PROCEDIMIENTO MANEJO DE PRENSA DE LA SNR DEL PROCESO GESTION DE COMUNICACIONES
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- Jesús Marín Rivero
- hace 8 años
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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento manejo de prensa, referente a divulgar ante los diferentes medios de comunicación las políticas, programas, proyectos de la SNR. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, nivel central y en las oficinas de registro Los clientes del procedimiento son entes externos, ciudadanía y medios de comunicación. 1.1 ALCANCE: Inicia: Con la atención de los periodistas o medios de comunicación y con los boletines de prensa, convocar a los medios de comunicación para rueda de prensa. Qué hace?: Atender a los medios de comunicación para la ejecución de la rueda de prensa. Elaborar los boletines y comunicados de prensa y remitirlos al Ministerio de Interior y de Justicia y los diferentes medios de comunicación. Termina: Seguimiento a la Publicación de los comunicados y boletines de prensa en los diferentes medios. 2. RESPONSABLES: 2.1 Responsable estratégico: Coordinadora del Grupo de Divulgación 2.2 Responsable operativo: Grupo de Divulgacion 3. Definiciones: Medio de comunicación: Es la forma y estilo de dar a conocer una información. Comunicado de prensa: Es el medio de publicar una noticia. Monitoreo de prensa: Consiste en hacerle el seguimiento a una noticia. Fuentes de información: Lugar donde se origina la noticia. Hojas de cálculo: para registras los comunicados de prensa
2 Página: PHVA Planear: Planear la atención a los medios de comunicación y los temas a tratar y los mecanismos de comunicación. Hacer: Atender a los medios de comunicación para la ejecución de la rueda de prensa. Elaborar los boletines y comunicados de prensa y remitirlos al Ministerio de Interior y de Justicia y los diferentes medios de comunicación. Verificar: A través del monitoreo de las publicaciones en los medios de comunicación. Verificar la atención de los periodistas. Actuar: Generar estrategias para mejorar la comunicación externa en los diferentes medios. 4. Descripción de actividades del procedimiento, se establecen los link con los formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas Actividades de valor agregado Imprimir y Divulgar Actividades Descripción de actividades: 1. Imprimir la información publicada en los medios de comunicación acerca de la SNR u oficinas de Registro. 2. Subir al Despacho la información publicada en los medios de comunicación. 3. Colocar en cartelera la información que ha sido publicada en los medios de comunicación. 4. Hace relaciones públicas con los medios de comunicación para acceder a publicaciones Responsable: Coordinadora del Grupo de Divulgación, Profesional Universitario y Auxiliar Administrativo. Conocimiento: Lo estipulado en el Manual de Funciones. Recursos esenciales: Computadores, Fotocopiadora, Duplicadora, Outlook, Internet. de Herramientas de control: Monitoreo Constante de noticias, llamadas telefónicas a los periodista, reporte de fax y de correos
3 Página:3 electrónicos. Frecuencia: Cada vez que la ocasión amerite. Tecnología (M.A.S): Computador, fax, teléfono, internet. Atención a los periodistas Descripción de actividades: 1. Atender y analizar la solicitud hecha por el periodista. 2. Informar al Superintendente de la solicitud. 3. Seguir instrucciones del Superintendente. 4. Buscar fuentes de información si es necesario para entregar al periodista. 5. Informar hora y fecha de la entrevista indicada por el Superintendente. 6. Acompañar al Superintendente o al funcionario delegado a la entrevista concedida. Responsable: Coordinadora del Grupo de Divulgación Conocimiento: Lo estipulado en el Manual de Funciones. Recursos esenciales: Computadores, Outlook, Internet, cámara fotográfica, grabadora digital, micrófono. de Herramientas de control: Llamadas telefónicas a los periodistas, reporte de fax y correos electrónicos. Frecuencia: mínimo cada 3 y 6 meses Tecnología (M.A.S):): Manual y sistematizada. Rueda prensa de 1. Convocar a los medios de comunicación por medio de correo electrónico y se confirma por teléfono 2. Proyectar comunicado y material a entregar y se presenta al Superintendente para la validación 3. Realizar la rueda de prensa y se entrega material. 4. Hacer seguimiento a los medios de comunicación la publicación de la rueda de prensa. Responsable: Coordinadora del Grupo de Divulgación Conocimiento: Manejo de prensa, ( comunicación informativa) Recursos esenciales: Computadores, Outlook, Internet, cámara fotográfica, grabadora digital, micrófono.
4 Página:4 de 2009 Herramientas de control: Llamadas telefónicas a los periodistas, reporte de fax, correos electrónicos y publicaciones. Frecuencia: Cuando se requiera Tecnología (M.A.S):): Manual y sistematizada 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 51. Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Decreto 1537 de Roles de las Oficinas de control Interno. Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009 Norma MECI 1000: NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza de Cambio Versión 01 Se ajustan nuevamente los procesos según requerimientos de la pre auditoria para formar un solo proceso
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