Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa COPIA CONTROLADA

Transcripción

1 Rama l Por Público Consejo Superior la Judicatura Sala SIGC PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES INSERVIBLES Y OBSOLETOS Elaboró Revisó Aprobó Secretaría Comité Bajas y Unidad Comité l SIGC Permutas Fecha: Fecha: Fecha: OBJETIVO Establecer los procedimientos administrativos y contables para la baja activos en los inventarios la Rama. 2. ALCANCE Este procedimiento se esta relacionado con la política la Sala para la puración inventarios bienes muebles. Aplica a nivel central y seccional. 3. RESPONSABLE Son responsables implementar este procedimiento la Unidad, la Unidad Asistencia Legal y la Unidad Presupuesto la Dirección Ejecutiva y las penncias equivalentes en las Direcciones Seccionales 4. DEFINICIONES Procedimiento: Forma específica y tallada realizar una actividad Baja. La baja es el procedimiento contable afectación los inventarios activos la Rama, por razón su pérdida, merma, terioro, obsolescencia o sustitución. Baja Bienes Inservibles. Cuando por sgaste o terioro físico, los elementos no son útiles para el servicio al cual se han stinado y tampoco son susceptibles adaptación o reparación. Baja Bienes Obsoletos. Cuando por avance tecnológico y no obstante estar en buenas condiciones, no resultan útiles para la Rama, en ninguna sus oficinas o spachos CSJ: Consejo Superior la Judicatura DEAJ: Dirección Ejecutiva DESAJ: Dirección Seccional TRD : Tabla Retención Documental 5. NORMATIVIDAD NTCGP 1000:2004 Norma Técnica Calidad en la Gestión Pública. (Numeral 7.4) Acuerdo Acuerdo Acuerdo La impresión este documento se consira No Controlado Pág. 1 6

2 Ley Estatuto General Contratación la Pública y Decretos Reglamentarios. Ley Ley Estatutaria la Justicia Ley Creó el Sistema Gestión la Calidad en la Rama Ejecutiva y en otras entidas prestadoras servicios Ley Introdujo medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley Decreto Arts. 6, 9 y 24, reglamentario la Ley Decreto Por el cual se reglamenta Ley 872 Decreto Reglamentó parcialmente la Ley Resolución Por la cual se adopta el procedimiento control interno contable 6. ACTIVIDADES 1 Solicitar Retiro l bien en servicio 2 Recibir Elemento en el Almacén 3 Solicitar la Baja 4 Realizar revisión contable los valores históricos y preciación 5 Elaborar y suscribir Acta Verificación Física y contable Solicitud motivada funcionario responsable l respectivo bien según los inventarios. Diligenciar el formato Reintegro Elementos Devolutivos al Almacén, mediante el cual el funcionario o empleado responsable l bien solicita el retiro l elemento por ser inservible u obsoleto. Recibo l elemento en el almacén se elabora el acta reclasificación, acuerdo con las características, cantidas, valores y estado l bien, cuando fue dado alta en los inventarios y al ser recibido en el almacén para tramitar la baja. Mediante comunicación motivada el Jefe l Almacén, o la unidad o área responsable l bien be solicitar al responsable l área administrativa se realice el proceso baja los elementos que relaciona, la misma be estar acompañada l inventario tallado los bienes, por lo menos scribiendo grupo contable l elemento, nombre l bien, placa física, serial, valor en libros karx o histórico, fecha adquisición. Mediante una comunicación el área contable la Entidad confirmará los valores contables los elementos a dar baja e informará a los mismos para ser registrados en el acta reclasificación junto con los valores preciados los elementos, según información suministrada por el área Almacén.. Acta verificación física y contable l Grupo Inventarios en la cual se establece la fecha y el lugar en el que se reúnen el Jefe l Almacén y el Jefe Contabilidad la entidad mediante el cual constatan la existencia física y contable los elementos a dar baja, los cuales se tallan por grupo contable l elemento, nombre l bien, placa física, serial, valor en libros kárx o histórico y se termina su preciación, fecha adquisición. Empleado o funcionario responsable l bien la División Almacén General e Inventarios o Jefe Almacén en la Seccional Almacenista, Responsable inventarios, Jefes Área, es Unidad. la División Contabilidad o Jefe contabilidad en la Seccional la División Almacén General e Inventarios y la División Contabilidad, Jefe Almacén y Jefe Contabilidad la Seccional Personal la Rama y 6 Elaborar Avalúo los Avalúo comercial l bien que vaya a darse baja, be ser producido por personal la Rama, el cual, amás La impresión este documento se consira No Controlado Pág. 2 6

3 Bienes a dar Baja 7 Determinar la obsolescencia y/o inservibilidad los bienes a dar baja 8 Estudiar el proceso baja y avalarlo su idoneidad, ben encontrarse en capacidad responsabilizarse administrativamente su dictamen. En caso contrario, el avalúo berá solicitarse a personas o entidas. El almacenista o el jefe l área correspondiente elaborara y suscribirá un acta mediante la cual se verifica técnicamente la inservibilidad u obsolescencia los bienes existentes objeto la baja. Cuando se trate la baja bienes por obsolescencia, se berá obtener un informe técnico, sobre el retraso tecnológico que ha sufrido el bien materia la baja y sobre las incincias dicho retraso en el servicio que se obtiene l elemento afectado. Cuando se trate bienes inservibles, se be acompañar una scripción sobre las condiciones l elemento volutivo, que hacen necesario su retiro l servicio. Se revisaran los documentos soporte l proceso baja y el proyecto resolución la baja, la cual será estudiada y aprobada por los responsables l proceso, para someterla a consiración l ornador gasto correspondiente 9 Dar Baja Resolución baja suscrita por el ornador l gasto competente, según la cuantía, que, en este caso, estará terminada por el valor comercial l bien afectado. 10 Actualizar el Karx Comprobante actualización l Kárx suscrito por el Jefe Almacén una vez se suscriba el acto administrativo que orna la baja. Avaluador Externo. Almacenista Jefe l área respectiva Comité Bajas y Permutas la DEAJ, por los comités bajas y permutas la seccionales o por los responsables las Áreas s Almacén, contabilidad y jurídica las secciónales cuando no exista comité bajas Ejecutivo y/o es Seccionales la División General Almacén e Inventarios y Almacenistas las Seccionales Unidad o Jefe l Área 11 Destinar bienes dados baja Cuando se trate bienes dados baja por inservibles, se cerán a título gratuito al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC y a las entidas públicas l orn La impresión este documento se consira No Controlado Pág. 3 6

4 12 Donar bienes dados baja 13 Recibir respuestas a los ofrecimientos donación 14 Realizar estudios para donar los bienes dados baja 15 Solicitar concepto Unidad Auditoria 16 Solicitar Autorización Sala para Donación bienes dados baja 17 Ofrecer en permuta los Bienes dados Baja municipal o partamental que lo soliciten, como las asistencia social o educativas cuyo origen sea exclusivamente publico, que funcionen ntro l territorio competencia la Dirección Ejecutiva o la Dirección Seccional la Rama don se tramite la baja. Si se tratare bienes obsoletos, en el evento en que no hubieren sido objeto l trámite baja por permuta, se ofrecerán en venta al público por su valor comercial y, en caso que no fuere posible disponer ellos por ese medio, se podrá efectuar la venta por el sistema martillo, a través l procedimiento subasta que realicen las entidas financieras bidamente autorizadas por la Superintenncia Bancaria Si así la entidad lo termina; los bienes dados baja por inservibles puen ser ofrecidos en donación a la entidas establecidas en el Acuerdo , mediante oficios don se les informe que los bienes dados baja están a disposición la misma dando un plazo pruncial para una respuesta. Si existen interesados en recibir en donación los bienes dados baja, la entidad los entregará previa autorización la misma por parte la Sala l Consejo Superior la Judicatura. El proceso donación los bienes dados baja be estar acompañado los estudios y documentos previos los cuales se realizarán conformidad con el procedimiento para La elaboración estudios y documentos previos establecidos ntro l SIGG La Unidad Auditoria ejercerá control sobre la gestión cumplida en los procedimientos baja, para terminar que los mismos se cumplan acuerdo con las disposiciones l Acuerdo , las normas legales que regulan la materia, las políticas trazadas por la Sala y para verificar que se orienten al logro las metas y objetivos gestión previstos por la misma. Sin importar la cuantía ni la calidad los bienes dados baja, para entregar los mismos en donación se be solicitar autorización a la Sala l Consejo Superior la Judicatura, solicitud que berá esta acompañada los estudios y documentos previos pertinentes, l concepto la Unidad Auditoria o la Oficina Seccional Auditoria y la resolución baja Se realiza por lo menos cinco ofrecimientos los bienes dados Baja bien sea por inservibles o por obsoletos, cuyo valor venta no podrá ser inferior al valor comercial los bienes dados baja y consignados en la resolución baja, en la Seccional Ejecutivo y Unidad ; Seccional y Jefe l Area la Seccional Ejecutivo y Unidad ; Seccional y Jefe l Area la Seccional De conformidad con le procedimiento establecido Unidad Auditoria y/o Jefe la Oficina Auditoria la Seccional Ejecutivo Ejecutivo y Unidad ; La impresión este documento se consira No Controlado Pág. 4 6

5 18 Recibir y Evaluar la ofertas 19 Solicitar concepto Unidad Auditoria 20 Solicitar Autorización Sala 21 Otorgar Autorización en las citadas invitaciones berá indicarse por lo menos los bienes que se ofrecen, la fecha entrega las propuestas y las condiciones entrega y recibo los elementos, así como la vigencia la propuestas, y las condiciones necesaria para alantar el proceso permuta los bienes Se recibirán y evaluaran las propuestas presentadas conformidad con los lineamientos establecidos por la entidad y se adjudicará la propuesta mas conveniente para la Entidad. La Unidad Auditoria ejercerá control sobre la gestión cumplida en los procedimientos baja, para terminar que los mismos se cumplan acuerdo con las disposiciones l Acuerdo , las normas legales que regulan la materia, las políticas trazadas por la Sala y para verificar que se orienten al logro las metas y objetivos gestión previstos por la misma. Si los bienes a permutar son Equipo Computo o Vehículos, sin importar la cuantía la autorización para permutar estará exclusivamente en cabeza la Sala l Consejo Superior la Judicatura, en los más casos la contratación y autorización se realizarán conformidad con las disposiciones sobre legación contratación establecidas en los Acuerdos y La Sala l Consejo Superior la Judicatura mediante resolución autorizará al Ejecutivo la Donación los bienes dados baja por inservibles, o la permuta los bienes dados baja que sean Equipo cómputo o Vehículos. Las Salas s los Consejos Seccionales la Judicatura mediante resolución autorizará al Seccional la permuta bienes dados baja cuando la cuantía estos sea superior a 100 SMLMV Seccional y Jefe l Area la Seccional Comité Bajas y Permutas la DEAJ, por los comités bajas y permutas la seccionales o por los responsables las Áreas s Almacén, Contabilidad y Jurídica las secciónales cuando no exista comité bajas Unidad Auditoria y/o Jefe la Oficina Auditoria la Seccional Ejecutivo y/o es Seccionales La Sala l Consejo Superior la Judicatura y/o Las Salas s los Consejos Seccionales la Judicatura Ejecutivo y/o es Seccionales 22 Suscribir contrato Una vez autorizada la Donación o la Permuta los bienes dados baja se suscribirá el contrato así: En los casos Donación Bienes el Ejecutivo La impresión este documento se consira No Controlado Pág. 5 6

6 En los casos permutas equipo computo y vehículos el contrato lo suscribirá el Ejecutivo 7. REGISTROS CODIGO NOMBRE Resolución Baja 8. ANEXOS En los casos permuta bienes diferentes a equipo computo o vehículos, la suscripción l contrato la realizará el Seccional o el Ejecutivo según la cuantía. Acta Verificación Física y Contable Acta Verificación Técnica Elementos RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Ejecutivo y/o Seccional Almacenista y Contador Almacenista, técnico, empelado que se responsabilice su dictamen Formato Reintegro Elementos Devolutivos al Almacén Formato Resolución bajas. Formato Acta Verificación Física y Contable. Formato Acta Verificación Técnica. 9. CONTROL DE CAMBIOS LUGAR DE ARCHIVO Archivo Gestión Archivo Gestión Archivo Gestión CRITERIO TIEMPO DE DE RETENCIÓN ARCHIVO Cronológico El estipulado en la TRD DISPO SICIÓN Cronológico Cronológico La que dispong a la TRD Versión 00: Aprobada en sesión l Comité l SIGC l 09 septiembre Documento Inicial. Versión 01: Aprobada en sesión l Comité l SIGC l 05 noviembre Se incorpora el uso l Formato Reintegro Elementos Devolutivos al almacén. La impresión este documento se consira No Controlado Pág. 6 6