PROCEDIMIENTO GENERAL

Transcripción

1 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO GENERAL Elaborado por Aprobado por

2 Página 2 de 9 DEFINICIONES: La definición, según la norma ISO 9000:2005 es la siguiente: Documento: Información y su medio de soporte. EJEMPLOS: Registro, especificación, procedimiento documentado, plano, informe, norma. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo: el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo: el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo: el requisito de ser recuperable). Especificación: Documento que establece requisitos. NOTA Una especificación puede estar relacionada a actividades (por ejemplo: procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba), o a productos (por ejemplo: una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano). Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. NOTA Los manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular. Plan de la calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. NOTA 1 Estos procedimientos generalmente incluyen a los relativos a los procesos de gestión de la calidad y a los procesos de realización del producto. NOTA 2 Un plan de la calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de la calidad o a procedimientos documentados. NOTA 3 Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la planificación de la calidad.

3 Página 3 de 9 PROCEDIMIENTO El objeto de este Procedimiento de actividad es describir el sistema utilizado para elaborar, controlar, archivar, distribuir y modificar toda la documentación del sistema de gestión integrado, tanto de origen interno como externo, así como evitar el uso de documentación obsoleta. Este procedimiento afecta a todos los documentos que tengan relación con el sistema de gestión integrado implantado en la Organización. El control de los documentos se define para: Verificar y aprobar los documentos antes de su distribución. Revisar los documentos y actualizarles, identificando en todo momento la edición en vigor. Asegurar que los documentos se encuentran distribuidos en los lugares apropiados y se mantienen en buen estado (legibles). Asegurar la identificación y distribución de los documentos de origen externo. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: 1.- ESTRUCTURA DOCUMENTAL La documentación desarrollada por la Organización para soportar su Sistema de Gestión integrada se compone de los siguientes documentos: Manual de calidad (o de gestión integrada): Este documento es la base del Sistema de Gestión de la Calidad y/o integrado. En él se determina el campo de aplicación del Sistema de Gestión, incluyendo la justificación de las exclusiones, y se hace referencia a los Procedimientos y Procesos. Incluye la Política de la Calidad y/o ambiental de la Organización y un breve comentario de la aplicación de cada uno de los puntos de las Normas que estén integradas (UNE-EN-ISO 9001:2008, UNE EN-ISO 14001:2004, ). Procedimientos Generales: Estos documentos del Sistema de Gestión desarrollan el Manual de la Organización describiendo la forma específica de llevar a cabo una determinada actividad. La codificación de los Procedimientos es PG-XXX. Procesos: Determinan el sistema de actividades que utilizan recursos para transformar unas entradas en salidas que satisfagan las necesidades y/o requisitos del cliente (interno y/o externo). La codificación de los Procesos es PRO-XXX.

4 Página 4 de 9 Procedimientos Técnicos (o Instrucciones Técnicas): Los Procedimientos Técnicos describen cómo se realiza una operación técnica. Su codificación es: PT-XXX. Pautas de inspección: Las pautas de inspección son documentos en los que se indica la manera de realizar las inspecciones aplicables en la Organización. Las pautas de inspección se codifican como INS- XXX. Especificaciones Técnicas: Las especificaciones técnicas son documentos que describen las características de un producto o servicio, sus requisitos y los criterios de aceptación. Se codifican con una referencia única. Impresos y Formularios: Los impresos y formularios sirven para plasmar en ellos la ejecución efectiva de las actividades. Una vez se hayan cumplimentado los impresos y formularios con éstos se transforman en Registros o datos, que permitirán llevar a cabo el seguimiento del cumplimiento de lo establecido y determinar la eficacia del control definido. Se codifican F-XXX. Otros Documentos: Documentos no elaborados en la Organización ni de carácter normativo o legislativo pero necesarios para la gestión de la Organización (p.e. catálogos, manuales técnicos, ). 2.- CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN INTERNO. Los documentos de origen interno son los que se realizan, revisan y aprueban en la Organización. Estos documentos incluyen todos los documentos que se relacionan en el apartado 1. Los documentos que definen el sistema integrado de la Organización pueden estar en soporte informático, en soporte papel o en ambos soportes. En el siguiente esquema se determina quienes son los responsables de elaborar, revisar y aprobar cada uno de los documentos del Sistema de Gestión y el soporte en el que se pueden encontrar: Documento Elabora Revisa y Aprueba Soporte Manual Calidad Dirección GESISO y papel Procedimientos Calidad Dirección GESISO Procesos Calidad y Departamento Dirección GESISO y papel Procedimientos Técnicos Departamento Dirección GESISO y papel Pautas de Inspección Departamento Dirección GESISO y papel Especificaciones Calidad y Departamento Dirección GESISO y papel Impresos y Formularios Departamento Dirección GESISO y papel

5 Página 5 de 9 Todos los documentos estarán en soporte informático en el programa GESISO. Se imprimirán copias en papel en aquellos casos en los que los usuarios de la documentación no puedan acceder al programa GESISO. El acceso al programa GESISO se realiza mediante la asignación de autorizaciones de acceso (usuarios autorizados) mediante contraseñas y determinando los derechos de usuario (acceso total, elaboración de documentos, alta y modificación de registros, modificación parcial de registros y solo lectura). Menú Principal Utilidades Gestión de Usuarios 3.- CIRCUITO DEL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Elaboración de borradores y modificación de documentos en vigor. Menú Principal Documentación La elaboración de los borradores de la documentación se realiza sobre el programa GESISO en la pantalla que le corresponda según el tipo de documento y aplica a los nuevos documentos que se realicen o a la modificación de documentos ya existentes.

6 Página 6 de 9 La elaboración del borrador del documento lo realizará el responsable indicado en la tabla del punto 2 de este procedimiento. La redacción del borrador del documento se debe realizar de forma clara y concisa, para conseguir un documento práctico que sea entendido en todos los niveles de la organización, asimismo debe ser coherente con la política de la Organización. El borrador se identifica poniendo delante del código las siglas BO-. Esta acción la realiza el programa GESISO automáticamente. Los borradores de los procedimientos pueden distribuirse de forma informática a través del programa GESISO para que se realicen sugerencias sobre el contenido del mismo. En este caso, en la pantalla que presenta el procedimiento, se debe indicar que es un borrador. Las modificaciones en el Manual se realizarán en el archivo informático. En este caso el Responsable del sistema integrado es el encargado de realizar las modificaciones. Las modificaciones que se efectúen en una hoja afectan a todo el capítulo. El Responsable del sistema integrado refleja las modificaciones realizadas en el listado de modificaciones e indicará, en el encabezado de cada hoja perteneciente al capítulo modificado, el índice de revisión (nº de cambios que ha sufrido). Se deben realizar copias de las hojas modificadas y sustituirlas por las antiguas en todos los Manuales de Calidad entregados, excepto en los que se entregaron a empresas ajenas que no están sujetos a revisiones. Las hojas obsoletas se destruyen. En el cuadro de firmas del pie de la segunda página del Manual, debe figurar la fecha de la última hoja modificada, sirviendo como fecha de la última revisión del Manual de Calidad Revisión de Borradores. El responsable designado tabla del punto 2 de este procedimiento para la revisión y aprobación del documento revisará el mismo sobre el programa GESISO con el fin de comprobar: Que el borrador refleja correctamente el fin que se pretende con su redacción. Que el borrador está redactado de una forma clara y concisa y se entiende su finalidad. Que la actuación recogida en el borrador es coherente con la Política de la Organización. Que el borrador contempla los requisitos de la Norma de Gestión aplicable y los legales y reglamentarios que le pudieran afectar a la actuación que desarrolla. Si la revisión no es correcta se notifican los aspectos a modificar al responsable que ha realizado el borrador. Una vez realizadas las modificaciones se vuelve a revisar el borrador. Si la revisión es correcta se continúa en el siguiente punto de este procedimiento.

7 Página 7 de Aprobación de Borradores. Menú Principal Documentación Control de Documentos Aprobar Documentos La aprobación de los borradores de la documentación se realiza sobre el programa GESISO mediante la firma electrónica de las personas que han elaborado, revisado y aprobado el borrador. Se debe reflejar en la aprobación del documento: Fecha de la aprobación. Nombre de la persona que ha elaborado el documento. Nombre de la persona que ha revisado y aprueba el documento. Una vez aprobado el borrador se convierte en documento en vigor. El programa GESISO le asignará automáticamente un numero de edición (se inicia en 01). Una vez aprobado el documento se debe reflejar si el documento es la edición inicial o los cambios que se han realizado en sobre una edición anterior en el caso de modificaciones a un documento existente. En el caso de modificaciones de documentos existentes, cuando se apruebe el borrador, el documento modificado se queda obsoleto, identificándose poniendo delante del código del documento las letras OB-. Los documentos obsoletos no se pueden modificar ni distribuir. 4.- DISTRIBUCIÓN Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN INTERNO. Toda la documentación del sistema de gestión que este aprobada estará distribuida electrónicamente mediante el programa GESISO a todos los usuarios autorizados a acceder al mismo. La distribución en copia papel de los documentos se realizará en aquellos casos en los que los usuarios de la documentación no puedan acceder al programa GESISO.

8 Página 8 de 9 Menú Principal Documentación Control de Documentos Control de Distribución En estos casos se imprimirán las copias necesarias del documento a distribuir. En las copias en soporte papel que se distribuyan deben figurar, en el pié de la primera página, los nombres de las personas que han elaborado y revisado y aprobado el documento, y en todas las hojas que componen el mismo, la edición, fecha de edición y paginado. Se debe reflejar en el programa GESISO la distribución de los documentos en soporte papel. Cuando la distribución de un documento en copia de papel se debe a un cambio de edición por modificación del documento anterior, el Responsable del Sistema recogerá los documentos obsoletos en soporte papel y los destruirá. 5.- CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN EXTERNO. Menú Principal Documentación Legislación y Normativa Se considera documentación de origen externo a todas aquellas leyes, normas, manuales o cualquier otro documento que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad y que no hayan sido elaborados en la Organización.

9 Página 9 de 9 El código de estos documentos está formado por la letra "O" (de otros) y un número correlativo de tres cifras separado por un guión "-". Ejemplo: O-002. En el caso de legislación de carácter ambiental o de otro tipo de otros sistemas de gestión el código estará formado por las letras "LEG" y un número correlativo de tres cifras separado por un guión "-". Ejemplo: LEG-002. El Responsable del Sistema tiene la responsabilidad de que se disponga en la Organización de las leyes de obligado cumplimiento que afecten a las actividades de la Organización y de realizar el seguimiento de las mismas para actualizarlas en caso necesario. La documentación de origen externo se controlará mediante el programa GESISO. Para ello, se reflejará de cada documento la siguiente información: Título del documento. Explicación del momento o actividad en la que se aplica el documento. Indicación de si el documento es relevante. Indicación del tipo de documento (ley, norma, ) Indicación del Nivel de Organización que debe cumplir lo especificado en el documento. Indicación del Nivel de Organización que debe vigilar la actualización del documento. Edición del documento y emisor del mismo. En caso de que no aplique todo el documento, definición de las partes del mismo aplicables. Dirección WEB donde se encuentra el documento (en su caso) Extracción de requisitos legales, normativos, contractuales, del documento aplicables a la Organización La distribución de la documentación de origen externo la realizará el Responsable del sistema a los lugares que considere oportunos que deben ser los departamentos donde se deba utilizar dicha documentación. Los lugares de distribución quedarán reflejados en el programa GESISO según se explica en el punto 4. La actualización de la documentación de origen externo aplicable a la Organización se realiza por el Perfil de la Organización indicado en el programa GESISO basándose en informaciones provenientes de organizaciones y agrupaciones del sector en el que opera la Organización, de Entidades de Normalización, de documentación oficial (BOE, etc.), de consulta en páginas Web especializadas,...