CEMEX GO. Facturas. Versión 2.0

Transcripción

1 Facturas Versión.0

2 Facturas En un esfuerzo para innovar y mejorar la experiencia de nuestros clientes, CEMEX ha creado una solución digital integrada que te permitirá administrar tu negocio en tiempo real. Objetivo de Aprendizaje: En esta guía, aprenderás a cómo usar la funcionalidad Facturas. INTRODUCCIÓN Beneficios: Ver tu información crediticia Relacionar facturas con otros documentos automáticamente Buscar cualquier tipo de documento Enviar problemas de facturación en línea y rastrear su estatus y resolución

3 Facturas 0 Consola 0 Detalles de Facturas 03 Órdenes Pendientes 04 Aclaraciones CONTENIDO 05 Centro de Documentos 06 Reportes 07 Encuesta

4 CÓMO INICIAR? Haz clic en la siguiente liga:

5 0 Consola Dashboard La primera vista de la consola es un dashboard con diferentes módulos. Aquí verás: Nombre del cliente: Nombre y número de la compañía.. Menú: El Menú tiene diferentes logotipos para cada aplicación y cada una tendrá sus correspondientes secciones. 3. Perfil: Datos del usuario. Recomendamos usar el navegador Google Chrome. 4. Estatus general: Todos los documentos pendientes, Pagos en proceso, Documentos vencidos y Próximos pagos. 5. Saldo: Total, Actual y Vencido. 6. Línea de crédito: Límite de crédito, Crédito disponible, órdenes pendientes y Crédito usado. 5

6 0 Consola Saldo El módulo de Saldo muestra:. Saldo total: Monto que el cliente debe en general a todas las compañías.. Saldo actual: Monto que el cliente debe actualmente en su cuenta Saldo vencido: El pago que no se ha realizado desde su fecha de vencimiento. 6

7 0 Consola Línea de crédito. Límite de crédito: Monto máximo de la línea de crédito del cliente basado en sus materiales.. Crédito disponible: Porción no utilizada de la línea de crédito. La diferencia entre el límite de línea de crédito y lo que actualmente se debe a CEMEX Órdenes pendientes: Entregas y órdenes de venta que no se han facturado Crédito utilizado: Porcentaje de todo tu límite de crédito usado. 7

8 0 Consola Perfil En la parte superior derecha encontrarás el botón Perfil:. Muestra el Nombre del usuario y Correo electrónico.. Selecciona el Idioma entre Inglés o Español. 3. Haz clic aquí para Cerrar sesión. 3 8

9 0 Consola Menú Del lado izquierdo encontrarás el Menú de Facturas, el cual tiene algunas sub-secciones:. Dashboard: Vista de módulos.. Aclaraciones CO: Gestión de aclaraciones. 3. Aclaraciones: Creación y detalles de aclaraciones. 4. Centro de documentos: Documentación ligada a referencias CEMEX. 5. Reportes: Creación y registro de reportes. 6. Encuesta: Encuesta sobre tu agenda de pagos. 7. Consola: Configuraciones generales de la consola. 7 9

10 0 Consola Documentos Financieros. Selecciona una Compañía de la lista desplegable.. La página te dirigirá automáticamente a la vista de Documentos abiertos, pero si haces clic sobre la pestaña, verás dos categorías más: Documentos cerrados y Todos los documentos. 3. La Tabla principal tiene muchas características que te ayudarán a ver y administrar la información crediticia de los clientes Los botones Aplicar, Aclarar y Pagar estarán en la parte superior derecha. Selecciona un documento para realizar alguna operación. 3 0

11 0 Consola Documentos Financieros 5. Casilla de selección: Estas casillas te permiten seleccionar documentos para realizar una futura aplicación, pago, aclaración, descargar o eliminar archivos Documento Marcado: Las banderas te permitirán marcar manualmente cuáles documentos ya has visto. 7. Número de factura: Muestra la Referencia del documento Nombre de la ubicación: Ubicación relacionada a ese documento en específico. 9. Tipo de documento: Transferencia de documento de facturación, Reembolso, Nota de débito, Nota de crédito y Pago.

12 0 Consola Documentos Financieros 0 0. Fecha de vencimiento: La fecha en que vencerá la factura. Puedes filtrar la vista con un pequeño calendario por Facturas vencidas (de a 30 días) y por Facturas pendientes (de a 7 días).. Estatus: Muestra el estatus actual de ese documento seleccionado. Existen cinco estatus: Todos, Cerrados, Pendientes (a vencer en los próximos días), Vencidos, Pago en proceso y Conciliación en proceso. 3. DPP: Si aplica. 3. Cantidad vencida: El total de dinero que se debe a CEMEX.

13 0 Consola Documentos Financieros 4 4. Configuración: Modifica las columnas y selecciona cuáles campos (ver lista adjunta) quieres ver. Solamente puede haber 7 opciones en los documentos financieros. 5. Clasificación de Columnas: Selecciona en qué orden quieres ver (Ascendente o Descendente) los detalles (ver la lista adjunta) que aparecen en la tabla.. Marcado. Referencia 3. Estatus 4. Tipo de documento 5. Estatus de la aclaración 6. Aclaración 7. Fecha de la aclaración 8. Obra del cliente 9. Documento relacionado 0. Contrato. Orden de compra. Fecha del documento 3. Fecha de vencimiento 4. Monto original 5. Saldo total 5. Predeterminada. Referencia 3. Estatus 4. Tipo de documento 5. Obra 6. Contrato 7. Orden de compra 8. Fecha de documento 9. Fecha de vencimiento 0. Estatus de la aclaración 3

14 0 Consola Documentos Financieros 6 6. Descargas: Te permite seleccionar cuáles archivos quieres descargar, exportar documentos cargados manualmente (centro de documentos) y exportar los documentos financieros en su totalidad. 7. Guardar la vista actual: Crea una vista personalizada en los Documentos Financieros y guarda tu selección predeterminada.. Órdenes de compra. Recibo de entrega alternativo 3. Contrato 4. Entrada de almacén 5. Aceptación o recepción de facturas 6. Factura en PDF 7 4

15 0 Detalles de Facturas Introducción. Selecciona una Factura para ver sus Detalles de factura.. Después de hacer clic en el número de factura, aparecerá una pantalla diferente con los Detalles de la factura. En la parte superior verás: Número de factura, Fecha del documento, Ubicación, Número adicional, Número de Orden de Compra y Número de contrato. 3. En la parte superior derecha encontrarás los botones Aplicar y Pagar, para realizar alguna otra acción necesaria con el documento A la derecha, encontrarás el Monto original y el Saldo restante del documento. 5

16 0 Detalles de Facturas Resumen de Precios La sección Resumen de precios muestra una vista rápida de lo que se cobra en esa factura y nota de crédito en específico.. Materiales: Nombre específico del material cobrado Volumen: Cantidad de material. 3. Precio unitario: Precio por material. 4. Total: Total por material. Recomendamos desplegar los detalles de la remisión para ver más detalles de la factura. 6

17 0 Detalles de Facturas Remisiones Esta sección muestra los detalles de las Remisiones relacionadas a un documento financiero en específico.. La información en el lado superior izquierdo muestra: Número de remisión, Número externo de entrega, Modalidad y Punto de entrega.. Los detalles de las remisiones son: Materiales, Orden de compra, Contrato, Fecha del documento, Volumen, Precio por unidad, Flete, Impuesto y Subtotal. 3. A la derecha puedes descargar el Recibo de Entrega y la Remisión. Puedes tener varias remisiones en la misma factura. 3 7

18 0 Detalles de Facturas Documentos Aplicados Esta sección hace una canalización de los datos. Muestra cuál es el pago, cuándo se recibió y por cuál monto se aplicó.. Los Documentos Aplicados están ordenados por: Fecha de aplicación, Fecha del documento, Número de documento, Referencia, Tipo, Monto original y Monto aplicado. Puedes tener órdenes de compra diferentes en contratos diferentes. 8

19 0 Detalles de Facturas Aclaraciones Esta sección muestra cada aclaración relacionada al documento seleccionado.. Número: Cada aclaración tendrá un número específico.. Categoría: Cada aclaración responde a una categoría específica. 3. Estatus: Muestra el estatus actual de la aclaración (Abierta, Asignada, Resuelta, Cerrada y Re-abierta). 4. Persona responsable asignada: Persona a cargo de la aclaración. 5. Representante de ventas: Representante asignado para ese cliente específico. 6. Adjuntos: Se podrá adjuntar cualquier documento que sea necesario para complementar la aclaración. 7. Ver historia: Se verán los comentarios de la aclaración Solamente el administrador de aclaraciones puede agregar y modificar los correos electrónicos y cambiar los estatus. 9

20 0 Detalles de Facturas Configuraciones. Haz clic en la sección Consola. Aquí podrás ajustar las configuraciones de la consola. Se enviará una notificación al correo electrónico registrado acerca de las facturas vencidas en las siguientes 48 horas. 3. Haz clic en Notificaciones de correo electrónico Haz clic en Notificaciones. 4. Selecciona una Entidad legal Selecciona Sí o No para enviar notificaciones a esa entidad legal en específico. 0

21 03 Órdenes Pendientes Órdenes de Ventas. Las Órdenes pendientes aparecen en el dashboard, en el módulo de Línea de crédito.. Cuando haces clic en esa pestaña, verás una pantalla diferente filtrada por Órdenes de ventas y Remisiones. 3. En la parte superior derecha, encontrarás: Órdenes pendientes totales y el Total de los últimos 90 días Las Órdenes de venta están detalladas por: Número de orden, Materiales, Volumen, Precio unitario, Fecha de documento, Orden de compra, Entrega y Contrato. 4 Las órdenes pendientes son las que no se han facturado todavía. Esta opción te permite verificar todos los datos de una orden pendiente.

22 03 Órdenes Pendientes Remisiones En la pestaña Remisiones verás las remisiones relacionadas con la orden pendiente.. En la parte de arriba de cada detalle verás el Número de Remisión y el Número externo de entrega.. Las remisiones estarán detalladas por: Materiales, Volumen, Precio unitario, Fecha del documento, Orden de compra, Entrega y Contrato.

23 04 Aclaraciones Introducción Esta sección permite al cliente aclarar algo con lo que no está de acuerdo.. Selecciona uno o más documentos de los Documentos Financieros para reportar una Aclaración.. Haz clic en Aclarar. 3. O haz clic en la sección Aclaraciones en el menú lateral. 3 3

24 04 Aclaraciones Detalles. Selecciona una Categoría para tu aclaración.. Agrega un Comentario como razón Agrega un Adjunto si quieres complementar tu aclaración (Opcional). 4. En el lado derecho verás los Detalles de la factura y el Total a revisar. Abajo, encontrarás los Documentos relacionados con esta aclaración, detallados por Número de factura, Fecha de vencimiento, Ubicación y Saldo restante. 5. Haz clic en Crear para enviar tu aclaración. 3. Conciliación pendiente. Condiciones de Crédito 3. Error de información del cliente 4. Recepción de entrega 5. Documentos faltantes 6. Conciliación de pagos 7. Pendiente de liquidación de la factura 8. Compensación pendiente con Crédito 9. Pago pendiente en el sistema de Cemex 0. POD sin firma. Errores de precios. Reclamación de calidad 3. Volumen / Producto Diferencia 5 4

25 04 Aclaraciones Confirmación. La ventana de Confirmación muestra el número de la aclaración. Se enviará un Correo electrónico de confirmación.. Puedes Compartir esta información con otra dirección de correo electrónico, si lo deseas. 3. Haz clic en Terminar o en X para cerrar la ventana emergente

26 04 Aclaraciones Compartir Si previamente hiciste clic en Compartir, aparecerá la siguiente pantalla. Podrás compartir la información previa por correo electrónico. 4. Ingresa otra Dirección de correo electrónico y presiona la tecla Enter.. Haz clic en Regresar para regresar a la pantalla previa. 3. Si terminaste de agregar correos electrónicos a la lista, haz clic en Terminar lista. 4. Haz clic en X para cerrar la ventana emergente. 3 6

27 04 Aclaraciones Facturas en revisión. Haz clic en Aclaraciones en el menú lateral.. Verás una pantalla diferente con todas tus aclaraciones, ordenados por: Fecha de creación, Número de aclaración, Categoría, Cliente, Estatus, Persona responsable y Saldo restante. 3. Existen 4 opciones en la barra lateral, tales como: Configuraciones, Clasificación de columnas, Descargas y Guardar vista actual. (Igual que en los Documentos Financieros). 3 7

28 04 Aclaraciones Lista de Documentos Haz clic en una Aclaración de la pantalla anterior para ver sus Detalles.. En la parte superior encontrarás el Estatus, Ubicación, Región, Área de ventas, Fecha de creación y Última actualización. El Saldo restante está en la parte superior derecha.. La pestaña Lista de documentos muestra el Número de documento, Fecha de vencimiento, Ubicación, Monto original, Saldo restante y Estatus. 8

29 04 Aclaraciones Información de Contacto. Esta pestaña muestra los recuadros para escribir la Fecha comprometida, Responsable asignado, Representante de ventas de CEMEX, Empleado de Cuentas por cobrar CEMEX y Administrador de aclaraciones CEMEX.. En la parte de abajo, encontrarás las etiquetas Personas adicionales y Archivos adjuntos para agregar más correos electrónicos y archivos. 9

30 04 Aclaraciones Comentarios de las Aclaraciones. Si quieres agregar un Comentario acerca de la aclaración, haz clic en Comentarios.. Aparecerá una pantalla, en la parte superior, verás la Fecha y Hora de los comentarios. 3. En cada comentario verás el Rol de la persona que lo creó Si quieres Agregar comentarios adicionales, escríbelos en la línea inferior y haz clic en Enviar Si quieres cerrar la ventana, haz clic en X. Esta sección permite a CEMEX tener registro de la aclaración. 4 30

31 05 Centro de Documentos Configurar Documentos. Haz clic en Consola en el menú lateral.. Haz clic en Configuración de documentos. 3. Selecciona un Cliente. 4. La sección Configurar Documentos Permitidos te permite seleccionar cuáles documentos pueden aparecer como predeterminados para ser subidos en el Centro de Documentos Los Documentos Predeterminados del Sistema son: Remisiones, Factura y Recibo de Entrega. (Estos aparecen de forma predeterminada, pero pueden cambiarse en esta sección). 6. Selecciona Sí, si es que, para este cliente en específico, estos documentos serán presentados en el reporte del centro de documentos o si estarán disponibles para descargarse. Selecciona No, si no es así.. Orden de compra. Recibo de entrega alternativo 3. Contrato 4. Entrada de almacén 5. Aceptación o recepción de facturas 3

32 05 Centro de Documentos Crear un Documento Nuevo 3. Haz clic en Centro de Documentos desde el Menú lateral. Su función es subir manualmente documentos adicionales para vincularlos al portal CEMEX y validar los datos.. Los documentos estarán ordenados por Fecha, Estatus, Tipo de documento, Referencia del cliente, Tipo de Referencia CEMEX, Referencia CEMEX y Acciones (Vista previa, Borrar, Editar y Descargar). 3. Existen tres botones en la parte superior: Borrar, Editar y Agregar nuevo. 4. Si haces clic en Agregar nuevo, verás una ventana diferente para Cargar documentos desde tu computadora. Si borras un documento en el Centro de Documentos, se borra de forma definitiva. 4 3

33 05 Centro de Documentos Agregar una Nueva Referencia Ahora que has subido documentos, agrégales una referencia.. Llena una Fecha, Referencia del cliente (Referencia y tipo de documento) y Referencia de CEMEX (Referencia y tipo de documento).. Haz clic en Búsqueda para verificar si el documento se vinculó correctamente con una Referencia de CEMEX. Si el documento se vincula automáticamente, no necesitarás buscar la Referencia. 33

34 05 Centro de Documentos Referencia de Búsqueda Al hacer clic en Búsqueda, aparecerá la siguiente pantalla. Aquí puedes buscar la Referencia CEMEX.. Selecciona el Tipo de referencia de una lista desplegable.. Agrega una Obra. 3. Agrega el Rango de Fechas donde quieres buscar. 4. Haz clic en Búsqueda para encontrar cualquier Referencia. 5. Si existen Referencias vinculadas, aparecerán enumerados abajo. 6. Si encuentras una Referencia, haz clic en Guardar referencia. 7. Si no, haz clic en Cancelar

35 05 Centro de Documentos Vista Previa de Documentos. Si quieres tener una vista previa de un documento que ya se ha agregado, ve al Centro de Documentos. Haz clic en Acciones y después haz clic en Vista previa.. Verás una ventana con la Información del documento: Número del documento, Fecha de carga del documento, Tipo de documento y Estatus del documento. 3. Haz clic en Descargar el documento si lo quieres guardar en tu computadora. Algunos tipos de documentos no aplican para vista previa. 3 35

36 05 Centro de Documentos Reporte del Centro de Documentos Selecciona un documento para verlo en el Reporte del Centro de Documentos. Esta sección muestra los documentos financieros relacionados con ese documento en específico. 3. Verás el Número de factura y después sus documentos vinculados correspondientes. Pueden ser: Número de ticket, Recibo de Entrega, Recibo de Entrega Alternativo, Orden de compra, Recepción de entrada en almacén, Contrato y Recepción de facturas.. Si los documentos correspondientes están vinculados, verás la etiqueta Vista previa del documento, si el documento no existe o no está vinculado, verás la etiqueta No disponible. 3. Haz clic en Descargar Reporte para Descargar el reporte. Colores del Reporte: Verde: Vinculados Amarillo: Pendiente por vincular Rojo: Ninguno vinculado 36

37 06 Reportes Estado de cuenta. Ingresa a la sección Reportes desde el Menú.. Selecciona Estado de cuenta. 3. Agrega una Entidad legal de clientes. 4. Agrega una Ubicación (Opcional). 5. Agrega un Tipo de Estado de Cuenta. 6. Agrega un Período. 7. Haz clic en Crear reporte para descargar el documento. 8. Aparecerá una ventana de Confirmación Para México la Ubicación es un campo opcional. 8 37

38 06 Reportes Reporte Detallado del Centro de Documentos. Ingresa en la sección Reportes desde el Menú.. Selecciona Tickets detallados Selecciona una Ubicación. 4. Selecciona un Período Haz clic en Crear Reporte para guardarlo en tu computadora. 38

39 07 Encuesta Mi Agenda de Negocios La Agenda de Negocios es una encuesta acerca de tus actividades de pago.. Haz clic en Encuesta directamente desde el menú lateral.. Selecciona qué Día realizas pagos a tus proveedores. 3. Selecciona Sí o No, si generalmente realizas pagos durante todas las semanas del mes. 4. Selecciona cuál es tu Preferencia sobre los Criterios de consolidación de facturación. 5. Agrega un Comentario. 6. Haz clic en Terminar. 7. Aparecerá una ventana de Confirmación

40 Felicidades! Has completado la guía Facturas Descarga los Materiales de Aprendizaje:

41 Soporte Para cualquier duda, contactar al Centro de Servicio al Cliente. Cemento Teléfono: grupo.csn.norte@cemex.com grupo.csn.pacifico@cemex.com grupo.csn.sureste@cemex.com grupo.csn.centro@cemex.com Concretos Teléfono: csc.monterrey@cemex.com centrodeservicioconcretos.mx@cemex.com