Organiza tu archivo. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

Transcripción

1 Organiza tu archivo Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

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3 Organiza tu archivo Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA -

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5 Contenido 3 1. Objetivos Objetivo general Objetivos específicos 4 2. Alcance 4 3. Normatividad 5 4. Programa de gestión documental 5 5. Ciclo vital del documento 6 6. Tablas de retención documental TRD 7 7. Metodología para realizar la identificación, clasificación, ordenación e inventario de los documentos de archivo Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico Identificación y clasificación documental Ordenación Documental Foliación Marcación de documentos de archivo en medios digitales y almacenamiento dentro de los expedientes de documentos en otros soportes diferentes al papel Elaboración de separadores de las series Marcación de las carpetas y ordenación de los expedientes dentro de cada archivador Marcación e identificación de los archivadores en la parte frontal Inventario y transferencias documentales Documentos de apoyo Seguimiento, ajustes y actualización de las TRD Eliminación de documentos 25 Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

6 4 1. Objetivos 1.1 Objetivo general Proporcionar a los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, los lineamientos generales para la aplicación de las Tablas de retención documental en los archivos de gestión, con el fin de orientar la labor de organización de documentos de una forma eficiente, eficaz y oportuna. Organiza tu archivo 1.2 Objetivos específicos Regular los procedimientos, actividades y tareas para la aplicación de las Tablas de retención documental en los archivos de gestión. Establecer los mecanismos para la identificación de archivadores, unidades de conservación y rotulación de las unidades documentales. Definir los parámetros para la realización de las transferencias documentales primarias. 2. Alcance El presente instructivo aplica para todos los documentos producidos o recibidos por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, en el marco de sus funciones, hasta su disposición final, incluyendo los procesos enmarcados en la reglamentación de la gestión documental colombiana.

7 3. Normatividad 5 Ley General de Archivos 594 de 2000 y los Acuerdos Reglamentarios inherentes a la elaboración e implementación de las TRD. Decreto 2578 de diciembre 13 de 2012 Ministerio de Cultura. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado. Resolución 1645 del 7 de octubre de 2005 Por medio de la cual se adoptan las Tablas de retención documental del IDEA. Resolución de Gerencia 0420 del 11 de julio de 2013 Por medio de la cual se adopta el manual del Programa gestión documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA. Resolución de Gerencia 0575 del 2 de septiembre de 2014 Por medio de la cual se adopta la segunda actualización de las Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA. Plan de conservación, seguridad y custodia de la información tanto física como electrónica. 21 de enero de Programa de gestión documental. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA El Programa de gestión documental es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior del Instituto. Para asegurar una adecuada gestión documental en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:

8 6 Gestion Documental Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. Organiza tu archivo Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. 5. Ciclo vital del documento El ciclo vital del documento son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final, es decir, que el ciclo vital permite la tríada en las edades del documento: producción y trámite, consulta y conservación y valoración y disposición final, tal como se observa en el siguiente gráfico:

9 7 1. Ciclo Activo Conservición entre 1 y 5 años Documentos en trámite, son de continua utilización y consulte Puestos de Trabajo Archivo de Gestión 2. Ciclo Semiactivo Conservición entre 6 y 20 años Custodia de los documentos recibidos de los archivos de gestión, que siguen siendo vigentes y aún son consultados Archivo Central 3. Ciclo Inactivo de 21 años a Conservición total Custodia de los documentos del archivo central para su conservación permanente Archivo Historico transferencia Primaria Valores Primarios Administrativo Legal Fiscal Contable transferencia Secundaria Valores Secundarios Historico Cultural Investigación Científico Testimonial Acuerdo AGN 027 de Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Tablas de retención documental TRD Las Tablas de retención documental en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia, fueron concebidas como un instrumento archivístico a través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información pública y el patrimonio institucional, y sin las cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados. Las TRD por tanto, reflejan el valor primario y secundario de los documentos del IDEA, con miras a su conservación definitiva o su eliminación, buscando siempre la recuperación de la información de una Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

10 8 forma ágil y oportuna, pero además, facilitando la adecuada organización de los archivos y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública. Las TRD son aplicadas a cada uno de los grupos de documentos producidos por cada una de las dependencias del Instituto. FONDO. Totalidad de la documentación producida por el IDEA, en virtud de sus funciones. SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico- funcional. Ejemplo: Sección Dirección Técnica Contractual y Administrativa Organiza tu archivo SECCIÓN República de Colombia Departamento de Antioquia INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA Tablas de Retención Documental Tercera Actualización ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN TÉCNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES CONSTITUCIONALES ACCIONES DE GRUPO Presentación de la demanda. Artículo 142. Anexos de la demanda. Artículo 139. Inadmisión o rechazo de la demanda. Artículo 143. Auto que ordena Admisión de la demanda. Artículo 207. Auto que ordena fijación en lista del proceso. Artículo 207. Aclaración o adición de la demanda. Artículo 208. Contestación de la demanda. Artículo 144. RETENCIÓN Archivo Archivo Gestión Central DISPOSICIÓN FORMATO FINAL CT E M/D S Papel Electrónico 3 20 X X X FONDO PROCEDIMIENTO Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, realizar selección mediante muestreo selectivo conservando por año, la acción de grupo que implicó mayor gestión institucional en materia judicial. El documento conservado debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Normatividad: Ley 1437 de Ley 1564 de Ley 1712 de Decreto 410 de CONVENCIONES CT = Conservación Total M/D = Microfilmación/Digitalización Firma del Responsable Director Administrativo : E = Eliminación S = Selección Fecha: Firma del Responsable Subgerente Servicios Administrativos: Fecha: Firma Responsable Oficina Productora: Fecha:

11 7. Metodología para realizar la identificación, clasificación, ordenación e inventario de los documentos de archivo 9 Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los funcionarios del Instituto conformarán y organizarán sus archivos de gestión, central e histórico, aplicando la Tabla de retención documental propuesta y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos. 7.1 Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación teniendo en cuenta las agrupaciones documentales presentadas en la Tabla de retención documental de cada oficina productora de documentos. En cuanto a la ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: alfabético, numérico, cronológico o temático. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

12 ARCHIVO DE GESTIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 2.1 ARCHIVO DE GESTIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Organiza tu archivo Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la implementación de la Tabla de retención documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO. 7.2 Archivo central En el Archivo central se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del Instituto, cuya consulta no es tan frecuente. En el Instituto, la organización del Archivo central obedece a lo estipulado en las tablas de retención y al cuadro de clasificación documental, por lo tanto, cada dependencia tiene un espacio destinado para la ubicación de sus documentos en las estanterías, iniciando con la Gerencia general. Con este sistema se deben reservar espacios para el crecimiento natural de las series documentales.

13 7.3 Archivo histórico Es aquel al que se transfieren desde el Archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. 7.4 Identificación y clasificación documental Cada grupo de documentos, es decir, cada serie o subserie documental, se relaciona directamente con lo dispuesto en el CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DE SERIES Y SUBSERIES, en el que se tienen identificados los códigos y nombre de las series, por ejemplo, en el caso de la Subgerencia Financiera, se tienen clasificados los siguientes documentos, los cuales son los documentos de archivo producidos en esta dependencia: República de Colombia Departamento de Antioquia INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA Tablas de Retención Documental Cuadro de Clasificación de Series y Subseries por Oficina Productora Tercera Actualización OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA FINANCIERA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA: 2.7 CÓDIGO 02 SERIE ACTAS 04 CIRCULARES 16 INFORMES CÓDIGO SUBSERIE ACTAS DE COMITÉS CIRCULARES INFORMATIVAS UNIDAD DOCUMENTAL Actas de Comité Financiero Actas de Comité Grupo Primario CIRCULARES NORMATIVAS INFORMES A LA CALIFICADORA DE RIESGOS INFORMES DE DEUDA PÚBLICA Cartera Colectiva Abierta 19 INVERSIONES 02 INVERSIONES DE RENTA FIJA CDT Cuentas de Ahorro TES Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA 11

14 12 Por lo tanto, se deben identificar y agrupar en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de retención documental. Actas Informes Inversiones Contratos Certificados Circulares Proyectos Comprobantes ACTAS CIRCULARES INFORMES INVERSIONES Organiza tu archivo 7.5 Ordenación documental La ordenación es la operación archivística que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación, por lo tanto, la ordenación le permitirá estructurar los expedientes de una forma normalizada estableciendo cuál documento va primero y cuáles van después. Tal como se mencionó en la ordenación de los expedientes, estos reflejan los trámites del Instituto, por lo tanto, se deben utilizar carpetas adecuadas, rotularlos de conformidad con lo establecido en la TRD y foliarlos una vez se cierre el trámite. Serie Documental Documentos que la conforman 1.3 Actas de Comité Administrativo 1. Actas Enero 30 de Enero 30 de Enero 30 de Enero 30 de subserie Documental

15 7.6 Foliación La foliación es el procedimiento establecido para controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. Procedimientos generales para foliar: 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 6. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. Los expedientes deben estar conformados máximo por 200 folios: Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA Escaso volumen documental menos de 50 folios Exceso de volumen documental más de 200 folios correcto volumen documental entre 150 y 200 folios

16 Marcación de documentos de archivo en medios digitales y almacenamiento dentro de los expedientes de documentos en otros soportes diferentes al papel Para el caso de tipos documentales relacionados con un asunto, que se conserven en medios digitales deben identificarse de una forma unívoca y siempre integrado y vinculado a la unidad documental, es decir, que hay casos en los que un informe de interventoría de un contrato X es entregado en un disco óptico (CD, DVD). Este debe no debe ser ubicado en el expediente físico y por tanto, debe estar ubicado en un mueble específico para este tipo de materiales o en un espacio dentro del archivador destinado exclusivamente, y en su lugar dejar un testigo o referencia cruzada. La marcación de los documentos de archivo en medios digitales debe respetar la misma estructura de la marcación de las carpetas, pero registrando además el folio al que corresponden en el trámite mismo del expediente. Organiza tu archivo Sección: Oficina Control Interno Código: 2.3 Serie: INFORMES Código: 16 Subserie: Informes de Auditorias Código: 01 UNIDAD DOCUMENTAL: Informes de Auditorías Externas Contraloría General de Antioquia Tipo documental: Análisis financiero IDEA 2013 Fecha: 22 de noviembre de 2013 Número de folio al que corresponde: 104 Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar de un documento, por ejemplo, deben crearse referencias cruzadas para planos, publicaciones seriadas, medios ópticos y demás. Por lo tanto, deberá diligenciarse el formato de referencia cruzada y se dejará constancia de tal efecto en el inventario documental y en el folio al que corresponde el documento.

17 Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Soportes adicionales al expediente Centro de administración documental Nombre unidad documental: Codigo Contrato de suministro 0230 de 2014 Tipo de soporte Fotografia Material audiovisual (cd, dvd, disquette) Material cartográfico (plano) Pieza publicitaria Otro. Cuál? Propuesta tecnica selección abreviada de menor cuantia 010 de Invergraficas jd ltda. Asoconser eat Nombre de quien realiza la referencia cruzada: Andrés Saénz Giraldo Fecha de elaboración: agosto 20 de 2014 Soporte documental Cd 1 Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Referencia cruzada Centro de Administración Documental Cantidad Contenido y/o asunto Contiene: Propuesta técnica Invergráficas jd Ltda. Selección abreviada de menor cuantia 010 de 2014 Contrato 0110 de 2014 suscrito con Publicidad Creativa Vélez S.A.S. - Carlos Mario Vélez Serna - Folio al que pertenece en la unidad documental 38 de la Carpeta 2 De 3 Marque (x) X X Oficina y fecha que realiza la transferencia Dirección Técnica Contractual y Administrativa el 15 de julio Nombre de quien realiza la referencia cruzada: Andrés Sáenz Giraldo Fecha de elaboración: agosto 20 de 2014 Justificación Se retira del expediente este soporte y se ubica en el archivo de medios audiovisuales 15 Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

18 16 Organiza tu archivo 7.8 Elaboración de separadores de las series Es necesario, con el fin de organizar los archivos de gestión del Instituto de una forma técnica y funcional, elaborar los separadores para cada una de las series, de conformidad con la Tabla de retención documental de cada dependencia, con el fin de facilitar la identificación y ubicación física de los documentos en los archivadores. La serie documental es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: actas, historias, contratos, procesos. De igual forma, la subserie documental es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplos: Actas de Junta Directiva, contratos de prestación de servicios, procesos judiciales. Por lo tanto, se debe registrar en cada separador el código de la dependencia, la serie y subserie documental de acuerdo a la TRD, así: Separador de serie documental PROCESOS Nombre serie documental Código serie documental Código dependencia

19 Separador de subserie documental 17 Código subserie documental PROCESOS JUDICIALES Código dependencia Nombre subserie documental Código serie documental 7.9. Marcación de las carpetas y ordenación de los expedientes dentro de cada archivador Una vez se identifiquen las series y subseries documentales, se deben rotular las unidades de conservación, es decir, las carpetas. Éstas se marcan en la carátula con el fin de facilitar la rápida ubicación y recuperación de las unidades documentales específicas. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

20 18 Esta actividad permite evidenciar la unión de los documentos relacionados con un mismo trámite, por lo que es importante tener en cuenta el principio de orden original. El principio de orden original es aquel que establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo, por lo tanto, los documentos deben ordenarse desde el más antiguo al más reciente. Finalmente, la ordenación de cada unidad de conservación en el archivador se establecerá según el sistema de ordenación apropiado y consecuente con cada unidad documental, es decir, si son contratos debemos ordenarlos por consecutivo y fecha (ordinal-cronológico), o si es proceso judicial lo podemos ordenar alfanuméricamente. Organiza tu archivo Hospital Francisco Valderrama Hospital San Juan de Dios 1 2 Para el caso de las series o subseries documentales que son de conservación total, éstas se deben ubicar en carpetas desacificadas de cuatro aletas (libres de acidez), y se deben rotular siguiendo los mismos parámetros de marcación.

21 19 Desacidificada o libre de ácidos 7.10 Marcación e identificación de los archivadores en la parte frontal PROCESOS Procesos Judiciales PROCESOS Procesos Judiciales PROCESOS Procesos Judiciales PROCESOS Procesos Judiciales PROCESOS Procesos Judiciales En el extremo izquierdo de cada entrepaño se deben identificar las series y subseries documentales que contienen, según el respectivo orden establecido en las TRD Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA 3

22 20 8. Inventario y transferencias documentales Organiza tu archivo Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según los tiempos establecidos en la Tabla de retención documental se debe proceder a realizar la transferencia documental primaria, es decir, la transferencia del archivo de gestión al archivo central. Para este proceso se diligencia el formato único de inventario documental donde se registran las series y subseries documentales a transferir al Archivo central, de conformidad con el cronograma de transferencias que aplique para cada dependencia durante el año. Para el caso de los documentos relacionados con contratos, éstos deberán ser transferidos al Centro de administración documental los días martes y jueves de 7:30 a.m. a 9:00 a.m., con el fin de realizar la respectiva rendición de cuentas, registrando en el formato único de inventario documental el nombre de cada tipo documental. Todas las dependencias del Instituto remitirán al Archivo central los documentos ya tramitados, de conformidad con lo estipulado en la Tabla de retención documental, de la siguiente manera: Retirar las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista el original. Normalizar la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de retención documental, para construir las series documentales. Los documentos se enviarán al Archivo central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior, debidamente rotulada la carpeta.

23 Diligenciar en el Formato de único de inventario documental las series y subseries documentales a transferir. El Formato de Inventario será firmado por la persona que recibe la transferencia y la que actualiza la información en el Archivo central. 21 FORMATO ÚNICO DE TRANSFERENCIA Y/O INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE: IDEA Hoja 1 de 1 ENTIDAD PRODUCTORA: IDEA REGISTRO DE ENTRADA UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA AÑO MES DIA NT: 001 OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DECOMUNICACIONES Convencion NT= de transferencia OBJETO: Transferencia primaria Anual Numero Fechas Extremas Unidad de Conservación Frecuencia de No. De orden CODIGO Nombre de las series, subseries o asuntos Notas Nro. De Folios Soporte consulta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro ACTAS DE COMITÉ DE PROMOCIÓN Y /10/ /12/ PUBLICIDAD ACTAS DE COMITÉ GRUPO PRIMARIO. 01/10/ /10/ ACTAS DE REUNIONES 01/10/ /10/ CIRCULARES INFORMATIVAS 27/10/ /12/ ESTUDIOS DE SATISFACCIÓN 01/10/ /10/ AL CLIENTE INFORMES DE GESTIÓN 01/10/ /10/ Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido para INFORMES DE PETICIONES, QUEJAS, /10/ /12/ cada una de RECLAMOS las Y SUGERENCIAS dependencias. En 8 el caso MANUAL de DE IDENTIDAD series CORPORATIVA o subseries 01/10/ /10/2013 documentales 1 electrónicas, 60 los discos ópticos (CD, DVD) u otros medios, en el que se almacene la información, MANUAL INSTITUCIONAL DE /10/ /10/ COMUNICACIONES, MEDIOS Y POLITICAS deberá rotularse de la siguiente forma: Esquema PLAN ESTRATÉGICO DE carátula CD o 27/10/2013 DVD27/12/ COMUNICACIONES Y MERCADEO PROCESO CONCURSO PREMIO IDEA A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DE 01/10/ /10/ ANTIOQUIA PROYECTO DE FOMENTO A LA CULTURA 01/10/ /10/ ARCHIVO ELECTRÓNICO DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN PROYECTO DE FOMENTO AL DEPORTE 27/10/ /12/ TRANSFERENCIA PRIMARIA (ANUAL) Elaborado y entregado por: Recibido por: Revisado por: Juan Guillermo Bedoya Jiménez Diana Carolina Bustamante Abad 14 DE AGOSTO DE 2014 Cargo: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Cargo: Secretaria Cargo: Firma: Firma: Firma: Lugar y fecha Medellín, 3 de marzo de 2015 Lugar y fecha: Medellín, 3 de marzo de 2015 Lugar y fecha: Medellín, Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA 2014

24 22 Esquema carátula de la caja del CD o DVD ARCHIVO ELECTRÓNICO DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIA (ANUAL) 14 DE AGOSTO DE 2014 Organiza tu archivo INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA 2014 Esquema contra-carátula del CD o DVD CONTENIDO INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA 2012

25 9. Documentos de apoyo 23 Los documentos de apoyo son aquella información que necesita el Instituto para el cabal cumplimiento de sus funciones, pero que no son producidos ni generados en virtud de las mismas, es decir que no son documentos de archivo y es necesario diferenciarlos para evitar mezclar documentos oficiales del Instituto con documentos de apoyo. Por ejemplo: el Instituto requiere soportar sus funciones en la Circular Externa 034 de 2013 de la Superintendencia Financiera de Colombia Régimen especial de control y vigilancia para los INFIS, sin embargo, los documentos resultantes de las funciones se soportan a través de Resoluciones de gerencia, informes, manuales de riesgos y demás, por lo tanto, la primera es un documento de apoyo, y las segundas SI son documentos de archivo. Los documentos de apoyo no deben ser transferidos al Archivo central y deben ser organizados y regulados en el Archivo de gestión, ubíquelos en carpetas específicas (carpetas de plástico anaranjadas) y diferéncielos físicamente de la gaveta o gavetas que contienen los documentos de archivo. Documento de apoyo Documento de Archivo Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA FUNCIONARIOS Documentos De apoyo Documento de inversión y cooperación 20 / 11 / 2014

26 Seguimiento, ajustes y actualización de las TRD. Organiza tu archivo Para efectuar un seguimiento a las Tablas de retención documental con el fin de llevar control de ajustes y actualización de las mismas, es necesario establecer un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación en los archivos de gestión, con el apoyo de la Oficina de control interno, quienes deben realizar un plan de auditorías y a su vez, los planes de mejoramientos para cumplir con los procedimientos legales establecidos para actualizar las TRD. Tanto el Centro de administración documental como la Oficina de control interno, deben verificar que las Tablas de retención documental del Instituto, sean actualizadas en los siguientes casos: Cuando existan cambios en la estructura orgánica. Cuando existan cambios en el manual de funciones. Cuando el Instituto tenga procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación. Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, en especial, lo concerniente al sistema de salud. Cuando se transformen documentos físicos en electrónicos. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.

27 La actualización de las Tablas de retención documental deberán surtir el mismo trámite de aprobación por parte del Comité interno de archivo y gestión documental, y de convalidación por parte del Consejo departamental de archivos de Antioquia. De las actualizaciones deberá dejarse un completo registro con los cambios que permitan establecer la trazabilidad y control sobre las Tablas de retención documental Eliminación de documentos Cumplidos los tiempos establecidos en las Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA-, los jefes de cada área en conjunto con el centro de administración documental y el comité interno de archivo y gestión documental, deberán efectuar los trámites legales para la eliminación de las series y subseries documentales. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA En el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el Acuerdo reglamentario AGN 004 de 2013, se establecen claramente los procedimientos establecidos para la eliminación de documentos, por lo tanto, cualquier proceso que infiera o concluya con la supresión de documentos, tanto físicos como electrónicos, deben seguir los siguientes pasos:

28 26 Organiza tu archivo Aún cuando en la TRD la disposición final de algunas series o subseries sea la eliminación, ésta deberá ser aprobada además por el Comité interno de archivo y gestión documental del Instituto, o quien cumpla sus funciones en caso de modificaciones. Los documentos a eliminar deberán estar registrados en el respectivo Formato único de inventario documental de la dependencia. Por un período de treinta (30) días se deberá publicar en el portal web del Instituto, el inventario de los documentos que han cumplido el tiempo de retención. Si producto de esta publicación, se presentasen observaciones a la eliminación de documentos, se deberá esperar a que el Comité interno de archivo y gestión documental avale el concepto dado por el Archivo General de la Nación. Posteriormente, podrá ser publicado nuevamente por treinta (30) días. El acta de eliminación de documentos, que deberá estar suscrita por el Presidente y Secretario del Comité interno de archivo y gestión documental, deberá ser publicado permanentemente en el portal web del Instituto, al igual que el inventario documental de eliminación. El acta de eliminación que se suscriba, tanto para los documentos físicos como electrónicos, deberá indicar de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental. Por ningún motivo podrán eliminarse tipos documentales, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados. La eliminación de documentos se hace a nivel de series y subseries documentales.

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30 Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA Subgerencia de Servicios Administrativos Dirección Administrativa Centro de Administración Documental 2014

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32 Organiza tu archivo Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA