Bienvenido al manual de usuario del Sistema de Tickets

Transcripción

1 Bienvenido al manual de usuario del Sistema de Tickets (SAADAP) Sistema de Administración de Actividades Asignadas y Planeadas Te invitamos a leer este pequeño tutorial del manejo del sistema, para que se te facilite, cualquier duda operativa, no olvides revisar este manual. Para el uso óptimo del Sistema, es recomendable usar en Google Chrome, preferentemente, si ya está instalado, verificar que sea una versión actualizada, en caso de errores, abrir con otro Navegador, deben estar actualizados y sin pluggins. Los enlaces de descarga chrome ( mozilla (

2 Inicio de Sesión (SAADAP) Sistema de Administración de Actividades Asignadas y Planeadas Para el inicio de sesión de las áreas de la empresa Prendamex Grupo Puebla, y Monte Vidal Ruiz, tienen asignados un nombre asignados por área. Para consultarlos, descargar el archivo de la página de inicio de sesión. La lista muestra el usuario, y la contraseña por defecto, para todos los departamentos

3 Área Solicitante de Tickets (SAADAP) Sistema de Administración de Actividades Asignadas y Planeadas Esta es la página que cada departamento visualizara al iniciar sesión al sistema de tickets SAADAP. Se indican los menús correspondientes a la navegación, creación de tickets y consulta de tickets asignados por área.

4 Solicitar tickets (SAADAP) Sistema de Administración de Actividades Asignadas y Planeadas Para solicitar tickets a los departamentos, ya iniciada la sesión navegamos al menú Solicitar tickets Seleccionas el área a solicitar tickets Das clic en el botón Agregar Ticket.

5 Se muestra una ventana, en la que aparecen los empleados responsables a atender el ticket solicitado, se describen los nombres de los empleados un catálogo predeterminado de servicios que se necesitan atender y un área de texto, para describir de manera detallada la petición o solicitud, el status del ticket es Abierto.

6 Al dar clic en el botón Agregar Ticket se envía un correo electrónico, al empleado responsable asignado a la actividad y al jefe de departamento o área que presta el servicio, esto con el fin de generar un protocolo de atención. El correo enviado es similar al que se muestra a continuación.

7 El usuario que solicita tickets puede consultar y eliminar los tickets que aún están abiertos.

8 Se describen los botones de operatividad a en la siguiente imagen El botón de eliminar, borra el ticket generado solo, si el ticket no tiene status Atendido, No terminado o Cerrado, automáticamente el botón es bloqueado por el sistema. El botón de atender, se mantiene bloqueado, ya que el departamento que solicita no puede atenderse así mismo, este botón es habilitado en el módulo del empleado responsable, este permanece habilitado hasta que el status del ticket es diferente a atendido. Este botón es para cerrar el ticket, se habilita cuando el status del ticket es Atendido o No terminado, es importante que cierres los tickets que te son atendidos, ya que el sistema valida que si tienes 3 tickets atendidos y no están cerrados deberás cerrar al menos uno para continuar solicitando atención del departamento asignado.

9 Atender tickets (SAADAP) Sistema de Administración de Actividades Asignadas y Planeadas El sistema está diseñado para que, el responsable consulte los tickets asignados a su cargo, es quien debe atender el servicio solicitado. Al atender el ticket en su módulo, se levanta un reporte de atención, y el empleado, al registrar una observación de atención, el status del ticket, cambia de Abierto a Atendido y se envía un correo al departamento que solicito el servicio.

10 Cerrar tickets (SAADAP) Sistema de Administración de Actividades Asignadas y Planeadas Es importante que los tickets atendidos tengan un status de No terminado o Cerrado, el sistema te permite cambiar los estatus de un ticket en status Atendido desde la consulta de los tickets solicitados por departamento. En la imagen se muestra un ticket ya atendido por el empleado, en este ejemplo, el botón de cerrar se habilita y el botón de eliminar se bloquea, ya que es un registro de actividades

11 Para cerrar el ticket da clic en el botón de cerrar ticket. Y automáticamente nos envía a la página donde cambiamos el status del ticket. El ticket cambia de status, y dependiendo de la selección, se envía un correo al empleado responsable, notificando del nuevo status de sus tickets y de la atención recibida. Si el status del ticket es No terminado, el botón de cerrar ticket continuara habilitado. Como se muestra en la imagen.

12 Al seleccionar, la opción No terminado del cierre del ticket, al responsable se le envía un correo electrónico similar al que se muestra a continuación, el objetivo de esto es concluir con la tarea asignada. En caso de que el ticket fuese cerrado con éxito, la consulta de tickets se mostrara total mente bloqueada.

13 Y los tickets, no pueden ser manipulados, alterados, modificados por ningún actor dentro del sistema. Al cerrar un ticket, se concluye con las actividades asignadas, además de que, el sistema envía en automático un correo electrónico muy similar al que se muestra a continuación