MANUAL DE USUARIO. RECEPCIÓN DE CFDIs AZENTA

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO RECEPCIÓN DE CFDIs AZENTA 1

2 Introducción... 3 Objetivo del Manual Especificaciones Técnicas Recepción Configurar campos adicionales Configurar correo electrónico Desactivar recepción de CFDIs por correo electrónico Habilitar IMAP (Gmail) Administrar CFDIs recibidos Consultar CFDIs Validar CFDIs Contáctanos

3 Introducción. El presente documento es una guía práctica y completa que contiene la descripción de los procesos y procedimientos para operar la página web de AZENTA. Este manual integra gráficos, especificaciones técnicas, sugerencias e información esencial para la rápida adaptación a la plataforma. El sistema cuenta con los requerimientos vigentes por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Objetivo del Manual. Contar con un documento de apoyo que establezca clara y ordenadamente los mecanismos, procedimientos y soluciones necesarias para que un cliente pueda operar eficientemente el sistema. Especificaciones Técnicas. El sitio Web de AZENTA ( está certificado para trabajar y funcionar correctamente con el navegador Google Chrome, sin embargo, actualizamos constantemente nuestros sistemas para ofrecerte la opción de operar el sistema con otros navegadores sin problemas. 3

4 1. Recepción En este módulo podrás validar los CFDIs de tus proveedores, teniendo las siguientes opciones para hacerlo: Correo electrónico: Para utilizar esta opción, deberás utilizar una cuenta de correo electrónico dedicada a la recepción de CFDIs, esta puede ser de proveedores de correo web como Yahoo!, Gmail, Hotmail, etc., o cuenta de correo empresarial, y cada correo recibido deberá llevar adjunto un solo CFDI, es decir el archivo XML y la representación impresa PDF, de manera que se puedan realizar automáticamente las validaciones del XML y adjuntar su representación impresa. Si se adjuntan más de un XML y PDF en un correo, solo se validarán los archivos XML pero no será posible adjuntarles su representación impresa y tendrá que hacerse de forma manual para cada uno. Manual: Para utilizar esta opción deberás contar con el archivo XML y PDF de tu proveedor, y cargarlo manualmente para validarlo. Además de estas opciones, podrás realizar búsquedas de CFDIs previamente validados y generar reportes para tu control interno. Las validaciones que se hacen a los CFDIs son las siguientes: 4

5 1.1. Configurar campos adicionales. En esta opción podrás agregar campos adicionales para etiquetar los CFDIS validados, los cuales se pueden incluir en los reportes que descargues, por ejemplo actualmente los reportes incluyen los siguientes campos: RFC. Razón social. UUID. Serie. Folio. Fecha de emisión. Total. Fecha de validación. Fecha de promesa de pago. Fecha de pago. Fecha de cancelación. Estatus de validación. Estatus. A los cuales se les pueden agregar cinco más, por ejemplo, número de proveedor, centro de costos, etc. La ruta de acceso es a través del Módulo Recepción Opción Configurar campos adicionales. El procedimiento para configurar campos adicionales se describe en los siguientes pasos: 1. Ingresa el nombre de los campos a agregar y haz click en el botón Guardar. 5

6 2. Se mostrará un mensaje de confirmación del cambio en la configuración de los campos adicionales. Se han agregado los campos correctamente y estarán disponibles para utilizarlos y consultarlos en los reportes Configurar correo electrónico. La ruta de acceso es a través del Módulo Recepción Opción Configurar correo electrónico. El procedimiento para configurar el correo electrónico se describe en los siguientes pasos: 1. Seleccionar servidor de correo: En caso de seleccionar Gmail, deberás habilitar la configuración IMAP, la cual permite la conexión de Azenta hacia tu cuenta de correo, y cuyo proceso de describe en la sección: Habilitar IMAP (Gmail) 6

7 2. Ingresar la información solicitada. a) Si se elige Gmail o Yahoo: Proporcionar la información requerida (correo electrónico, contraseña, y el texto de la imagen) y dar click en el botón Guardar. b) Si se elige Otro: Proporcionar la información requerida (Dirección del proveedor de correo, correo electrónico, contraseña, y el texto de la imagen) y dar click en el botón Guardar. 3. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación de configuración del correo electrónico. La cuenta de correo se ha configurado correctamente para la recepción y validación de CFDIs. 7

8 Si la contraseña de su cuenta de correo electrónico es modificada, será necesario actualizar la información en el módulo de Recepción Desactivar recepción de CFDIs por correo electrónico. El procedimiento para desactivar la recepción de CFDIs por correo electrónico se describe en los siguientes pasos: Al realizar este procedimiento, solo se desactiva la conexión al correo electrónico configurado, por lo que será posible usar el servicio de recepción manual, además de que se puede reactivar en cualquier momento. 1. Desmarcar la casilla Leer correo en busca de CFDIs e ingresar el texto de la imagen, por último dar click en el botón Guardar. 2. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación. Se ha desactivado correctamente el servicio de recepción de CFDIs por correo Habilitar IMAP (Gmail) Si se utiliza una cuenta de correo Gmail, será necesario habilitar el servicio IMAP en la cuenta, a continuación se describe el procedimiento: 1. Iniciar sesión con tu cuenta de correo de Gmail. 8

9 2. Selecciona la opción de Configuración. 3. Seleccionar la opción Reenvío y correo POP/IMAP. 4. En la sección de Acceso IMAP, elegir la opción Habilitar IMAP y dar click en el botón Guardar Cambios. 9

10 Una vez realizado este cambio, quedará habilitado el acceso IMAP a la cuenta de correo electrónico, lo cual permitirá a Azenta descargar los CFDIs enviados a la cuenta de correo electrónico para su validación Administrar CFDIs recibidos. En esta opción podrás validar los CFDIS de tus proveedores manualmente así como consultar y descargarlos Consultar CFDIs. A continuación se detallan los pasos para consultar y descargar tus CFDIs recibidos. 1. Seleccionar la opción Recepción> Administrar CFDIs recibidos. 2. Ingresar los criterios de búsqueda según se requiera (Sucursal, UUID, RFC receptor, etc.) y dar click en el botón Buscar. Para realizar una nueva búsqueda, dar click al botón nuevamente la información que se desee utilizar. e ingresar 10

11 3. Consultar los resultados de la búsqueda, y si se desea descargar los CFDIS, dar click al botón Descargar CFDIs. En caso de no haber utilizado los criterios de búsqueda, se mostrarán todos los CFDIs recibidos. 4. Elegir la carpeta donde se descargará el archivo y dar click al botón Save (Guardar). Se descargará un archivo comprimido (formato ZIP), que incluirá el archivo XML y PDF de cada CFDI emitido. 11

12 5. Una vez descargado, dar click sobre el archivo para abrirlo; deberás contar con un programa para descomprimirlo (winzip, winrar, 7-zip, etc.) 6. Se mostrarán los archivos XML y PDF de cada CFDI recibido descargado. Recuerda guardar el archivo descargado en un lugar seguro, para evitar perder la información Validar CFDIs. A continuación se detallan los pasos para validar manualmente tus CFDIs recibidos. 1. Dar click en el botón Cargar CFDI. 2. Ingresar la información requerida y dar click al botón Cargar. 12

13 3. Se mostrara uno de los siguientes mensajes de validación: El CFDI fue validado exitosamente. El CFDI pasó todas las validaciones y se encuentra en los registros del SAT. El CFDI está pendiente de validar, favor de verificar dentro de 24 horas. El CFDI pasó todas las validaciones pero aún no se confirma que se encuentre en los registros del SAT. El CFDI no es válido. En las validaciones manuales, los CFDIs con mensaje de error no generarán registro. Las posibles causas que generan este error son las siguientes: 13

14 Adicionalmente, se mostrará el botón Editar. : Al dar click a este botón podrás realizar las siguientes modificaciones al CFDI validado: o o o o Cambiar el estatus por pagar ha pagado. Editar comentarios generales o comentarios de pago. Cargar o eliminar la representación impresa del CFDI. Agregar o editar campos adicionales. Una vez realizados los cambios, dar click al botón Guardar. 14

15 Se mostrará un mensaje confirmando la modificación. También podrás descargar el archivo XML y PDF con los siguientes botones: : Al dar click este botón descargarás el archivo XML correspondiente al CFDI. o Seleccionar la carpeta donde se descargará el archivo y dar click en el botón Save (Guardar). 15

16 o Se mostrará el archivo descargado. : Al dar click este botón descargarás la representación impresa en formato PDF correspondiente al CFDI. o Seleccionar la carpeta donde se descargará el archivo y dar click en el botón Save (Guardar). o Se mostrará el archivo descargado. Recuerda guardar los archivos descargados en un lugar seguro, para evitar perder la información. 16

17 Contáctanos Si tienes alguna duda o comentario, ponemos a tu disposición los siguientes medios de contacto: Por teléfono: En Monterrey, México: Tel: (81) Del Interior de la República: Tel: CFDIS ó Por correo electrónico a: Por chat: servicios@azenta.mx soporte@azenta.mx pagos@azenta.mx sugerencias@azenta.mx Chat 17