INSTRUCTIVO PARA ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

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1 INSTRUCTIVO PARA ELABORAR NOTA A LOS ESTADOS FECHA DE VIGENCIA: INSTRUCTIVO PARA ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Primera versión María Judith Borda Chocontá CONTROL DE APROBACIÓN REVISADO: Vo.Bo.: APROBADO: Cargo: Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario Cargo: Asesor de Planeación y Sistemas Cargo: Director General 1 de 5

2 OBJETIVO Ampliar y brindar mayor claridad a la información contenida en los Estados Contables, en relación con los hechos, transacciones y operaciones económicas, financieras, sociales, ambientales y toda aquella información relevante, que afecte o puedan afectar la situación contable de la Entidad, que presentan algunas dificultades para su medición monetaria y que sirvan de base para la toma de decisiones. ALCANCE Abarca la consolidación de los estados financieros a 31 de diciembre de la vigencia, hasta la elaboración de las notas a los Estados financieros y el envió al CHIP de la Contaduría General de Nación, al aplicativo de Bogotá Consolida, de la Secretaria de Hacienda Distrital y en el formato electrónico de la contraloría Distrital, SIVICOF (Sistema de Vigilancia y Control Fiscal) POLITICA DE OPERACIÓN. Tener en cuenta que la finalidad de las Notas, siendo de carácter general y específico, es la de satisfacer la necesidad de información que puedan tener terceros, particulares, entidades de control, entidades de consolidación, actuales o potenciales, ya que informan las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales registradas en los Estados Contables. Determinar los parámetros aplicables a las áreas de Contabilidad para la elaboración de las notas a los estados contables. Identificar criterios homogéneos, transversales y comparables para la preparación, presentación y conservación de la información contable que deben aplicarse a las Entidades del sector público y los agentes que controlen o administren recursos públicos y cuyo fin es la consolidación de la información, y que permita la presentación de Estados Contables Consolidados. La normatividad referenciada establece: Las notas a los Estados Financieros básicos son parte integral de éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter general y específico y tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. 2 de 5

3 NORMATIVIDAD CGN- Resolución 248 de 2007, modificada por la Resolución 375 de 2007 información a reportar - requisitos - plazos CGN- Resolución 354 de Régimen de Contabilidad Pública (RCP) - regulación contable pública. Doctrina de las Notas a los estados Generales, Se encuentran en el Régimen de Contabilidad Pública. Notas de carácter especifico: Incisos: 4010 y ss. (Estructura), 0781 (Revelaciones), Notas de carácter General: Incisos: 1005 y ss.(estructura), 0759 (Revelaciones). CGN- Resolución 355 de Plan General de Contabilidad Pública (RCP) - pautas conceptuales. CGN- Resolución 356 de El Manual de Procedimientos Contables CGN- Resolución 357 de 2008 C.I. Contable y reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación CGN- Norma Técnica 0758, 4004, Presentación comparativa 4085, Proceso de Agregación 4084, Propiedad, Planta y Equipo 2629, Recursos Naturales no renovables 2739.DDC- Resolución 004 de 2007 plazos, requisitos y procedimientos - presentación de la información contable necesaria en la Consolidación en el Distrito Capital.DDC- Resolución 001 de Planta y Equipo P.P. y E. VER NORMOGRAMA DEFINICIONES: Empresa Descentralizada INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO IDT: Se le da el nombre de Empresa a la Unidad Ejecutora que administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o agregación según la unidad de gestión. Empresa Consolidadora: En SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL SHD: Se le da este nombre a aquella unidad que agrega la información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras. Estados Contables: Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Notas a los Estados Financieros: Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados contables de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Proceso contable está definido por la Contaduría General de la Nación, como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los 3 de 5

4 hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular, dónde las Notas a los estados contables básicos son parte integral de los mismos Sistema de Consolidación de Hacienda e Información Pública CHIP: Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, social, económica y ambiental, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. METODOLOGIA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS. QUE DEBE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER PERIODICIDAD Realizar la consolidación de la información financiera. Preparar en el marco de lo contemplado en el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación, por los responsables de la entidad y de la consolidación. Elaborar las Notas a los Estados financieros Registrar en las notas el título que facilite su cruce con la información contenida en los Estados Contable. Identificar las notas tal como se hace en los Estados Contables (letras, números o símbolos). Efectuar Notas Generales Identificar el ente económico en las notas iniciales, resumiendo sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa que impliquen cambios en el proceso de registro, valoración, aplicación, amortización o de reconocimiento. Generar Notas de carácter especifico Preparar las notas en secuencia lógica y siguiendo el mismo orden de los rubros de los Estados Contables, teniendo en cuenta los saldos más representativos de la clase (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos). Compilar situaciones particulares de la entidad y elaborar a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta; si se considera necesario detallar a nivel de cuenta auxiliar y/o de empresa. 4 de 5

5 QUE DEBE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER PERIODICIDAD Enviar únicamente con corte a diciembre vía electrónica en el CHIP, el formulario CGN2005NE_0 03,Notas_de_C arácter_específ ico Registrar la información contable estructurada de acuerdo con el Catalogo General de Cuentas que por su importancia deben revelarse con la siguiente características: a. Consistencia y Razonabilidad de las Cifras b. Valuación c. Recursos Restringidos d. Situaciones Particulares e. Hechos Posteriores al Cierre Enviar únicamente con corte a diciembre vía electrónica en el CHIP, el Formulario CGN2005_003 NG_Notas_de_ Carácter_Gene ral. Registrar la información contable estructurada de acuerdo con el Catalogo General de Cuentas que por su importancia deben revelarse con la siguiente características: a. Naturaleza Jurídica y Funciones de Cometido Estatal b. Políticas y Prácticas Contables c. Limitaciones y Deficiencias Generales de Tipo Operativo o Administrativo que Tienen Impacto Contable d. Efectos y Cambios Significativos en la Información Contable 5 de 5