PROCESO DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN PLAN DE MEDIOS

Transcripción

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2 TABLA DE CONTENIDO Pág. Presentación 3 1. Plan de Medios Estructura Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo Comunicación Institucional Política: manejo de la Información Pública 3. Comunicación Organizacional Política: manejo de la comunicación interna Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Definición

3 PRESENTACIÓN El acercamiento de la ciudadanía a la Fiscalía General de la Nación se consolida de forma permanente con un proceso de comunicación, coordinado a través de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo que fomenta y mantiene una comunicación directa con los usuarios internos y externos para asegurar canales de información efectivos. Es así como la alta dirección de la entidad reitera la importancia de la comunicación, teniendo en cuenta que facilita el control social, y genera espacios de participación eficaz de la ciudadanía en la administración de justicia, teniendo como base la divulgación, conocimiento y aplicación amplia de los Códigos de Ética, de Buen Gobierno y lo estipulado en los decretos ley que dieron vida al proceso de modernización institucional. Este documento plasma la política institucional referida a las pautas para el manejo de la comunicación, con la garantía de una gestión íntegra y eficiente de manera articulada con el Sistema de Gestión Integral de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, que genera confianza en los públicos internos y externos hacia la Fiscalía General, como un servicio hacia la ciudadanía y en ejercicio de los principios de publicidad y transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos y de igualdad, celeridad y eficiencia en el flujo de la información, en la entidad. Esencialmente, la comunicación de la entidad con los ciudadanos que se relacionen con ella se hace siempre en términos de respeto, calidez y oportunidad, dentro del entendimiento de que la razón de ser de la Fiscalía General de la Nación es la prestación de un servicio de excelente calidad a la ciudadanía. La Fiscalía General de la Nación implementa programas y acciones dirigidas a hacer efectivas las políticas de comunicación que se consolidan de acuerdo con las circulares Nos de 2014 y 0007 de 2014, referentes al manejo de la Información Pública y al manejo de la Comunicación Interna, respectivamente. Lo expuesto, en materia de soportes y lineamientos referentes a información, se constituye en el antecedente que en este importante tema de comunicación desarrolla la entidad como derroteros institucionales de

4 obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de los servidores de la Fiscalía General de la Nación. Además, como lo contempla el Artículo 10 del Decreto Ley 016 de 2014 la definición de políticas, estrategias, planes, programas y proyectos de comunicación interna y externa son responsabilidad de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo de la Fiscalía General de la Nación. Por consiguiente la Oficina de Divulgación y Prensa, informa permanentemente a la opinión pública sobre los avances de su gestión, en materia de administración de justicia, a través de los medios de comunicación. Igualmente, la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo garantiza que la información institucional, sobre los avances de las investigaciones y las metas contempladas en el Direccionamiento Estratégico, estén basadas en los principios de responsabilidad, veracidad, respeto a la dignidad humana, oportunidad, discreción, transparencia, conveniencia e imparcialidad, para garantizar que la ciudadanía en general tenga acceso a la misma. Este Plan Medios permite la interrelación con otras entidades al establecer alianzas, apoyar o acompañar en bien de la administración de justicia, a diferentes instituciones educativas, universidades y/o gremios, consolidar vínculos de cooperación nacional o internacional que contribuyan al mejoramiento o desarrollo de la entidad y generar y liderar espacios abiertos y propicios de intercambio interinstitucional. Por todo lo anterior, la información de la entidad es un bien colectivo indispensable para la realización del trabajo, y por tanto debe fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente, cruzada y horizontal, entre áreas, entre personas y proyectada hacia la comunidad, para propiciar la toma acertada de decisiones en todos los niveles.

5 1. Plan de Medios Selecciona los medios y las acciones comunicativas utilizadas para abordar los ejes temáticos que hacen parte del modelo de comunicación pública, organizacional e informativa. Como herramienta de gestión, el plan contiene todos los instrumentos de planeación necesarios para el manejo administrativo, operativo y logístico de la comunicación en la entidad, por consiguiente, es un proceso de apoyo que hace parte de la planeación estratégica institucional, conocido y posicionado por todos sus miembros. El Plan de comunicación suministra información de calidad, veraz, suficiente, necesaria y oportuna sobre los servicios o productos que ofrece la entidad y los logros o resultados de su actuación, tanto a la comunidad en general como a los servidores públicos vinculados a ella. Consolida los canales de comunicación de la entidad y visualiza la oportuna comunicación que debe reflejarse en la calidad del servicio, en la unidad institucional y en la eficiencia del trabajo que se refleja en la optimización de los medios de comunicación para fortalecer la misión institucional. El Plan de Medios determina estrategias para el desarrollo de una comunicación efectiva, que se focaliza en los ejes temáticos de Información y Comunicación Externa y Sistemas de Información y Comunicación para entidades del Estado y materializa su ejecución a partir de acciones comunicativas desarrolladas en la Fiscalía General de la Nación que contribuyen al mejoramiento continuo de la comunicación organizacional. El Plan de Medios fija el marco institucional de la comunicación pública en la Fiscalía General de la Nación con el propósito de fortalecer la comunicación con sus públicos externos e internos. Los alcances del presente documento fueron determinados al definir la comunicación pública como un proceso de la gestión estratégica trasversal a todos los procesos, procedimientos, actividades y tareas que desarrolla la Fiscalía General de la Nación. Con el fin de garantizar el logro de los fines misionales y la transparencia de la administración, la comunicación en la entidad tiene un carácter estratégico y está orientada a la construcción de identidad corporativa y al fortalecimiento de la disposición organizacional para la apertura, la interlocución y la

6 visibilidad en sus relaciones con los públicos internos y externos, para lo cual las acciones comunicativas se efectúan de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos de comunicación y este Plan de Medios de Comunicación de la entidad Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo Para garantizar la cobertura de la información institucional que se divulga a los funcionarios y a la ciudadanía en general, la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo está integrada por profesionales en diversas áreas, personal técnico y de apoyo. Esta dependencia cuenta en el Nivel Central con periodistas, diseñadores gráficos, camarógrafos, fotógrafos, editores, abogados entre otras personal que ofrecen apoyo a las actividades de la Dirección. En las seccionales hay comunicadores sociales en las ciudades donde el Director determine. El Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo asigna entre el equipo de funcionarios de la Dirección tanto del Nivel Central como de las seccionales, fuentes internas para realizar el respectivo cubrimiento periodístico y redactar boletines de prensa de decisiones judiciales, resultados de operativos que tengan relación con cada una de las dependencias y otras actividades misionales y administrativas de la Fiscalía General de la Nación.

7 2. Comunicación institucional Como lo contemplan las circulares Nos de 2014 y 0007 de 2014, el manejo de la información en la Fiscalía se divide en Información Pública y Comunicación Interna. A continuación se explicará de forma breve y sencilla los alcances de cada una, así: 2.1 Política: manejo de la información pública La Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo es la dependencia encargada de dirigir las relaciones de la entidad con los medios de comunicación, bajo los criterios y lineamientos que establece el Fiscal General de la Nación, lo que se deriva en autorizar los contenidos a publicar en los medios de la entidad, con el apoyo de la Subdirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en los casos que se requiera. En ejercicio de las disposiciones antes referidas a continuación se fijarán las siguientes pautas para el manejo de información pública que son de obligatoria observancia, sin excepción, para todos los servidores de la Fiscalía General de la Nación: manejo de la información, declaración a medios de comunicación y operatividad. 2.2 Productos de comunicación pública Página web: Gobierno en Línea: Redes sociales Programa institucional de televisión (sujeto a contrato o convenio) Programa institucional de radio (sujeto a contrato o convenio) Pantallas informativas externas Líneas de Atención Ciudadana Ruedas de Prensa Entrevistas Monitoreo de medios Registro de fotografía y video Capacitación a periodistas Comunicación con los contratistas y proveedores Atención al público Sistema Nacional de Quejas y Reclamos

8 2.3 Relaciones con los medios de comunicación El contacto entre servidores de la Fiscalía General de la Nación y los periodistas no está prohibido. Su relación debe servir para orientar y dar conocer las decisiones y las políticas de la Fiscalía General de manera objetiva, teniendo siempre la aprobación del Fiscal General, en coordinación con la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo del Nivel Central, teniendo en cuenta las siguientes pautas: La relación de la Fiscalía General de la Nación con los medios de comunicación tiene carácter institucional y está basada en los principios de veracidad, libertad y publicidad, para lo cual la entidad respeta en todas sus actuaciones la libertad de prensa y la autonomía de los medios y exige de éstos apego a la verdad e imparcialidad. El Fiscal General de la Nación y el Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo establecen con los medios de comunicación una relación de carácter institucional que no es afectada por sesgos políticos, intereses comerciales o personales. El Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo coordina los lineamientos definidos para la relación de la Fiscalía General de la Nación con los medios de comunicación. El Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo es el responsable de coordinar todo lo relacionado con las estrategias de divulgación y posicionamiento de la entidad, y sus voceros frente a los medios de comunicación. Todo encuentro con los medios informativos es coordinado el Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo y/o su delegado. Ningún funcionario está autorizado para dar declaraciones a título personal sobre las gestiones que adelanta la entidad. El suministro de la información y la relación frente a la gestión institucional se realiza bajo parámetros democráticos, públicos, transparentes, enmarcados en el respeto a la dignidad humana y al debido proceso.

9 2.4 Interacción informativa con otras entidades El proceso interactivo de comunicación de la institución con la comunidad y las distintas organizaciones que conforman la sociedad civil, es determinado por el Fiscal General de la Nación y/o su delegado, y el Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. La interacción informativa de La Fiscalía General de la Nación con otras entidades públicas y privadas está enmarcada por el respeto y por los principios de cooperación, confianza e independencia a través de la institucionalización de prácticas comunicativas, que tiendan a establecer un estilo de interlocución, centrado en el trabajo conjunto y la construcción de un sentido colectivo de la administración de justicia en el marco de las garantías fundamentales y al debido proceso. 2.5 Trámites Autorización para realizar fotografías de las sedes Cuando los periodistas, estudiantes o un ciudadano en particular necesite hacer imágenes de fotografía y/o video de las sedes de la Fiscalía General de la Nación, debe solicitar por escrito a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo una autorización en donde informe en qué utilizará dichos registros, nombres, apellidos, cédula de ciudadanía, teléfonos fijo y celular, centro educativo y/o empresa a la que pertenece. Una vez se considere la viabilidad de los registros la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo realizará el trámite respectivo ante el Departamento de Seguridad e informará al solicitante. Cuando las imágenes se requieran en sedes de la entidad diferentes al Nivel Central, dicha autorización será gestionada por el delegado de prensa ante el Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. En las ciudades en donde no haya delegados de prensa, se deberá hacer el trámite directamente ante la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo del Nivel Central.

10 2.5.2 Ingreso de periodistas a dependencias diferentes a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo El ingreso de periodistas de los diferentes medios de comunicación a las dependencias de la entidad con fines periodísticos, debe ser autorizado por el Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. Un integrante de la Dirección hará el acompañamiento al comunicador Permiso para visitar a personas privadas de la libertad Si el indiciado o sindicado se encuentra recluido en las instalaciones del búnker de la Fiscalía General de la Nación, el trámite se realizará a través de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo; en este caso el periodista, que debe estar acreditado por la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, presentará el formato diligenciado dispuesto por la Fiscalía General de la Nación anexando una carta con el membrete del correspondiente medio de comunicación dirigida a la persona que desea entrevistar, para que éste y el Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo lo(a) autoricen y proseguir el trámite ante el fiscal del caso. 3. Comunicación Organizacional La comunicación organizacional, entendida como cultura de estrategia interna, contribuye a la proyección de la gestión. Está orientada a mejorar la efectividad de las relaciones laborales e interpersonales y el clima laboral, a través de la búsqueda del diálogo permanente y multidireccional entre los servidores de todos los niveles. Igualmente, la Comunicación Interna, presenta a los servidores de la entidad los programas y estrategias para afianzar de manera permanente su gestión de forma transversal a todos los miembros de la institución y su participación activa en la misma. La comunicación interna de la entidad propicia el aprendizaje organizacional y facilita el desarrollo de las actitudes humanas y laborales necesarias para fortalecer la cultura organizacional, por lo tanto permite que los servidores interioricen la visión, misión y los objetivos institucionales, tanto en su comprensión conceptual como en su práctica diaria, plasmados en el direccionamiento estratégico.

11 En busca del fortalecimiento de la participación de los servidores, la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo retroalimenta al proceso de comunicación institucional, a través de la información que se genera desde las diferentes dependencias de la entidad. El desarrollo de todas las estrategias de Comunicación Organizacional deben disponer siempre de los medios y la infraestructura necesaria para su ejecución, a través de la Dirección Nacional de Apoyo a la Gestión, la cual proveerá de acuerdo a lo estipulado en el Plan de Compras de cada vigencia, solicitado por la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, los recursos necesarios para lograr así su pleno funcionamiento Política: manejo de la comunicación interna La Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo es la dependencia encargada de asesorar al Fiscal General de la Nación y a las demás dependencias de la entidad en la promoción y posicionamiento de la imagen corporativa y el fortalecimiento de la identidad institucional. Adicionalmente, la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, debe definir el protocolo para la logística de los eventos y las actividades institucionales determinadas y en las que participen el Fiscal o Vicefiscal General de la Nación. Por consiguiente, esta política de comunicación interna está articulada con el Sistema de Gestión de la Calidad ( SGC ), y el Modelo Estándar de Control Interno ( MECI ), demarcados por la entidad.

12 3.2. Medios de Comunicación Organizacional Se dispone de los siguientes medios institucionales de información que son actualizados permanentemente, los cuales deben llegar en forma masiva a todos los servidores de la entidad: Intranet Carteleras físicas Sonido interno (sujeto a la administración de la sede). Correo electrónico Pantallas informativas internas Revista Huellas Impresos y publicaciones Identidad visual (manual) Protocolo de eventos institucionales (manual) Monitoreo de medios (sujeto a proceso de contratación) Registro archivo de imágenes y fotografía. Rendición de Cuentas a la Ciudadanía Informe de Gestión A través de estos canales, la Dirección Nacional de Comunicación, Prensa y Protocolo pone en marcha las estrategias que defina en coordinación de la alta dirección. Es responsabilidad de la Dirección Nacional de Comunicación, Prensa y Protocolo, en coordinación con la dependencia que solicita el apoyo en la divulgación, definir los mecanismos, medios y parámetros para facilitar la retroalimentación del proceso de comunicación institucional, garantizando a los servidores ser tenidos en cuenta en la toma de decisiones.

13 4. Audiencia Pública para la Rendición de Cuentas 4.1. Definición La rendición de cuentas es el conjunto de estructuras (conjunto de normas jurídicas y de instituciones responsables de informar, explicar y enfrentar premios o sanciones por sus actos), prácticas (acciones concretas adelantadas por las instituciones, los servidores públicos, la sociedad civil y la ciudadanía en general) y resultados (productos y consecuencias generados a partir de las prácticas) mediante los cuales, las organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos internacionales y a los ciudadanos y la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos (Schedler 2004; Grant y Keohane 2005) Participantes en la organización de la audiencia pública El equipo de trabajo para la organización de la audiencia pública estará integrado por un representante de las siguientes dependencias: Despacho Fiscal General de la Nación o Director Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. Dirección Nacional de Políticas Públicas y Planeación. Dirección de Control Interno. Dirección Nacional de Apoyo a la Gestión: Departamento de Bienestar y Salud Ocupacional y la Subdirección Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones. Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo. Demás dependencias Roles y responsabilidades Despacho Fiscal General 2 Manual único de Rendición de Cuentas de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) aprobado el 14 de julio de 2014.

14 Revisará los ejes temáticos a tratar. Una vez definidos los temas a tratar en la audiencia, el Despacho del Fiscal aprobará los informes presentados por las dependencias del nivel central y las direcciones nacionales. Realizará el informe ejecutivo que presentará el señor Fiscal durante la audiencia pública Dirección Nacional de Políticas Públicas y Planeación La solicitud y consolidación de los informes de gestión de todas las dependencias de la entidad está a cargo de la Subdirección de Planeación. Esta información se remitirá a la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo para la corrección de estilo, diagramación y divulgación del informe de gestión Dirección de Control Interno Es la dependencia encargada de hacer seguimiento y evaluación de la audiencia de Rendición de Cuentas de la Fiscalía General de la Nación. Presentará al Fiscal General de la Nación un informe de evaluación y seguimiento sobre el desarrollo y los resultados de la audiencia, para proponer acciones de mejora futuras, en caso de ser pertinentes Dirección Nacional de Apoyo a la Gestión La consecución de los recursos financieros necesarios para la audiencia estará a cargo de la Dirección Nacional de Apoyo a la Gestión. A su vez, el Departamento de Bienestar y Salud Ocupacional apoyara la logística que se requiera para la realización de la audiencia. La Subdirección Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones dispondrá de los equipos informáticos que se requieran para la realización de la audiencia pública de Rendición de Cuentas y, en coordinación con la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, realizará las pruebas del streaming para la transmisión a través de Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo

15 Definidos los temas a tratar y el lugar de la realización de la audiencia, la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo coordinará los aspectos relacionados con la convocatoria pública a través de los medios de comunicación y de la página Las actividades específicas que desarrollará esta Dirección son: Convocar a los representantes del equipo de trabajo a una reunión de organización de la audiencia. Realizar con 30 días de antelación la convocatoria que deberá contener el informe de gestión del último año de, los temas que se tratarán, formato de preguntas, el cronograma, la forma de inscripción y participación. Establecer los mecanismos necesarios para recoger y seleccionar las inquietudes de los asistentes que deseen participar formulando preguntas, las cuales deberán ser resueltas el día de la audiencia. Asesor al equipo de trabajo en el manejo de la imagen institucional, coordinar el montaje y la logística de la escenografía de la audiencia pública. Manejar el protocolo y ceremonial de la audiencia. Elaborar el libreto para el maestro de ceremonias. Para el registro de asistentes, consolidar el listado de participantes a la audiencia en el formato de control de asistencia vigente del Proceso Gestión Integral del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y coordinar que los invitados consignen su firma en dicho formato. Recibir las preguntas de la ciudadanía y buscar las respuestas con la dependencia que maneja la información. Al terminar la audiencia, publicar, durante un mes, el formato de evaluación de la audiencia y remitir los resultados a la Dirección de ControI Interno. Garantizar la presencia del maestro de ceremonias, quien hará las veces de presentador y moderador. Hacer la producción del material visual que se utilizará en la audiencia. Hacer el cubrimiento periodístico de la audiencia y el registro de fotos y video. Divulgar en redes sociales el desarrollo de la audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Consolidar los documentos que evidencian la realización de la audiencia pública de Rendición de Cuentas.

16 Demás dependencias Las demás dependencias apoyarán al equipo de trabajo en las siguientes actividades: En la etapa de planeación de la audiencia de Rendición de Cuentas presentarán los informes y estadísticas que sean requeridos por la Dirección Nacional de Políticas Públicas y de Planeación. Atenderán la solicitud de la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo para responder las preguntas que se reciban de parte de la ciudadanía. Durante la audiencia de Rendición de Cuentas, los directivos de la entidad, harán presencia al evento. Culminada la audiencia de Rendición de Cuentas darán respuesta a las preguntas de la ciudadanía que no fueron resueltas en la audiencia y que sean de su competencia, canalizadas por la Dirección Nacional de Comunicaciones, Prensa y Protocolo, las cuales se publicarán con posterioridad en la página web de la entidad.