Procedimiento. Gestión de la Comunicación Institucional Código: PR-C-PA-02. Revisión: 00. Fecha de Emisión: Marzo de Page: 1 of 6.

Transcripción

1 Page: 1 of 6 Elabora: Revisa: Aprueba: Valeri L. López Enlace de la Dirección Dirección de Comunicación Lic. Jorge Bravo Subdirector Dirección de Comunicación Lic. Humberto Castillo Marín Director Dirección de Comunicación

2 Page: 2 of MAPA DEL PROCESO FLUJO GRAMA DEL PROCESO PROCESO:COMUNICACIÓN SUB PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL UNIDAD: DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN CÓDIGO: FP-C-PA-01 UNIDADES ADMINISTRATIVAS / CLIENTE EXTERNO DIRECTOR/SUBDIRECTOR JEFE DE DEPARTAMENTO COLABORADOR INICIO Recibe requerimiento (Plan Anual Control de asignaciones) 2 Remitir requerimiento (correo electrónico, nota o verbal) Remite al Despacho para aprobación Si Requiere aprobación Recibir la instrucciòn coordinar y asignar al personal requerido para la actividad a realizar (correo electrònico) Recibe asignación El Despacho recibe revisa y aprueba El Despacho remite instrucción Recibe instrucción Asigna al Departamento para ejecutar instrucción Recibe actividades para revisión y aprobación Si 3 Revisar la ejecución de las actividades Requiere visto bueno del Director? Ejecutar según instrucción y remitir al superior 1. Prensa 2.Arte 3. Impresión 4.Ferias 5.Protocolo 6.encuestas y otros 1 Recibe resultado para aprobación Remitir resultado a la Unidad Administrativa / Despacho Se aprueba el trabajo realizado? Se entrega el trabajo realizado a la Unidad Administrativa / Despacho Se aprueba el trabajo realizado? Remitir para la corrección de la solicitud Remitir para la corrección del trabajo 1 Sí 3 2 Emitir Visto Bueno de la solicitud Recibir el Visto Bueno de la solicitud Recibir y archivar respuesta de la solicitud FIN

3 Page: 3 of DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Responsable Actividad 1 Unidades Administrativas y Clientes Externos Remite requerimiento. La Unidad Administrativa u organizaciones externas al Tribunal Electoral remiten solicitudes a la Dirección de Comunicación para ser atendidos en actividades que guardan relación con la Dirección. Los principales servicios que brinda la Dirección son: - Prensa: Coberturas institucionales, elaboración de notas de prensa, audiovisuales, monitoreo de noticias y elaboración del Boletín Informativo - Diseño Gráfico: Elaboración y diagramación de la Revista Mundo Electoral, elaboración y edición de material gráfico, manejo del mercadeo del Servicio de Verificación de Identidad. - Impresión: Impresión de documentos - Ferias y Protocolos - Organización y logística de eventos institucionales ta: Preferentemente las solicitudes deben ser enviadas una semana antes de la publicación, tomando en cuenta el mecanismo que se desea para realizarla. 2 Director/ Subdirector Recibe requerimiento Una vez que ha sido recibida la solicitud en la Dirección de Comunicación, se analizan los requisitos del servicio solicitado o la instrucción recibida y se verifica si requiere aprobación del Despacho Superior Si se requiere aprobación se remite al Despacho para la aprobación del mismo. Cuando se reciba la aprobación de la solicitud se asigna la misma al departamento que corresponda. La asignación se hace formal en el formato de Control de Asignaciones F01(PR-C-PA-01)A Si no requiere aprobación se asigna al Departamento que corresponda para ejecutar la instrucción. La asignación se hace formal en el formato de Control de Asignaciones F01(PR-C-PA-01)A. 3 Jefe del Departamento Recibe, coordina y asigna la instrucción El Jefe del Departamento recibe la instrucción, coordina y asigna el personal correspondiente de acuerdo al requerimiento específico y al control de asignaciones. (Ver formato de Control de Asignaciones F01(PR-C-PA-01)A.

4 Page: 4 of 6 Responsable Actividad 4 Colaborador Recibe asignación El colaborador o los colaboradores asignados por el Jefe recibirán la asignación y procederán de acuerdo a la instrucción. Los colaboradores de los departamentos de la Dirección de Comunicación ejecutan las actividades planificadas para la realización de sus Planes Operativos e incorporarán aquellas asignaciones o instrucciones recibidas y las atenderán través de las siguientes acciones: Asignaciones relacionadas al Departamento de Información y sus secciones: Prensa y Audiovisual 5 Colaborador Las instrucciones o asignaciones serán ejecutadas de la siguiente forma: Asignaciones relacionadas al Departamento de Información. Sección de Prensa Cobertura institucional y elaboración de notas de Prensa IT-01 (PR-C-PA-01)A Monitoreo de noticias IT-02 (PR-C-PA-01)A Elaboración del Boletín Informativo IT-03 (PR-C-PA-01)A Sección de Audiovisual Manejo de la Sección de Audiovisual IT-04 (PR-C-PA-01)A. Asignaciones relacionadas al Departamento de Relaciones Públicas y Protocolo. Organización y logística de eventos institucionales IT05 (PR-C-PA- 01) A Asignaciones relacionadas al Departamento de Imprenta y su Sección de Diseño Gráfico. Las instrucciones asignaciones serán atendidas a través órdenes de trabajo F06()A del Departamento de Imprenta de la siguiente forma: Departamento de Imprenta Procedimiento de Impresión de Documentos ()A Sección de Diseño Gráfico Elaboración y diagramación de la Revista Mundo Electoral IT-06 (PR-C-PA-01)A Elaboración de Material Gráfico IT-07 (PR-C-PA-01)A Manejo del Mercado del Servicio de Verificación de Identidad IT-08 (PR-C-PA-01)A.

5 Page: 5 of 6 Responsable Actividad 6 Jefe del Departamento Revisar la ejecución de las actividades. El jefe del departamento revisa la ejecución de las actividades y verifica si requiere visto bueno del Director Si requiere visto bueno del Director lo remite al Director/Subdirector para que revise las actividades, y si aprueba el trabajo realizado remite el resultado a la Unidad Administrativa /Cliente Externo. Si se requiere visto bueno del Director y no se aprueba el trabajo realizado, se le remite al Jefe del Departamento para gestionar correcciones del trabajo realizado Si no requiere visto bueno del Director se entrega el trabajo a la Unidad Administrativa/Cliente Externo (solicitantes). 7 Unidades Administrativas/ Cliente Externo Recibe resultado para aprobación. La Unidad administrativa/cliente externo recibe el resultado para aprobación Si aprueba el trabajo realizado, emite el Visto Bueno de la solicitud al Director /Subdirector de Comunicación Si no aprueba el trabajo realizado, lo remite al Director/Subdirector de la Dirección de Comunicación para la corrección de la solicitud. 8 Director/ Subdirector 10 Jefe de Departamento Recibe Visto Bueno El Director/Subdirector de la Dirección de Comunicación recibe el visto bueno de la Unidad Administrativa/Cliente Externo (solicitantes) y lo envía para archivo al departamento que corresponda. Recibe y archiva El Jefe del departamento recibe la respuesta de la solicitud y archiva la misma. 6.0 REFERENCIAS DOCUMENTALES Código N/A mbre del documento aplica 7.0 DEFINICIONES N/A aplica

6 Page: 6 of REGISTROS Código mbre Gestión de la Comunicación Institucional IT-01 ()A Cobertura institucional y elaboración de notas de Prensa Tiempo de almacenaje Responsable de mantener 1 año Dirección de Comunicación 1 año Departamento correspondiente IT-02 ()A Monitoreo de ticias IT-03 ()A Elaboración del Boletín Informativo IT-04 ()A. Manejo de la Sección de Audiovisual IT05 ()A. Organización y logística de eventos institucionales (PR-C-PA-03)A Procedimiento de impresión de documentos IT-06 (PR-C-PA-03)A Elaboración y diagramación de la Revista Mundo Electoral IT-07 (PR-C-PA-03)A Elaboración de material gráfico IT-08 (PR-C-PA-03)A Manejo del mercado del servicio de Verificación de Identidad 9.0 CONTROL / HISTORIAL DE CAMBIOS Control / Historial de Cambios Revision Fecha Autor Descripción del(los) Cambio(s) Marzo 2012 Dirección Primera revisión del documento.