PROCEDIMIENTO PARA EL APOYO PROTOCOLARIO DE LOS EVENTOS INSTITUCIONALES COD. CI-P-02. Pedro Rodriguez Apoyo a procesos

Transcripción

1 COD. CI-P Se actualizó la imagen institucional en conmemoración de los 40 años de la institución. Se actualizó el procedimiento según los lineamientos nuevos establecidos. 0 Documento inicial Pedro Rodriguez Apoyo a procesos Pedro Rodriguez Apoyo a procesos Olarys J. Magdaniel Jefe Asesora de Protocolo Eicer Mejía Apoyo a procesos Eicer Mejía Apoyo a procesos Comité del SIGUG Milena Moscarella Asesor Comunicaciones Milena Moscarella Asesor Comunicaciones Carlos A. Robles J. Rector REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: CI-P-02 Página 1 de 6 REV.1 / ABR / 15

2 CONTENIDO Pág. 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO GENERALIDADES POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DETALLADA AUTORIDAD FORMATOS... 6 CI-P-02 Página 2 de 6 REV.1 / ABR / 15

3 1. OBJETO Definir las actividades para la organización de los eventos institucionales en materia de. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del apoyo por parte de las dependencias y lideres de procesos y termina cuando se da cumplimiento del apoyo requerido. 3. REFERENCIAS Ley 872:2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad, Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones, Ley 87:1993 Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Acuerdo 042:2002, por lo cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regulan el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley 594, Resolución 0359:2010. Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770:2011. Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010. Que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Estatuto General de la Universidad de La Guajira. Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestión. SIGUG. NTCGP Sistema de gestión de la calidad. Requisitos. MECI 1000:2005. Modelo estándar de control de interno. 4. DEFINICIONES Procedimiento. Documento del Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG) que establece la forma específica para llevar a cabo un conjunto de actividades que hacen parte de un proceso. Describe qué debe hacerse, quién debe hacerlo, cuándo, dónde, cómo se hace y los recursos que son necesarios. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. CI-P-02 Página 3 de 6

4 Protocolo. Es una regla ceremonial diplomática establecida por decreto, el cual trasciende las normas de urbanidad, buenas maneras y comportamiento social y se relaciona con el respeto que nos debemos los unos a los otros. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES La asesora de es responsable por la implementación y divulgación de este procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todo evento que se realice al interior de la Universidad debe ser apoyado por la Oficina de Protocolo. La solicitud de refrigerios y almuerzos cuando el evento lo amerite deberá hacerse con ocho (8) días de anticipación. La solicitud de apoyo a la Oficina de Protocolo deberá hacerse con tres (3) días de anticipación al evento. CI-P-02 Página 4 de 6

5 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/ TIEMPO El jefe de la dependencia Jefe de 1. Solicitud de apoyo a Según interesada solicita el apoyo a la Dependencia evento solicitudes Oficina de Protocolo. Interesada 2. Registro de solicitud 3. Gestión 4. Gestión de refrigerios y almuerzo analiza la solicitud para atender la necesidad. Es remitido a recursos académicos mediante correo electrónico información de los eventos programados, para que se asigne el equipo de trabajadores para organizar el lugar donde se va a realizar el evento. En caso de que el evento requiera almuerzos y refrigerios se solicita a la oficina de a través de oficios detallando cantidad y fecha. 5 minutos 3 día DOCUMENTO SOPORTE Oficio de Requerimiento Oficio de solicitud 8 día Oficios, PUNTO DE CONTROL X 5. Apoyo al evento Se adecua el lugar para la realización del evento. y equipo de apoyo Según la necesidad CI-P-02 Página 5 de 6

6 6. AUTORIDAD Jefe Protocolo. 7. FORMATOS CI-P-02 Página 6 de 6