MANUAL DE MEDICIÓN DE CLIMA LABORAL

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1 VIGENCIA DESDE VERSIÓN CÓDIGO S P2 MANUAL DE MEDICIÓN DE CLIMA LABORAL ACTIVIDAD CARGO RESPONSABLE FIRMA Aprobado por: Revisado por: Viceministro Coordinador de Gestión Estratégica Director de Organizacional Director(a) de Talento Humano Analista de Desarrollo Institucional Elaborado por: Sergio Álvaro Sáenz Adriana Murillo Elisa Bravo FECHA Día/Mes/Año GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos Equipo consultor 09/03/2012 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 1/15

2 CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Elaboración del Manual de Medición de Clima Laboral Fecha de modificación Realizado por Nombre Cargo 09/03/2012 GEDLATIN S.A. Consultores VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2/15

3 INDICE 1 OBJETIVO ALCANCE USUARIO MARCO NORMATIVO POLÍTICAS INTERNAS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO INDICADORES GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS Anexo Nro. 1 Ficha de Medición de Clima Laboral Anexo Nro. 2 Informe de resultados de la Medición de Clima Laboral Anexo Nro. 3 Solicitud de Autorización de Medición de Clima Laboral VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3/15

4 1 OBJETIVO Visualizar, administrar e implementar mejores prácticas de procesos de transformación y desarrollo institucional orientadas a la mejora continua de la cultura organizacional, que conlleva a una madurez institucional. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para determinar áreas de satisfacción; luego de: diseñar, revisar,validar y aprobar instrumentos de medición de Clima Laboral en el Ministerio de Inclusión Económica y Social. 3 USUARIO Todos los servidores públicos de la Dirección de Organizacional del Ministerio de Inclusión Económica y Social, que requieren dar respuesta a la situación de Clima Laboral. 4 MARCO NORMATIVO NORMATIVA VIGENCIA PUBLICACIÓN Ley Orgánica de Servicio Civil y carrera Administrativa Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Inclusión Económica y Social 12de mayo del abril del 2008 R.O. Nro.16 del 12 de mayo del 2005 R.O. Nro. Edición Especial Nro. 130 del 8 de abril del 2008 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4/15

5 5 POLÍTICAS INTERNAS La ficha de medición de clima laboral que se utiliza en la encuesta, debe cubrir todos los aspectos de la situación de trabajo que se considere que están relacionadas con la satisfacción e insatisfacción de los servidores públicos. La ficha de medición mantendrá en anonimato la información recabada en la encuesta realizada durante las horas de trabajo. Se recomienda que la encuesta sea realizada a los funcionarios que como mínimo hayan laborado seis meses en el MIES. Previo a realizar la encuesta, deberá reunirse al personal a aplicar el instrumento a fin de efectuar una pequeña dinámica de grupo que permita romper el hielo y evitar temores de los funcionarios antes de llenar la encuesta propuesta. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5/15

6 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS 6.1 GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO Definir objeto de la medición del Clima Laboral Establecer las Unidades objeto de medición Entregar a los funcionarios del MIES la ficha de Medición de Clima Laboral Tabular los datos de la ficha de Medición de Clima Laboral Elaborar informe de resultados Trasladar resultados a las autoridades para la toma de decisiones Elaborar plan de acción para implementar mejoras Realizar seguimiento de los planes de acción VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6/15

7 6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS CICLO ACTIVIDAD RESPONSABLE Definir objeto de la medicióndel Clima Laboral Establecer las Unidades objeto de medición Entregar a los funcionarios del MIES la ficha de Medición Tabular los datos de la ficha de Medición de Clima Laboral Elaborar informe de resultados Trasladar resultados a las autoridades para acciones de mejora Elaborar plan de acción para implementar mejoras Analista de Organizacional3 Analista de Organizacional 3 Asistente de Organizacional 1 Asistente de Organizacional 1 Asistente de Organizacional 1 Analista de Organizacional 3 Analista de Organizacional 3/ Asistente de Organizacional 1/ Director de Organizacional DOCUMENTOS ENTRADA Memorándum de reunión Ficha de Medición de Clima Laboral DOCUMENTOS DE SALIDA Ficha de Medición de Clima Laboral Informe de resultados de Medición de Clima Laboral Planes de Acción VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7/15

8 8 Realizar seguimiento de los planes de acción Asistente de Organizacional Planes de Acción VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8/15

9 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9/15

10 7 INDICADORES CÓDIGO DE INDICADOR S,01,01,P2. G1 S P2.G2 DE PRODUCTO DE PROCESO KPI Porcentaje de Nivel de Satisfación Mediciones realizadas DEFINICIÓN OPERACIONAL Mide el porcentaje de satisfacción del personal en su ambiente de trabajo Mide el número de mediciones realizadas en la Organización MEDIDA FORMA DE CÁLCULO sumatoria de factores de cada capitulo / 100 # de servidores públicos encuestados / total de servidores públicos FUENTE DE CAPTURA DE DATOS Informe Anual Informe Annual CRECIMIENTO CONTROL NATURALEZA DEL INDICADOR META FRECUENCIA DE MEDICIÓN anual anual NIVEL ACTUAL No se conoce No se conoce jun-12 dic-12 tendecnia al 100% tendencia al 100% VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10/15

11 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO Nivel de Satisfacción.- Son las diferentes dimensiones o características de la Organización que se constituyen en condiciones que generan una satisfacción o insatisfacción en el servidor público. Clima Organizacional.- Es el conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directa o indirectamente por los servidores públicos, que se suponen son una fuerza que influye en la conducta personal. Evaluar.-Comprobar el nivel de satisfacción del personal mediante instrumentos técnicos diseñados. Ficha de Medición de Clima Laboral.- Documento estructurado donde se formulan preguntas a los servidores públicos, para que expresen su opinión sobre las áreas de satisfacción de la Organización. Medición Específica.- Medición del clima organizacional que se realiza con el fin de establecer el impacto de una acción específica en la satisfacción de los servidores públicos. Plan de Acción.- Es definir actividades, tiempos de ejecución, asignación de responsables y otros, orientados a mejorar elclima laboralde los servidores públicos con respecto a factores identificados como críticos. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11/15

12 9 ANEXOS Anexo Nro. 1Ficha de Medición de Clima Laboral FICHA DE MEDICIÓN DE CLIMA LABORAL NUESTRAS ESCALAS DE SATISFACCIÓN LABORAL Nombre de la Unidad: Fecha: Hay buena relación entre los miembros de la unidad. En mi unidad de trabajo circula la información y hay espíritu de colaboración y ayuda. La unidad me estimula para mejorar mi trabajo. Su participación en las decisiones de su unidad, departamento o sección Sus colegas de su grupo de trabajo Atención que se presta a sus sugerencias Reconocimiento que se obtiene por un buen trabajo. La autonomía que usted tiene para planificar su propio trabajo. Con respecto a la libertad que se le otorga para elegir su propio método de trabajo. El apoyo administrativo que usted recibe. La iluminación de su lugar de trabajo La ventilación de su lugar de trabajo. El entorno físico y el espacio de que dispone en su lugar de trabajo Las condiciones físicas en las cuales usted desarrolla su trabajo. La temperatura de su local de trabajo. La limpieza, higiene y salubridad de su lugar de trabajo. La disponibilidad de recursos tecnológicos en su lugar de trabajo I Satisfacción por el trabajo en general k = 8 a =0,910 II Satisfacción con el ambiente físico del trabajo k = 7 a =0,897 (a = 0,899 sin ítem 19) Las oportunidades que le ofrece su trabajo de hacer las cosas que le III Satisfacción gustan con la forma en Las satisfacciones que le produce su trabajo por si mismo que realiza su Las oportunidades que le ofrece su trabajo de realizar las cosas en trabajo que usted destaca. Los objetivos, metas y/o tasas de producción que debe alcanzar. k = 6 Con su relación con sus autoridades más inmediatas. El apoyo que recibe de sus superiores. a =0,868 Las oportunidades de hacer carrera funcionaria que le ofrece su institución. Las oportunidades de continuar su perfeccionamiento que le ofrece la institución. La estabilidad en sus funciones de su trabajo La "igualdad" y "justicia" de trato que recibe de su institución. IV Satisfacción con las oportunidades de desarrollo VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12/15

13 El grado en que su institución cumple los convenios, las disposiciones y leyes laborales. Su grado de satisfacción general con esta Institución. Las oportunidades de promoción con que se cuenta La proximidad y frecuencia con que es supervisado. La supervisión que ejercen sobre usted La forma en que sus superiores juzgan su tarea La forma en que usted es dirigido k = 7 a =0,834 V Satisfacción con la relación subordinado - supervisor k = 4 a =0,904 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 13/15

14 Anexo Nro. 2Informe de resultados de la Medición de Clima Laboral MEMORANDO No. xxxxxxxxxx PARA: xxxxxxxxxxxxxxxx COORDINADOR DE GESTIÓN ESTRATEGICA ASUNTO: Informe de resultados de la medición del clima laboral. FECHA: Quito, xxxxxxxxxx de xxxxx Presento a usted señor Coordinador, el informe correspondiente. Atentamente, XXXXXXXXXXXX ANALISTA DE LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS 2 Juntos por el Buen Vivir Robles E3-33 y Páez Quito Ecuador Teléfonos: VERSIÓN: 2 PÁGINA: 14/15

15 Anexo Nro. 3Solicitud de Autorización de Medición de Clima Laboral MEMORANDO No. xxxxxxxxxx PARA: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx COORDINADOR DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS ASUNTO: Solicitud de Autorización de medición de clima laboral. FECHA: Quito, xxxxxxxxxx de xxxxx Solicito a usted señor Coordinador, la autorización para llevar a cabo el proceso de medición de clima laboral, mediante el procedimiento xxxxxxxxxxxxxxx. Atentamente, DIRECCIÓN DE CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL VERSIÓN: 2 PÁGINA: 15/15