CIRCULAR No. PARA: SUBGERENCIAS, ASESORIAS, COORDINADORES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, FUNCIONARIOS, INTERVENTORES, SUPERVISORES Y CONTRATISTAS.

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1 CIRCULAR No. DE: GERENCIA GENERAL PARA: SUBGERENCIAS, ASESORIAS, COORDINADORES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, FUNCIONARIOS, INTERVENTORES, SUPERVISORES Y CONTRATISTAS. ASUNTO: REQUISITOS PARA TRAMITE DE DESEMBOLSOS. FECHA: MARZO 15 DE Con el fin de optimizar el tiempo de respuesta de los trámites de desembolsos realizados por la Entidad, en ejecución de las actividades propias del giro ordinario del negocio y de las actividades derivadas de su funcionamiento, se debe dar cumplimiento a los requisitos que a continuación se describen, sin que ellos dejen sin efecto los que se estipulen en las minutas de los contratos. I. PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO El tramite de un Desembolso, se ilustra en el siguiente diagrama: Anexo No. 1 Diagrama Procedimiento de Desembolso. 1

2 ANEXO No. 1. Diagrama Procedimiento de Desembolso. Diagrama procedimiento de Desembolso 1 BENEFICIARIO DEL PAGO 2 3 ENCARGADO DEL CRIF GRUPO DE DESEMBOLSOS BENEFICIARIO DEL PAGO b Entrega en el CRIF la Orden de Desembolsos y los documentos requeridos por FONADE de acuerdo con el tipo de Desembolso. Registra en el sistema la información de la misma y entrega los documentos al Grupo de Desembolsos. Verifica que el desembolso cumpla con los requisitos establecidos por FONADE. Corrige las inconsistencias y hace llegar los documentos al Grupo de Desembolsos a GRUPO DE DESEMBOLSOS GRUPO DE PAGADURIA GRUPO DE CONTABILIDAD GRUPO DE DESEMBOLSOS $ Genera traslado de las cuentas de FONADE a la cuenta bancaria del Contratista ó Beneficiario. $ Causa contablemente el desembolso y lo entrega al Grupo de Pagaduría. Registra el desembolso en el sistema, genera la orden de desembolso y lo entrega al Grupo de Contabilidad SI El desembolso cumple requisitos? NO Informa al Beneficiario del pago las inconsistencias encontradas. II. DOCUMENTOS GENERALES PARA EL TRAMITE DE PAGOS Cuando se tramite un pago ante FONADE, cada Contratista debe aportar los siguientes documentos de acuerdo con el tipo de desembolso así: 1. PERSONAS NATURALES Orden de Desembolso firmada por el Contratista. Factura (ver anexo No. 7) ó cuenta de cobro (Ver Anexo No. 3) con fecha del mes en curso y firmada. 2

3 Comprobantes de pago de salud y pensión del mes en curso, teniendo en cuenta que sus tarifas deben ser pagadas con base en los lineamientos de Ley (No aplica para: Contratos de compra venta, arrendamiento, cajas menores y venta de predios). Informe de actividades (en caso que se requiera) con Vo.Bo. del Supervisor ó Interventor. Avalúo y promesa de compraventa (Aplica exclusivamente para predios). Formato de Certificación del cumplimiento de requisitos para el pago firmada por el Supervisor y/o Interventor (Ver Anexo No. 4) (No aplica para anticipos). 2. PERSONAS JURIDICAS Orden de Desembolso firmada por el representante legal ó persona delegada por la firma Contratista. Factura o cuenta de cobro (únicamente para pago de anticipos) con fecha del mes en curso y firmada. Certificación de cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 (Pago Parafiscales), firmada por el Representante Legal ó Revisor Fiscal. Ingreso y/o acta de avance ó final firmada por el Contratista y el interventor (Aplica únicamente para contratos de obra). Formato de Certificación del cumplimiento de requisitos para el pago firmada por el supervisor y/o Interventor (Ver Anexo No.4) (No aplica para anticipos). 3. GASTOS DE VIAJE Orden de Desembolso firmada por el Supervisor y beneficiario. Cuenta de cobro (Ver Anexo No. 3) con fecha del mes en curso firmada. Formato de autorización de gastos de viaje y tiquetes aprobado por las personas designadas. En el Anexo No. 5 se presenta un formato sugerido, el cual puede ser modificado de acuerdo con los requerimientos de cada programa. 4. REQUISITOS PARA OTROS DESEMBOLSOS QUE NO REQUIEREN FIRMA DEL BENEFICIARIO PERO SI REQUIEREN FIRMA DEL SUPERVISOR 3

4 Se debe anexar la Orden de Desembolso firmada por el Supervisor asignado al convenio marco, junto con el soporte relacionado para todos los casos que se describen a continuación: o Servicios públicos: Factura. o Curadurías: Factura. o Planillas para pagos masivos: Carta de autorización de pagos firmada por la persona designada para ello y relación de beneficiarios de pagos. o Pagos a extranjeros: Formato de autorización del viaje firmado por el Supervisor. o Impuestos: Copias de los formularios. 5. PAGOS CON CARGO DIRECTO AL CONVENIO Además de los requisitos mencionados en los numerales anteriores, según se trate de persona natural o persona jurídica o por tipo de desembolso, es indispensable que se anexen los siguientes documentos (con excepción de pagos eventuales tales como: Tiquetes, pólizas, servicios públicos, que solo deben hacerlo cuando se va a realizar un pago por primera vez): o Formato creación de terceros. o RUT III. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA Cuando se suscribe un contrato con el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, ó cuando tramite un pago deberá darse cumplimiento estricto a las normas legales vigentes, tanto a las circulares, resoluciones de carácter interno como a las demás disposiciones legales de carácter general. No olvide que la información consignada en el formato Creación de Terceros debe hacerse en forma individual para cada contrato que se suscriba teniendo en cuenta el objeto del mismo (Anexo No. 6) y debe corresponder con la clasificación y características fiscales propias del Contratista que ha suscrito el contrato con FONADE ó del beneficiario del pago; ésta debe ser igual al Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN. Estos dos documentos son requisitos indispensables para la contratación y los pagos. 4

5 Asegúrese que la información suministrada en el formato Creación de Terceros ha sido diligenciada totalmente, es correcta; y corresponde al objeto del contrato. Las inconsistencias ocasionan la devolución de la cuenta. Informe a FONADE cualquier cambio que presente como contribuyente, bien sea de orden nacional o local, diligenciando un nuevo formato de creación de tercero, marcando que es modificación. Es importante que reporte en el formato Creación de Terceros, el número de una cuenta bancaria cuyo titular sea quien suscribió el contrato, con el nombre de la entidad bancaria, sucursal y tipo de cuenta (de ahorros o corriente), por cuanto únicamente a ésta se harán las transferencias. Cuando se trate de pago por concepto de anticipo, la cuenta de ahorros o corriente debe estar a nombre del Contratista y del Interventor o Supervisor según sea el caso. Para evitar la devolución de las Cuentas es fundamental tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Revisar aritméticamente el formato de desembolso, la factura, cuenta de cobro o documento equivalente y sus soportes. Verificar la congruencia entre el formato de desembolso, la factura, cuenta de cobro o documento equivalente y la información anexa. Comprobar que la descripción corresponda con el bien o servicio contratado por FONADE. Confirmar que la factura o cuenta por cobrar cumpla con los requisitos legales de acuerdo con las normas tributarias vigentes y que su fecha corresponda al mes en curso (Ver Anexo No. 7). Verificar que el valor del anticipo se amortiza de acuerdo con lo establecido en el contrato. Verificar que el mes de radicación del desembolso y sus soportes coincide con el mes de expedición de la factura o cuenta de cobro, de tal forma que sea incorporada en la información contable del período al que pertenece. Revisar que no se presenten tachones o enmendaduras, Se debe verificar que el contrato esté debidamente legalizado para presentar ante FONADE la solicitud de desembolso (Ver Anexo No.2). No radicar un desembolso sin el lleno de los requisitos y sin la firma del Supervisor, para los casos en que aplique. 5

6 FONADE ofrece el servicio de CALL CENTER para que usted conozca el estado de trámite de su cobro, para el efecto puede comunicarse con el teléfono Ext Cuando consulte al CALL CENTER utilice el Número de Radicación registrado en el formato de desembolso. Si se ha presentado alguna causal de devolución de su cuenta, ésta se le dará a conocer directamente a usted, al Supervisor de su Contrato ó al Gerente del Proyecto, a efectos de que sea corregida la inconsistencia y reportada nuevamente a FONADE. IV. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR Será responsabilidad de los Supervisores y/o Interventores de los contratos o pagos que se realicen en FONADE certificar el cumplimiento de los requisitos establecidos (en el formato Certificación del cumplimiento de requisitos para el pago Anexo No. 4) y acreditar la veracidad de los documentos allí relacionados, conforme a las responsabilidades en el control de la actividad contractual de los Supervisores y/o Interventores y en cumplimiento de la Resolución No. 137 del 4 de Septiembre del año Es preciso señalar que corresponde a los Supervisores y/o Interventores designados para cada contrato, verificar el pago del aporte al sistema general de seguridad social y cuando exista diferencia en lo pagado y lo que realmente se debió cancelar, informar a FONADE y a la EPS respectiva, para que dicha entidad revise la presunción de ingresos. V. ASPECTOS FISCALES DE FONADE El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, es una empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero. FONADE en su calidad de agente retenedor de impuestos nacionales y distritales tiene la obligación de efectuar las retenciones correspondientes en cada pago, de acuerdo con las normas legales vigentes. 6

7 Es calificado por la DIAN como Gran Contribuyente. Resolución 7714 de 16 de diciembre de Es Agente de Retención en la Fuente de Renta, IVA, ICA e Impuesto de Timbre. Su actividad principal no está gravada con Impuesto a las Ventas (IVA). Es responsable del IVA en régimen común, para la línea de Estructuración y Promoción de Proyectos. Es responsable del ICA para la actividad 402 del CIU En los contratos suscritos, FONADE aplica y practica las retenciones teniendo en cuenta las características de la persona natural o jurídica contratada, así: Retención en la Fuente de Renta Los pagos a Contratistas por la compra de bienes o por la prestación de servicios están sujetos a Retención en la Fuente de Renta siempre que sean actividades generadores de impuesto de Renta. Retención en la Fuente de IVA Los pagos a Contratistas pertenecientes al régimen común por la compra de productos o por la prestación de servicios están sujetos a Retención en la Fuente de IVA siempre que sean actividades gravadas con el impuesto a las ventas, y en los responsables de régimen simplificado se asume por la compra de productos o por la prestación de servicios por actividades gravadas. Retención en la Fuente de ICA Los pagos por la adquisición de productos o por la prestación de servicios están sujetos a Retención en la Fuente de ICA siempre que el objeto del Contrato sea desarrollado en el Distrito Capital. De igual forma FONADE aplica retenciones por otros conceptos, que aplican solo para algunos servicios específicos, tales como: impuestos de guerra, reteica y otros aplicables a normas de la legislación de cada municipio. En consecuencia los Contratistas, bien sean personas naturales o jurídicas están sujetos al cumplimiento de las normas legales y fiscales vigentes. 7

8 Las normas fiscales son de carácter obligatorio por parte de los contribuyentes quienes son sujetos pasivos. Cordialmente, En cumplimiento de normas especificas. ELVIRA FORERO HERNANDEZ Gerente General 8

9 ANEXO No. 2 ASPECTOS GENERALES PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS Cuando legalice un contrato con FONADE no olvide: Suscribir o firmar el contrato a legalizar. Constituir la póliza de conformidad con las condiciones señaladas en el contrato, dicha póliza debe tomarse a favor de entidades particulares y presentarse acompañada de las condiciones generales y del recibo de pago de la prima. Suscribir el pacto de integridad. FONADE le entregará junto con el contrato respectivo el documento denominado Pacto de Integridad en el cual se señalan unas pautas o guías a que usted se compromete a observar durante la ejecución del contrato. Dicho diligenciamiento no es obligatorio. Realizar el Pago del Impuesto de Timbre y presentar ante el Grupo de Pagaduría de FONADE copia de la consignación del pago de este impuesto, con el fin de que se expida el comprobante de ingreso, el cual debe anexarse a la documentación presentada para la legalización. El impuesto de Timbre Nacional se causa sobre las cuantías y porcentajes establecidos anualmente por la DIAN. FONADE es agente retenedor del impuesto de timbre. Es requisito indispensable para legalización del contrato. Realizar la consignación que exige la Contaduría General de la Nación acerca del pago de derechos para la expedición del boletín de deudores morosos del Estado BDME, con base en los montos establecidos por la Ley. Certificar el cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de El Contratista PERSONA JURÍDICA deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Dicha acreditación se hará mediante certificación expresa suscrita por el Revisor Fiscal o por Representante Legal. FONADE se reserva el derecho a verificar la veracidad de la información contenida en la certificación. Presentar Constancia de Afiliación al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensión). Las PERSONAS NATURALES que aspiren a suscribir contratos con la Entidad y cuya duración sea superior a 3 meses, deberán acreditar la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Pensiones y Salud de conformidad con lo señalado en las normas vigentes. Para contratos inferiores a 3 meses solo se debe acreditar la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Pensión. 9

10 Las personas naturales deben presentar el registro de antecedentes disciplinarios, emitido por la Procuraduría General de la Nación y el Certificado Judicial expedido por el DAS. 10

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