CONTENIDO. I. Objetivo 365. II. Alcance 365. III. Políticas 365. IV. Desarrollo y responsabilidades 365. V. Referencias 388. VI.

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1 CONTENIDO I. Objetivo 365 II. Alcance 365 III. Políticas 365 IV. Desarrollo y responsabilidades 365 V. Referencias 388 VI. Formatos 389 VII. Histórico de revisiones 389 VIII Firmas de Autorización de mayo de de 394

2 I. Objetivo Verificar el registro contable de los movimie bancarios registrados en un periodo, para que los Estados Financieros reflejen saldos razonables y determinar el origen de las diferencias con los saldos del banco en caso de existir. II. Alcance Revisar el 100% de las cuentas bancarias registradas en los Estados Financieros de la Universidad Veracruzana a mas tardar el día 20 del mes siguiente al que se concilia, excepto en períodos vacacionales. III. Políticas 1. En el Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros se elaboran pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) por los intereses de las cuentas de cheques e ingresos y turna a la Dirección de Ingresos para su validación y registro. 2. Al cierre contable mensual, si hay omisiones o correcciones a movimientos bancarios, se elaboran Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) y se capturan en la Dirección de Contabilidad, enviando posteriormente con oficio a las Direcciones que requieren esta información (Ingresos, Egresos Departamento de Caja y Presupuestos) 3. En la elaboración de las conciliaciones de las cuentas en dólares, se toman para el cálculo de la diferencia cambiaria y para el saldo final del banco el tipo de cambio de cierre de compra del último día del mes de BANXICO. 4. Para el registro de las comisiones bancarias y los ingresos no identificados en las conciliaciones de las cuentas en dólares, se utilizan el tipo de cambio de cierre de compra del último día del mes de BANXICO. IV. Desarrollo y responsabilidades CONCILIACIÓN DE LA CUENTA SUELDOS XALAPA Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 13 de mayo de de 394

3 Información Bancaria 1. Recibe del Encargado de Cierre Contable y emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) un diskette con la información mensual con los cheques pagados por el banco en formato DBF así como el estado de cuenta bancario en papel, o información obtenida de Internet en formato TXT por día y por cuenta de la secretaria del Director de Contabilidad. 2. Carga la información del diskette en la PC para procesarla en el directorio BANCO en el programa que se llama Banamex PRG y en caso de utilizar la información de Internet se carga al directorio de DIGITEM en el programa: CDIGI.PRG. 3. Genera los archivos de bancos, que contienen los cheques pagados (BN), los depósitos (DR) y el archivo de errores (ER) 4. Captura directamente los movimientos faltantes en Conban, derivados del archivo de errores (ER), creándose el archivo (DR) 5. Copia los archivos generados en el directorio \Temp\ de la cuenta de sueldos, de los cheques pagados (BN) y los depósitos bancarios (DR) 6. Imprime la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria. Emisiones de Nómina 7. Recibe del Encargado de las Declaraciones Informativas (ISR y 10% Honorarios y Arrendamientos) en disco los archivos nominales por serie con extensión (che*.txt) de las emisiones del mes a conciliar. 8. Edita en MS-DOS los archivos para separarlos por Regiones y tomar el de Sueldos Xalapa. 9. Envía por correo electrónico la información a las Regiones de Veracruz, Córdoba y Coatzacoalcos. 10. Procesa todos los archivos con extensión: che*.txt, en un programa que corre en Nfox y convierte a extensión.dat, por cada serie. 11. Se marcan en los archivos nominales los pagos realizados con transferencias bancarias a las cuentas personales de los empleados, para separarlos de los pagos con cheque. 12. Asigna a cada serie, un cambio de hoja dentro del sistema CONBAN, para identificar que todas las series que están contabilizadas se incorporen en el proceso. 13 de mayo de de 394

4 13. Recibe del Departamento de Caja Formatos de Emisión de Cheques (DGRF-E-FI-09) y (DGRF-E-FI-10) que contiene los números magnéticos de los cheques utilizados para el pago de sueldos por quincena y por serie, se integran a un expediente. 14. Asigna el número magnético a cada serie en el programa CONCI.PRG. 15. Pasa todas las emisiones al archivo \Temp\ de la cuenta de sueldos, emisiones (NM) Cancelación de Cheques de Sueldos 16. Recibe del Encargado de la Recepción y Control de Nominas firmadas del Departamento de Afectación Contable, los archivos en disco de las cancelaciones de cheques de sueldos (KN) 17. Captura en el sistema Conban los cheques por número magnético de cada serie y se genera un archivo BN*. DAT. 18. Renombra los archivos de los cheques cancelados (BN) como KN*. DAT., hace el cambio de hoja en CONBAN y pasa todas las cancelaciones al archivo \Temp\ de la cuenta de sueldos, cancelaciones KN*. DAT. Reposiciones de Cheques Concentrados en Departamento de Caja 19. Recibe listado de cheques repuestos en papel, de los cheques repuestos de cada mes por el Departamento de Caja. 20. Captura en CONBAN en la opción modifica, los cheques pagados como (BN) 21. Renombra al archivo de los cheques pagados (BN) como cheques repuestos (NM) 22. Pasa todas las reposiciones al archivo \Temp\ de la cuenta de sueldos, reposiciones NM*. DAT. Emisión de Reporte Contable 23. Imprime el Auxiliar Contable en el SIIU FGRGLTA para: a) Revisar, si existen reposiciones manuales de cheques, a solicitud del interesado. b) Revisar, si existen reintegros en efectivo. c) Revisar si existen traspasos bancarios. En los supuestos anteriores, se capturan los datos en el sistema Conban, como emisiones o cancelaciones, según proceda. 13 de mayo de de 394

5 24. Inicia proceso de Conciliación en el programa Conban, en la opción respectiva. 25. Une los archivos de: a) Cheques pagados. b) Cheques emitidos. c) Cheques cancelados. d) Depósitos bancos. e) Cheques erróneos del periodo anterior si existen. 26. Copia los depósitos de la unión de depósitos de bancos para crear el archivo de depósitos U.V., como UV*.DAT. 27. Anota los números de registro, en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 28. Genera reportes de: a) Cheques emitidos. b) Cheques pagados. c) Cheques cancelados. d) Cheques corregidos. 29. Cambia la fecha a los archivos de la unión por el del último día del mes a conciliar (28 o 29, 30 y 31 de cada mes) 30. Anota fecha de registro en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 31. Verifica todos los archivos existentes antes de iniciar el proceso de la conciliación. 32. Anota registro en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 33. Genera el Resumen de Movimientos Diarios de los archivos de cheques emitidos, pagados, cancelados, corregidos, depósitos bancos, y U.V. con indicador, número de cheques pagados, número de registros e importe. 34. Anota el nombre de los Archivos en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 13 de mayo de de 394

6 NOTA: Este reporte nos va a servir para verificar el saldo bancario del mes. Fórmula de Validación = Cheques Pagados + Cargos Diversos Depósitos Créditos Diversos Saldo Anterior = Saldo Actualizado. Si hay error se hacen las correcciones pertinentes en el sistema CONBAN. No hay error, ordena por número de cheque e importe los archivos de: a) Cheques emitidos. b) Cheques cancelados. c) Cheques pagados. d) Cheques corregidos. 35. Actualiza en la opción de proceso los saldos, archivos maestros de depósitos bancos y U.V. a la fecha de la conciliación anterior. 36. Incorpora los depósitos al archivo general del banco y U.V. 37. Elimina las bajas de los archivos maestros de cheques emitidos y pagados del periodo anterior. 38. Anota el número de registro en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 39. Incorpora el archivo de los cheques emitidos y de los cheques pagados en el archivo maestro. 40. Cancela los cheques devueltos del mes, enfrentándolos al archivo maestro de los cheques emitidos. 41. Genera los reportes de cheques cancelados del mes. 42. Marca cheques corregidos que se enfrentan al archivo maestro de cheques pagados. a) REPR\RKN1.REP. Cuando únicamente se crea este reporte los datos y el proceso de cheques cancelados son correctos. b) REPR\RKN3.REP. Cuando además del reporte anterior se genera otro reporte significa que se incluyeron cheques erróneos y por lo tanto no esta correcto el proceso, se deberá imprimir este reporte para localizar el tipo de error y corregirlos. c) Los errores pueden ser de dos tipos: 13 de mayo de de 394

7 1) Por baja en circulación o por cancelación física y 2) Error en el número de cheque. 43. Anota el nombre del archivo en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 44. Genera Reportes de correcciones que son: RCR/. REP 45. Anota los números de registro en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 46. Crea los archivos maestros de la conciliación. 47. Anota el nombre del archivo en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 48. Emite el resumen de indicadores del archivo maestro de la conciliación. 49. Crea el Reporte de conciliación del mes actual. 50. Marca en la opción BJ, los registros conciliados de los archivos maestros del mes actual. 51. Crea anexos y marca en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria. 52. Crea el archivo de cheques conciliados del día, se genera con la fecha del último día del mes a procesar. 53. Anota los números de registros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 54. Intercala los cheques conciliados del día, al archivo de cheques conciliados del mes. 55. Anota los números de registros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 56. Elimina los cheques conciliados y crea mensualmente el listado de cheques en transito y cheques erróneos para su depuración. 57. Anota los números de registros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 58. Clasifica las nuevas versiones de archivos maestros por importe y número de cheque. 59. Anota el nombre del archivo en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 13 de mayo de de 394

8 60. Lista los Reportes para crear los archivos transito (t) y erróneos (e) 61. Imprime los reportes creados anteriormente. 62. Respalda la información de los archivos temporales y maestros mensual. 63. Elimina los archivos temporales. 64. Concilia el auxiliar contable con los reportes derivados del proceso de conciliación del mes. 65. Consulta información en el archivo temporal de Contabilidad en caso de ser necesario. 66. Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) propuestas y turna a Jefe del Departamento de Estados Financieros. 67. Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. Envía con oficio a la Dirección de Ingresos para validación y captura o devuelve al Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 68. Recibe pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) 69. Llena formato Control de Pólizas para Registro (DGRF-C-FI-09) y entrega con sus respectivas Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) a la Encargada de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 70. Recibe las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) les asigna número consecutivo que identifica con una S de su control de pólizas y procede a la captura en la opción FGAJVCD del SIIU que posteriormente es procesada. 71. Imprime en la opción FWRPOLI dentro del módulo FWGREPO del SIIU, las pólizas contables y las compagina con su soporte documental. 72. Turna al Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) para validación de la captura. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 73. Valida las pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) y las entrega al Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista), 13 de mayo de de 394

9 para que ésta integre al paquete de pólizas del día. En caso de detectar algún error en la captura se propone asiento contable de corrección. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 74. Integra paquete mensual de pólizas J con referencia S, capturadas en la Dirección de Contabilidad y lo entrega al Encargado del Archivo Documental de Ingresos, Gastos y Prestaciones. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 75. Llena Formato de Conciliación Bancaria (DGRF-C-FI-06) e integra expediente de la conciliación, los Reportes del Proceso se archivan por separado. 76. Archiva los reportes derivados del proceso en forma mensual. 77. Turna expediente de conciliación al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros. 78. Recibe expediente de la conciliación y los Reportes del Proceso, para revisión y firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 79. Elabora relación de cheques en circulación con antigüedad de hasta 3 meses para elaborar póliza contable. 80. Turna al, quien elabora borrador de oficio aclaratorio al banco, en caso de requerirse. 81. Turna a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 82. Captura oficios de aclaración al banco 83. Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. 84. Envía al Banco. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 85. Marca en forma manual en papel los cheques pagados por el banco que tienen algún error en el sistema, el archivo ERRONEOS.DAT, se renombra cómo CR DAT y el 13 de mayo de de 394

10 archivo de PAGADOS.DAT se renombra como BN DAT y se incluyen en el proceso del mes siguiente. 86. Crea copia del archivo MTRS/ERRÓNEOS.DAT que se nombra como PAGADOS.DAT y se elaboran las correcciones. Trámite de Cheques de Sueldos y Gastos por Extravío o Vencimiento 87. Recibe de la Secretaria Ejecutiva a través del formato de Control de Correspondencia (DGRF-C-FI-03) oficio de Solicitud del Interesado o de la Dirección de Personal de la reposición del cheque. 88. Verifica, sí la causa es por vencimiento se debe anexar el cheque original, consulta la base de datos para ver si está en circulación. Sí está cobrado, se informa con oficio al interesado. Sí no esta cobrado, se procede a la reposición llenando Formato de Reposición de Cheques (DGRF-C-FI-12) que firma el Director de Contabilidad y se envía a la Dirección de Egresos. 89. Verifica si la causa es por extravío, se debe anexar el reporte de Bloqueo de Cheques que emite el Banco, para su posible reposición y copia de la nómina para verificar si cobro el interesado. Si está cobrado, se informa por oficio al interesado. Sí no esta cobrado, se procede a la reposición llenando Formato de Reposición de cheques (DGRF-C-FI-12) firmado por el Director de Contabilidad y se envía a la Dirección de Egresos para su reposición. CONCILIACION DE LA CUENTA DE GASTOS Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 90. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) información del banco en un diskette que contiene todos los cheques pagados del mes a conciliar y estado de cuenta en papel, o información obtenida de Internet por cuentas de la secretaria del Director. 91. Procesa la información del Banco en un directorio en el programa BANAMEX.PRG en formato DBF para separar los cheques pagados y los depósitos. Ó 92. Procesa la información de Internet en formato TXT para preparar los cheques pagados, ésta se carga en la PC en un directorio que se llama DIGITEM y se corre en un programa que se llama CDIGI.PRG. 13 de mayo de de 394

11 93. Procesa la información en un programa instalado en la PC, que se llama paso 2, se asigna la letra C, a los números de cheques y poder conciliar en el SIIU. 94. Inicia el proceso de la conciliación bancaria en el SIIU Modulo de Finanzas, y teclea la opción: GWACARC, éste proceso es para que el archivo se instale en el servidor donde se encuentre la base de datos bancarios en Banner. 95. Carga los datos bancarios en la tabla del SIIU con la opción: FWPCONC. Ésta opción genera dos reportes de salida: a) El primero contiene todos los cheques que se cargaron en el SIIU, así como la cantidad de cheques pagados. b) El segundo reporte indica los datos erróneos que se obtuvieron en el mes a conciliar, éstos pueden ser por duplicidad de cheques pagados o depósitos no identificados en el SIIU. 96. Ejecuta en el SIIU la opción: FAABREC, que muestra los siguientes datos: A: Número de cheque. B: Tipo de documento: cheque, depósito, otro, desconocido. C: Fecha y monto del cheque. D: Número de código interno. E: Indicador de status: (R) Conciliación Previa y (F) Conciliación Final. 97. Entra a la opción FARBREC que presenta las siguientes opciones: a) Cuando el proceso se ejecuta con la opción (R) se trata de una conciliación previa. b) Cuando el proceso se ejecuta con la opción (F) se trata de la conciliación final. 98. Utiliza la opción (R) de conciliación previa y la ejecuta tantas veces como sea necesario hasta agotar el origen de los movimientos no identificados para conciliar. 99. Genera un reporte que indica los movimientos con los siguientes status: a) R: Significa conciliado, y b) Si el espacio se queda en blanco significa que esta pendiente de conciliar Corrige los cheques erróneos en la opción FAABREC, utilizando el reporte impreso de la opción FARBREC y concilia directamente en el sistema con la opción FAABREC. 13 de mayo de de 394

12 Para realizar el paso anterior, determina el inciso que se ocupa para corregir el dato y procede a la modificación del dato correspondiente para conciliar el registro Genera en la opción FAABREC para los depósitos, traspasos y transferencias y se convierte el archivo a Excel, donde se reflejan comparados los registros contables y los movimientos bancarios; en base a esto se determinan diferencias Crea nuevamente el Reporte en la opción FARBREC previo (R), y analiza las partes pendientes de conciliar Entra nuevamente en la opción FARBREC y corre el proceso de conciliación Final (F) 104. Genera Auxiliar Contable en la opción FWGREPO-FWRAUFC en el SIIU Analiza las partidas pendientes y consulta información en el archivo temporal de la Dirección de Contabilidad, si es necesario Elabora las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) requeridas en la conciliación del mes y turna al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Recibe, revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad, envía con oficio a la Dirección de Ingresos para validación y captura ó devuelve al Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 108. Realiza pasos 68, 69 y 73. Encargado de Cierre Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 109. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 110. Llena Formato de la Conciliación Bancaria (DGRF-C-FI-06) del mes conciliado, tomando los saldos del auxiliar contable y el saldo del estado de cuenta de bancos. e integra expediente y turna al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Recibe expediente de la conciliación, para revisión y firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. 13 de mayo de de 394

13 Encargado de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 112. Emite Relación de cheques en transito Elabora Relación de cheques en circulación con antigüedad de hasta 3 meses para elaborar póliza contable Elabora en borrador oficio aclaratorio al banco, en caso de requerirse y turna a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 115. Elabora oficio de aclaración al banco, si es necesario Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad Envía al Banco. CONCILIACIONES FIDEICOMISOS Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos) 118. Recaba los estados de cuenta bancarios del mes Emite auxiliares contables mensuales en el SIIU opción FGRGLTA del fondo bancario Fotocopia los estados de cuenta bancarios para la elaboración de la conciliación Elabora Cédulas: De integración del saldo de bancos cuando se trata de varios subcontratos. De saldos contables por fondo cuando se trata de un fideicomiso para varios fondos. Imprime en la opción FGRGLTA del SIIU la cuenta 1090 de interfondos en cada fondo involucrado. Determina el saldo del fideicomiso en cada fondo, se excluyen los movimientos que corresponden a otras cuentas bancarias que no sean propias del fondo, así como, los movimientos de la cuenta de cheques en caso de existir Compara los movimientos contables contra estado de cuenta bancario Consulta en caso necesario información en el archivo temporal de la Dirección de Contabilidad. 13 de mayo de de 394

14 124. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) de ajustes y reclasificaciones Turna Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Recibe Póliza de registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad Turna Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) para su validación y captura a la Dirección de Ingresos o devuelve al Encargado de las Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos) Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos) 128. Realiza pasos 68, 69 y 73. Encargado de Cierre Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 129. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos) 130. Elabora en borrador oficio aclaratorio al banco en caso de requerirse y turna a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 131. Elabora oficio Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad Envía al Banco. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos) 134. Llena Formato de Conciliación Bancaria (DGRF-C-FI-06) e integra al expediente Turna al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Elabora informes especiales cuando se requiera. 13 de mayo de de 394

15 137. Recibe expediente de la conciliación y los informes especiales para revisión, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. CONCILIACION DE LA CUENTA DE CHEQUES, INGRESOS E INVERSIÓN Encargado de Conciliaciones Bancarias 138. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) información de los estados de cuenta del banco mensuales Emite el auxiliar contable mensual de la cuenta bancaria FGRGLTA del SIIU Fotocopia los estados de cuenta para la elaboración de la conciliación y para enviar un tanto a la Dirección de Ingresos Compara movimientos contables contra el estado de cuenta bancario Consulta en caso de ser necesario, información en el archivo temporal de la Dirección de Contabilidad Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) de ajustes y reclasificaciones Turna al Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad y envía a la Dirección de Ingresos para validación y /o devuelve al Encargado de Conciliaciones Bancarias. Encargado de Conciliaciones Bancarias 146. Realiza pasos 68, 69 y 73. Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (capturista) 147. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Encargado de Conciliaciones Bancarias 148. Realiza pasos 130, 134 y 135. Secretaria Ejecutiva 149. Realiza pasos 131, 132 y de mayo de de 394

16 Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 150. Realiza paso 137. CONCILIACIÓN DE LA CUENTA INGRESOS XALAPA Encargado de Conciliaciones Bancarias Ingresos Xalapa Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) estados de cuenta bancarios Emite auxiliares del SIIU, en la opción FWGREPO-FWRAUFC Recibe del Encargado de Validación de Registros de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses la Relación Diaria de Cobros BANNER (DGRF-I-FI-28) 154. Compara el auxiliar contable con las cédulas de ingresos, para validar que contengan todas las Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) 155. Compara el auxiliar contable con los estados de cuenta bancarios para validar que estén registrados los movimientos por la Dirección de Ingresos Compara Relación Diaria de Cobros Banner (DGRF-I-FI-28) contra movimientos bancarios Consulta información si se requiere, en el archivo temporal de la Dirección de Contabilidad Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) de ajuste y reclasificaciones en caso necesario Turna Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 160. Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. Envía con oficio a la Dirección de Ingresos para validación y captura o devuelve al Encargado de Conciliaciones Bancarias. Encargado de Conciliaciones Bancarias Ingresos Xalapa Realiza pasos 68, 69 y de mayo de de 394

17 Encargado de Cierre Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 162. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Encargado de Conciliaciones Bancarias Ingresos Xalapa Llena Formato de Conciliación Bancaria (DGRF-C-FI-06) e integra al expediente y turna al Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, quién revisa, firma y recaba la firma de autorización del Director de Contabilidad Elabora en borrador oficio aclaratorio al banco en caso de requerirse y turna a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 165. Elabora oficio Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad Envía al Banco. CONCILIACIÓN DE LAS CUENTAS DE CHEQUES DÓLARES ESTUDIANTES EXTRANJEROS ANUIES DIVISAS U.V Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 168. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) estados de cuenta bancarios del mes Emite auxiliares contables mensuales en el SIIU-FGRGLTA Emite el tipo de cambio publicado por el Banco de México de la página de Internet: alfabético/mercado de Cambios/Tipos de cambio de mercado del peso contra el dólar/cuadro comparativo de fechas recientes/elegir periodo/seleccionar formato HTML y por último se da clic en el ícono de Proceder, tomando el tipo de cambio pesos por dólar cierre de compra del último día del mes para efectos de la conciliación bancaria. 13 de mayo de de 394

18 171. Fotocopia estado de cuenta para la elaboración de la conciliación bancaria y para el Departamento de Ingresos Determina saldo bancario e intereses del mes, con el tipo de cambio al cierre de compra del último día del mes Elabora Cédula de diferencia cambiaria. (Compara los movimientos contables con los bancarios, valuados al tipo de cambio del último día del mes; el tipo de cambio a utilizar es el publicado por BANXICO Compara el auxiliar contable FGRGLTA con el estado de cuenta bancario Consulta Pólizas de Registro de Movimientos Diarios en el SIIU en caso de ser necesario Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) requeridas en la conciliación del mes y turna al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Recibe pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. Envía con oficio a la Dirección de Ingresos para validación y captura o devuelve al Encargado de Conciliaciones Bancarias. Encargado de la Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 178. Realiza pasos 68, 69 y 73. Encargado de Cierre Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 179. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 180. Elabora en borrador oficio aclaratorio al banco, en caso de requerirse, y turna a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 181. Elabora oficio Recaba firma de autorización en el oficio del Director de Contabilidad Envía al Banco. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 13 de mayo de de 394

19 184. Llena el formato de conciliación bancaria (DGRF-C-FI-06) del mes conciliado, tomando los saldos del auxiliar contable y el saldo del estado de cuenta de bancos e integra expediente y turna al Recibe expediente de conciliación, revisa y firma Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. CONCILIACIÓN DE CHEQUES Y FIDEICOMISO PROMEP DOLARES Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 187. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) estados de cuenta bancarios del mes Recibe del Encargado de Validación del Registro Electrónico de la Cancelación de Pasivo, Inversiones y Transferencias Bancarias, copia del listado de pagos a becarios PROMEP identificando el número de cheque PROMEP, así como de las pólizas cheques, para su posterior entrega a la dependencia que comprueba ante la SEP Emite auxiliares contables mensuales en el sistema SIIU FGRGLTA Fotocopia estados de cuenta para la elaboración de la conciliación bancaria y para el Departamento de Ingresos Emite el tipo de cambio publicado por Banco de México en la página de Internet: tomando el tipo de cambio pesos por dólar al cierre de compra del último día del mes para efectos de la conciliación bancaria Elabora Cédula de diferencia cambiaría, (compara los movimientos contables con los bancarios, valuados al tipo de cambio del último día del mes, cierre de compra), el tipo de cambio a utilizar es publicado por BANXICO en Determina el saldo bancario e intereses del fideicomiso dlls, con el tipo de cambio del último día del mes al cierre de compra Compara el auxiliar contable SIIU FGRGLTA con el estado de cuenta bancario Consulta pólizas de Registro de Movimientos Diarios en el SIIU en caso de ser necesario Elabora Cédula de cheques en circulación. 13 de mayo de de 394

20 197. Consulta información en caso de requerirse en archivo temporal de la Dirección de Contabilidad Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), derivadas de la conciliación y turna al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Recibe pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. Envía con oficio a la Dirección de Ingresos para validación y captura o devuelve al Encargado de Conciliaciones Bancarias. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 200. Realiza pasos 68, 69 y 73. Encargado de Cierre Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 201. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 202. Elabora en borrador oficio aclaratorio al banco en caso de requerirse y se turna a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 203. Elabora oficio Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad Envía al banco. Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 206. Llena formato de Conciliación Bancaria (DGRF-C-FI-06) del mes conciliado, tomando los saldos del auxiliar contable y el saldo del estado de cuenta de bancos e integra expediente y turna al Recibe expediente de la conciliación, para revisión y firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. CONCILIACION SUELDOS EXPRESS XALAPA CUENTA de mayo de de 394

21 Encargado Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 208. Recibe del Encargado de Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (Control de Vales) la información del Banco en diskette Imprime la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Solicita la información de los talones de cheques firmados de las nóminas Express al Encargado de Recepción y Control de Nóminas Firmadas del Departamento de Afectación Contable Entra al sistema de Conban y selecciona la cuenta bancaria (1) de Sueldos Selecciona captura de depósitos Banco y U.V Captura los números magnéticos de los cheques que integran cada emisión en el Directorio DATE y genera un archivo (BN) 214. Copia el archivo de cheques capturados (BN) al directorio TEMP y los renombra como cheques emitidos por serie (NM) 215. Cambia el número de hoja por serie a todos los cheques en la opción: Modifica en CONBAN Imprime Auxiliar Contable en el SIIU FGRGLTA Une los archivos generados en el directorio \TEMP y se pasan al directorio de \UNCP en donde se integran todos los archivos con las mismas siglas Genera e imprime reporte de cheques emitidos Valida los datos y en caso de errores corrige Imprime el reporte en Word, compara y verifica con el auxiliar contable que coincidan con los totales por emisión Valida el auxiliar contable para identificar los depósitos y captura los mismos en Conban en el directorio Temporal Recibe diskette del Encargado de la Recepción y Control de Nóminas Firmadas del Departamento de Afectación Contable que contiene los cheques cancelados en el mes a conciliar Captura los números magnéticos por serie de los cheques cancelados, que generan los archivos (BN) 13 de mayo de de 394

22 224. Copia los archivos y se renombran cómo (KN) en el directorio DATE Cambia el número de hoja por serie de los cheques cancelados Genera reporte de cheques cancelados e imprime para su validación, en caso de errores se corrige, lo genera nuevamente y lo imprime en Word Valida el reporte contra el auxiliar contable y revisa si existen reposiciones de cheques, en su caso, se capturan el directorio DATE como archivo (BN) y se renombra como cancelaciones (KN) 228. Une los archivos de cheques pagados, emitidos, cancelados y depósitos bancos a conciliar Copia el archivo (DR) depósitos de banco como depósitos U.V Anota los registros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Crea reporte resumen de cheques emitidos Crea reporte resumen de cheques pagados Cambia fecha a los archivos por el del último día del mes a conciliar y anota la fecha en la guía Verifica los archivos existentes antes de iniciar el proceso de conciliación Emite Resumen de movimientos diarios y se genera un Reporte que se llama RVCNCDO03.REP Imprime en Word y valida con el estado de cuenta del banco Analiza los movimientos bancarios del mes a procesar y se determina el saldo con la siguiente fórmula: Cheques pagados - Erróneos + Comisiones o cargos diversos - Créditos diversos - Depósitos - Saldo anterior 13 de mayo de de 394

23 Obtiene el Saldo del estado de cuenta bancario al final del mes i. Si hay error se hacen las correcciones pertinentes en el sistema CONBAN. ii. No hay error, continúa 238. Ordena los archivos de cheques del mes, que son (NM), (BN) y (KN) y anota en la Guía de Procesos Actualiza saldos del mes anterior Pasa los depósitos al archivo general del banco y de la U.V. y anota los registros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Elimina bajas de archivos maestros emitidos y maestros pagados Anota los archivos maestros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Anota él número de registros en cada uno de los archivos de la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Intercala cheques emitidos y pagados Anota él número de registros en cada uno de los archivos en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Cancela cheques devueltos del mes enfrentándolos al archivo maestro de los cheques emitidos y anota en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Marca los cheques pagados corregidos. NOTA: En caso de existir archivos creados del mes anterior entra a: OPCION: SE ELIGE: Proceso Marcar cheques pagados corregidos. Sólo cuando hay correcciones Crea archivos maestros de conciliación en la opción (AR) 249. Utiliza los archivos que marca la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Anota él número de registros en cada uno de los archivos en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express. 13 de mayo de de 394

24 251. Emite Resumen de Indicadores del archivo maestro de conciliación, genera un archivo que se llama RONCO.REP e imprime en Word Crea reporte de conciliación e imprime en Word Marca los registros para crear el archivo maestro de conciliación en la opción BJ Anota él número de registros en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Crea anexos de conciliación y anota los anexos generados en la Guía de Proceso de Conciliación Bancaria Sueldos Express Crea archivos de cheques conciliado del día Intercala cheques conciliados del mes Crea listados de cheques en transito y erróneos Clasifica los archivos Imprime Reportes derivados del proceso de conciliación Renombra y elimina los archivos en el explorador de Windows Respalda los archivos temporales y maestros Elimina archivos temporales Marca en forma manual cheques pagados por el banco y que tienen algún error en el archivo maestro del banco, esto se elabora para incluir en el proceso del mes siguiente Consulta información en el archivo temporal de Contabilidad en caso de ser necesario Elabora las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) derivadas de la conciliación y turna al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Elabora relación de cheques con antigüedad hasta de tres meses para póliza contable Elabora oficios aclaratorios al banco en caso de requerirse Recibe pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), revisa, firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. Envía con oficio a la Dirección de 13 de mayo de de 394

25 Ingresos para validación y captura ó devuelve al Encargo de Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) Encargado Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 270. Realiza pasos 68, 69 y 73. Encargado de Cierre Emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista) 271. Realiza pasos 70, 71, 72 y 74. Secretaria Ejecutiva 272. Elabora oficio aclaratorio del banco, si se requiere Recaba firma de autorización del Director de Contabilidad Envía al Banco. Encargado Conciliaciones Bancarias (Sueldos y Gastos) 275. Llena Formato de Conciliación Bancaria (DGRF-C-FI-06) del mes conciliado, tomando los saldos del auxiliar contable y el saldo del estado de cuenta de bancos e integra expediente y turna al Recibe expediente de conciliación, para revisión y firma y recaba firma de autorización del Director de Contabilidad. IV. Referencias 1. Norma ISO 9000:2000, fundamentos y vocabulario. 2. Diccionario fiscal, material del CENEVAL Guía Contabilizadora. (UOM-GE-MI-02) Anexo 1 al Guía de Proceso Conciliación Bancaria Sueldos Xalapa. 5. Guía de Proceso Conciliación Bancaria Sueldos Express. 6. Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana. 7. Formato (DGRF-C-FI-09) Control de Pólizas. 8. Formato (DGRF-C-FI-03) Registro y Control de Correspondencia. 9. Estado de Cuenta Bancario. 10. Reporte de Bloqueo de Cheques. 11. Procedimiento (DGRF-E-PI-06) Emisión de Cheques de Sueldos Región Xalapa. 13 de mayo de de 394

26 12. Procedimiento (DGRF-E-PI-07) Liberación de Cheques de Sueldos de las Regiones Veracruz, Orizaba, Poza Rica y Coatzacoalcos. 13. Procedimiento (DGRF-C-PI-04) Validación del Registro Electrónico de la Cancelación de Pasivo, Inversiones y Transferencias Bancarias. 14. Procedimiento (DGRF-C-PI-05) Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses. 15. Procedimiento (DGRF-C-PI-09) Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes. V. Formatos Identificación Nombre del Formato Anexo DGRF-C-FI-01 Póliza de Registro de Movimientos Diarios Anexo 1 DGRF-C-FI-06 Conciliación Bancaria Anexo 2 DGRF-C-FI-12 Reposición de Cheques Anexo 3 VII. Histórico de revisiones No. de Revisión Fecha de modificación Sección o Pág. modificada Descripción de la modificación 1 Abril del 2008 Todo Se da de baja el procedimiento anterior y se sustituye completamente por el presente documento. 13 de mayo de de 394

27 VIII. Firma de autorización Autoriza Fecha de autorización 9 de mayo de 2008 C.P. Ma. Antonieta Salvatori Bronca (nombre y firma) 13 de mayo de de 394