los Servicios de correo electrónico, Internet e intranet, deben cumplir con lo siguiente: a. Respetar la privacidad de otros usuarios. No está permitido obtener copias intencionales de archivos, códigos, contraseñas o información ajena; ni suplantar a otra persona en una conexión que no le pertenece o enviar información a nombre de otra persona sin consentimiento expreso del titular de la cuenta. b. Respetar la protección legal otorgada a programas, textos, artículos y bases de datos, según legislación internacional sobre propiedad intelectual y las normas pertinentes de nuestro país. c. Respetar la integridad de los sistemas de computación. Esto significa que ningún usuario podrá realizar acciones orientadas a infiltrarse, dañar o atacar la seguridad informática del Ministerio de Justicia, a través de medio físico o electrónico alguno. 7

10 d. No obtener ni suministrar información a terceros, salvo autorización de instancias superiores. e. No dar a conocer códigos de seguridad tales como contraseñas a otras personas, o entorpecer por ningún medio el funcionamiento de los servicios y telecomunicaciones del Ministerio de Justicia. f. No está permitido acceder a Internet con fines diferentes a los propios de las actividades de trabajo, del medio o administrativas en el Ministerio de Justicia. g. La creación de nuevas redes o reconfiguración de las existentes, solo podrá ser realizada por el Responsable de Sistemas. h. No utilizar los servicios de Internet para actividades que demandan gran cantidad de ancho de banda, como ser: Radio/TV por internet, publicación de contenidos personales, sitios de ocio, sitios para adultos, juegos por internet, instalar software para descargas de audio y video por internet, sitios de descarga de contenidos maliciosos, etc. i. No utilizar programas que vulneren la seguridad de los equipos y servidores del Ministerio de Justicia j. No dañar o alterar las características técnicas de los servicios previstos en el artículo 3 del presente Reglamento. Artículo 13.- (Sobre el uso del Correo Electrónico) El Responsable de Sistemas, asignará una cuenta de correo electrónico a todo el personal del Ministerio de Justicia. Dicha cuenta es personal e intransferible. En el uso del correo electrónico no está permitido: a. Atentar contra la integridad del personal y del Ministerio de Justicia. b. Divulgar información que incite a la discriminación o la violencia. c. Enviar contenidos con fines publicitarios y comerciales de bienes y servicios en beneficio propio. d. Enviar correo tipo SPAM, es decir correo basura, relacionado con falsos virus, con publicidad de empresas, cadenas de mensajes, etc. e. Usar la cuenta de correo electrónico de otro usuario o entregar a un tercero su contraseña. f. Falsificar mensajes de correo electrónico. g. Leer, borrar, copiar o modificar mensajes de correo electrónico de otras personas, sin su autorización. h. Enviar mensajes de correo electrónico, alterando la dirección electrónica del remitente para suplantar a otra persona, identificarse como una persona ficticia o simplemente no identificarse. i. Dañar o alterar las características técnicas del servicio. j. Poner en riesgo la imagen institucional del Ministerio de Justicia. 8

11 CAPITULO VI SANCIONES Y ACCIONES POR USO INADECUADO DE LOS SERVICIOS DE INTERNET, INTRANET Y CORREO ELECTRÓNICO Artículo 14.- (Sanciones) En caso que la servidora o el servidor público con acceso a Internet, intranet y correo electrónico, recibiera dos llamadas de atención de manera escrita, por incumplimiento al presente reglamento, se aplicará las sanciones correspondientes según normas vigentes. En caso de incumplimiento a las prohibiciones y restricciones, por parte de las servidoras y los servidores públicos del Ministerio de Justicia, la Entidad iniciará las acciones administrativas y/o legales, correspondientes. 9