MANUAL DE AYUDA PARA LA IMPORTACIÓN DE DATOS AL LIBRO REGISTRO DE OPERACIONES ECONÓMICAS

Transcripción

1 Se ha incorporado al programa de ayuda del Libro Registro de Operaciones Económicas publicado por la Diputación Foral de Bizkaia un módulo que permite realizar la importación de los registros de dicho Libro creados en otros programas informáticos diferentes. El proceso de la importación de los registros constará de las siguientes FASES 1. Generación de un fichero con los registros 2. Análisis del fichero por el programa de ayuda para su admisión o rechazo. 3. Si el fichero es rechazado: el usuario deberá realizar las correcciones que procedan para conseguir el objetivo de que su fichero no sea rechazado. 4. Si el fichero no es rechazado: se realizará un análisis de cada uno de los tipos de registro que contiene, para ver si hay que rechazar o no rechazar el registro concreto. Más adelante se expone detalladamente el funcionamiento del programa en los puntos 2, 3 y 4. La incorporación de los registros al programa de la DFB únicamente se podrá realizar previa existencia de un FICHERO, que deberá cumplir el formato oficial del modelo 140, que es el publicado en la Orden Foral de aprobación de dicho modelo tributario. A modo de resumen, indicar que se han recogido ocho tipos de registro: 1. Tipo de registro 1. Declarante 2. Tipo de registro 2. Actividad 3. Tipo de registro 3. Bienes afectos o de inversión 4. Tipo de registro 4. Ingresos y facturas emitidas 5. Tipo de registro 5. Gastos y facturas recibidas 6. Tipo de registro 6. Provisiones de fondos y suplidos 7. Tipo de registro 7. Determinadas operaciones intracomunitarias 8. Tipo de registro 8. Agrupaciones IMPORTANTE: el fichero necesario para poder realizar la importación NO ES CREADO EN NINGÚN CASO por el programa de ayuda de la Diputación Foral de Bizkaia. Como regla general, será creado por el programa con el que el obligado tributario haya trabajado. Cabe señalar que los CRITERIOS que han inspirado el proceso de importación son los siguientes: 1. Que para un mismo obligado tributario se pueden realizar una o varias importaciones. 2. Que la importación puede ser total (de todos los tipos de registros) o parcial (de alguno o algunos de los tipos de registro) 1

2 3. Que para que se puedan importar los tipos de registro 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 es imprescindible que el obligado tributario esté dado de alta en el programa de ayuda de la DFB como Declarante. Este alta se puede realizar bien incorporando el tipo de registro 1 en un fichero (a importar o ya importado anteriormente), bien manualmente introduciendo los datos directamente en el programa de ayuda de la DFB. 4. Que las importaciones de los registros del Tipo 4, 5, 6, 7, 8 son acumulativas para un determinado obligado tributario: una importación posterior no sustituye a las importaciones anteriores. El programa de ayuda de la DFB no controlará la posible duplicidad de registros. Será el usuario el que deberá hacerlo. Para poder realizar la importación se ha añadido una NUEVA FUNCIONALIDAD al programa de ayuda, a la que se podrá acceder bien pinchando en el apartado de Utilidades, pinchando la opción importar ficheros con formato oficial, o bien desde el botón creado al efecto importar fichero. Tras cualquiera de las 2 opciones nos aparecerá la siguiente pantalla: 2

3 Una vez en ella hay que buscar el fichero que se quiere importar en el equipo y seleccionarlo. Seleccionado el fichero, se deberá clickar en el botón habilitado para importar los registros del fichero, hecho lo cual nos aparecerá el siguiente mensaje: Si se pulsa SI, el programa de ayuda de la DFB analizará el fichero para proceder a Rechazarlo Aceptarlo Requisito imprescindible que ha de cumplirse para que el FICHERO NO SEA RECHAZADO: El DNI/CIF para el que se quiere realizar la importación tiene que existir para el programa de ayuda de la DFB. REQUISITO DE LA EXISTENCIA DEL DNI/CIF El programa de ayuda de la DFB comprobará a) Si en el fichero que se pretende importar existe o no el Tipo de registro 1 (registro del declarante) b) Si el DNI/CIF del declarante está ya dado de alta en el programa de ayuda de la DFB o no. 3

4 Si en el fichero cuyos datos se quieren importar existe el tipo de registro 1 1º y el DNI/CIF que figura en el registro no está dado de alta como Declarante en el programa de ayuda de la DFB: este programa validará en su totalidad el tipo de registro 1, que deberá cumplir todos los requisitos de formato y validaciones establecidos en la Orden Foral de aprobación del modelo 140. Caso de que no los cumpla, el fichero será rechazado. Por ser imprescindible que el tipo de registro1 esté bien rellenado, se hace una referencia a las validaciones para este registro, que son las siguientes: NIF/CIF El campo es obligatorio. (Puede ser comunidades de bienes) Apellidos y nombre o Razón Social Si lo que se introduce en NIF es un DNI, el campo deberá estar compuesto por tres palabras. Si el declarante es extranjero, se obligará a introducir un mínimo de dos palabras. Teléfono móvil / Teléfono fijo / Es obligatorio cumplimentar unos de los campos. Teléfono móvil Campo numérico de 9 posiciones, que debe empezar por 6 ó 7. Teléfono fijo Campo será numérico de 9 posiciones, que debe empezar por 9. Debe contener Tipo de empresa El campo es obligatorio. Se señalará M para microempresa o P para pequeña. Representante No es obligatorio ni el NIF ni el nombre. En caso de venir uno de los dos, el otro es obligatorio. En caso de cumplimentar el NIF, debe de corresponder a persona física y no coincidir con el del declarante. El nombre, en caso de venir, debe estar formado por 3 palabras. Persona de contacto Es obligatorio marcar declarante, representante u otra persona. Si no se marca nada, se interpretará como otra persona. 4

5 Es obligatorio introducir su nombre. Será obligatorio introducir uno de los siguientes datos: teléfono móvil, o teléfono fijo. Se validará el formato de los campos introducidos. 2º y el DNI/CIF que figura en el registro está dado de alta como Declarante en el programa de ayuda de la DFB: no se analizará el tipo de registro 1 que se presenta con el fichero. Cualquier modificación de los datos ya existentes para ese DNI deberá ser introducida manualmente en el apartado correspondiente del programa de ayuda de la DFB. Si en el fichero cuyos datos se quieren importar no existe el tipo de registro 1 Se comprobará si el DNI que figura en el primer registro que contiene el fichero está dado de alta en el programa de ayuda de la DFB como declarante. Si no está dado de alta: se rechazará el fichero. Si está dado de alta: se seguirá el proceso. El paso siguiente será analizar si el Fichero cumple los REQUISITOS DE FORMATO necesarios para admitir el fichero. Estos requisitos de formato son los siguientes: El modelo señalado en todos los registros debe ser 140. El ejercicio señalado en todos los registros debe ser el del ejercicio del libro (2014) El tipo de registro debe ser uno de los válidos: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8. El NIF del declarante (obligado tributario) debe coincidir en todos los registros. En el caso de que el FICHERO RESULTE RECHAZADO, el programa de ayuda de la DFB avisará con ventanas de mensajes del motivo o motivos de rechazo del fichero, y del número del registro leído en el que se da el motivo del rechazo. Ejemplos de rechazos de ficheros: 5

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7 IMPORTANTE: Hasta que no se corrijan todos los motivos que han dado lugar al rechazo no se podrá REALIZAR LA IMPORTACIÓN. Los errores deberán ser corregidos en el programa que haya utilizado el obligado tributario, no en el programa de ayuda de la DFB. SI EL FICHERO NO ES RECHAZADO, aparecerá en el programa de ayuda de la DFB la siguiente pantalla. Muestra el RESULTADO OBTENIDO DE LA LECTURA DEL FICHERO Numero de registros que se han leido, desglosando este número en dos apartados: Número de registros procesados. Número de registros rechazados Además la pantalla recoge la siguiente información Número de avisos detectados Número de errores detectados Cómo saber qué registros en concreto son los rechazados y cuáles son los procesados El programa de ayuda de la DFB crea dos ficheros: uno con el de los registros rechazados y otro con el de los registros procesados. Ambos ficheros son guardados en el equipo del usuario del programa de ayuda de la DFB, en el directorio donde está instalado el programa de ayuda, por defecto: C:\BFA\MOD_140\2014. (BFA_IMP_ERR.TXT y BFA_IMP_REC.TXT) 7

8 Antes de pulsar el botón de Importar: el contenido de cada uno de estos ficheros se puede consultar pinchando en el recuadro de puntitos que aparece en la pantalla desde la que estamos realizando la importación. Una vez pulsado el botón de importar y realizada la importación: el contenido de cada uno de los ficheros sólo se podrá visualizar entrando en la carpeta creada en el directorio del programa de ayuda. El fichero de registros rechazados: se puede modificar y adecuarse al formato, y posteriormente volver a importar dichos registros. Ejemplo del Fichero de Registros Rechazados: Ejemplo del fichero de Registros Procesados 8

9 REGISTRO RECHAZADO Qué es Es un registro que no cumple con los requisitos que sehan establecido para considerarlo como un registro procesado. Es un registro que cumple con los requisitos que sehan establecido para considerarlo como tal. Cuándo se rechaza un registro. Solo para el ejercicio 2014 se han establecido los siguientes criterios: Tipo de registro 1 Declarante El incumplimiento de cualquiera de los requisitos del Registro del declarante da lugar a que se rechace el fichero, por lo que no ha lugar a registro rechazado. Solo se rechazará un registro de declarante cuando el DNI/CIF del declarante ya exista en el programa de ayuda de la DFB. Tipo de registro 2 Actividad Se rechazará en el caso de que el registro no contenga un epígrafe válido. Los epígrafes de AAEE válidos son los que figuran en la lista de epígrafes de la página correspondiente del programa de ayuda de la DFB. También se rechazará en el caso de que el epígrafe que se pretende importar para el declarante ya esté dado de alta para ese declarante en el programa de ayuda de la DFB. Tipo de registro 3 Bienes afectos o de inversión la DFB Se rechazará el registro si la referencia del bien ya existe en el programa de ayuda de Tipo de registro 4, 5, 6, 7, 8 No se rechazará ningún registro. Qué trascendencia tiene que un registro se marque como rechazado por el programa de ayuda de la DFB Que cuando se solicite realizar la importación, esté registro marcado como rechazado no se va a importar al programa de ayuda de la DFB. Para que pueda ser importado: deberán corregirse sus defectos, lo que se hará en el programa de origen del usuario. RECOMENDACIÓN: dado que se admite más de un proceso de importación para un obligado tributario y ya se ha dicho que para determinados tipos de registros las importaciones son acumulativas, se recomienda que los registros que figuran como rechazados sean corregidos antes de proceder a realizar la primera importación. 9

10 REGISTRO PROCESADO Es un registro que cumple los requisitos señalados para no ser un registro rechazado. Al solicitar la importación de registos al programa de ayuda de la DFB será importado a dicho programa. Los registros procesados son analizados por el programa de ayuda de la DFB para ver si se consideran erróneos o no erróneos. Se considera que un registro es erróneo cuando no cumple determinados requisitos. Los requisitos establecidos (para 2014) que han de cumplirse para que un registro no sea considerado erróneo son los siguientes: Registro de Actividades Deberá cumplir las validaciones establecidas para este apartado en la Orden Foral por la que se aprueba el modelo 140.Son las validaciones que realiza en este apartado el programa de ayuda de la DFB. Registro del Capítulo de bienes afectos o de inversión Tipo de operación: deberá ser una de las señaladas en la Orden Foral por la que se aprueba el modelo 140. Son las mismas que se recogen en el programa de ayuda de la DFB. Epígrafe de la Actividad Económica a la que está afecto o de la que es bien de inversión: es obligatorio (excepto para tipo de operación regularización de IVA) y ha de ser uno válidos. Son los que están en la lista facilitada por el programa de ayuda de la DFB Para el tipo de operación Regularización de IVA: deberá venir cumplimentada la referencia del bien original al que afecta, y ese bien original deberá existir en el capítulo de bienes afectos o de inversión con su referencia. Tipo de bien: es obligatorio para las operaciones de alta, baja y mejora, y debe ser uno de los especificados en la Orden Foral por la que se aprueba el modelo 140. Son los que están en la lista facilitada por el programa de ayuda de la DFB Registro del capítulo de Ingresos y facturas emitidas Tipo de operación: si no existe dato o no es una de las recogidas en la Orden Foral de aprobación del modelo 140 (son las que contempla el programa de ayuda de la DFB) entrará en el programa de ayuda de la DFB como tipo Z. Para que no sea considerado erróneo debe reunir los siguientes requisitos: Deberá constar el epígrafe de la AE al que se refiere el registro, epígrafe que deberá existir para el obligado tributario en el programa de ayuda de la DFB (dado de alta directamente en dicho programa de ayuda de la DFB o a través de registros importados) 10

11 Excepto para el tipo de operación I o J: obligatorio cumplimentar o el campo de la cuenta del PGC, o el campo correspondiente a la identificación de la factura, o el número de factura inicial y final. Excepto para el tipo de operación I o J: es obligatorio cumplimentar o el campo importe de Ingreso, o el campo Base imponible. Excepto para el tipo de operación I o J: si la Base imponible tiene valor, el importe factura es obligatorio. Es obligatorio cumplimentar o el campo fecha de operación o el campo fecha de expedición. Registro del capítulo de Gastos y Facturas recibidas Tipo de operación: si no existe dato o no es una de las recogidas en la Orden Foral de aprobación del modelo 140 (son las que contempla el programa de ayuda de la DFB) entrará en el programa de ayuda de la DFB como tipo Z. Para que no sea considerado erróneo debe reunir los siguientes requisitos: Deberá constar el epígrafe de la AE al que se refiere el registro, epígrafe que deberá existir para el obligado tributario en el programa de ayuda de la DFB (dado de alta directamente en dicho programa de ayuda de la DFB o a través de registros importados) Obligatorio cumplimentar o el campo de la cuenta del PGC, o el campo correspondiente a la identificación de la factura, o el número de factura inicial y final. Obligatorio cumplimentar o el campo importe del Gasto, o el campo Base imponible. Si la Base imponible tiene valor, el importe factura es obligatorio. Si existe Base imponible o importe total factura debe cumplimentar o el campo NIF del declarado o el campo de los apellidos y nombre o denominación social. Es obligatorio cumplimentar o el campo fecha de operación o el campo fecha de expedición o el campo fecha de recepción. Si introduce una referencia del bien: deberá ser una referencia de un bien que exista en el capítulo de bienes afectos o de inversión. Los registros procesados considerados como erróneos quedarán marcados en el programa de ayuda de la DFB con el símbolo. Quedarán en esta situación hasta que se corrijan los errores que contienen. Para ello es necesario entrar en el registro y realizar todas las correcciones que se indican en el programa de ayuda. 11

12 Los registros procesados considerados como no erróneos quedarán marcados con el símbolo. Quedarán todos en situación de pendientes de verificar. Quedarán en esta situación transitoria en tanto en cuanto no se entre en el registro concreto y el programa analice si se cumplen los requisitos establecidos para considerar el registro susceptible de ser incorporado posteriormente al modelo 140 (por cumplirse todo lo señalado en la Orden Foral de aprobación del modelo 140). Si se cumplen esos requisitos, al salir del registro, éste quedará marcado como registro correcto con el símbolo Si no se cumplen esos requisitos: el programa de ayuda de la DFB permitirá pulsar el botón de cancelar para salir del registro, y éste seguirá en el estado de pendiente de verificar. Exclusivamente para el ejercicio 2014, se permitirá la entrada para la presentación del modelo 140 de determinados registros que están como pendientes de verificar Número de anotación El número de anotación lo asigna el programa de ayuda en el orden en el que lleguen los registros dentro del fichero. En el caso en el que llegue cumplimentado se ignorará. 12