INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

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1 Página 1 12 INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE ORGANISMOS PROCESO NIVEL 1: PROCESO NIVEL 2: 4. PROCESO EJECUCIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN 4.2 EJECUCIÓN EVALUACIÓN ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Director Técnica ( E ) Coordinador Sectorial Sistemas Gestión Director Gestión Desarrollo Y Mejora es - certificación Sistemas Gestión Director Ejecutivo

2 Página 2 12 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. VINCULACIÓN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 6. PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS 9. CONTROL DE REGISTROS 10. AUTORÍA 11. CONTROL DE CAMBIOS 12. ANEXOS

3 Página OBJETIVO Establecer la metodología utilizada por el Organismo Nacional Acreditación Colombia ONAC, para llevar a cabo las evaluaciones a los organismos certificación sistemas gestión, con el fin confirmar su competencia para sarrollar las actividas certificación scritas en el alcance acreditado o que sea le sea acreditado. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividas evaluación inicial, vigilancia, extraordinaria, ampliación l alcance acreditación y renovación que realiza ONAC a los organismos certificación sistemas gestión.. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Para los fines este documento, se aplican los términos y finiciones incluidos en las normas ISO/IEC 17000, ISO/IEC 17011, ISO/IEC 17021, ISO19011en su versión vigente (incluyendo cualquier modificación) y los siguientes: Sub-alcance: Hace referencia a los alcances tercer nivel intificadas como las normas objeto certificación por parte los organismos evaluadores la conformidad, tales como: ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO/IEC e ISO En este documento se utilizan las siguientes abreviaturas o siglas: OEC: Organismo la Conformidad ONAC: Organismo Nacional Acreditación Colombia OCSG: Organismo Certificación Sistemas gestión. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Para la elaboración este documento se tuvieron en cuenta criterios y/o recomendaciones establecidos en los siguientes documentos: 1. IAF ID1. IAF Informative Document for QMS Scopes of Accreditation 2. ISO/IEC Evaluación la conformidad. Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y certificación sistemas gestión. 3. ISO/IEC Evaluación la conformidad. Requisitos generales para los organismos acreditación que realizan la acreditación organismos evaluación la conformidad. 4. ISO Directrices para la auditoría los sistemas gestión. 5. R-AC-01 versión 07. Reglas l servicio acreditación ONAC 6. PR Procedimiento para evaluar organismos evaluación la conformidad. 7. PR Procedimiento toma cisión sobre la acreditación organismos evaluadores la conformidad. 8. INS Lineamientos para testificación alcances acreditación para organismos certificación sistemas gestión.

4 Página VINCULACIÓN DEL DOCUMENTO CON LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN RELACIÓN ENFOQUE FUNCIONAL S D R A Etapa 1 Etapa 2 Revisión l Informe No Aplica UBICACIÓN DENTRO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS 1 Nivel 4. Ejecución Servicio Acreditación. 2 Nivel 4.2 Ejecución Evaluación. 3 Nivel Evaluación Documental Planeación Etapa Ejecución Etapa Evaluación Complementaria Informe resultados Control l servicio. DIRECCIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Dirección Técnica S: Selección D: Determinación R: Revisión A: Atestación PROCESO DE SEGUNDO NIVEL PARA EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE SERVICIOS DE ACREDITACIÓN ESPECIFICACION TECNICA PLAN ESTRATEGICO PROCESO 1 PROCESO 2 ESPECIFICACIÓN DEL SERVICIO PLANEACIÓN SERVICIO DE ACREDITACIÓN EJECUCIÓN EVALUACION REVISIÓN Y ATESTACIÓN RECURSOS EVALUACIÓN GESTIÓN ACREDITACIÓN CONTRATO DE SERVICIOS PROCESO PROCESO 5 DE TERCER PROCESO NIVEL 3 GESTIÓN SERVICIOS PARA EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE SERVICIOS DE ACREDITACIÓN DE ACREDITACIÓN

5 Página PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES PARTICIPANTE RESPONSABILIDAD Coordinador Programación Emitir e informar al OEC, al Coordinador Sectorial y Equipo la programación evaluación o la testificación. Coordinador Sectorial Suministrar al evaluador lír la información requerida para el sarrollo la etapa 1 (evaluación documental), incluyendo la información sobre quejas referidas al OEC, informe las evaluaciones anteriores, cuando aplique; cambios notificados por el OEC o aspectos a tener en cuenta en la evaluación, como por ejemplo: cambió razón social, modificaciones o cambios l alcance acreditación. Revisar los informes evaluación oficina y cada testificación para confirmar la acuación con los requisitos finidos por ONAC. Citar, según lo scrito en el procedimiento PR Procedimiento toma cisión sobre la acreditación organismos evaluadores la conformidad, para cidir el otorgamiento, ampliación, mantenimiento y renovación la acreditación o manera extraordinaria la suspensión o retiro la acreditación, que se dé como resultado una testificación. Lír Enviar la documentación pertinente a cada uno los integrantes l equipo evaluador, para la planificación y sarrollo la evaluación. Asegurar que el o los evaluador(es) o experto(s) técnico(s), generen los informes correspondientes a la evaluación documental la etapa 1 o preparación la testificación. Consolidar el informe la etapa 1 o preparación la testificación y el plan evaluación, enviar dicha documentación al Coordinador Sectorial. Emitir y enviar al OEC, el plan evaluación, teniendo en cuenta el sub-alcance

6 Página 6 12 PARTICIPANTE RESPONSABILIDAD acreditación solicitado o acreditado, la documentación gestión y técnica y el plan verificación registros procesos certificación sistemas gestión. Enviar al OEC informe no conformidas intificadas en la etapa 1 evaluación. Verificar y garantizar el cumplimiento los términos tiempo establecidos en el R-AC- 01 para la presentación, revisión, aprobación e implementación l plan correcciones y acciones correctivas que llegue a requerir el OEC, para el tratamiento los hallazgos intificados en la etapa 1 y 2 la evaluación; así como, en las testificaciones. Asegurar que con el plan evaluación dispuesto para el OEC, se confirma que este cuenta con la competencia para evaluar la conformidad para cada sector IAF o subalcance. Informar a la Coordinación Sectorial la necesidad realizar evaluación complementaria, en caso intificación hallazgos calificados como no conformidad. Con base en la información recopilada, junto con la generada por los integrantes l equipo evaluador, consolidar, emitir y enviar, el informe final evaluación oficina y cada testificación al Coordinador Sectorial. Aplicar los formatos establecidos para cada una las etapas la evaluación. Establecer y registrar en el informe evaluación la conclusión la conformidad los aspectos que soportan la competencia l OEC, para el alcance acreditación objeto evaluación. Realizar el informe evaluación los aspectos gestión y técnicos junto con la verificación los registros certificación. Cuando no se cuente con la presencia l evaluador lír en la actividad alantada (evaluación oficina en se crítica o testificación), informar al OEC antes abandonar las instalaciones, sobre los hallazgos intificados en los aspectos evaluados y manera prioritaria informar al evaluador lír, para que termine si las evincias dan cuenta una no conformidad. Aplicar los formatos establecidos para cada una las etapas la evaluación. Brindar acompañamiento o soporte a los Expertos Técnicos. Experto Técnico Emitir conceptos técnicos referentes a terminar la competencia l OEC para la realización las certificaciones sistemas gestión a don le fue calificada su experiencia. Realizar el informe la evaluación los aspectos técnicos evaluados, junto con los resultados la verificación los registros certificación.

7 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No Responsable Cargo y/o Grupo responsable / Depenncia Actividad Descripción La programación la evaluación los organismos Certificadores sistemas gestión, se realiza en dos fases, una evaluación oficina y una (s) evaluación (es) testificación que se establecen según lo indica el instructivo: lineamientos para la testificación alcances acreditación para organismos certificación sistemas gestión INS Cada actividad evaluación (oficina o testificación), se gestiona forma inpendiente, manera tal, que cada una ellas, cumpla los procedimientos y sus propios plazos, acuerdo las reglas l servicio acreditación establecido en el R-AC-01. Para las vigilancias anuales o las renovaciones la acreditación, se dará por cumplida, cuando se complete la totalidad las evaluaciones planificadas para el año. 1 2 Coordinador Programación / Coordinador Sectorial Coordinador Sectorial Programar testificaciones y evaluación en oficina Enviar documentación para la realización la etapa 1 Para el sarrollo lo anterior se fine lo siguiente: Evaluación oficina: La etapa 2 evaluación vigilancia, se realiza al cumplir la anualidad y para renovaciones se ejecuta por lo menos cinco meses anticipación al vencimiento la acreditación. La etapa 1 se dará por lo menos con 15 días anticipación a la etapa 2. La evaluación oficina para otorgamiento y ampliación la acreditación se cumple según lo establecido en la cotización l servicio. Evaluación / Testificaciones: La Coordinación Sectorial, según lo indicado en el instructivo INS , establece anualmente los aspectos a testificar y se los informa al OEC, para que ellos indiquen el cronograma certificaciones l año. Con la información suministrada por los OEC se hace un plan anual testificaciones y el coordinador sectorial programa su ejecución. Remitir al evaluador lír, los documentos y registros proporcionados por el OEC para evaluar la conformidad su sistema, notificaciones cambios y, cuando aplique, las quejas e informes remitidos al OEC en las diferentes actividas l proceso acreditación. Página 7 12 Registro resultado (Documento Evincia) Notificación Programació n Correo electrónico Correo electrónico

8 Página Lír Lír Enviar documentación al equipo evaluador (cuando aplique) para la realización la etapa 1 Conclusiones la evaluación documental (etapa 1) Remitir a los miembros l equipo evaluador la documentación pertinente para llevar a cabo la etapa 1 la evaluación. Revisar los métodos y procedimientos establecidos por el OEC, para llevar a cabo el servicio certificación. Así mismo, acuerdo al Número certificaciones be establecer un plan para revisión registros teniendo en cuenta las siguientes condiciones: Diferentes sistemas gestión. Cantidad certificaciones emitidas Diferentes auditores Intificar si hay hallazgos que puedan comprometer la realización la evaluación en sitio; en caso afirmativo, se actuará según lo indica el procedimiento PR y el R- AC-01productoi no hay incincias, se procerá con la evaluación en sitio, finiendo los registros certificación sistemas gestión. que serán objeto evaluación. Correo electrónico. Informe evaluación etapa 1, FR l evaluador lír y los expertos técnicos (si los hay). En caso aplicar, reporte no conformidad es. FR Lír Realizar el plan evaluación Establecer el plan evaluación en oficina, teniendo en cuenta que be contener como mínimo las siguientes actividas para valorar la competencia l OEC: - Proceso certificación - Personal - Trazabilidad registros - Sistema Gestión Organización / Estructura / Imparcialidad/ Confincialidad / Información. Seleccionar los registros a evaluar teniendo en cuenta los siguientes requisitos: Plan evaluación en sitio FR Lír Seleccionar los registros a evaluar en oficina - Sectores o auditores para los que se hayan obtenido no conformidas u observaciones en evaluaciones anteriores. - Sectores que no hayan sido testificados en evaluaciones anteriores o sean objeto ampliación alcance - Participación auditores que no hayan sido testificados. - Participación auditores que han ingresado al OEC recientemente. - Número servicios certificación realizados. - Historial l sempeño l OEC - Quejas procentes contra el OEC - Sanciones la autoridad competente - Investigaciones la autoridad competente Informe evaluación etapa 1, FR l evaluador lír y los expertos técnicos (si los hay).

9 Página Equipo. Equipo Evaluar los registros certificación, a testificar. Evaluación implementación l sistema gestión Consirar ntro los aspectos para la evaluación los registros certificación lo indicado en los lineamientos para la testificación alcances acreditación para organismos certificación sistemas gestión INS Observar el sempeño un número representativo l personal l OEC, ya sea a través las actividas testificación (establecimiento cálculo días, comité certificación), trazabilidad registros y entrevistas con el personal directamente involucrado en las actividas competencia l OEC en todo el alcance la acreditación. Por tanto, se be testificar en la medida lo posible auditores y expertos técnicos diferentes en cada evaluación. Nota: La responsabilidad seleccionar las personas a testificar es exclusiva l equipo evaluador y no l OEC. FR Informe Evaluación organismo certificación sistemas gestión.. FR Informe Evaluación organismo certificación sistemas gestión.

10 Página Para realizar la testificación berán evaluarse con anticipación a la auditoria testificada, como mínimo, los siguientes documentos y registros, los cuales ben ser aportados por el OEC, para el estudio l equipo evaluador: 9 Equipo Testificación certificación sistemas gestión.. - Procedimiento certificación. - Procedimiento calificación auditores utilizados en la certificación. - Procedimiento para realizar la propuesta técnica presentada al cliente, para terminar los días auditoria certificación. - Procedimiento cisión la certificación. Con la información suministrada por el OEC, el equipo evaluador, realiza una evaluación documental concentrando fundamentalmente el análisis a las siguientes condiciones: - Calificación los auditores utilizados en la certificación a ser testificada. - Propuesta técnica presentada al cliente l OEC, para realizar la certificación. La testificación la certificación sistemas gestión. se realiza acuerdo lineamientos para la testificación alcances acreditación para organismos certificación sistemas gestión INS y los siguientes: 1. Se evalúa todo el proceso certificación s la solicitud certificación a la cisión incluye seguimientos a la certificación. 2. Se verifica que el personal asignado para la realización la certificación cuente con la competencia requerida según los procedimientos l OEC. 3. Evaluar el proceso toma cisión. 4. Evaluar la aplicación los documentos obligatorios IAF MD relacionados en la siguiente página web: 38productoegún aplique para cada sub-alcance. FR Informe Testificación organismos certificación sistemas gestión.. FR Declaración evincias intificadas en testificación o por se OEC.

11 Página Comité Acreditación Decisión sobre la acreditación Resultados adversos a la condición acreditación: En el evento, que l resultado un proceso testificación en vigilancia o renovación intifique un incumplimiento l OEC, y no sea subsanado en los términos establecidos en el R-AC-01, el Coordinador Sectorial, como secretario l Comité Acreditación, cita al comité para que cida sobre si mantener o renovar la acreditación, para el alcance cuestionado, siguiendo lo indicado en el procedimiento PR Procedimiento toma cisión sobre la acreditación organismos evaluadores la conformidad. FR Informe Testificación organismos certificación sistemas gestión Lír Lír Realizar muestreo ses críticas Seleccionar las ses críticas Resultados conformes: Cuando el resultado testificación da conformidad respecto la competencia l OEC para sarrollar el alcance acreditado, no se hará necesario un comité acreditación inpendiente y los resultados la testificación serán incluidos en el proceso cisión la evaluación oficina. Evaluar para los organismos certificación sistemas gestión que operen más una se crítica, se berán evaluar todas las ses críticas, aparte la oficina principal, para el otorgamiento la acreditación. Para las actividas vigilancia l OEC, se establecerá un plan muestreo tal forma que se dé cubrimiento a todas las ses críticas al menos una vez más durante el ciclo acreditación vigente. La oficina principal l OEC se berá evaluar en cada evaluación l organismo acreditación. Evaluar aquellas ses en don se realicen actividas clave para el proceso certificación consiran actividas clave las siguientes: - La formulación políticas y su aprobación - La evaluación inicial competencia y la aprobación l personal técnico. - El control l proceso seguimiento la competencia l personal y los subcontratistas y sus resultados - La propuesta técnica presentada al cliente para realizar la certificación incluyendo la revisión técnica las solicitus y la terminación requisitos técnicos para la actividad certificación en nuevas áreas técnicas o áreas limitada actividad esporádica - La planificación evaluaciones la conformidad - La cisión sobre la certificación, incluyendo la revisión técnica las tareas evaluación. FR Acta Comité Acreditación FR Declaración evincias intificadas en testificación o por se OEC. FR Registro asistencia reunión apertura y cierre evaluación FR No conformidad es Fortalezas Aspectos por mejorar FR Plan correcciones y acciones correctivas

12 Página Lír Presentación Informe Final Evaluación En el informe evaluación se berá clarar tanto la conformidad como la no conformidad los requisitos acreditación y criterios específicos acreditación evaluados, según corresponda. Se be adjuntar al informe final evaluación el Alcance Acreditación revisado con el organismo certificación y aprobado por el Experto Técnico / Lír, suscrito por las partes. FR Informe Evaluación organismo certificación sistemas gestión. FR Alcance Acreditación organismo certificación sistemas gestión. 8. RELACIÓN DE ANEXOS Y FORMATOS FR Plan evaluación en sitio. FR Informe Testificación organismos certificación sistemas gestión.. FR Declaración evincias intificadas en testificación o por se OEC. FR Plan correcciones y acciones correctivas FR Registro asistencia reunión apertura y cierre evaluación FR no conformidas Fortalezas Aspectos por mejorar FR Alcance Acreditación organismo certificación sistemas gestión. FR Acta Comité Acreditación 9. CONTROL DE REGISTROS Todos los registros generados por la aplicación este procedimiento se ben controlar acuerdo a lo establecido en el procedimiento PR (Antes P-ORG-02). 10. AUTORIA Este documento fue elaborado por el Organismo Nacional Acreditación Colombia - ONAC. En su elaboración y revisión participaron Dirección Técnica, la Dirección Gestión Desarrollo y Mejora el Coordinación Sectorial Certificación y es. 11. CONTROL DE CAMBIO Versión Fecha emisión Resumen cambios Emisión original l procedimiento Actualización general l documento. 12. ANEXOS No hay anexos.

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