Manual de Procedimientos

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1 1 de 15 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sección de Compras y Administración de Bienes Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes Vicerrector Administrativo TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Quotation (Cotización) Incoterms Factura Pro forma (Pro forma Invoice) Junta de Contratación Licencia de importación Nacionalización Orden Contractual Solicitud de Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE Sociedad de Intermediación Aduanera SIA POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Con respecto a las Importaciones DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL...7

2 2 de 15 6 PROCEDIMIENTOS: Trámite de la Nacionalización y Recepción de la PROCESOS INVOLUCRADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS...15

3 3 de 15 1 OBJETIVO Establecer las políticas, condiciones generales y actividades necesarias para la realización, compras y equipos y suministros que hace la Universidad en el exterior, cumpliendo con la normatividad del Estatuto de Contratación Resolución 046 de 2004 del Consejo Superior. 2 ALCANCE Involucra a todas las dependencias de la Universidad del Valle que requieran realizar compras internacionales 3 DEFINICIONES 3.1 Quotation (Cotización) Es un documento que comprende todos los elementos que figuran en la Factura Comercial definitiva. Se expide pero no crea compromiso de compra. 3.2 Incoterms Términos Internacionales de comercio aceptados y adoptados por compradores y vendedores en transacciones internacionales. Los Incoterms son usos que definen las obligaciones y responsabilidades de entrega de las mercancías hasta un lugar determinado. Los incoterms más usados son: EXW, CPT, CIP, DDU, Se aplican para embarques que se realizan por cualquier medio de transporte. Ejemplo: Incoterm carriage paid to (Transporte pagado hasta). 3.3 Factura Pro forma (Pro forma Invoice) Cuando el comprador (la Universidad) decide la compra a determinado proponente se solicita la Proforma Invoice con la cual se crea el compromiso con el exportador.

4 4 de Junta de Contratación Organismo cuya función principal es la de estudiar la recomendación de la adjudicación de las solicitudes de cotizaciones y convocatorias privadas y públicas para la adquisición de bienes y servicios que realice la Universidad. 3.5 Licencia de importación Autorización oficial que emite u otorga Mincomex, para permitir la entrada de mercancías al país del importador. Asociado a este permiso y dependiendo del tiempo de equipo y/o material a importar se requieren de otros vistos buenos. 3.6 Nacionalización Proceso para legalizar la entrada al País de mercancía comprada en el Exterior, incluye los pagos arancelarios, impuestos, gastos de transporte que la SIA realiza en nombre de la Universidad. 3.7 Orden Contractual Solicitud de Documento Contractual utilizado para los Contratos menores a 200 SMMLV, que se realicen con proveedores nacionales que representan a la firma internacional con la cual se va a realizar la importación. En este documento se establecen las condiciones de la contratación su detalle y valor. En el caso de importaciones si la compañía exportadora no tiene representante en Colombia, se tramita solicitud de importación (Formato F-01 - ). 3.8 Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE - Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal de la Contraloría General de la República creado mediante Ley 598 de 2000 y reglamentado mediante el Decreto N de Diciembre 5 de 2003; integra t odos los datos relevantes del proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicación de las operaciones. 3.9 Sociedad de Intermediación Aduanera SIA También conocida Agente de Aduanas, es la persona jurídica cuyo objeto social principal es el ejercicio de la Intermediación Aduanera, para lo cual deben obtener

5 5 de 15 autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Las SIAS son empresas intermediarias que ayudan en todo el proceso de exportación e importación, gestiona por la Universidad el proceso de licencia se importación y el proceso de nacionalización. 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Resolución 046 de 2004 del Consejo Superior por la cual se expide el Estatuto de Contratación. 4.1 Con respecto a las Importaciones Para efectuar compras mediante el proceso de importación, el Ordenador de Gastos de la dependencia que requiera los bienes, deberá presentar una solicitud escrita a la Sección de Compras y Administración de Bienes de la Universidad, detallando la siguiente información: - Descripción de los bienes - Indicar el uso que se dará a dichos bienes. Si, e acuerdo con el valor estimado de la compra y la representación, el proceso se debe ejecutar mediante solicitud de cotización u orden contractual, se deben aportar las respectivas cotizaciones y adjuntar la recomendación de adjudicación debidamente sustentada. Si, solamente se ha obtenido una cotización como consecuencia de que el proveedor goza de exclusividad en el suministro de los bienes, se deben presentar las certificaciones enunciadas en el Numeral 1 del Artículo 35º del Estatuto de Contratación. - Presentar la cotización, acompañada de la traducción oficial de la descripción de los bienes a adquirir. En la cotización o adjunto a ella, se debe especificar la información bancaria del proveedor necesaria para el pago de la importación, el término de negociación Internacional y la Moneda de Negociación Internacional. - Indicar la imputación presupuestal contra la cual se ejecutarán los gastos que demande la importación. Realizar Certificado de Disponibilidad Presupuestal. - Indicar el nombre y código de Colciencias, cuando se trate de proyectos de investigación financiados por dicha Entidad.

6 6 de 15 - Suministrar los demás documentos e información que soliciten las diferentes entidades relacionadas con el Comercio Exterior. - Cuando el peso de los bienes a importar sobrepasa los 50 Kg. O el valor supera los USD$00, se requieren: licencia de importación y trámites de nacionalización con una Agencia de Aduanas. 2. El trámite de las importaciones lo podrá efectuar directamente la Sección de Compras y Administración de Bienes o se podrá solicitar para ello la contratación de las entidades de logística de distribución física internacional y comercio exterior que se requieran para llevar a cabo dicha labor. En cualquier caso, deberá cumplirse la reglamentación contenida en el Estatuto de Contratación. La Sección de Compras y Administración de Bienes solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal para cubrir el costo de la importación y de los gastos que se deriven de los servicios de distribución física o de comercio exterior que se contraten, con cargo a la imputación presupuestal suministrada por la Dependencia interesada para el trámite de la importación. 3. El pago de las importaciones se efectuará exclusivamente a través de la División Financiera de la Universidad del Valle. La forma de pago seleccionada dependerá de la cuantía de la compra y de la negociación que se haga con el proveedor. 4. La transferencia bancaria anticipada se podrá realizar hasta por el cien por ciento (100%) del valor de la importación, según se establece en el Artículo 21º del Estatuto de Contratación, cumpliendo con los siguientes requisitos: - Se podrán realizar transferencias bancarias anticipadas por cualquier valor, en el caso que haya representante en Colombia por parte del proveedor en el exterior y se constituya la respectiva póliza de buen manejo de anticipo. La autorización para el pago se hará por parte del respectivo Ordenador de Gastos y requiere de las demás autorizaciones estipuladas en el Capítulo IV del Estatuto de Contratación, según el monto de la contratación. - Cuando no haya representante del proveedor en Colombia o no se pueda obtener la póliza de buen manejo de anticipo, solo se podrán efectuar transferencias bancarias

7 7 de 15 anticipadas hasta la suma equivalente a cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$5000).Para montos enter US $5000 y US$ , la Junta de Contratación podrá recomendar transferencias bancarias anticipadas. En los demás casos deberá realizarse el pago de la importación mediante el sistema de Carta de Crédito o posterior al recibo a satisfacción. En estos casos, la autorización para el pago procederá de la siguiente manera: Para valores hasta el equivalente de cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$5.000), requiere autorización emitida por el respectivo Ordenador de Gastos. En todos los casos de compras en el exterior, especialmente en las importaciones sin representante en Colombia, es obligación del funcionario que requiera los bienes, obtener la información sobre la existencia y referencias del proveedor, de tal manera que se minimice el riesgo en el cumplimiento del despacho y garantías por parte del mismo. En caso de haber diferencia con el valor real en pesos pagados al proveedor, el operario de la Unidad solicitante debe realizar los ajustes correspondientes al Registro Presupuestal. Documentos soportes para la legalización del Bien: Documentos de Nacionalización: Documento de Transporte, Declaración de (Guía Área cuando no haya Declaración de ) Factura de Compra Informe de Recepción El trámite de importaciones que requiera Licencia de se deberá realizar únicamente a través de la Sección de Compras y Administración de Bienes de la División de Administración de Bienes y Servicios. 5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No Aplica

8 8 de 15 6 PROCEDIMIENTOS: Indica que es una actividad de control. 6.1 Trámite de la ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1 Solicitud de 2 Realización de la Solicitud de Factura Proforma A- Diligenciar Formato de Solicitud de Importaciones, con el respectivo informe técnico y cotizaciones Jefe - Unidad B- Elaboración y trámite de Certificado de Disponibilidad Presupuestal C- Autorizar la solicitud de D- Enviar la Solicitud de, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), la cotización a la Sección de Compras y Administración de Bienes y si la importación es mayor a 200 SMMLV el Formato de Estudio y Conveniencia A- Verificar la solicitud, que envió la dependencia en el formato. Operario-Unidad Ordenador de Gastos Operario-Unidad Formato de Solicitud de Importaciones F-01- Formato de Solicitud de Importaciones F-01- Certificado de Disponibilidad F-02-MP Estudio de Conveniencia y Oportunidad F-01- MP B- Registrar los datos para solicitar la Factura Pro forma al proveedor y enviar la solicitud al proveedor. D- Enviar la Factura Proforma a la Sección de Compras y Administración de Bienes Proveedor Factura Pro-forma E- Ingresar la información de la factura proforma (Días de entrega, garantías, seguros, valor en pesos, peso y medidas aproximadas)

9 9 de 15 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 3 Si el peso del A- Generar solicitud para la Preliquidación Bien es mayor a (Costos aproximados de los trámites con el 50 Kg o el costo Agente de Aduanas), anexar y enviar supera los US $2000, se realizan las comunicación de solicitud al Agente de Aduanas actividades de nacionalización de los bienes B- Enviar preliquidación (Costo aproximado del valor del trámite de nacionalización) Agente aduanas Preliquidación C- Ingresar los datos al sistema de la Preliquidación (gastos de nacionalización, derechos arancelarios, etc.) 4 Elaboración y Trámite del Registro Presupuestal A- Enviar información de la proforma y de la preliquidación al operario de la Unidad Solicitante B- Elaborar y tramitar los Registros de Disponibilidad Presupuestales correspondientes (Agente de Aduanas y Proveedor) C- Completar la Preliquidación en el sistema (Costo de la Nacionalización) y Orden Contractual de con los números de los Registros Presupuestales Operario-Unidad / Registro Funcionario Compras Presupuestal 5 Trámite de licencia de (Sólo para bienes mayores a US$1.000 y peso mayor a 26 Kg A- Enviar al Agente Aduanero la solicitud de Licencia de. B- Tramitar Licencia de en el VUCE (falta definir este término) C- Tramitar y obtener ante las autoridades la licencia de importación y enviar a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Agente aduanero Agente aduanero Licencia de D- Ingresar los datos al sistema de la Licencia de, fecha y número de Licencia.

10 10 de 15 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 6 Si tiene exoneración de IVA por aportes de Colciencias A- Generar la solicitud de Exención de IVA y Certificado de Impacto Ambiental. B- Revisar y firmar solicitud de Exención de IVA y Certificado de Impacto Ambiental C- Enviar Solicitud de Exención de IVA y Certificado de Impacto Ambiental al director de proyectos con instrucciones para trámite ante Colciencias D- Tramitar Solicitud de Exención de IVA a través de la página web de Colciencias. E- Recibir la notificación de Colciencias por el valor a exonerar. F- Enviar notificación a la oficina de la Universidad del Valle en Bogotá para que realice el trámite correspondiente con Colciencias. Rector/Vicerrectoría de Investigaciones Docente director del proyecto G- Elaborar, tramitar y enviar carta firmada por el Rector, autorizando a un funcionario para reclamar la Resolución Funcionario - Compras Solicitud de Exoneración de IVA y Certificado de Impacto Ambiental Solicitud de Exoneración de IVA y Certificado de Impacto Ambiental Solicitud de Exención de IVA Carta de Autorización H- Reclamar la Resolución en Colciencias con el valor a exonerar y enviar a la Sección de Compras y Administración de Bienes. I- Registrar el número de Resolución de Colciencias y el valor de la exención Funcioanrio Univalle Bogotá Resolución de aprobación de la exoneración J Registrar y enviar al Agente Aduanero la Resolución emanada de Colciencias para trámites de nacionalización

11 11 de 15 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 7 Documento Contractual de 8 Pago a proveedores A- Diligenciar el Documento Contractual B- Revisar y Firmar Documento Contractual. Coordinador Administrativo Ordenador de Gastos C- Reportar al SICE el documento contractual Técnico encargado de Reportes a Entes de Control A- Ingresar información de los datos a pagar al proveedor y crear artículos a importar (si no existen) en el Sistema de Información SABS C- Elaborar Formato de solicitud de importación, anexar CDP, RP, licencia, factura proforma. D- Revisar y autorizar el pago. Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes Coordinador Administrativo Ordenador del Gasto Contrato con Formalidades Plenas Orden Contractual F-03-MP Solicitud de F-01- Tramite de F-02- Certificado de Disponibilidad F-02-MP , Registro Presupuestal F-03-MP Licencia de Factura proforma

12 12 de 15 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS E- Entregar documentación a la Sección de Pagaduría de la División Financiera F- Revisar Documentos y registrar la Información Técnico Sección de Pagaduría G- Realizar los trámites necesarios para el Traslado Bancario. Ver Procedimiento 10. Pago Técnico de la en Moneda Extranjera del Manual de Sección de Pagaduría Procedimientos de Egresos MP H- Enviar la confirmación del traslado (Swift) a la Sección de Compras y Administración de Técnico de la Bienes. Sección de Pagaduría Tramite de F-02- Certificado de Disponibilidad F-02-MP , Registro Presupuestal F-03-MP Copia de la Licencia de Factura pro forma Resolución de Rectoría (Proveedor Exclusivo) I- Enviar comunicación al proveedor con la confirmación de la transferencia para enviar los artículos Jefe - Compras Swift y carta de instrucciones de envío 9 Pago al Agente de aduanas A- Enviar factura a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Si el valor del IVA a a pagar es superior a $ se envía la Declaración de para tramitar pago a la DIAN, de lo contrario se incluye en la factura Agente de Aduanas Factura y Declaración de

13 13 de 15 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Elaborar la Pre-Solicitud de Pago en el Sistema de Información SABS C- Elaborar y tramitar Solicitud de Pago en Interfinanzas D- Tramitar de pago al Agente de Aduanas y del IVA si es el caso Funcionario- Compras / Operario Unidad Funcionario- Compras/ Operario Unidad Técnico de Sección de Pagaduría Pre-Solicitud de Pago Solicitud de Pago 6.2 Nacionalización y Recepción de la Recepción de los bienes importados por parte de la Sección de Compras y Administración de Bienes o de la dependencia solicitante. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1 Confirmación de legalización del Bien A- Ingresar información de los pagos reales realizados y costos de transporte, I.V.A y Aranceles B- Enviar comunicación a la Sección de Contabilidad y a la Sección de Pagaduría, con la información de la importación anexando documentos soportes. (Cuando tiene IVA) Documentos Soportes: Copia de la Declaración de sellada por el Banco Copia de la Factura Definitiva Copia del Formato Trámite de

14 14 de 15 2 Recepción del Bien ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Recibir notificación de la entrega del bien en el Depósito Aduanero. B- Notificar al Agente Aduanero del arribo de los bienes (información enviada por el depósito). Funcionario de Compras Funcionario de Compras C- Tramitar nacionalización de mercancía. D- Entregar a la Sección de Compras y Administración de Bienes o directamente a la dependencia los bienes importados. Agente Aduanero Agente Aduanero Factura y documentos de nacionalización 7. PROCESOS INVOLUCRADOS Proceso de Gestión Financiera 8. FORMATOS E- Recibir la Factura del agente, factores de nacionalización y los bienes recibidos. F- Confrontar la Factura con el documento Contractual de realizada G- Confrontar y colocar las cantidades y precios reales H- Asignar y enviar el bien a la persona solicitante I- Recibir y aceptar el bien adquirido J- Ejecutar el manual de Control de Bienes Muebles Devolutivos o Control de Bienes Muebles no Devolutivos o de Consumo, según sea el caso. Factura Empleado -Unidad Funcionario Inventarios Informe de Recepción Solicitud de Tramite de Certificado de Disponibilidad Registro Presupuestal Informe de Recepción Orden Contractual F-01- F-02- Interfinanzas - F-02-MP Interfinanzas - F-03-MP Preimpreso SABS F-03-MP

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