PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO

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1 1. PROPÓSITO Establecer el procedimiento para la creación, actualización, revisión, aprobación y puesta en práctica de los documentos internos y externos requeridos para un adecuado funcionamiento del SGC y del SIG del AREA METROPOLITANA DEL CENTRO OCCIDENTE para garantizar un adecuado manejo y control, de tal manera que se asegure que en todos los sitios donde se realicen operaciones o actividades que afectan la calidad de los servicios, se tengan disponibles en forma oportuna los documentos internos y de origen externo requeridos en su versión vigente. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de gestión de la calidad de la Entidad, da cubrimiento a los documentos internos o externos que se utilizan, generan, tramitan y archivan en el AMCO, a través de los cuales se orienta el desarrollo de los procesos y se registran las actuaciones y resultados de todas las actividades de la gestión institucional 3. NORMATIVIDAD Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos 4. DEFINICIONES SGC: Sistema de gestión de la calidad del AMCO SIG: Sistema integrado de gestión MECI-CALIDAD del AMCO Documento: Información del Sistema de Calidad contenida en un medio de soporte: papel, digital, magnético o cualquier otro medio. Documentar: Dejar consignado en cualquier medio normalmente escrito disposiciones, instrucciones, procedimientos, para desarrollar las actividades de los procesos incluyendo los medios, objetivos y métodos de control requeridos para una ejecución eficaz.

2 Revisión de un documento: La revisión de los documentos consiste en verificar que lo que está escrito corresponde con la realidad o con las condiciones previstas o planificadas en el AMCO para el desarrollo de los procesos. Aprobación de un documento: La aprobación de los documentos consiste en verificar que lo que se encuentra documentado corresponde con las políticas, objetivos y/o requisitos de calidad establecidos en el AMCO y constituye la autorización para continuar o iniciar su aplicación. Actualización de un documento: Introducción de cambios en el contenido de un documento o edición de una nueva versión. Versión del documento: Indica el número de edición del documento, muestra el estado de actualización.. Documento Interno: Todo documento creado o generado por el sistema de gestión de calidad propio del AMCO. Documento externo: Documento originado y/o suministrado por entes o personas externas a la entidad, por ejemplo: Administraciones municipios conformantes del AMCO, entidades de control, clientes, proveedores, partes interesadas en los servicios prestados por la entidad y que su contenido deba ser aplicado en el desarrollo de las actividades, razón por la cual deben ser manejado de manera controlada. Por ejemplo: Decretos, Resoluciones, Códigos, Normas, etc. Documento Obsoleto: Documento que contiene información desactualizada / que ha perdido vigencia, y que debe ser controlado para prevenir su uso. Retención: Período durante el cual se conservan deliberadamente los documentos y datos del sistema de calidad del AMCO. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados por el AMCO en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio o información. Debe Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

3 Manual de Calidad: Es el documento que contiene la orientación y disposiciones de gestión del SGC de la entidad, incluye una descripción de: alcance del SGC, procesos secuencia e interacción, procedimientos documentados o referencia de los mismos Plan De Calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proceso específico o un proyecto en particular. Procedimiento: Metodología o forma especificada para llevar a cabo las actividades de un proceso. Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación o parte de un procedimiento. Formato: Guía preestablecida o documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general. Guía: Instrucción pormenorizada para diligenciar un formato Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Especificaciones: Documento que establece los requisitos y características de un producto o servicio. 5. RESPONSABLES La aplicación y mantenimiento de este procedimiento es responsabilidad del Coordinador de Calidad de la entidad, quien podrá delegar algunas funciones cuando lo considere conveniente.

4 Adicionalmente, los servidores públicos responsables de la elaboración de los documento deben guiarse por las disposiciones aquí establecidas. 6. ACTIVIDADES La estructura de la documentación en el AMCO es la siguiente: CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA LEYES DECRETOS, LEY Y ACTOS ADMINISTRATIVOS POLITICAS Y OBJETIVOS DE CALIDAD> MAPA DE PROCESOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA (Manuales de Operación - guias Instructivos) REGISTROS FORMATOS, ANEOS OTROS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO O ETERNO 7. Gestión de documentos La documentación debe ser gestionada de acuerdo con las disposiciones que se detallan a continuación: 7.1. Creación, modificación y puesta en práctica de Documentos Internos del SGC. Siempre que sea necesario documentar por primera vez o actualizar un documento existente correspondiente a un procedimiento para desarrollar un proceso o una actividad se deben seguir las siguientes acciones:

5 7.2. Decisión de documentar El Coordinador de calidad revisa las actividades por desarrollar y los métodos que van a ser aplicados. La revisión incluye analizar con las personas y funcionarios interesados en el proceso a documentar, la metodología a ser aplicada, el posible contenido del documento, la verificación de la documentación y todos los procedimientos e instrucciones existentes, para determinar las necesidades de creación o actualización de dichos documentos. Los Directores y/o jefes de área / proceso deben determinar la efectividad de los documentos (si existen) y los apartes que requieran ser actualizados. Cuando se trate de una actividad nueva, la base de análisis será la información técnica o teórica que se pueda recopilar. Para la creación de un nuevo documento, se debe analizar previamente la dimensión de dicha necesidad, ya que salvo los procedimientos y documentos exigidos por la norma que rige el SGC integrado al modelo estándar de control interno MECI, sólo será emitida nueva documentación en aquellos casos dónde la ausencia de un documento pueda generar el riesgo de que se presenten No conformidades en los servicios, en los procesos o en el SGC de la entidad. El Coordinador de calidad asigna el responsable de la creación o actualización del documento, teniendo en cuenta previamente los conocimientos y formación técnico- académica requerida para garantizar el éxito de la actividad. La edición final del documento debe ser realizada por el Coordinador de Calidad, el documento final será elaborado de acuerdo con las indicaciones de formato y estilo de presentación que se detallan más adelante. Una vez se ha documentado, el Coordinador de calidad es el encargado de gestionar la revisión final y aprobación del documento. Las revisiones y aprobaciones estarán bajo la responsabilidad de las personas que ocupen los siguientes cargos: Documento Revisa Aprueba Manual de calidad Coordinador de calidad Director Manuales, y planes de procesos Coordinador de calidad técnicos y de proyectos Subdirector de planeación Subdirector de planeación Coordinador de calidad Manuales y planes de procesos Subdirector Administrativo Subdirector Administrativo y administrativos y financieros y financiero financiero

6 Procedimientos técnicos y de gestión de proyectos Responsable Instructivos técnicos / gestión técnico de / proyecto proyectos proceso Subdirector de planeación Procedimientos administrativos Responsable Instructivos Administrativos administrativo proceso Subdirector Administrativo y financiero Guías Formatos Coordinador de calidad Jefe área / proceso Coordinador de calidad Jefe área / proceso Subdirector área Subdirector área 7.3. Modificaciones En caso de modificaciones a documentos existentes, las personas responsables de revisión y aprobación final tendrán a su disposición toda la información relativa a la modificación incluyendo documentos soportes y documentos de base. Siempre que se esté realizando una modificación o actualización se debe tener en cuenta, que los documentos deben ser revisados y aprobados por las personas que ejerzan las mismas funciones o cargos que efectúen la revisión y aprobación originales, salvo que específicamente se estipule de otra manera.

7 7.4. Formato y estilo de presentación Este procedimiento es un ejemplo del formato y estilo que debe ser usado en la edición (impresión para publicación) de procedimientos documentados. La edición de documentos se debe ajustar a las siguientes indicaciones: 7.5. Identificación de los documentos: Todos los documentos se deben identificar con un titulo y con un código, el cual debe ser asignado de acuerdo con las siguientes instrucciones de Codificación. Todos los documentos serán identificados por un código alfanumérico compuesto por cuatro partes así: Primera parte: Alfabética, compuesta por tres caracteres que indican el tipo del documento: Ejemplo: MAN: MANUAL PRO: PROCEDIMIENTO INS: INSTRUCTIVO GUI: GUIA FOR: FORMATO Segunda parte: Alfabética compuesta por dos caracteres que indican el área de Generación del documento: DI: Dirección PL: Subdirección de planeación AD: Subdirección Administrativa y Financiera Tercera parte: con el Alfabética compuesta por tres caracteres relacionados proceso al cual se encuentra asociado el documento Cuarta parte: Numérica compuesta por dos o tres dígitos asignados de manera consecutiva en la medida en que se van creando los documentos.

8 Los consecutivos son independientes para cada tipo de documento. Los procedimientos, instructivos y Manuales, tendrán dos dígitos. Los formatos podrán tener un consecutivo compuesto por dos dígitos o tres, dependiendo del número de formatos vigentes en el Sistema de Gestión de la Calidad. Formato de presentación: Portada: El manual, los planes y los procedimientos contienen portada, que permite identificar claramente el contenido del documento, el estado de la versión y el control de cambios. Véase como ejemplo la portada de este documento. Encabezado: Todos los documentos de generación interna deben llevar el siguiente encabezado incluyendo la información correspondiente a cada documento: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CÓDIGO: PRO VERSIÓN: 01 AREA METROPOLITANA DEL CENTRO OCCIDENTE Pereira Dosquebradas La Virginia TITULO DEL DOCUMENTO Papel y tipo de letra: La edición del Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos y guías debe ser realizada en papel tamaño carta, utilizando preferiblemente la fuente Arial. El diseño de formatos puede variar de acuerdo con las necesidades de recolección de información. Pié de página: Todos los documentos incluyendo los formatos deben contener en el pie de página la guía de archivo electrónico. Contenido: Los documentos deben incluir el siguiente contenido:

9 Contenido Manual de calidad Manual de Procesos y Procedimientos Instructivos Registros Otros documentos procedimientos (Origen interno) Titulo Portada Encabezado Pie de página Contenido Manual de calidad Manual de Procesos y y procedimientos Tabla de control del del documento Procedimientos Instructivos Registros Otros documentos (Origen interno) Control de cambios Tabla contenido de Introducción Propósito Alcance

10 Normatividad aplicable Definiciones Responsables Descripción cumplimiento requisitos de la norma NTCGP 1000:2004 Descripción gráfica actividades (Diagramas de flujo) Descripción detallada actividades (Matriz) Descripción actividades (Escrita) Contenido Manual de calidad Manual de Procesos y y procedimientos Documentos de de referencia Procedimientos Instructivos Registros Otros documentos (Origen interno) Registros y Formatos

11 Anexos El contenido de los procedimientos se explica a continuación: Propósito En este aparte se especifica la razón o utilidad del documento Alcance Define el campo de aplicación del contenido del procedimiento, definido por áreas, procesos, delimitaciones etc. Normatividad aplicable Relación de normas legales y estatutarias de obligada aplicación u observancia en el desarrollo del procedimiento Definiciones Descripción del significado de términos no comunes contenidos en el documento, o que por su importancia requiera ser precisado. Responsables En este aparte se deben definir los cargos responsables de aplicar y supervisar la aplicación del procedimiento Actividades Descripción en orden lógico el conjunto de operaciones y acciones necesarias para ejecutar el procedimiento. La descripción de actividades puede ser realizada de acuerdo con el método o estilo de presentación que más se ajuste al personal usuario. Documentos relacionados (Referencias) Relación de los documentos de obligada consulta o que sean mencionados en el procedimiento Registros y formatos de calidad relacionados Definición de registros generados en la aplicación del procedimiento y formatos a utilizar para la recolección de los mismos. Nota: el contenido de los demás documentos se debe ajustar a las necesidades de la entidad 7.6. Distribución Para Uso:

12 El documento editado se entrega a todo el personal para el cual va dirigido. Los documentos deben ser entregados bajo condiciones controladas. Todos los documentos deben ser uniformes en su estilo de presentación y formatos, y deben haber sido elaborados, aprobados y puestos en circulación de acuerdo con las disposiciones e instrucciones establecidas en este procedimiento. Ningún procedimiento documentado que no haya sido debidamente aprobado puede ser puesto en circulación. Nota: La entrega no implica, necesariamente que todos deberán recibir un ejemplar impreso individual. Cuando varias personas utilicen el mismo documento, es suficiente el hecho de que cada persona tenga fácil acceso al documento. Los documentos también pueden ser entregados a través del suministro de la guía de acceso al archivo electrónico de los mismos Puesta en práctica: La puesta en práctica de un documento debe incluir inducción y entrenamiento para que todo el personal que sea usuario, se familiarice con el contenido y con los métodos de aplicación Supervisión Y Revisión: Una vez puesto en práctica el documento, se supervisa para verificar su efectividad y cumplimiento. La verificación de aplicación debe ser realizada por el Coordinador de calidad, quién debe contar con el apoyo de: Director, Subdirectores de área y jefes de proceso a sección Control De Documentos: Identificación: Todos los documentos del sistema de calidad deben ser claramente identificados mediante la asignación de un titulo y un código. Además deben contener la identificación de Documento Controlado o Documento obsoleto según sea el caso. En los documentos esta condición será indicada a través de marca de agua impresa en la totalidad de las páginas del documento Medios Utilizados: Todos los documentos serán consignados en el sistema y en medio impreso cuando sea requerido por el usuario, y se conservaran copias de seguridad en medio digital.

13 7.12. Archivo: Los documentos en todos los medios utilizados, se mantienen en forma centralizada en la oficina principal del AMCO bajo la responsabilidad el Coordinador de Calidad. El manejo del archivo de documentos internos se hará de acuerdo con las normas técnicas de archivo consignadas en la Ley 594 de 2000, clasificando los documentos según los medios utilizados (Impresos, electrónicos) y siguiendo los lineamientos de control definidos y consignados más adelante (Control). Deberá mantenerse copia electrónica de seguridad de todo documento impreso o en medio electrónico. Los archivos deben ser organizados y controlados de tal manera que se garantice su preservación teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística Distribución Y Recuperación: El Coordinador de Calidad del AMCO, con la colaboración de los Subdirectores y jefes de procesos, tiene bajo su responsabilidad identificar las necesidades de documentación de cada una de las áreas para elaborar los listados de distribución, así mismo es la persona encargada de velar por que cada funcionario tenga acceso y/o en su poder el documento vigente. La distribución se puede realizar a través del sistema habilitando el acceso previo establecimiento de condiciones de seguridad.. Para evitar la circulación y aplicación de documentos obsoletos y/o inválidos la distribución de toda nueva versión debe ser posterior a la recuperación de los documentos invalidados o modificados, con el lleno de los registros de control que se detallan más adelante. Para evitar confusiones y el uso no propuesto de un documento que ha perdido su vigencia, los documentos obsoletos impresos se deben identificar con la estampación del sello Documento obsoleto en cada una de sus páginas utilizando preferiblemente tinta roja para facilitar la identificación. Así mismo los documentos obsoletos guardados en medio electrónico deben contener marca de agua impresa indicando el estado de obsolescencia Control: El control de documentos internos se realiza a través de: - Listado Maestro de Documentos

14 - Listado de Distribución y su respectivo control El Coordinador de Calidad, manejará un listado maestro que contiene una relación detallada de todos los documentos que forman parte del SGC. El listado maestro se lleva en forma sistematizada y actualizado en todo momento. Queda claramente establecido que cualquier movimiento de documentos debe ser registrado en forma inmediata. Así mismo el responsable de cada proceso puede llevar un listado maestro de los documentos utilizados para la gestión de su respectivo proceso. Siempre que se actualice la información se debe imprimir una copia para el archivo de control de documentos. Véase formato anexo. Para mantener el Control, el Coordinador de calidad mantendrá un archivo impreso actualizado del estado de distribución de documentos. Control de documentos de origen externo: Los documentos externos de uso general de la entidad, por ejemplo códigos, normas, Decretos, Resoluciones, etc. deben ser incluidos en el listado maestro de documentos de origen externo, utilizando el formato establecido para este fin, el control incluye un monitoreo periódico con las diferentes entidades para asegurar que siempre se mantiene la versión vigente, de todas maneras queda claramente establecido que siempre que se requiera utilizar uno de estos documentos, el usuario debe verificar que se posee la versión vigente. Los originales de los documentos de origen externo deben permanecer disponibles en su versión vigente en cada una de las áreas que los requieran. Para un mayor control el listado maestro de documentos externos, se debe elaborar uno en cada sección bajo la responsabilidad del jefe o coordinador del área, y un listado general bajo el control del Coordinador de calidad. Los documentos externos obsoletos se deben conservar debidamente identificados con el sello Documento obsoleto 5.3 Control de actualización de documentos El coordinador de calidad tiene bajo su responsabilidad, asegurarse que los documentos existentes continúan siendo adecuados para garantizar la eficacia del SGC. Cambios en la estructura organizacional de la entidad, cambios en los métodos de trabajo, iniciación de trabajos o proyectos especiales, atención de quejas o reclamos de los clientes, análisis de causas de no conformidades

15 reales o potenciales, resultados de revisión del sistema por la Dirección, pueden ser fuentes de información para identificar necesidades de modificación o complementación de la documentación del SGC de la entidad. Durante la revisión del SGC por la Dirección, también se podrá realizar la revisión del estado de adecuación y actualización de la documentación. Todos los cambios o actualizaciones de los documentos se deben identificar a través del registro del estado de la versión consignado en la portada y en el encabezado de cada documento y del registro de cambios menores consignado al final de cada documento. Véase como ejemplo la portada y el registro de control de cambios menores de este documento. Los usuarios de la documentación del SGC pueden hacer la solicitud de modificación a los documentos vigentes, utilizando el formato establecido para este fin. 5.4 Control de legibilidad y conservación física de los documentos El Coordinador de Calidad tiene bajo su responsabilidad verificar que en todos los puntos donde se hace uso de la documentación ésta permanece legible. En caso de detectarse documentos impresos ilegibles o deteriorados por la manipulación o exposición a condiciones medioambientales adversas para su conservación, los documentos deben ser reemplazados. De la misma manera se debe verificar el acceso a la documentación, em medio electrónico o digital. 5.6 Control de correspondencia La correspondencia tanto entrante como saliente, son documentos de especial importancia para el AMCO, por lo tanto se debe llevar un registro pormenorizado de la misma, utilizando los formatos establecidos. 6. Documentos relacionados ( o Referencias ): Código Nombre Manual de archivo

16 7. Registros y formatos de calidad relacionados: Contenido Código formato Titulo Archivo existentes documentos Listado maestro de documentos internos Control de distribución Archivo de documentos de origen externo Listado de distribución Listado maestro de documentos de origen externo Registro de solicitud de cambio o emisión de documentos. Solicitud de creación o modificación de documentos Registro de resultados de revisión de documentos Revisión de estado de vigencia y conservación de documentos Registro de correspondencia despachada Control de correspondencia despachada Registro de correspondencia recibida Control de correspondencia recibida

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