SIIGO ESTANDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION PROCESOS E INFORMES

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1 SIIGO ESTANDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION PROCESOS E INFORMES 9

2 Documento: Manual Sesión 9 de Siigo.NET Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de esta Cartilla pueden reproducirse o trasmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopias, grabaciones magnéticas o cualquier medio de almacenamiento de información y sistema de reproducción, sin permiso escrito de Informática y Gestión S.A. Empresa Autorizada Fundación SIIGO Edición Autorizada por Informática y Gestión S.A. Impreso y Hecho en Colombia

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION PROCEDIMIENTOS DE CIERRE TIPOS DE CIERRES CIERRES PARCIALES CIERRE DEFINITIVO COMPROBANTE DIFERIDO PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO Fijar Comprobantes Diferidos Informe Comprobante Diferido Usar Comprobantes Diferidos COMPROBANTE PREFIJADO PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE PREFIJADO Fijar Comprobante Prefijado Informe Comprobantes Prefijados Usar Comprobantes Prefijados ESTADOS FINANCIEROS BALANCE GENERAL Balance General Estándar Balance General Predeterminado Definición Balance General Predeterminado Ejecución Balance General Predeterminado BALANCE DE COMPROBACIÓN Informe Balance de comprobación Consulta Balance de comprobación Resumen Cuentas / Centro de costos ESTADO DE RESULTADOS Estado de Resultados Estándar Estado de Resultados Predeterminado Definición Estado de Resultados Predeterminado Ejecución Estado de Resultados Predeterminado ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION PATRIMONIAL Definición de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial Ejecución de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Definición de Estado de Cambios en la Situación Financiera Ejecución de Estado de Cambios en la Situación Financiera...62 Una vez se han definido Estado de Cambios en la Situación Financiera se puede ingresar por esta opción y generar el Estado que se definió FLUJO DE EFECTIVO Método Directo Definición Flujo de Efectivo Método Directo Informe Definición Método Directo Ejecución Método Directo Método Indirecto...71

4 Definición Flujo de Efectivo Método Indirecto Informe Definición Método Indirecto Ejecución Método Indirecto INFORMES OFICIALES LIBRO AUXILIAR LIBRO DIARIO LIBRO DIARIO RESUMIDO LIBRO MAYOR LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO ÚNICO OFICIAL LIBRO DE VENTAS LIBRO DE COMPRAS CERTIFICADOS DE RETENCION Certificados de Retención en la Fuente por ICA Certificados de Retención de IVA Certificados Generales NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES CONSOLIDACIONES CAMBIO CLAVE USUARIO CREACION DE CLAVES DE USUARIO MANTENIMIENTO DE TERCEROS Mantenimiento Individual de Terceros Mantenimiento Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de un tercero a otro en un comprobante e ítem específico Mantenimiento General de Terceros Mantenimiento General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un tercero a otro BLOQUEO DE FECHA PROCESO DE RECUPERACION Recuperación Total Recuperación Mensual GENERACIÓN DE INTERFASES DE IMPORTACION Y EXPORTACIÓN GENERACIÓN DE INTERFASES DE EXPORTACIÓN GENERACIÓN IMPORTACIÓN DE DATOS TALLER

5 INTRODUCCION Obtener la información contable de forma oportuna permite a la administración del ente económico evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para determinar el comportamiento futuro de la empresa. Por lo anterior, en SIIGO Net es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener información oportuna y actualizada para así poder manejar y administrar eficientemente los recursos de la empresa.

6 1. PROCEDIMIENTOS DE CIERRE Procesos Mensuales: En SIIGO Net no es necesario ejecutar cierres mensuales, pero si existen algunos procesos que se deben ejecutar con periodicidad mensual, para poder tener la información contable actualizada. Dentro de los procesos mensuales que se deben ejecutar en SIIGO Net están los Ajustes por Inflación, el Costeo, Desagrega, Depreciación, Amortización de Diferidos, Provisiones, parafiscales, entre otros. Cierres Anuales: En SIIGO Net existen dos tipos de cierres anuales que son los parciales y los definitivos. Mas aclarar que el cierre se puede hacer parcial o definitivo 2. TIPOS DE CIERRES Dentro de SIIGO Net existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos CIERRES PARCIALES RUTAS: Menú tipo explorador Administración Procesos Administrativos Cierres Anuales Cierre Anual Menú tipo proceso Administración Procesos Procesos Administrativos Cierres Anuales Cierre Anual En esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a registrar información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el programa no permitirá ingresar información en el año siguiente. Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla:

7 Año: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31. Generar Log de Auditoria de Cartera: Es un Informe que se genera donde muestra los saldos de Cartera y Proveedores Generar Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de año parcial esta opción se debe omitir (no se debe seleccionar), en caso contrario se efectuará el cierre definitivo, el cual se describirá más adelante. Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P, y el Sistema presenta un mensaje informativo confirmando si desea continuar SI/NO. Al seleccionar Si el programa presenta una barra de progreso y comienza a realizar el proceso de traslado de información de un año a otro

8 El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Posteriormente el programa presentara un mensaje informativo indicando que se iniciara el proceso de cierre. Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa. RECUERDE. Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea necesario, sin efectos secundarios en la contabilidad CIERRE DEFINITIVO En esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros que se seleccionen. RUTAS: Menú tipo explorador Administración Procesos Administrativos Cierres Anuales Cierre Anual Menú tipo proceso Administración Procesos Procesos Administrativos Cierres Anuales Cierre Anual

9 Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Año: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 día 31. Generar Log de Auditoria de Cartera: Es un Informe que se genera donde muestra los saldos de Cartera y Proveedores.

10 Generar Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de año definitivo se debe marcar esta opción, en caso contrario se efectuará el cierre parcial. El programa presentara un mensaje informativo indicando que se realizara cierre definitivo en el cual se cancelaran cuentas de resultado y los terceros de las cuentas que se seleccionen. Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a nivel de terceros son las de impuestos, que se describen a continuación: Retención en la fuente (Anticipo) Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo) Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo) 2365?? Retención en la Fuente (Por Pagar) 2367?? Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368?? Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar) 2408?? Impuesto a las Ventas Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN. Si esta opción fue marcada el programa solicitara ingresar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando. Cuentas de Terceros

11 Comprobante: En este campo se debe seleccionar un comprobante tipo L Otros, para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar previamente creado. Cuenta: En este campo se debe digitar el código de la cuenta a la que se le va a ejecutar el proceso de cierre. NIT: En este campo se debe digitar el NIT de la DIAN. Con el icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se pueden consultar los NIT creados. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal. No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es de carácter informativo. Cerrar Centros de Costo: Se debe marcar esta opción para que la cuenta seleccionada se cierre también a nivel de terceros por cada centro de costo. Cerrar Cuentas de Resultados Para determinar el resultado del ejercicio se debe ingresar información en esta opción, en caso contrario el programa continuará con el proceso de cierre, pero no quedarán cerradas las cuentas de resultados. Cuentas de Resultados Comprobante: En este campo se debe seleccionar un comprobante tipo L Otros, para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar previamente creado. Maneja centro de Costos en las Cuentas de Utilidad: Este campo se debe seleccionar solo si se desea manejar centros de costos en las cuentas de resultados de lo contrario se deja en blanco. Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta de utilidad Ganancias y Pérdidas, para que el programa contabilice el resultado del ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de esta cuenta por Contabilidad Administración de Cuentas Movimiento General. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una

12 pérdida. De acuerdo al resultado, en el mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante de ajuste. Si la cuenta quedó con saldo crédito el registro contable será el siguiente: CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO DB CR Si la cuenta quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente: CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO CR DB En caso de haber realizado las contabilizaciones correspondientes a la provisión de renta y reservas, aquellas partidas que dependen de la generación de la utilidad pueden enviarlo directamente a la cuenta 3605* o 3610*. NIT: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa. Centro de Costo: Esta opción se debe marcar siempre y cuando las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Para conocer los resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opción. Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se desea efectuar el cierre de año. Al terminar de seleccionar las opciones, el programa presentara un mensaje informativo indicando que el proceso puede ser demorado dependiendo del movimiento de la empresa y debe ser el único proceso que se esté corriendo en el momento.

13 Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P, y el Sistema presenta un mensaje informativo confirmando si desea continuar SI/NO. Al seleccionar Si el programa presenta una barra de progreso y comienza a realizar el proceso de traslado de información de un año a otro. El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.

14 3. COMPROBANTE DIFERIDO 3.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO A través de esta opción el programa permite efectuar una amortización mensual de los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Para la correcta definición de los diferidos se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación: Fijar Comprobantes Diferidos RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Comprobantes Diferidos Fijar Comprobantes Diferidos Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Comprobantes Diferidos Fijar Comprobantes Diferidos Al ingresar a esta opción el programa presentará la pestaña Consulta donde se visualizan todos los comprobantes diferidos que ya se han fijado previamente. Y al seleccionar la pestaña Información el programa solicitara información para crear el comprobante diferido para lo cual se deben diligenciar los siguientes campos:

15 Código: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para su control. Descripción: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecerá en el documento contable en el momento de utilizar el comprobante prefijado. Fecha: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el registro contable del diferido. Activo: Se debe marcar esta opción para indicar que el comprobante diferido está vigente. Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va a amortizar. Monto: En este campo se debe digitar el valor que se desea amortizar mensualmente. Saldo: A través de esta opción el programa permitirá visualizar el saldo del diferido a medida que se efectúen las amortizaciones. Cuotas: El programa calcula de forma automática el número de cuotas en las que se hará la amortización del diferido. (Valor Total / Monto = No. de Cuotas). Si se quiere cambiar el número de cuotas se puede hacer en este momento y el programa calculará automáticamente el monto que se debe amortizar mensualmente. Saldo Ajuste Diferido: El programa permitirá visualizar el saldo del ajuste diferido a medida que se efectúen las amortizaciones.

16 IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Si se deben crear las cuentas correspondientes según lo estipula el Plan Único de Cuentas, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y así evitar reparametrizaciones. Saldo Cuotas: El programa permitirá visualizar el número de cuotas pendientes para la amortización del diferido medida que se efectúen las amortizaciones. Débito Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto en la que se harán los registros contables correspondientes a la amortización del diferido. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo. Identificación: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el tercero al cual quedará contabilizado el movimiento. Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. Código Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas,

17 corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento debito. Datos Documento Cruce Tipo Comprobante cruce Número Secuencia Fecha de Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F, P, etc.), seleccionar el número consecutivo del documento, seleccionar la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento. Crédito Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta del diferido correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo. Identificación: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al cual quedará contabilizado el movimiento. Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. Código Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento crédito. Datos Documento Cruce

18 Tipo Comprobante cruce Número Secuencia Fecha de Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F, P, etc.), seleccionar el número consecutivo del documento, seleccionar la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento. Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente. Si se quiere eliminar el comprobante de diferidos, se debe digitar el número del diferido y pulsar el botón ubicado en la barra de herramientas ELIMINAR o pulsar CTRL+E Informe Comprobante Diferido En esta opción el programa permite generar una impresión del o los Comprobantes de Diferidos que se hayan creado previamente. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Generación de Comprobantes Comprobantes Diferidos Informe Comprobantes Diferidos Menú tipo proceso Contabilidad Informes Generación de Comprobantes Comprobantes Diferidos Informe Comprobantes Diferidos

19 El programa solicitara la siguiente información: Rango de Comprobantes Todos: el programa generara todos los comprobantes diferidos existentes Igual a: el programa generara los comprobantes diferidos desde el que sea seleccionado en este campo. Con el icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se pueden consultar los comprobantes. Menor a: el programa generara los comprobantes diferidos hasta el comprobante definido en este campo, sin incluir el comprobante seleccionado. Menor igual a: el programa generara los comprobantes diferidos hasta el comprobante definido en este campo incluyendo el comprobante seleccionado Mayor a: el programa generara los comprobantes diferidos desde el comprobante definido en este campo, sin incluir el comprobante seleccionado. Mayor igual a: el programa generara los comprobantes diferidos desde el comprobante definido en este campo, incluyendo el comprobante seleccionado. Entre: el programa generara los comprobantes diferidos desde el comprobante seleccionado y hasta el comprobante elegido. Una vez se ha asignado el rango de comprobantes pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar la información

20 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. El programa presenta una barra de progreso para la obtención de datos. El programa mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información suministrada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el informe directamente a la impresora Usar Comprobantes Diferidos Después de haber parametrizado los comprobantes Diferidos, se debe ingresar por esta opción para ejecutar la amortización del diferido. Esta opción se debe ejecutar mensualmente el último día de cada mes. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Generación de Comprobantes Usar Comprobantes Diferidos Menú tipo proceso Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Usar Comprobantes Diferidos

21 Una vez se ha seleccionado la opción, el programa presentará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los datos que se indican a continuación: Comprobante Tipo Documento: En este campo se debe seleccionar el Tipo de documento (L Otros) en el que se efectuará el diferido. Comprobante: En este campo se debe seleccionar el documento (L Otros-Diferidos) en el que se efectuará la amortización del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado. Diferido Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar el número inicial de los diferidos desde el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando Enter el programa tomará desde el primer diferido que se encuentre parametrizado. Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar el número final de los diferidos hasta el que se desea ejecutar la amortización de los

22 diferidos. Presionando Enter el programa tomará hasta el último diferido que se encuentre parametrizado. Amortización Tipo Documento: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (A Ajustes Por Inflación) en el que se efectuará la amortización del ajuste por inflación del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado. IMPORTANTE. Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto. Si se deben crear las cuentas correspondientes según lo estipula el Plan Único de Cuentas, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y así evitar reparametrizaciones. Comprobante: En este campo se debe seleccionar el documento (L Otros) en el que se efectuará la amortización del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado Una vez se han seleccionado todos los datos se debe pulsar el botón habilitado en la barra de herramientas Procesar, Ctrl+P en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si desea continuar con el proceso.

23 Al seleccionar Si el programa presentará una ventana confirmando el Documento con el cual comenzará a actualizar o contabilizar el diferido y su amortización. Al seleccionar Aceptar el programa genera mensaje informativo confirmando que el proceso se ejecuto exitosamente. Así mismo en la parte inferior del tab, al culminar el proceso, presenta una grilla con la información del comprobante o comprobantes que se actualizaron o contabilizaron.

24 4. COMPROBANTE PREFIJADO 4.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE PREFIJADO A través de esta opción el programa permite definir los parámetros requeridos para ejecutar mensualmente y de forma automática la contabilización de un comprobante contable sin que sea necesario hacerlo manualmente o para efectuar el cálculo de las provisiones de nómina como son las cesantías, intereses de cesantías, primas de servicios, vacaciones o contabilización de parafiscales para los usuarios que no cuentan con el módulo de nómina Fijar Comprobante Prefijado RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Comprobantes Prefijados Fijar Comprobantes Prefijados Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Comprobantes Prefijados Fijar Comprobantes Prefijados Al ingresar a esta opción el programa presentará la pestaña Consulta donde se visualizan todos los comprobantes prefijados que ya se han fijado previamente. Y al seleccionar la pestaña Información el programa solicitara información para crear el comprobante prefijado para lo cual se deben diligenciar los siguientes campos:

25 Código: En este campo se debe digitar o seleccionar el número del comprante que se quiere definir para efectuar las contabilizaciones que se van a realizar de forma automática. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto. Ej: 001 Provisión de Cesantías, 002 Prima de Servicios, Vacaciones, 004 Intereses de Cesantías, entre otros. Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las contabilizaciones que se quieren efectuar o para organizar las cuentas que forman base para el cálculo de cada concepto de provisión o parafiscales. Así mismo permite afectar centros diferentes para una misma cuenta contable, por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias Descripción: En este campo se debe escribir el detalle de la contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad. Porcentaje/Valor: Si la contabilización se desea efectuar por porcentaje se debe seleccionar Porcentaje y si se desea hacer por valor se debe seleccionar Valor. Para el caso de las provisiones de nómina o contabilización de los aportes parafiscales se efectúan con un porcentaje, por lo que se recomienda seleccionar esta opción. Después de seleccionar la opción de porcentaje el programa habilita un campo en el que se debe digitar el porcentaje de cálculo de provisión o aportes parafiscales. Si se escogió la opción de Valor el programa habilitará un campo para digitar el valor que se quiere contabilizar. Saldo/Movimiento: El cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales y de los aportes parafiscales se deben efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones y aportes parafiscales. Esta opción únicamente se activa si se escogió la opción Porcentaje, en caso contrario no lo hará. Cuenta de Cálculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones o aportes parafiscales. En este campo el programa únicamente permite digitar una cuenta, pero en el cálculo de las provisiones o aportes parafiscales se toman como base varias cuentas contables. En este caso es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el cálculo de las provisiones o aportes parafiscales. Si no se conoce el código de la cuenta con el

26 icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se pueden consultar las cuentas. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo que se quiere afectar en el cálculo de las provisiones o aportes parafiscales. Si una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no se conoce el código del centro de costo con el icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se pueden efectuar la búsqueda del centro de costo creado Debito Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisión o aportes parafiscales en la que se realizará la contabilización, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa. Si no se conoce el código de la cuenta con el icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se pueden efectuar la búsqueda de las cuentas. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo. Identificación: Las provisiones se deben registrar a un NIT o tercero específico y en este caso se debe digitar el NIT de la empresa. Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. Código Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento débito. Datos Documento cruce

27 Tipo Comprobante cruce Número Secuencia Fecha de Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F, P, etc.), seleccionar el número consecutivo del documento, seleccionar la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento. Crédito Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisión o aportes parafiscales. Si no se conoce el código de la cuenta con el icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se puede efectuar la búsqueda de las cuentas. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo. Identificación: Las provisiones se deben registrar a un NIT o tercero específico y en este caso se debe digitar el NIT de la empresa. Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. Código Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento crédito. Datos Documento Cruce

28 Tipo Comprobante cruce Número Secuencia Fecha de Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F, P, etc.), seleccionar el número consecutivo del documento, seleccionar la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento. Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente. Si se quiere eliminar el comprobante prefijado, se debe digitar el número del prefijado y pulsar el botón ubicado en la barra de herramientas ELIMINAR o pulsar CTRL+E Informe Comprobantes Prefijados En esta opción el programa permite generar una impresión del o los Comprobantes prefijados que se hayan creado previamente. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Generación de Comprobantes Comprobantes Prefijados Informe Comprobantes Prefijados

29 Menú tipo proceso Contabilidad Informes Generación de Comprobantes Comprobantes Prefijados Informe Comprobantes Prefijados El programa solicitara la siguiente información: Rango de Comprobantes Todos: el programa generara todos los comprobantes diferidos existentes Igual a: el programa generara los comprobantes prefijados desde el que sea seleccionado en este campo. Con el icono de Examinar o pulsando la tecla F2 se pueden consultar los comprobantes. Menor a: el programa generara los comprobantes prefijados hasta el comprobante definido en este campo, sin incluir el comprobante seleccionado. Menor igual a: el programa generara los comprobantes prefijado hasta el comprobante definido en este campo incluyendo el comprobante seleccionado Mayor a: el programa generara los comprobantes prefijados desde el comprobante definido en este campo, sin incluir el comprobante seleccionado. Mayor igual a: el programa generara los comprobantes prefijados desde el comprobante definido en este campo, incluyendo el comprobante seleccionado. Entre: el programa generara los comprobantes prefijados desde el comprobante seleccionado y hasta el comprobante elegido.

30 Una vez se ha asignado el rango de comprobantes pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar la información Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. El programa presenta una barra de progreso para la obtención de datos. El programa mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información suministrada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el informe directamente a la impresora Usar Comprobantes Prefijados Después de haber parametrizado los comprobantes Prefijados, se debe ingresar por esta opción para ejecutar el proceso. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Generación de Comprobantes Usar Comprobantes Prefijados

31 Menú tipo proceso Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Usar Comprobantes Prefijados Una vez se ha seleccionado la opción, el programa present ará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los datos que se indican a continuación: Comprobante Tipo Documento: En este campo se debe seleccionar el Tipo de documento (L Otros) en el que se efectuará el prefijado. Comprobante: En este campo se debe seleccionar el documento (L Otros-Prefijados) en el que se efectuará el prefijado. Este documento debe estar previamente parametrizado. Rango Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar el número inicial de los prefijados desde el que se desea ejecutar el proceso. Presionando Enter el programa tomará desde el primer prefijado que se encuentre parametrizado. Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar el número final de los prefijados hasta el que se desea ejecutar el proceso. Presionando

32 Enter el programa tomará hasta el último prefijado que se encuentre parametrizado. Una vez se han seleccionado todos los datos se debe pulsar el botón habilitado en la barra de herramientas Procesar, Ctrl+P en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si desea continuar con el proceso. Al seleccionar Si el programa presentará una ventana confirmando el Documento con el cual comenzará a actualizar o contabilizar el prefijado. Al seleccionar Aceptar el programa genera mensaje informativo confirmando que el proceso se ejecuto exitosamente. Así mismo en la parte inferior del tab, al culminar el proceso, presenta una grilla con la información del comprobante o comprobantes que se actualizaron o contabilizaron.

33 RECUERDE. El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado.

34 5. ESTADOS FINANCIEROS 5.1. BALANCE GENERAL El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este informe está compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio Balance General Estándar Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con un formato Estándar. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Balance General Estándar Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Balance General Estándar Para la generación del Balance General Estándar se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

35 Periodo/Mes: En este campo se debe seleccionar el mes de corte o el mes hasta el que se desea generar el balance general. Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Nivel de Cuenta/Nivel: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el balance (Grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar). Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta contable que corresponde a la utilidad del ejercicio. Cuenta de Pérdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la pérdida del ejercicio. Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el código de la cuenta no se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe marcar. Imprime Horizontal: Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Balance General Estandar. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir

36 la impresora. CTRL+I el cual genera el Balance General Estándar directamente a Balance General Predeterminado Definición Balance General Predeterminado Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Definición Balance General Predeterminado Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Estados Financieros Definición Balance General Predeterminado En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el balance general, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos: Rango de Cuentas

37 Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta desde la que se desea generar el informe de Balance General Predeterminado. Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta hasta la que se desea generar el informe de Balance General Predeterminado. Pulsando el icono Adicionar se puede seleccionar otro grupo, si lo que se desea es eliminar alguno de los rangos selecc ionados, se debe pulsar el icono borrar En las demás opciones (Activo Fijo, Activo Corrient e, Pasivo Corriente, etc.) la información se ingresara teniendo en cuenta las mismas indicaciones mencionadas anteriormente.

38 Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente Ejecución Balance General Predeterminado Una vez se han definido las cuentas para el Balance General Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que se definió. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Ejecución Balance General Predeterminado Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Ejecución Balance General Predeterminado Para la generación del Balance General Predeterminado se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

39 Mes de corte: En este campo se debe seleccionar el mes de corte con el que se quiere listar el informe. Desplegando el combo se puede seleccionar el mes deseado Niveles de cuenta: En este campo se debe seleccionar el nivel en el que se quiere ejecutar el informe. Desplegando el combo se puede seleccionar el nivel deseado Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Balance General Predeterminado. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I directamente a la impresora. el cual genera el Balance General Predeterminado 5.2. BALANCE DE COMPROBACIÓN Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango de tiempo estipulado, y ayuda a determinar el movimiento correcto de las cuentas Informe Balance de comprobación Al ingresar a esta opción el programa permitirá generar un informe del balance de Comprobación con los datos suministrados.

40 RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Informe Balance de Comprobación Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Informe Balance de Comprobación Al ingresar a esta opción el programa presentará un mensaje informativo indicando que para generar informes convertidos a otra tasa de cambio diferente se debe seleccionar la moneda a la cual se van a convertir los valores. Se debe continuar con Aceptar para continuar el proceso, luego se deben tramitar los siguientes campos:

41 Rango de Periodos: Todos: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información del Balance de Comprobación. Información: Criterio para generación: Esta opción permite seleccionar el criterio para generar el balance (por centro de costo, por tercero, por cuenta y sin ajuste). Se puede seleccionar la opc ión deseada desplegando el combo. Nivel: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Rango de Cuentas: En este campo se debe seleccionar el rango de cuentas deseado. Información Moneda/Moneda: Esta opción permite seleccionar el tipo de moneda en el que se quiere generar el informe. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Balance de Comprobación.

42 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguient e pantalla con la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir la impresora. CTRL+I el cual genera el Balance de Comprobación directamente a Consulta Balance de comprobación Al ingresar a esta opción el programa permitirá consultar el Balance de Comprobación con los datos suministrados. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Consulta Balance de Comprobación Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Consulta Balance de Comprobación

43 Al ingresar a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla donde se deben tramitar los siguientes campos: Rango de Periodos:

44 Todos: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Informe Balance de Comprobación con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información del Balance de Comprobación. Información Criterio para generación: Esta opción permite seleccionar el criterio para generar el balance (por centro de costo, por tercero, por cuenta y sin ajuste). Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Nivel: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Rango de Cuentas: En este campo se debe seleccionar el rango de cuentas deseado. Información Moneda/Moneda: Esta opción permite seleccionar el tipo de moneda en el que se quiere generar el informe. Información Totales: Esta opción permite ver la información que en el momento se tenga de los saldos totales, saldo anterior, debito, crédito y nuevo saldo Una vez se ha asignado los datos pulse el botón Aplicar habilitados en la barra de herramientas o CTRL+F11 para generar el Balance de Comprobación.

45 Resumen Cuentas / Centro de costos RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Resumen Cuentas/Centro Costos Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Resumen Cuentas/Centro Costos Al ingresar a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla donde se deben tramitar los siguientes campos:

46 Rango de Periodos: Todos: El programa generara el Informe con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Informe con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Informe con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Informe con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información. Rango de Centros de Costo: Todos: El programa generara el informe con todos los centros de costo existentes. Igual a: El programa generara el informe por centros de costos desde el centro de costo seleccionado. Se puede seleccionar este desplegando el combo. Menor a: El programa generara el Informe hasta el centro de costos que se elija, sin incluir el seleccionado. Menor Igual a: El programa generara el Informe hasta el centro de costos que se escoja, Incluyendo el seleccionado. Mayor a: El programa generara el Informe desde el centro el centro de costos que se elija. Sin incluir el seleccionado. Mayor igual a: El programa generara el Informe desde el centro de costos que se definida en este campo. Incluyendo el seleccionado.

47 Entre: En este campo se debe seleccionar el centro de costos desde el cual se quiere generar la información y el centro de costos hasta el cual se quiere obtener la información. Rango de Cuentas: En este campo se debe seleccionar el rango de cuentas deseado. Nivel: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Informe. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguient e pantalla con la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Informe directamente a la impresora.

48 5.3. ESTADO DE RESULTADOS El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y gastos Estado de Resultados Estándar Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de Resultados con un formato Estándar. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Estado de Resultados Estándar Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Estado de Resultados Estándar

49 El programa genera un mensaje informativo indicando que los valores se toman del saldo inicial de la cuenta mas los movimientos débitos y créditos de los meses seleccionados, se debe dar click en Aceptar para continuar el proceso. Para la generación del Estado de Resultados Estándar se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación: Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Estado de Resultados, existen las siguientes opciones: Todos: El programa generara el Estado de Resultados con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Estado de Resultados con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Estado de Resultados con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Estado de Resultados con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo.

50 Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener el Estado de Resultados. Niveles de Cuenta: Esta opción permite seleccionar el nivel de c uenta que se quiere para generar el Estado de Resultados (grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar) Incluye Saldo Inicial del Año: Si se elige esta opción, el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el Estado de Resultados. Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Estado de Resultado. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguient e pantalla con la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir impresora. CTRL+I el cual genera el Estado de Resultados directamente a la

51 5.3.2 Estado de Resultados Predeterminado Definición Estado de Resultados Predeterminado Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Definición Estado de Resultados Predeterminado Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Estados Financieros Definición Estado de Resultados Predeterminado En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el Estado de Resultados, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos: Rango de Cuentas Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta desde la que se desea generar el informe de Balance General Predeterminado. Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta hasta la que se desea generar el informe de Balance General Predeterminado.

52 Pulsando el icono Adicionar se puede seleccionar otro grupo, si lo que se desea es eliminar alguno de los rangos seleccionados, se debe pulsar el icono borrar En las demás opciones (Gastos, Costos, Ingresos, etc.) la información se ingresara teniendo en cuenta las mismas indicaciones mencionadas anteriormente. Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente.

53 Ejecución Estado de Resultados Predeterminado Una vez se han definido las cuentas para el Estado de Resultados Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el informe que se definió. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Ejecución Estado de Resultados Predeterminado Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Ejecución Estado de Resultados Predeterminado Para la generación del Estado de Resultados Predeterminado se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

54 Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Estado de Resultados, existen las siguientes opciones: Todos: El programa generara el Estado de Resultados con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Estado de Resultados con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Estado de Resultados con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Estado de Resultados con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener el Estado de Resultados. Niveles de cuenta: En este campo se debe seleccionar el nivel en el que se quiere ejecutar el informe. Desplegando el combo se puede seleccionar el nivel deseado Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Estado de Resultados Predeterminado. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir

55 CTRL+I el cual genera el Estado de Resultados Predeterminado directamente a la impresora ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION PATRIMONIAL Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe incluirse, para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente información: Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o período anterior. Las variaciones del ejercicio o período. Los saldos finales. A nivel de SIIGO Net para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del patrimonio involucradas mediante la opción Definición de Estado de Cambios, las cuentas se seleccionan a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar, de acuerdo a las necesidades del usuario de la información. El programa presentará la siguiente pantalla Definición de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Definición de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Estados Financieros Definición de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial

56 En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el Estado de Cambios en la Situación Patrimonial, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos: Rango de Cuentas Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta desde la que se desea generar el informe de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial. Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta hasta la que se desea generar el informe de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial.

57 Pulsando el icono Adicionar se puede seleccionar otro grupo, si lo que se desea es eliminar alguno de los rangos seleccionados, se debe pulsar el icono borrar En las demás opciones (Superávit de Capital, Reservas, Reservas Obligatorias, etc.) la información se ingresara teniendo en cuenta las mismas indicaciones mencionadas anteriormente. Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente Ejecución de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Ejecución de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Ejecución de Estado de Cambios en la Situación Patrimonial

58 Al ingresar a esta opción el programa presentará un mensaje informativo indicando que este informe no requiere criterio de selección. Pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Estado de Cambios en la Situación Patrimonial.

59 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la respectiva información seleccionada. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Estado de Cambios en la Situación Patrimonial directamente a la impresora ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Definición de Estado de Cambios en la Situación Financiera Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura del Estado de Cambios en la Situación Financiera, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Definición de Estado de Cambios en la Situación Financiera Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Estados Financieros Definición de Estado de Cambios en la Situación Financiera

60 Para la definir el Estado de Cambios en la Situación Financiera se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación: Tipo de Actividad: Corresponde al tipo de actividad de los recursos financieros que tuvo durante el periodo seleccionado. Fuente u origen Uso o Aplicación

61 Revelación Agrupación Partida: Corresponde al agrupamiento de las partidas que explicaran los orígenes o las aplicaciones de los fondos. Recursos generados por operaciones ordinarias Recursos Generados por Operaciones extraordinarias Recursos no generados por operaciones Aplicación de los recursos Ajuste de Ejercicios Anteriores Aumento (Disminución) del Activo Corriente Disminución (Aumento) del pasivo Corriente Concepto: Este campo corresponde al código de los conceptos que componen la estructura del Flujo que constituyen a su vez la partida de acuerdo a los orígenes o aplicaciones de Fondos. Nombre: Este campo corresponde a la descripción del concepto que compone la estructura del Estado de cambios en la Situación Financiera, que constituyen a su vez la partida de acuerdo a los orígenes o aplicaciones de Fondos. Tipo de Adición: En caso de seleccionar movimiento, supone que el programa para cada concepto debe presentar el movimiento (Debito-Crédito). Al seleccionar la opción Valor se debe habilitar un campo adicional, que permita capturar el valor. Valor: Campo habilitado para digitar el valor que se quiere contabilizar. Rango de Cuentas Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta desde la que se desea generar el informe de Balance General Predeterminado. Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta hasta la que se desea generar el informe de Balance General Predeterminado. Pulsando el icono Adicionar se puede seleccionar otro grupo, si lo que se desea es eliminar alguno de los rangos seleccionados, se debe pulsar el icono borrar Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente.

62 Ejecución de Estado de Cambios en la Situación Financiera Una vez se han definido Estado de Cambios en la Situación Financiera se puede ingresar por esta opción y generar el Estado que se definió. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Estado de Cambios en la Situación Financiera Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Estado de Cambios en la Situación Financiera Para la generación del Balance General Predeterminado se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

63 Mes: En este campo se debe seleccionar el mes con el que se quiere listar el informe. Desplegando el combo se puede seleccionar el mes deseado. Tipo: En este campo se debe seleccionar si se quiere listar el informe de forma Individual o Comparativo FLUJO DE EFECTIVO El Flujo de Efectivo es un estado financiero básico cuyo objetivo es presentar información pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un período. Su función principal es Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos y determinar el financiamiento interno y externo de la compañía. Es importante tener en cuenta los siguientes conceptos: Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia básicamente a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa, esto es a la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de servicios. Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los pagos de servicios públicos,

64 nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las cuentas de inventarios, cuantas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con la nómina y los impuestos. Actividades de inversión. Las actividades de inversión hacen referencia a las inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras empresas, títulos valores, etc. Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad, planta y equipo, intangibles y las de inversiones. Actividades de financiación. Las actividades de financiación hacen referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros [pasivos] o de sus socios [patrimonio]. En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc. Básicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocación de bonos. Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante nuevos aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios mediante la venta de acciones. En las normas básicas de la c ontaduría, existen dos métodos para realizar el estado de flujo de efectivo: Método directo y Método indirecto. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Flujo de Efectivo

65 Método Directo En este método las actividades de operación se presentan como si se tratará de un estado de resultado por el sistema de caja. Los entes económicos que utilicen este método deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las actividades de operación: Efectivo cobrado a los clientes. Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones. Otros cobros de operación. Efectivo pagado a empleados y proveedores. Efectivo pagado por intereses. Pago de impuestos. Otros pagos de operación Definición Flujo de Efectivo Método Directo Al ingresar a esta opción se debe seleccionar las actividades y los rangos de las cuentas que se requieren incluir en la preparación del Flujo de Efectivo. RUTAS: Menú tipo explorador

66 Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Definición Flujo de Efectivo Método Directo Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Estados Financieros Definición Flujo de Efectivo Método Directo Para la definir el Flujo de Efectivo Método Directo se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

67 Tipo de Actividad: Corresponde a la categoría más grande dentro de la cual se agrupan todos los conceptos que se muestran en el flujo de efectivo. Actividades de Operación Actividades de Inversión Actividades de Financiación Saldo Inicial de Caja Agrupación Partida: Corresponde a si el concepto es Ingreso o Egreso, por ejemplo: Ingresos de efectivo por inversión Ingresos de efectivo por financiación Egresos de efectivo por operación Egresos de efectivo por inversión Egresos de efectivo por financiación Saldo Inicial de Caja Concepto: Este campo corresponde a los Conceptos de presentación que componen la estructura del Flujo de acuerdo con el método seleccionado que constituyen las siguientes tres (3) partes básicas del flujo: Actividades de Operación Actividades de Inversión Actividades de Financiación.

68 Nombre: Este campo corresponde a la descripción. Tipo de Adición: Que puede ser un rango o cuenta. Valor: Campo habilitado para digitar el valor que se quiere contabilizar. Rango de Cuentas Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta desde la que se desea generar el Flujo de Efectivo Método Directo Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta hasta la que se desea generar el Flujo de Efectivo Método Directo. Pulsando el icono Adicionar se puede seleccionar otro grupo, si lo que se desea es eliminar alguno de los rangos seleccionados, se debe pulsar el icono borrar Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente Informe Definición Método Directo RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Informe Definición Método Directo Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Flujo de Efectivo Informe Definición Método Directo

69 Al ingresar a esta opción el programa presentará un mensaje informativo indicando que este informe no requiere criterio de selección. Pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Informe Definición Método Directo Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema genera el Informe Definición Método Directo O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Informe Definición Método Directo directamente a la impresora.

70 Ejecución Método Directo RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Ejecución Método Directo Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Flujo de Efectivo Ejecución Método Directo Para la generación del Método Directo se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación: Rango de Periodos: Todos: El programa generara el Informe Método Directo con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Informe Método Directo con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Informe Método Directo con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Informe Método Directo con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información del Método Directo. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el informe.

71 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara en pantalla el informe. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Informe directamente a la impresora Método Indirecto Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación, las cuales deben informar por separado todas las partidas conciliatorias. Para tal efecto el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al cual se le adiciona o deducen las partidas incluidas en el Estado de Resultados que no implican un pago o un cobro de efectivo. Entre estas partidas tenemos: Depreciación, amortización y agotamiento. Provisiones para protección de activos. Diferencias por fluctuaciones cambiarías. Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u otros activos operacionales. Corrección monetaria del período de las cuentas de balance. Cambios en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y provisiones, etc Definición Flujo de Efectivo Método Indirecto Al ingresar a esta opción se debe seleccionar las actividades y los rangos de las cuentas que se requieren incluir en la preparación del Flujo de Efectivo. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Definición Flujo de Efectivo Método Indirecto

72 Menú tipo proceso Contabilidad Parámetros Estados Financieros Definición Flujo de Efectivo Método Indirecto Para la definir el Flujo de Efectivo Método Indirecto se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

73 Tipo de Actividad: Corresponde a la categoría más grande dentro de la cual se agrupan todos los conceptos que se muestran en el flujo de efectivo. Actividades de Operación Actividades de Inversión Actividades de Financiación Saldo Inicial de Caja Agrupación Partida: Corresponde a si el concepto es Ingreso o Egreso, por ejemplo: Ingresos de efectivo por inversión Ingresos de efectivo por financiación Egresos de efectivo por operación Egresos de efectivo por inversión Egresos de efectivo por financiación Saldo Inicial de Caja Concepto: Este campo corresponde a los Conceptos de presentación que componen la estructura del Flujo de acuerdo con el método seleccionado que constituyen las siguientes tres (3) partes básicas del flujo: Actividades de Operación Actividades de Inversión

74 Actividades de Financiación. Nombre: Este campo corresponde a la descripción. Tipo de Adición: Que puede ser un rango o cuenta. Valor: Campo habilitado para digitar el valor que se quiere contabilizar. Rango de Cuentas Desde: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta desde la que se desea generar el Flujo de Efectivo Método Indirecto Hasta: En este campo se debe digitar o seleccionar la cuenta hasta la que se desea generar el Flujo de Efectivo Método Indirecto Pulsando el icono Adicionar se puede seleccionar otro grupo, si lo que se desea es eliminar alguno de los rangos seleccionados, se debe pulsar el icono borrar Finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G El programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente Informe Definición Método Indirecto RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Informe Definición Método Indirecto Menú tipo proceso

75 Contabilidad Informes Estados Financieros Flujo de Efectivo Informe Definición Método Indirecto Al ingresar a esta opción el programa presentará un mensaje informativo indicando que este informe no requiere criterio de selección. Pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Informe Definición Método Indirecto Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema genera el Informe Definición Método Indirecto O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Informe Definición Método Indirecto directamente a la impresora.

76 Ejecución Método Indirecto RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Flujo de Efectivo Ejecución Método Indirecto Menú tipo proceso Contabilidad Informes Estados Financieros Flujo de Efectivo Ejecución Método Indirecto Para la generación del Método Indirecto se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación: Rango de Periodos: Todos: El programa generara el Informe Método Directo con la información obtenida de Enero a Diciembre Igual a: El programa generara el Informe Método Directo con la información desde el mes que se seleccione. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor a: El programa generara el Informe Método Directo con la información de los meses posteriores al seleccionado. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Mayor igual a: El programa generara el Informe Método Directo con la información desde el mes definido en este campo hasta la fecha. Se puede seleccionar el mes desplegando el combo. Entre: En este campo se debe seleccionar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información del Método Directo. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el informe.

77 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara en pantalla el informe. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Informe directamente a la impresora. 6. INFORMES OFICIALES El proceso de recolección, organización y registro de los hechos económicos constituyen el sistema contable. Los libros de contabilidad hace posible asegurar el adecuado flujo de información y la obtención de datos con destino a la elaboración de los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto 2649/93. Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados a llevar algunos libros específicos. De acuerdo a las necesidades se deduce que los entes económicos deberán llevar libros indispensables más no obligatorios, como aquellos que corresponden a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas en el mismo código del comercio. Considerando la obligación de llevar el registro en orden cronológico de las operaciones mercantiles (Art. 53), se deduce la necesidad de llevar un libro diario, la necesidad de utilizar partida doble (Art. 50), se deduce la necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventario inicial y periódicos, así como un balance general (Art. 52), y también surge la necesidad de llevar un libro de inventarios y balances. Sin embargo la determinación de los libros de comercio que son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44 de la ley 222 de Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son: Personas naturales Libro mayor y balances Libro diario

78 Libro de inventarios y balances Sociedades Libro mayor y balances Libro de inventarios y balances Libro diario Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso. A nivel de SIIGO Net, se manejan 8 libros, incluyendo los mencionados anteriormente a excepción del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales 6.1. LIBRO AUXILIAR

79 RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro Auxiliar Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro Auxiliar Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Estado de Resultados Rango de Cuentas: En este campo se debe seleccionar el rango de cuentas deseado.

80 Rango de terceros: En este campo se debe seleccionar la opción dependiendo el rango de NITS que se quiera generar. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro Auxiliar. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada LIBRO DIARIO RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro Diario Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro Diario

81 Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Libro Diario Nivel de Cuentas: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el libro (Grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar). Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo.

82 Rango Comprobantes: En este campo se puede seleccionar el rango de comprobantes que se desea para generar el Libro Diario. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro Diario. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar cada mes.

83 6.3. LIBRO DIARIO RESUMIDO RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro Diario Resumido Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro Diario resumido Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla:

84 Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Libro Diario Resumido Nivel de Cuentas: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el libro (Grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar). Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Rango Comprobantes: En este campo se puede seleccionar el rango de comprobantes que se desea para generar el Libro Diario Resumido. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro Diario Resumido. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada.

85 Presenta la misma información que el libro diario, pero permite imprimir documento por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de comprobante LIBRO MAYOR RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro Mayor Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro Mayor

86 Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Nivel de Cuentas: Esta opción permite seleccionar el nivel al que se quiere generar el libro (Grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar). Se puede seleccionar la opción deseada desplegando el combo. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro Mayo. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf,

87 Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando el saldo del mes anterior de las cuentas, el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro de Inventarios y Balances Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro de Inventarios y Balances

88 Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Condiciones: Seleccione si desea que el informe incluya cuentas de Resultados y Orden, Desagregue los productos en las cuentas de Inventarios, Desagregue Activos en las Cuentas de Propiedad Planta y Equipo o si Detalla Terceros Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro de Inventarios y Balances. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf,

89 Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. Para dar cumplimiento al artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una vez al año, el comerciante debe elaborar un inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio LIBRO ÚNICO OFICIAL RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro Único Oficial Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro Único Oficial

90 Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Libro Único Oficial Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro Único Oficial. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf,

91 Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. Este libro nos permite conocer en todos los niveles de las cuentas, cual ha sido su movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior LIBRO DE VENTAS RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro de Ventas Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro de ventas

92 Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Libro de Ventas Rango Cuentas Gravadas: Esta opción presenta un check box llamado Desea seleccionar Rango de Cuentas por concepto de Cargos Gravados, Utilizadas en la Factura de Venta. Al marcar esta opción el sistema tomara

93 los valores causados en cuentas de cargos seleccionadas en esta opción como valores Gravados y los presentara en dicha columna en el informe. Rango Cuentas Exentas: Esta opción presenta un check box llamado Desea Seleccionar Rango de Cuentas por concepto de Cargos Exentos, Utilizadas en la Factura de Venta. Al marcar esta opción el sistema tomara los valores causados en cuentas de cargos seleccionadas en esta opción como valores Exentos y los presentara en dicha columna en el informe. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilit ados en la barra de herramientas para generar el Libro de Ventas. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. Este libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas.

94 6.8. LIBRO DE COMPRAS RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Libros Oficiales Libro de Compras Menú tipo proceso Contabilidad Informes Libros Oficiales Libro de Compras Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla:

95 Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Libro de Compras. Rango Cuentas Exentas: Esta opción presenta un check box llamado Seleccione el Rango de Cuentas que no Desea Incluir Dentro del Informe. Comprobantes Otros: Esta opción presenta un check box llamado Desea Seleccionar los Comprobantes Tipo L (Otros) que Desea Tener en cuenta en Este Proceso. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Libro de Compras. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara la siguiente pantalla con la respectiva información seleccionada. Este libro muestra un detalle de cada uno de los documentos de compras y servicios, para establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas pagado.

96 6.9. CERTIFICADOS DE RETENCION RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Certificados de Retención Menú tipo proceso Contabilidad Informes Certificados de Retención De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, legal y reglamentaria. Además deben expedir dichos certificados a más tardar el día 15 de marzo del año siguiente en el que se practicaron las retenciones. Para poder obtener los certificados de retención, las cuentas contables en las que se efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento de su creación como Retención, en caso contrario el programa no generará los certificados. Al ingresar a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Certificados de Retenciones: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de retención en la fuente (ICA, IVA o Generales) para los terceros que se seleccionen.

97 Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las bases, porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención. Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a continuación, Al seleccionar la opción de Certificados de Retención el programa presentará la siguiente pantalla: Certificados de Retención en la Fuente por ICA RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Certificados de Retención Certificados de Retención en la Fuente por ICA Menú tipo proceso Contabilidad Informes Certificados de Retención Certificados de Retención Certificados de Retención en la Fuente por ICA Al seleccionar la opción de Certificados de Retención en la Fuente por ICA el programa presentará la siguiente pantalla:

98 Tabla de Datos Para Pago de Retención: En este campo se puede ingresar la información de los pagos realizados en el año respectivo, se ingresa el documento con el que se pago en el respectivo mes.

99 Rango de Periodos: En este campo se debe seleccionar la opción que se desee y el mes (es) desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Rango de Cuentas: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados. Cuenta Provisional: Se presenta un check box si maneja cuenta provisional. Rango de Terceros: En este campo se debe seleccionar la opción dependiendo el rango con el que se quiera generar el certificado. Características de Impresión: Impresión con Firma / Impresión sin Firma Rango: Esta opción presenta un check box, si marca la opción Con Firma el programa presentará un campo en certificado para la firma. Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención. Ciudad de Emisión: En este campo se debe digitar la ciudad en la que se van a generar los certificados de retención. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Certificados de Retención en la Fuente por ICA.

100 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara en pantalla el Certificados de Retención en la Fuente por ICA. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I el cual genera el Certificados de Retención en la Fuente por ICA directamente a la impresora Certificados de Retención de IVA RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Certificados de Retención Certificados del IVA Menú tipo proceso Contabilidad Informes Certificados de Retención Certificados del IVA

101 Si se marca la opción de Certificado del IVA el programa genera un mensaje informativo indicando que digitar fecha de enero a diciembre, el certificado imprime acumulados de cada bimestre, se debe dar click en Aceptar para continuar el proceso. Para la generación del Certificado del IVA se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

102 Tabla de Datos Para Pago de Retención: En este campo se puede ingresar la información de los pagos realizados en el año respectivo, se ingresa el documento con el que se pago en el respectivo mes. Rango de Periodos: En este campo se debe seleccionar la opción que se desee y el mes (es) desde el que se quiere tener en cuenta. Rango de Terceros: En este campo se debe seleccionar la opción dependiendo el rango de NITS que se quiera generar. Rango de Cuentas de IVA: En este campo se deben seleccionar las cuentas del IVA descontable por compras, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados. Utiliza Cuenta Provisional: Se presenta un check box si maneja cuenta provisional. Rango de Cuentas de Retención: En este campo se deben elegir las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los Certificados. Características de Impresión: Impresión con Firma / Impresión sin Firma Rango: Esta opción presenta un check box, si marca la opción Con Firma el programa presentará un campo en certificado para la firma. Descripción Fija / Descripción Cuenta: Descripción fija toma el concepto de la operación que solicita más adelante Descripción Cuenta imprimirá la descripción de la cuenta de IVA. Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados.

103 Ciudad de Emisión: En este campo se debe digitar la ciudad en la que se van a generar los certificados. Concepto de Operación: Trae el concepto por defecto y si el usuario lo requiere puede modificarlo. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Certificados de IVA. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara en pantalla el Certificados IVA. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir

104 impresora. CTRL+I el cual genera el Certificado de IVA directamente a la RECUERDE. Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365 Retención en la fuente, 2367 Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de Retención Certificados Generales RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Certificados de Retención Certificados Generales Menú tipo proceso Contabilidad Informes Certificados de Retención Certificados Generales Al seleccionar la opción de Certificados Generales el programa presentará la siguiente pantalla:

105 Tabla de Datos Para Pago de Retención: En este campo se puede ingresar la información de los pagos realizados en el año respectivo, se ingresa el documento con el que se pago en el respectivo mes.

106 Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar el Certificado. Rango de Cuentas: En este campo se debe seleccionar el rango de cuentas deseado. Rango de terceros: En este campo se debe seleccionar la opción dependiendo el rango de NITS que se quiera generar. Características de Impresión: Imprime Fecha y Documento de Pago: Fecha de Pago de Retención fecha en que se hará efectivo el pago, Numero de Documento de Pago Retención documento con el que se hará efectivo el pago. Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados. Ciudad de Emisión: En este campo se debe digitar la ciudad en la que se van a generar los certificados. Impresión con Firma / Impresión sin Firma Rango: Esta opción presenta un check box, si marca la opción Con Firma el programa presentará un campo en certificado para la firma. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar los Certificados Generales.

107 Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara en pantalla los Certificados Generales. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir a la impresora. CTRL+I el cual genera los Certificados Generales directamente NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES

108 Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar y el número inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el código seleccionado para cada libro, que puede ser de cinco caracteres. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Estados Financieros Numerador de Libros Oficiales Menú tipo proceso Contabilidad Procesos Estados Financieros Numerador de Libros Oficiales Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Información General Numero de Hojas: En este campo se debe digitar la cantidad de hojas que se desean numerar. Desde la Hoja: En este campo se debe digitar el número de la hoja desde la que se desea comenzar la numeración para ser registradas. Nombre del libro: En este campo se debe digitar el nombre del libro a registrar. Características de Impresión

109 Desea Imprimir Nombre de la Empresas: Si desea que en la numeración de los libros oficiales aparezca impreso el nombre de la empresa debe marcar esta opción, es importante tener en cuenta que si se marca SI, aparecerá doble vez el nombre de la empresa. Desea Imprimir NIT de la Empresas: Si desea que en la numeración de los libros oficiales aparezca impreso el NIT de la empresa debe marcar esta opción. Tamaño Libro 5 caracteres: Si desea asignar un código o nombre de 5 caracteres al libro que va a numerar se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe omitir. Imprimir Mayor margen a la izquierda: Si desea que se asigne un mayor margen a la izquierda del libro que va a registrar. Una vez se ha asignado los datos pulse los botones habilitados en la barra de herramientas para generar el Numerador de Libros Oficiales. Exportar htp, etc. CTRL+X si se quiere en otro formato como Excel, pdf, Vista Preliminar CTRL+V, y el sistema mostrara en pantalla el Numerador de Libros Oficiales. O finalmente pulse el botón ubicado en la barra de herramientas Imprimir CTRL+I directamente a la impresora. el cual genera el Numerador de Libros Oficiales

110 7. CONSOLIDACIONES Es la opción mediante la cual se puede integrar la información contable de dos o más empresas, con el fin de analizar la información de un grupo empresarial. RUTAS: Menú tipo explorador Administración Procesos Administrativos Consolidación de Empresas Menú tipo proceso Administración Procesos Procesos Administrativos Consolidación de Empresas Si se marca la opción de Consolidación de Empresas el programa genera un mensaje informativo indicando que el nombre de la empresa consolidada será el que se digite y al marcar generar el proceso de consolidación toma todos los comprobantes y el detalle de lo contrario tomara solo valores totales, se debe dar click en Aceptar para continuar el proceso. Para la generación del la consolidación de las empresas se deben suministrar los siguientes datos que se describen a continuación:

111 Año: En este campo se debe digitar el año en el que se va a efectuar la consolidación de empresas. Nombre: El programa trae por defecto el nombre de la empresa donde se está ejecutando el proceso de consolidación, pero habilita el campo en caso de querer cambiarlo. Con Enter el programa asume el nombre que se esta visualizando en pantalla. Generar el Proceso de Consolidación con Movimiento: Si se marca esta opción el programa efectuará la consolidación de las empresas seleccionadas incluyendo los saldos y los comprobantes de cada una de las empresas. En este caso, no deben existir documentos con la misma numeración en las empresas seleccionadas, ya que si es así no se tendrán en cuenta los comprobantes repetidos. Si esta opción no se marca se realizará el proceso de consolidación con los saldos que presenten cada una de las cuentas en el momento de la consolidación. Empresa a Consolidar: Para seleccionar las empresas que se van a consolidar es necesario hacer un check box frente al nombre de las empresas. Una vez se han seleccionado todos los datos se debe pulsar el botón habilitado en la barra de herramientas Procesar, Ctrl+P en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si desea continuar con el proceso.

112 Una vez se ha efectuado el proceso de consolidación el programa presentará un mensaje donde indica que el proceso termino satisfactoriamente. Una vez ha terminado el proceso de consolidación debe salir del programa e ingresar nuevamente a la empresa 99. La clave de la empresa 99 es la misma clave del administrador de la empresa desde la cual se efectuó la consolidación. La empresa 99 permite generar todo tipo de informes y funciona como cualquiera de las otras empresas, aunque si se requiere efectuar algún cambio o modificación de la información se deben realizar desde la empresa fuente y se debe ejecutar nuevamente el proceso de consolidación, de acuerdo a los procedimientos mencionados anteriormente.

113 8. CAMBIO CLAVE USUARIO A través de esta opción el administrador del sistema puede cambiar las clave las veces que desee por esta misma opción. RUTAS: Menú tipo explorador Administración Administración General Cambio Clave Usuario Menú tipo proceso Administración Procesos Administración General Cambio Clave Usuario Una vez se ha ingresado a esta opción el programa presentará la siguiente pantalla: Clave Anterior: En este campo se debe digitar la clave que se esta utilizando en el momento. Clave Nueva: En este campo se debe digitar la nueva clave que se quiere asignar para ingresar al programa. Confirmar Clave: En este campo se debe digitar nuevamente la clave asignada en el campo anterior, para que el sistema valide que es la correcta.

114 9. CREACION DE CLAVES DE USUARIO En esta opción el programa permite crear claves para los diferentes usuarios de SIIGO Net. La función de asignación de claves de usuario es únicamente del administrador. Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones a los usuarios de SIIGO Net para el manejo del programa. RUTAS: Menú tipo proceso Administración Parámetros Generales Usuarios Mantenimiento Menú tipo proceso Administración Parámetros Parámetros Generales Usuarios Mantenimiento Se debe ingresar a la opción mantenimiento y dar click sobre la pestaña información, en esta opción el programa permite efectuar la creación de las claves de usuario. Para ingresar a la definición de las claves se debe seleccionar esta opción y el programa presentará la siguiente pantalla:

115 Código: En este campo se debe se debe ingresar un número corto con el cual se identificara el usuario. Usuario: En este campo se debe digitar el nombre con el que se ingresara al programa como usuario. Activo: Esta opción se puede hacer un check box para activar o inactivar las claves. Clave: En este campo se debe digitar la clave que se desea asignar al usuario. Nombres: En este campo se debe digitar los nombres de la persona a la cual se le está asignando clave Apellidos: En este campo se debe digitar los apellidos de la persona a la cual se le está asignando clave Nombre Completo: el programa lo traerá por defecto En este campo se debe digitar el de la persona a la cual se le está asignando clave Fecha de Ingreso / Fecha Inicial Vigencia / Fecha Final Vigencia: Estos campos el programa los trae por defecto, es posible hacer cambios desplegando la flecha y asignando la fecha deseada sobre el campo requerido. Cambia Clave al Ingresar: Obliga al usuario a cambiar su clave cuando ingresa por primera vez con ella al sistema. Asignar fecha de Ingreso del Administrador: Obliga al usuario a ingresar con la misma fecha de Ingreso del Administrador. Días de Alertar para Vencer la Clave: Días en los cuales el sistema avisará a través de un mensaje el cambio de la clave. Una vez se ha ingresado la información anterior se procede a asignar datos en las opciones Perfiles Asociados, Opciones por Perfil y Documentos por Perfil, a través de estos campos el programa permite asignar al usuario el o los perfiles. Al dar click en las flechas se pueden desplegar o contraer estas opciones.

116 Perfiles asociados: Esta opción permite seleccionar un perfil (les) a la clave que se está creando. Para seleccionarlo se debe activar la casilla de selección de la columna correspondiente, inmediatamente se activara Opciones por perfil. Para asignar un perfil determinado a la clave que se está creando, es necesario ubicarse en la columna selección, luego ubicarse en la fila del perfil a asignar y dar click en el icono, de esa manera se activara. Opciones por perfil: En esta opción se deben seleccionar en la columna de excepción una a una las opciones que NO se desean asignar a la clave que se está creando. Independiente del perfil asignado inicialmente las opciones serán las mismas Para asignar una excepción en esta opción es necesario ubicarse en la columna de excepción y dar clic sobre el icono de la fila correspondiente a la opción deseada, de esa manera se activara. Entre las opciones por perfil se encuentran las siguientes: Permite vender bajo la lista de precios: No marque la opción, si desea que el usuario elabore las facturas de venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catálogo de productos. Permite vender a clientes con sobrecupo: Esta opción permite que el usuario genere facturas de venta por encima del cupo asignado a los clientes.

117 Permite aplicar descuentos en la factura: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de venta NO marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite dejar el inventario en rojo: Si desea que el usuario pueda generar la factura sin tener existencias en el inventario no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite vender a clientes con saldo en mora: Si desea que el usuario pueda generar facturas a clientes que se encuentran en mora no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite borra cuentas contables: Si desea que el usuario borre cuentas no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite borrar terceros: Si desea que el usuario pueda borrar terceros no marque la opción, en caso contrario selecciónela Permite borrar productos del inventario: Si desea que el usuario pueda borrar productos no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite borrar códigos de activos fijos: Si desea que el usuario pueda borrar códigos de activos fijos no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite girar cheques con la cuenta en rojo: Si desea que el usuario pueda girar cheques con el saldo del banco en rojo no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite listar comprobantes anulados: Si desea que el usuario liste el informe de los comprobantes anulados no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite cambiar cupos de crédito a los clientes: Si desea que el usuario cambie los cupos de crédito asignados a los clientes no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite imprimir documentos por la opción de previos: Si desea que el usuario imprima documentos que ya han sido guardados no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar las características y/o atributos de las cuentas contables: Si desea que el usuario pueda cambiar las características de las cuentas no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite tener acceso al modulo de administración: Si desea que el usuario tenga acceso a las opciones que se encuentran en el módulo del Administración como son Cambio de fecha, Cambio de moneda, etc. no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite crear terceros: Si desea que el usuario cree terceros no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite crear cuentas contables: Si desea que el usuario cree cuentas no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite crear productos del inventario: Si desea que el usuario cree productos no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite crear códigos de activos fijos: Si desea que el usuario cree activos fijos no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite consultar costos de productos: Si desea que el usuario consulte los costos por el módulo de Inventarios no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite cambiar de mes al ingresar a siigo: Si desea que el usuario pueda cambiar el mes de proceso no marque la opción, en caso contrario selecciónela.

118 Permite cambiar de día al ingresar a siigo: Si desea que el usuario cambie el día de proceso no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite manejar la opción de distribuido: Si desea que el usuario pueda ingresar a la opción de distribuido no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite borrar documentos en bloque: Si desea que el usuario borre un bloque de comprobantes que han sido previamente grabados no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar descuentos por producto: Si desea que el usuario modifique el porcentaje de descuentos por producto en el momento de facturar no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar los datos de los terceros: Si desea que el usuario modifique los datos de los terceros no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar la tasa de cambio: Si desea que el usuario modifique la tasa de cambio no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite controlar máximos y mínimos del inventario: Si desea que el usuario no venda por debajo del stock mínimo o compre por encima del stock máximo no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite controlar la ejecución presupuestal: Si desea que el usuario pueda controlar el presupuesto ejecutado máximo no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite cambiar el valor de la retención en la factura de venta: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la retención en la fuente en el momento de facturar no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite crear archivo para conteo físico: Si desea que el usuario pueda generar los saldos del inventario para efectuar el conteo físico no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar el impuesto en la factura: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de facturar no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar el impuesto en la devolución: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar la devolución no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite cambiar el precio en el pedido: Si desea que el usuario pueda modificar los precios en el momento de elaborar el pedido no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite cambiar el IVA en el pedido: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar el pedido no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite hacer mantenimiento de pedidos: Si desea que el usuario pueda borrar un pedido o una secuencia de pedidos no marque la opción, en caso contrario selecciónela. Permite cambiar de año al ingresara siigo: Si desea que el usuario tenga autorización para cambio de año no debe marcar la opción, en caso contrario selecciónela. Permite modificar el registro de control de empresas: Si desea que el usuario tenga la opción de cambiar el registro de control de las empresas creadas no debe marcar la opción, en caso contrario selecciónela.

119 Documentos por perfil: En esta opción se deben seleccionar en la columna de excepción uno a uno los documentos que NO se desean habilitar a la clave que se está creando. Para asignar una excepción en esta opción es necesario ubicarse en la columna de excepción y dar click sobre el icono la opción deseada, de esa manera se activara. de la fila correspondiente a Una vez se han definido estas opciones el programa habilitara el botón ubicado en la barra de herramientas GUARDAR o pulsar CTRL+G al cual se debe dar click, si se desea continuar con el proceso de crear la clave. Finalmente el programa genera un mensaje indicando datos actualizados exitosamente. Si se quiere eliminar alguna de las claves creadas, se debe seleccionar y pulsar el botón ubicado en la barra de herramientas ELIMINAR CTRL+E o pulsar

120 Al hacerlo el programa presentará una ventana donde ratifica la eliminación a la cual se debe dar click en si. En la pestaña Consulta se visualizan todas las claves que ya se han creado previamente NOTA: Si un usuario intenta ingresar con clave errada, al tercer intento fallido, el sistema lo bloqueará y solo el administrador de SIIGO Net, lo podrá activar nuevamente repasando la clave del usuario, por la opción Administración Parámetros Parámetros Generales Usuarios Mantenimiento

121 10. MANTENIMIENTO DE TERCEROS El mantenimiento de terceros permite pasar el movimiento de un NIT incorrecto o que está mal creado al NIT correcto Mantenimiento Individual de Terceros Mantenimiento Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de un tercero a otro en un comprobante e ítem específico. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Administración de Terceros Mantenimiento Individual de Terceros Menú tipo proceso Contabilidad Procesos Administración de Terceros Mantenimiento Individual de Terceros Si se escoge la opción Mantenimiento Individual el programa presentará la siguiente pantalla:

122 Tipo Documento: En este campo se debe seleccionar el Tipo de documento (L Otros) en el que se efectuará el mantenimiento. Este documento debe estar previamente parametrizado. Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo de comprobante. Número: En este campo se debe digitar el número de comprobante. Secuencia: En este campo se debe digitar la secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa presentará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que fueron registrados en el comprobante seleccionado. Base: Si la cuenta a la que se les está realizando el mantenimiento es una cuenta que está marcada como Retención, el programa solicitará la base de retención. Si la cuenta no es de retención este campo se debe dejar en ceros. Buscar Nuevo Tercero en los Existentes: al seleccionar esta opción se habilitara en la parte inferior Tercero Existente para examinar y ubicar el tercero que se desea Crear nuevo tercero: al seleccionar este campo se activo Tercero Nuevo y se debe ingresar el Nit y el nombre respectivo Una vez se han seleccionado todos los datos se debe pulsar el botón habilitado en la barra de herramientas Procesar, Ctrl+P en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si desea continuar con el proceso.

123 Al seleccionar Si el programa genera mensaje informativo confirmando que el proceso se ejecuto exitosamente Mantenimiento General de Terceros Mantenimiento General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un tercero a otro. RUTAS: Menú tipo explorador Contabilidad Administración de Terceros Mantenimiento General de Terceros Menú tipo proceso Contabilidad Procesos Administración de Terceros Mantenimiento General de Terceros

124 Si se escoge la opción de Mantenimiento General el programa presentará la siguiente pantalla: Tercero Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado incorrectamente. Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto. Mantener el Contacto del NIT Actual: Si se selecciona este campo se mantendrá el contacto. Buscar Nuevo Tercero en los Existentes: al seleccionar esta opción se habilitara en la parte inferior Tercero Existente para examinar y ubicar el tercero al cual se desea pasar todo el movimiento que posee en NIT incorrecto. Crear Nuevo Tercero: al seleccionar este campo se activa Tercero Nuevo y se debe ingresar el NIT y el nombre respectivo para pasar todo el movimiento que posee el NIT incorrecto. Una vez se han seleccionado todos los datos se debe pulsar el botón habilitado en la barra de herramientas Procesar, Ctrl+P en donde el programa presenta un mensaje decisivo confirmando si desea continuar con el proceso.

125 Al seleccionar Si el programa genera mensaje informativo confirmando que el proceso se ejecuto exitosamente.

126 11. BLOQUEO DE FECHA Dentro de las funciones del administrador de SIIGO Net existe una opción para el bloqueo de la información almacenada a través de una fecha, con el fin de evitar la modificación o eliminación de la información que ha sido guardada previamente en el programa. El bloqueo de fecha se hace efectivo desde la fecha bloqueada hacia atrás RUTAS: Menú tipo explorador Administración Procesos Administrativos Bloqueo de Fecha Menú tipo proceso Administración Procesos Procesos Administrativos Bloqueo de Fecha El programa presentará la siguiente opción para bloquear la fecha: Cambiar Fecha Bloqueo / Bloquear Periodo de Cierre: Al activar la opción y dar aceptar podrá asignar la fecha que se desea bloquear. Se deben indicar los cuatro dígitos del año, dos del mes y dos del día.

127 Si en determinado momento se requiere desbloquear la fecha se debe ingresar por esta misma opción y desactivar la opción de Cambiar Fecha Bloqueo y dar click en aceptar. La fecha se puede bloquear o desbloquear en cualquier mes, día y año. Finalmente el programa presentará un mensaje informando que el bloqueo de fecha protege la información contra borrado o adiciones, adicionalmente que puede ser desbloqueada al cual se deberá dar click en el icono aceptar para dar por terminado el proceso. RECUERDE. El bloqueo de fecha le permite consultar e imprimir la información de la fecha bloqueada hacia atrás, pero no permite la grabación, anulación o borrado de información.

128 12. PROCESO DE RECUPERACION El proceso de recuperación tiene como objeto reorganizar la información, que debido a circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas del programa, accesos simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances, movimiento de inventarios, etc.) no coincidan con el movimiento digitado. El proceso de RECUPERACIÓN verifica si existen diferencias en el balance de comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa. RUTAS: Menú tipo explorador Administración Procesos Administrativos Recuperaciones Menú tipo proceso Administración Procesos Procesos Administrativos Recuperaciones Recuperación Total Proceso Recupera: Al seleccionar Total se realizara el proceso de mantenimiento que se ejecuta para verificar las inconsistencias que existen dentro de la información de las empresas.

129 Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P, y el Sistema presenta un mensaje informativo confirmando si desea continuar SI/NO. Al seleccionar Si el programa genera mensaje informativo confirmando que iniciara el proceso de validaciones del movimiento contable. En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través del archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua y muestra la siguiente barra de proceso:

130 Finalmente el programa genera un mensaje informativo confirmando que el proceso se ejecuto exitosamente Recuperación Mensual Proceso Recupera: Al seleccionar Mensual el sistemas solicita los meses para realizar el proceso de mantenimiento que se ejecuta para verificar las inconsistencias que existen dentro de la información de las empresas. Desea Recupera Cartera: el sistema permite realizar un recupera de cartera cuando existan diferencias en este modulo.

131 Se debe seleccionar la opción Procesar o CTRL+P, y el Sistema presenta un mensaje informativo confirmando si desea continuar SI/NO. Al seleccionar Si el programa genera mensaje informativo confirmando que iniciara el proceso de validaciones del movimiento contable. En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través del archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua y muestra la siguiente barra de proceso:

132 Finalmente el programa genera un mensaje informativo confirmando que el proceso se ejecuto exitosamente. Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido. RECUERDE. Antes de realizar el proceso de Recuperación se debe realizar una copia total de la información, y al estar realizando el recupera es necesario que nadie mas trabaje en la misma empresa donde se esta corriendo este proceso.

133 13. GENERACIÓN DE INTERFASES DE IMPORTACION Y EXPORTACIÓN GENERACIÓN DE INTERFASES DE EXPORTACIÓN En Siigo.NET podrá exportar información de una manera más fácil, sencilla y amigable, gracias a un asistente que le guiara paso a paso en la exportación de la información deseada. Para realizar una exportación de datos en SIIGO.NET se deben tener en cuenta los siguientes pasos: RUTAS: Menú tipo explorador y Menú tipo proceso Interfases Exportación Al seleccionar el tipo de exportación de datos allí encontrara las siguientes opciones: a) Contabilidad: General de Contabilidad General de Contabilidad por Centro de Costos General de Contabilidad por Centro de Costos por Producto General de Contabilidad por Cuenta y Centro de Costos Movimiento Contable Resumen de Cuentas de Inventario Movimiento con Ajustes Movimiento con Cuenta Alterna Saldo de Otras Cuentas por Tercero

134 Saldo de Otras Cuentas por Centro de Costos Catalogo de Terceros Paso de Comprobantes entre Empresas Catalogo de Cuentas Contables Catalogo de Centro de Costos Saldo de Terceros b) Impresión de Modelos de Interfases: Informe que permite visualizar los modelos de exportación que han sido creados y las columnas que se seleccionaron dentro de cada uno de estos modelos. c) Cuentas por Cobrar: Podrá generar una exportación en detalle del modulo de cuentas por cobrar. Detalle Edades de Cartera

135 d) Cuentas por Pagar: Podrá generar una exportación en detalle del modulo de cuentas por Pagar. Detalle Edades de Proveedores e) Inventarios: Catalogo de Productos Saldos por Bodega Requerimiento de Materia Prima Saldo de Inventario por Centro de Costos Saldo de Inventario por Clasificaciones Saldo por Bodega de Clasificaciones Catalogo de Bodegas f f) Activos Fijos:

136 Catalogo de Activos Fijos g) Presupuesto: Contable Inventarios Presupuesto por Centro de Costo g) Documentos Extracontables: Documentos Extracontables h) Ventas: Por Vendedor

137 i) Recaudos: Movimiento j) Facturas y Recibos: Por Producto

138 Después de seleccionada la opción a exportar el programa presentara el asistente que lo ira guiando, el cual podrá tener alguna de las siguientes presentaciones: Si aun no se han creado modelos de exportación se preguntaran los rangos de selección para la generación de la exportación; se debe tener en cuenta que estos varían de acuerdo al tipo de exportación que se esta realizando. Ejemplo, en una interfase de Cuentas el programa preguntara Rango de Cuentas y Rango de Periodos, en una exportación de Movimiento Contable preguntara un Rango de Periodos, Terceros y Documentos. RUTAS: Menú tipo explorador y Menú tipo proceso Interfases Exportación Contabilidad General de Contabilidad En caso que se hayan creado modelos de exportación será posible seleccionar alguno de estos modelos o continuar sin seleccionar ningún modelo, en cualquiera de los dos casos el paso siguiente será el mencionado.

139 Rango de Periodos: En este campo se puede seleccionar el rango que se desea para generar la Exportación. Rango de Cuentas: En este campo se debe seleccionar el rango de cuentas deseado. Pulse el botón Siguiente, el asistente permitirá seleccionar las columnas que se desean incluir en la exportación, estas columnas varían de acuerdo al tipo de exportación que se esté generando.

140 El asistente solicitara los datos necesarios para realizar la exportación de la información.

141 Datos Tipo de Exportación: Hace referencia al tipo de archivo que es posible seleccionar para generar la exportación de datos, en estos encontramos: Archivos de Texto CSV, Archivo Excel y Archivo XML. Ruta: Ruta donde se desea guardar el archivo de exportación, es posible ingresar la ruta de las siguientes formas: o Haciendo uso de la opción de búsqueda que habilita el programa. o Digitando la ruta. Nombre del Archivo: Se deberá digitar el nombre del archivo que llevara la exportación de datos, el asistente siempre sugerirá un nombre de archivo relacionado con la exportación que se está realizando. Incluir encabezado de columnas: Al seleccionar esta opción se incluirán en la exportación los títulos de las columnas seleccionadas. Modelo Nombre del Modelo: Si se desea guardar el modelo de exportación es necesario digitar el nombre con el cual al ingresar nuevamente al asistente de

142 exportación podrá ser identificado y seleccionado, Se debe tener en cuenta que al grabar un modelo de exportación se guardan las columnas seleccionadas, el tipo de exportación, la ruta, el nombre del archivo y si incluye o no el encabezado de las columnas. Es importante aclarar que no es necesario crear un modelo para realizar la exportación. Luego de generada la exportación el programa presentará que fue generada de forma exitosa. RECUERDE. Se debe tener en cuenta que cada vez que se guarda un modelo de exportación este será guardado por Usuario en SIIGO.NET y solo lo podrá ver el usuario creador en el momento en el que esta generando nuevamente su exportación GENERACIÓN IMPORTACIÓN DE DATOS. En Siigo.NET usted podrá importar datos de una manera mas fácil, sencilla y amigable, gracias a un asistente que le guiara paso a paso en la importación de los datos. Para realizar una Importación de Datos en SIIGO.NET se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

143 RUTAS: Menú tipo explorador y Menú tipo proceso Interfases Importaciones Seleccionar el tipo de importación de datos que se desea realizar, allí encontrara las siguientes opciones: a) Generales: Por medio de esta opción será posible realizar la importación de información de acuerdo los módulos correspondientes. Contabilidad Inventarios Presupuesto Activos Fijos Personalizados: Al seleccionar la opción se podrá seleccionar alguno de los modelos que han sido creados por el usuario. RUTAS: Menú tipo explorador y Menú tipo proceso Interfases Importaciones Generales

144

145 Pulse el botón Siguiente, el asistente permitirá seleccionar las columnas que se desean incluir en la importación, estas columnas varían de acuerdo al tipo de importación que se esté generando. Datos Tipo de Archivo: Hace referencia al tipo de archivo que es posible seleccionar para generar la Importación de datos, en estos encontramos: Archivos de Texto CSV, Archivo Excel y Archivo XML. Ruta: Ruta donde se encuentra guardado el archivo de importación, es posible ingresar la ruta de las siguientes formas: o Haciendo uso de la opción de búsqueda que habilita el programa. o Digitando la ruta.

146 Finalmente Pulse el botón Siguiente, el sistema presenta un mensaje informativo indicando que los datos han sido ingresado y si desea ver los resultados de la importación SI/NO.

147 b) Movimiento contable: En esta opción usted podrá incorporar la información relacionada con su movimiento contable como por ejemplo, Facturas, Recibos de Caja, Comprobantes de Egreso, etc. RUTAS: Menú tipo explorador y Menú tipo proceso Interfases Importaciones Movimiento Contable

148 Datos Tipo de Archivo: Hace referencia al tipo de archivo que es posible seleccionar para generar la Importación de datos, en estos encontramos: Archivos de Texto CSV, Archivo Excel y Archivo XML. Ruta: Ruta donde se encuentra guardado el archivo de importación, es posible ingresar la ruta de las siguientes formas: o Haciendo uso de la opción de búsqueda que habilita el programa. o Digitando la ruta.

149 A continuación se presentara una vista previa de la información que se desea importar. Si existe alguna inconsistencia con la información, el asistent e preguntara si desea ver el listado de inconsistencias, con el fin que puedan ser corregidas en el archivo que contiene los datos a ser importados. Si el proceso de importación de la información no presenta ningún inconveniente el programa presentará un mensaje indicando que la Interfase fue incorporada satisfactoriamente. Por último se debe revisar que los datos hayan sido incorporados correctamente a la base de datos. c) Movimiento Extracontable: En esta opción usted podrá incorporar la información relacionada con su movimiento extracontable como por ejemplo: Órdenes de Pedido, Cotizaciones, Órdenes de Compra, Requisiciones y Órdenes de Compra de Activos Fijos. RUTAS: Menú tipo explorador y Menú tipo proceso Interfases Importaciones Movimiento Extracontable