El Plan Estratégico de Comunicaciones es una herramienta de divulgación, difusión y ejecución de las políticas de desarrollo rural del INCODER,

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2 VISION GENERAL El Plan Estratégico de Comunicaciones es una herramienta de divulgación, difusión y ejecución de las políticas de desarrollo rural del INCODER, a través de diferentes canales comunicacionales que generan información positiva, enfocados fundamentalmente en la entrega efectiva de la información n a las comunidades e instituciones privadas relacionadas con el sector.

3 JUSTIFICACIÓN Tomando como base la implementación del Modelo de Comunicación Pública (MCPOI) para entidades del Estado y el Programa de Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia, MCPOI se busca fortalecer la comunicación organizacional y garantizar la producción, circulación y socialización de la información.

4 JUSTIFICACIÓN Es así como la comunicación se entiende como eje estratégico que atraviesa transversalmente el quehacer organizacional en todas sus dimensiones. De esta manera, se formula la realización de un diagnóstico para evaluar el estado de la comunicación en el instituto referida a tres grandes campos: Comunicación organizacional, comunicación informativa y rendición de cuentas, a través de categorías y ejes temáticos.

5 CATEGORIAS EJES TEMATICO APERTURA INTERLOCUCION VISIBILIDAD Receptividad: Atención a lo que quiere la ciudadanía. Responsabilidad de generar. Actitud de servicio: La entidad existe para el servicio. Disposición - Sentido de pertenencia. Visión Compartida. Actitud de servicio comprometidos con el quehacer institucional. Contribuyendo a la construcción de confianza y al logro de los propósitos misionales. Trabajo colaborativo: Estilo de trabajo participativo. Desarrollar la cultura de la información y construir visión compartida. Establecer una red de apoyo mutuo bajo un mismo estilo de dirección. Sistematización: Definir e implementar métodos y procedimientos de recuperación, procesamiento y sistematización de la información para que todos conozcan y entiendan cómo y porqué se realiza (socializar) el proyecto misional (el saber institucional). Socialización de la Información: Cuando el directivo asume su responsabilidad de generar formas de conversación. Se requiere la socialización cotidiana de la información. Precepto constitucional de la publicidad: Transparencia. Hacer visible la gestión para generar confianza. La Rendición de Cuentas externa: es cultura participativa, actitud de escucha y receptividad. Concepto comunicativo del posicionamiento: Manera de convertirse en punto de referencia para todos. Responsabilidad de orientación a la sociedad.

6 El Plan Estratégico de Comunicaciones Es la herramienta de gestión que operacionaliza el Modelo de Comunicación Pública en términos de medios y acciones comunicativas diseñadas para trabajar sobre los temas definidos por las categorías y ejes temáticos. www Ejes Temáticos

7 El Plan Estratégico de Comunicaciones El Plan contiene todos los instrumentos de planeación necesarios para el manejo administrativo, operativo y logístico la comunicación en la entidad, por consiguiente, es un proceso de apoyo que debe ser parte de la planeación estratégica institucional.

8 OBJETIVO GENERAL Posibilitar desde la parte comunicacional, el cumplimiento de las metas de la empresa, por medio de la consolidación de una estrategia comunicativa que apoye los procesos misionales y que facilite el proceso de comunicación pública.

9 OBJETIVOS ESPECIFICOS Incentivar a los pobladores rurales para que visualicen al Instituto como una entidad generadora de beneficios físicos, educativos e informativos. Difundir la labor del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, INCODER entre los públicos objetivos del servicio. Fortalecer la imagen corporativa a través del desarrollo de un programa de identidad corporativa.

10 OBJETIVOS ESPECIFICOS Utilización de los recursos virtuales (portal, correo e intranet) para mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y funcionarios, garantizando la oferta de información y trámites de manera eficiente, transparente y participativa. Generar valor permanente respecto a las actividades en las que participa el Incoder. Establecer alianzas con los medios. Optimizar la comunicación interna.

11 Resultado del Diagnóstico Oficina Central - Bogotá EJES TEMÁTICOS % CONCEPTOS COMUNICACIONALES % Receptividad 57 Actitud de servicio Visión compartida COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 60 Trabajo colaborativo 58 Principio organizacional de la información 59 COMUNICACIÓN INFORMATIVA 59 Socialización de la Información 58 Precepto constitucional de la publicidad 69 RENDICIÓN DE CUENTAS 67 Concepto comunicativo del posicionamiento 66 PROMEDIO GENERAL 62 Rojo: Anaranjado: Amarillo: Verde: Rango del 20% al 40%, indica una situación severamente crítica. 41% y 60%, expresa un estado de notable debilidad con desarrollos incipientes y desiguales en las diferentes áreas de la entidad. Hay que dinamizar y fortalecer las debilidades. 61% al 80%, indica que se está desarrollando un proceso de aplicación y fortalecimiento con algunos vacíos y debilidades. Consolidar los logros. 81% y 100%, Indica que la entidad se encuentra en parámetros de excelencia.

12 Resultado del Diagnóstico General EJES TEMÁTICOS % CONCEPTOS COMUNICACIONALES % Receptividad 62 Actitud de servicio Visión compartida COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 70 Trabajo colaborativo 70 Principio organizacional de la información 68 COMUNICACIÓN INFORMATIVA 66 Socialización de la Información 65 Precepto constitucional de la publicidad 71 RENDICIÓN DE CUENTAS 71 Concepto comunicativo del posicionamiento 72 PROMEDIO GENERAL 69 Rojo: Anaranjado: Amarillo: Verde: Rango del 20% al 40%, indica una situación severamente crítica. 41% y 60%, expresa un estado de notable debilidad con desarrollos incipientes y desiguales en las diferentes áreas de la entidad. Hay que dinamizar y fortalecer las debilidades. 61% al 80%, indica que se está desarrollando un proceso de aplicación y fortalecimiento con algunos vacíos y debilidades. Consolidar los logros. 81% y 100%, Indica que la entidad se encuentra en parámetros de excelencia.

13 El Plan Estratégico de Comunicaciones Acorde con las nuevas políticas trazadas para el sector agropecuario y la reforma del INCODER, bajo la Ley 1152 de 2007, es necesario fortalecer la comunicación y garantizar la producción, circulación y socialización de la información hacia sus diferentes grupos de interés. Por consiguiente, la Oficina de Prensa propone intervenir todos los ejes temáticos:

14 El Plan Estratégico de Comunicaciones Receptividad, Sistematización, Actitud de servicio, Visión n Compartida, Socialización n de la información Precepto constitucional de la publicidad, Concepto comunicativo del posicionamiento.

15 PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS Boletines de prensa Instrumento que garantiza la presencia no paga permanente y positiva de la entidad en los medios. Informes (2 semanales) para la prensa con las actividades del Incoder. Lobbing medios Estrategias de relaciones públicas. Manejo con los medios para la promoción de la buena imagen de la entidad. Reuniones permanentes con periodistas, Agenda de medios, que incluye la visita a medios de comunicación o su recibimiento en nuestras instalaciones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, desayunos de trabajo, etc. Ruedas de prensa Según necesidad se coordinan reuniones ampliada con la prensa para la difusión de un tema en particular.

16 PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS Registro fotográfico y audiovisual Fotografías y material audiovisual cuyo fin es entregar a los medios de comunicación para su publicación y alimentación del portal Web. Con este material se elabora un historial de registros sobre acontecimientos o notas informativas. Organización de actos públicos Comités ampliados, eventos varios, proceso administrativos, plan de desarrollo, etc. Durante el año se preparan diversos actos, ceremonias o visitas. La Oficina de Prensa se encarga de la logística, protocolo y atención de invitados. Rendición de Cuentas Se mantiene la línea de transparencia y democracia. Acto público en el que se utilizan video conferencia, teleconferencia y TV. La Of. De Prensa se encarga de la logística, protocolo y comunicación.

17 PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS Insertos en medios de comunicación Esporádicamente se realizan insertos u informes especiales sobre los programas y proyectos, en la prensa nacional y regional, informativos, promocionales o declaraciones públicas. La Oficina de Prensa coordina y apoya en la redacción, la edición y diagramación. Marketing directo Realización de cartas, folletos, plegables, volantes, afiches o actividades de temas relacionados con el sector para informar a la comunidad y al servidor público con el fin de generar confianza. Plan de medios Elaboración de pautas en medios. Negociaciones, elaboración de contratos, establecimiento y control de contenidos.

18 PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS Programa de Radio Espacio radial, con frecuencia semanal, para informar permanentemente a nivel nacional, sobre el quehacer del instituto (convocatorias, resultados, titulación baldíos, proyectos emblemáticos, etc). Convertir la radio en un medio estratégico para llegar a los pobladores rurales. Gabinetes en terreno Cobertura periodística de las actividades del INCODER desde sus territoriales. Medios Electrónicos Coordinación y actualización del sitio Web con base en Gobierno en Línea. Campaña motivacional para el uso de medios como la Intranet y correos, alternativas internas de comunicación.

19 PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS Carteleras / Periódico Mural Divulgación de información institucional (circulares, oficios, resoluciones), publicaciones o registro en medios, eventos internos de bienestar, etc., así mismo, para promover planes y programas del Instituto. Actos Internos Apoyo y acompañamiento en la realización de actividades que permitan el cambio de cultura e incrementen el sentido de pertenencia. Así mismo, realización de una Campaña de implementación de la Política de Comunicaciones del Instituto. Capacitaciones Sobre flujos de información y políticas de comunicación. A través del Plan de Desarrollo de Talento Humano, dictar talleres sobre: Comunicación efectiva entre directivos y servidores públicos, taller para el servidor público en equipo receptivo a la comunidad, promotor del trabajo colaborativo y construcción de visión compartida.

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