PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE PLANEACIÓN NTC ISO 9001: VERSIÓN No Fecha:

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1 MEMORANDO DE PLANEACIÓN NTC ISO 9001: 2000 Fecha: ELABORADO POR: Profesionales Especializados Dirección Infraestructura Milton Contreras Dirección Gobierno Ligia Stella Cruz CARGO NOMBRE FIRMA REVISADO POR: Director Técnico Dirección Sector Gobierno Mónica Certain Palma CARGO NOMBRE FIRMA APROBADO POR: Director Técnico Dirección Marisol Muñoz Peralta CARGO NOMBRE FIRMA ORIGINAL: COPIA: CONTROLADA: SI NO COPIA No. SELLO: No. DE FOLIOS: 7

2 1. OBJETIVO Estandarizar los procedimientos para la elaboración l, en el proceso prestación servicio micro. 2. ALCANCE: Una vez realizada la Evaluación Preliminar al Sistema Control Interno, se inicia la elaboración l, culminándose con la aprobación éste, en el Comité Técnico Sectorial. 3. BASE LEGAL: Constitución Política Colombia, artículos 268 y 272. Ley 42, artículos 8 y 65. Decreto Ley , artículo DEFINICIONES : ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Marco o límite una auditoría en el que se terminan, las líneas que se van a cubrir, la profundidad las pruebas a realizar. DETECCIÓN DE RIESGOS. Representa aquellos aspectos las actividas y procesos claves, que, según opinión l auditor, resulten cruciales para el éxito programas importantes o las actividas sarrolladas por la entidad auditada, constituyéndose en temas que ben ser examinados en la etapa ejecución. Los aspectos riesgo son el resultado la evaluación y calificación l sistema control interno. Tales aspectos terminan el alcance la fase ejecución y sirven como base para la especificación los objetivos auditoría y terminar la cobertura y extensión las pruebas auditoría. ESTRATEGIA DE AUDITORÍA: Consiste en establecer y terminar la dirección que se le va a dar a cada línea auditoría, vinculando el conocimiento que se adquirió l sujeto control en la fase planeación. Al sarrollar la estrategia auditoría se be: Entenr las actividas misionales y apoyo l sujeto o punto control. Intificar los riesgos asociados a dichas actividas. Intificar las líneas auditoría (áreas críticas) y el enfoque auditoría a adoptar con respecto a ellas Tener una ia general l funcionamiento l sistema control interno. PAGINA: 2 DE: 7

3 Intificar las necesidas recursos (humanos, apoyo especializado, financieros logísticos) para la ejecución la auditoría. Intificar las técnicas auditoría asistidas por computador, si se requieren. LÍNEAS DE AUDITORÍA. Se refiere a ciclos, áreas, procesos, proyectos, actividas o programas con probabilidad ser examinadas durante la ejecución la Auditoría. : Es la carta navegación l equipo auditoría para llevar a cabo el examen a la entidad auditada, siendo amás, el mecanismo para evaluar el resultado la auditoría en la fase planeación. El propósito es finir el alcance global la auditoría integral, en términos los objetivos inicialmente planteados en el encargo auditoría y el resultado la evaluación preliminar l sistema control interno, para estudiar aquellos asuntos que requieran mayor atención, intificar los recursos requeridos y las capacidas especiales que se necesiten, establecer los presupuestos tiempo que se han requerir en el trabajo auditoría, las metas y puntos control y terminar la fecha finalización. Su contenido Incluye: Los resultados la Evaluación Preliminar l Sistema Control Interno, operante en el sujeto control, incluyendo calificación cuantitativa, por fase y componente. (1) Una síntesis l conocimiento l sujeto control, adicional a lo indicado en el memorando encargo auditoría. La estrategia auditoría o plan trabajo para la fase ejecución. Estrategia para elaborar el análisis sectorial Cronograma actividas las fases ejecución e informe La conformidad los objetivos l Encargo (Subsectoriales y Auditoría). OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. Establecer si las funciones y/o actividas l sujeto control, se han ejecutado manera económica, eficiente, eficaz o efectiva y si sus operaciones se han registrado y reportado acuadamente, frente a unos criterios establecidos. Los objetivos auditoría ben fijarse respondiendo la pregunta: Qué realmente se necesita saber sobre una actividad, ciclo, programa, proceso o grupo cuentas, si las actividas se ejecutaron con oportunidad y fueron las suficientes para el logro los objetivos?. Para cada línea auditoría se ben establecer objetivos específicos, acuerdo con la naturaleza y realidad l examen, finiendo su alcance tomando en cuenta el tiempo y recursos humanos disponibles para la ejecución. PAGINA: 3 DE: 7

4 Los objetivos específicos cada línea auditoría, ben establecerse antes elaborar el programa auditoría respectivo, puesto que dichos objetivos establecerán el marco general para finir los procedimientos a ser incluidos en dicho programa. Los objetivos específicos la auditoría se logran por medio un examen profundo las áreas críticas, por lo tanto incluyen asuntos tales como: Adhesión a la política prescrita. Logro los propósitos establecidos. Eficiencia y economía en la utilización recursos y servicios. Control recursos, obligaciones, ingresos y gastos. Propiedad y utilidad l sistema contable al producir datos confiables y precisos que apoyen la toma cisiones ntro las áreas examinadas. PAPELES DE TRABAJO. Conjunto documentos y otros medios información en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso prestación servicio micro, en cada una sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto apoyo para verificaciones y futuras auditorías. 5. REGISTROS: Acta Mesa Trabajo.. Oficio remisorio con la constancia l recibido. Acta Comité Técnico Sectorial. 6. ANEXOS: No aplican. PAGINA: 4 DE: 7

5 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO (*) Y EQUIPO AUDITOR Y EQUIPO AUDITOR Incluye en el los Resultados la Evaluación Preliminar al Sistema Control Interno, aprobado en mesa trabajo. Intifica áreas críticas o riesgo y las posibles líneas auditoría, en términos su importancia. Elabora, con apoyo auditores y analista sectorial, una síntesis l conocimiento l sujeto control adicional a la información contenida en el Encargo Auditoría (1). Realiza Mesa Trabajo, en la que pone a discusión los resultados indicados en los anteriores ítems. Elabora la Estrategia Auditoría, intificando por cada línea lo siguiente: Objetivos Alcance Requerimientos personal, recursos físicos y financieros. Tiempo a emplear. Cronograma actividas para las fases ejecución e informe. Acta Mesa Trabajo OBSERVA CIONES 6 Elabora la Estrategia para realizar PAGINA: 5 DE: 7

6 No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO O el Análisis Sectorial y la entrega al Lír Equipo Auditoría. OBSERVA CIONES ANALISTA SECTORAL Y EQUIPO AUDITOR ANALISTA SECTORIAL TECNICO DE TECNICO DE Elabora un cuadro comparativo entre los objetivos establecidos en el Encargo y los resultados la Fase, justificando la ampliación o reducción los mismos. (2). Estructura el conformidad con los resultados las actividas anteriores, teniendo en cuenta el orn l contenido. Realiza mesa trabajo con la presencia l Subdirector Fiscalización y Responsable Subsectorial, para la validación l. Envía al Subdirector Fiscalización el. Presenta el al Comité Técnico Sectorial, para su revisión y aprobación. Informa al Equipo Auditor que el ha sido aprobado. Acta Mesa Trabajo remisorio con la constancia l recibido Acta Comité Técnico Sectorial remisorio con la constancia l recibido TECNCO DE Devuelve el planeación al Equipo Auditor, ntro los tres días siguientes al recibo, en caso no ser aprobado. Realiza los ajustes y lo envía nuevamente, al Subdirector PAGINA: 6 DE: 7 Acta Comité Técnico Sectorial

7 No EJECUTOR ACTIVIDAD REGISTRO DE DIRECTOR TECNICO SECTORIAL TECNICO DE Fiscalización. Presenta el ajustado al Comité Técnico Sectorial, para su revisión y aprobación. Aprueba el. Informa al Equipo Auditor que el ha sido aprobado. ajustado Acta Comité Técnico Sectorial remisorio con la constancia l recibido OBSERVA CIONES * Aplica para la Dirección Desarrollo local y Participación Ciudadana. (1) En las auditorias Modalidad Especial se hará síntesis l conocimiento sobre la(s) línea(s)a auditar. (2) Solamente se elabora en el evento que se presenten modificaciones frente a los objetivos l Encargo Auditoría. (2) Este Procedimiento aplica: En su totalidad en las Auditorías Gubernamental con Enfoque Integral Modalidas Regular y Abreviada. En las especiales el resultado la Evaluación Preliminar l Control Interno será referido a la síntesis l control interno las áreas o penncias que tiene(n) que ver con la(s) línea(a) auditoria a evaluar y la estrategia l analista siempre y cuando se haya consirado en el encargo el sarrollo objetivos subsectoriales. En la Modalidad Seguimiento se entregará el cronograma sobre las actividas las Fases Ejecución e Informe y el programa auditoría para el seguimiento al Plan Mejoramiento. PAGINA: 7 DE: 7

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