Dirección de Comunicaciones Rectoría MANUAL DE MEDIOS INSTITUCIONALES

Transcripción

1 Dirección de Comunicaciones Rectoría MANUAL DE MEDIOS INSTITUCIONALES A continuación, encuentre la guía para los siguientes procedimientos institucionales: Comunicaciones institucionales. Medios de comunicación institucional. Directrices para documentos institucionales. Envíos masivos. Comunicaciones institucionales Existe el Consejo Editorial que se reúne una vez a la semana y es el encargado de recopilar, analizar y difundir en los diferentes medios internos y externos, de acuerdo a su pertinencia, la información que genera la Universidad. Todo mensaje emitido por la Pontificia Universidad Javeriana Cali debe armonizar con su Misión y Visión institucional y debe ayudar a construir integralmente la marca Javeriana Cali. Todo documento institucional debe seguir los lineamientos del manual de Identidad Visual Corporativa. El logotipo de la Universidad es inmodificable. Su uso y aplicación debe ser aprobado por la Dircom. Todo comunicado interno y externo debe ser coordinado, producido y/o aprobado por la Dircom. Para publicaciones académicas se deben seguir los procedimientos del Sello Editorial de la Vicerrectoría académica. Todo video, material impreso, televisión, radio, medios virtuales, etc., es coordinado desde la Dircom con la dependencia que necesita generarlo. La información debe ser manejada con criterio y de acuerdo con los siguientes parámetros: - Priorizar si es de interés general o particular A quién le interesa? - Evitar el exceso y bombardeo de información. - Determinar siempre el público al cual va dirigida. - Determinar el medio interno más adecuado para su divulgación. No todo es para todos. Para responder a las necesidades de divulgación de información y comunicación, en cada unidad existe un corresponsal encargado de direccionar acciones de comunicación e información. El corresponsal será el puente entre la unidad y la Dircom. Es corresponsabilidad de la Comunidad Javeriana:

2 Cada miembro de la Comunidad Educativa Javeriana comunica a la institución a través de sus propios valores, modo de proceder y actitud. Los miembros de la Comunidad Universitaria Javeriana velarán por mantener una actitud positiva frente a su Institución, a pesar de los disensos. Los integrantes de la Comunidad Universitaria Javeriana velarán por tener una excelente relación con sus egresados y generarán espacios de participación. La Comunidad Universitaria Javeriana asumirá posiciones de opinión con responsabilidad y compromiso. No deberán temerle al debate y posiciones encontradas. Deberán compartir información que pueda ser de interés a la opinión pública. Deberán divulgar los resultados de investigaciones que sean de interés o que impacten a la sociedad. Medios de comunicación Para responder a las necesidades de comunicación de los públicos internos de la Universidad (estudiantes, profesores, colaboradores) la Universidad Javeriana cuenta con diversos medios institucionales que apoyan esta labor. Se priorizarán los medios digitales para divulgación de información interna: portal, correo electrónico, banners, redes sociales. La utilización de otros medios se justificará en la medida en sea realmente necesario. Cualquier medio de comunicación propuesto por las dependencias debe tener un plan editorial que garantice su continuidad y contar con el acompañamiento y aprobación de la Dircom Las carteleras se utilizarán de manera racionalizada y se implementarán en el campus cuando la información sea de interés general para la Comunidad Universitaria Javeriana. Si es de interés particular, será utilizada únicamente en la unidad correspondiente. Quien requiera enviar correos masivos directos debe solicitar a la Dircom. Si es necesario o relevante enviar alguna información, solo se hará con el aval de la Dircom. Consejo Editorial Se reúne semanalmente en la Dirección de Comunicaciones. Brinda apoyo en la divulgación de las actividades informadas. Asisten personas encargadas de comunicaciones internas y externas Carteleras Las carteleras, son los únicos lugares (medios) del Campus donde está autorizado pegar y publicar avisos o afiches. Tanto las paredes, como las puertas, mesas y ventanas no son aptas para tal fin. Se dará prioridad a contenidos de carácter académico.

3 La Dircom aprueba la ubicación de nuevas carteleras y wall papers y el retiro de los mismas en la Universidad, teniendo en cuenta criterios estéticos (color, tamaño, diseño, etc.) y pertinencia. Las solicitudes deben realizarse basándose en los acuerdos de servicio establecidos. Horarios de recepción de materiales para publicar en carteleras. (fecha límite de entrega; viernes hasta las 4 de la tarde). Se actualizarán semanalmente. El tamaño mínimo de los afiches es mínimo de 30 x 44 centímetros y tamaño máximo medio pliego. (tamaños más pequeños son considerados volantes, los cuales no se pueden ubicar en las carteleras). En caso de que llegue información para carteleras fuera de los tiempos establecidos, la Dircom revisará la posibilidad de llamar nuevamente al monitor, pero los gastos de sus horas de trabajo corren por cuenta de la dependencia que lo requiera. Wallpapers, pendones, correos masivos, pantallas y banners La Dirección de Comunicaciones es la directa y única responsable de manejar estos medios. La programación, autorización o envío de éstos están coordinados por la Dirección de Comunicaciones. Para realizar la solicitud y autorización de wallpapers, y envío correos masivos, debe escribir un correo a la corresponsal de comunicación asignada. Para la ubicación de pendones y pasacalles la Dirección de Comunicaciones se encargará realizar un requerimiento a la oficina de Servicios Operacionales. Las solicitudes deben realizarse teniendo en cuenta los acuerdos de servicio establecido. Banner Noticia x 350 Pixeles Banner Programa académico x 400 Pixeles Banner Home x 500 Pixeles Banner Comunidad x 300 Pixeles Banner Comunidad ORI (Nuevo) x 300 Pixeles Banner Departamento x 300 Pixeles Wallpaper x 768 Pixeles ing x1500 Pixeles (Máximo) Pantalla financiación - 720x380 Pixeles Pantallas x954 Pixeles Medidas de las estructuras

4 Entrada Peatonal Capilla Educación Continua

5 Samán Entrada Vehicular (1)

6 Directrices documentos institucionales Toda institución posee su propia identidad. Ella suele plasmarse en los documentos institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su cultura. La identidad de una Institución se basa en los ideales, principios y valores que la inspiran y que constituyen su carácter distintivo; es decir, lo que la hace única en sí y distinta de todas las demás; es su identidad interior. Por otra parte, toda Institución que se respete posee además su propia identidad visual: el logotipo, la imagen, la figura o el símbolo que la identifica y la hace inmediatamente distinguible; es la imagen única que está presente en todos sus productos y en todas sus formas de expresión y de presentación. Los ejemplos abundan en el mundo de los negocios; también en el mundo universitario 1. El Consejo Directivo Universitario, el 15 de octubre de 2003, aprobó el Manual de Identidad Visual de la Pontificia Universidad Javeriana. Dicho Manual tiene como objetivo garantizar la adecuada utilización de los elementos gráficos que identifican a la Universidad. Comenzó a regir a partir del 1 de julio del año Así mismo, expidió el Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones Universitarias el 11 de noviembre de Teniendo en cuenta esta normatividad, ante la variedad heterogénea que se expresa en los diferentes documentos Institucionales y que hace difícil una clara y precisa identificación visual de nuestra institución, se entrega a la Comunidad Educativa de la Seccional estas precisiones que contiene directrices para la aplicación de la identidad visual en la producción de documentos institucionales, entendiendo por éstos, los productos impresos, electrónicos y audiovisuales relacionados con programas académicos conducentes a título, de Educación Continua, eventos, campañas institucionales, así como los materiales de presentación institucional, de divulgación de gestión y las publicaciones del Sello Editorial. Para la producción de todo documento institucional y de aquellos en que la Universidad tenga presencia, se debe aplicar lo dispuesto en el Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones de la Pontificia Universidad Javeriana (Anexo 1) y en el Manual de Identidad Visual. Para hacer prácticas dichas disposiciones, se podrán adoptar transitoriamente otros símbolos para la identificación o promoción de eventos, campañas y programas no académicos. En el ámbito de la Seccional estas excepciones requieren de aprobación previa del Director de Comunicaciones. Se entiende por evento la actividad transitoria que transcurre en un período de tiempo específico y que, por su carácter promocional o de convocatoria, requiere diferenciarse y posicionarse claramente entre sus públicos específicos. Se entiende por campaña un conjunto de mensajes divulgados en un período de tiempo transitorio y específico, que, por su carácter de convocatoria, requiere motivar a un público para la apropiación de ideas o conductas. Se entiende por programa, un proyecto generado por una dependencia para un período de tiempo transitorio, cuyas actividades se encaminan a presentar temáticas y objetivos específicos que, por su carácter de convocatoria, requiere diferenciarse y posicionarse entre los públicos específicos. Se advierte que Esta definición no aplica en el caso de los programas académicos. 1 Consejo Directivo Universitario, Manual de Identidad Visual de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá, julio 1de 2004.

7 Las unidades encargadas de la producción de los documentos institucionales atenderán y trabajarán coordinadamente entre ellas, cuando así se requiera, de acuerdo con las solicitudes de las dependencias solicitantes, haciéndolas partícipes del proceso en sus diferentes etapas como la revisión de diseños, pruebas, etc. Para ofrecer una adecuada asesoría, tendrán en cuenta la pertinencia, objetivos, público al que va dirigido el documento y presupuesto asignado, así como la correcta aplicación del Manual de Identidad Visual. Para las comunicaciones internas se debe sustituir, en lo posible, el uso de impresos, por el uso de los medios electrónicos que ofrece la intranet (tarjetas de invitación, comunicados, nombramientos, noticias, etc.). El servicio de diseño gráfico e impresión de los documentos institucionales debe ser atendido por proveedores certificados y autorizados por la Universidad. Dichos proveedores deben garantizar pleno conocimiento y manejo del Manual de Identidad Visual y del Sistema Gráfico de Marca de la Universidad Pautas para realizar publicaciones en las redes sociales institucionales: página en Facebook Universidad Javeriana Cali y consulte el Manual de Redes Sociales.