Guía de Inicio: sevdesk

Transcripción

1 Guía de Inicio: sevdesk

2 Escritorio Cont actos Pedidos Facturas Recibos Pa gos Documentos Informes Ta reas Invent ario

3 Escritorio Una vez que ha creado una cuenta: tendrás 14 días de prueba gratuita. Podrás iniciar sesión y ver el Dashboard (Escritorio) A la izquierda está la zona de navegación donde se pueden encontrar todos los módulos como facturas, informes y ajustes. En la parte central, verá un diagrama vacío que mostrará los costes e ingresos como barras de color rojo o verde. Justo debajo de este diagrama, encontrará el feed de sevdesk. Este es el lugar donde puedes encontrar cada acción que tu o los miembros de tu equipo han realizado como por ejemplo: "Peter ha añadido una nueva el jueves 14/7/2016" o "Fabian ha realizado un pago de 100$ para Vale #XYZ. El bono está ahora totalmente pagado " En la barra lateral derecha se encuentra la lista de tareas pendientes.

4 En la esquina superior derecha está el botón rojo de llamada a la acción. Con este botón, puede crear rápidamente una factura o, si se utiliza la flecha de la derecha, al lado del botón, también se pueden crear rápidamente tareas, contactos y más. Contactos En el módulo de contacto, puedes ver todos los contactos como clientes o proveedores. Para añadir un nuevo contacto sólo tienes que hacer clic en el botón rojo en la esquina superior derecha.

5 En primer lugar, tiene que decidir si desea crear una organización (empresa) o una persona (cliente) A continuación, complete los campos de: nombre, dirección, etc. En el campo Tipo puedes elegir si esa persona es un cliente, proveedor, socio o un cliente potencial. También puedes crear categorías individuales en la configuración > Sistema. Puede agregar más información como la dirección, dirección de correo electrónico, datos de pago y las condiciones de pago. Esta información aparecerá automáticamente si se crea una factura para esta persona. Por ejemplo, la dirección estará en la factura y si va a enviar el correo electrónico al cliente, el "para:" (campo de dirección de correo electrónico) se rellenará con sus datos automáticamente. En el resumen de la sección de contactos se pueden ver los diferentes tipos de contactos con pequeños iconos personalizados. Desde el resumen de contactos puede crear rápidamente facturas u otras tareas colocando el cursor sobre una fila y de pulsando la tecla más. (Ver la imagen)

6 Como siempre, en el módulo Descripción en sevdesk, puede filtrar las entradas en la cabecera. En la imagen superior, por ejemplo, puede hacer clic en "Proveedores" y verá sólo los contactos de los "proveedores". Debajo de esto, se puede encontrar la función de búsqueda y otras posibilidades de filtro, como: filtro por país o ciudad. Si desea exportar los contactos, puede hacerlo haciendo clic en el botón de la parte superior derecha, "exportación". Y podrás elegir entre las extensiones.csv y.pdf.

7 Propuestas/Presupuestos En el módulo de propuestas/presupuestos tendrás una visión general de tus ofertas, confirmaciones de pedidos y facturas de entrega. Con solo hacer clic en el botón de arriba a la derecha, puedes crear nuevos elementos. Al hacer clic sobre añadir propuesta, se abre la siguiente vista:

8 Cliente: Comienza a escribiendo el nombre del cliente. Si ya has creado este contacto, sevdesk te mostrará el contacto existente y se podrás elegirlo. De lo contrario, se puede crear un cliente directamente en esta vista desde una ventana emergente donde se puede llenar toda la información de contacto. El campo de dirección se rellenará automáticamente con la información que registrada para este contacto. Propuesta Nº: El número siempre está en curso. Cada vez que se crea una nueva propuesta, sevdesk utilizará el siguiente número disponible. A través de las siguientes pestañas configuración > cuenta podrás editar las diferentes secuencias. Por ejemplo, si deseas que los números de la propuesta que se muestren como: "PR " Contenido de cabecera: Este es el lugar donde se puede poner el texto que se mostrará en la parte de arriba de la propuesta. Algo así como: "Gracias por su interés. Aquí tiene nuestra propuesta:" Productos y servicios: Aquí puede añadir servicios existentes o crear nuevos (al igual que sucedía con los contactos anteriormente) Sólo tienes que elegir un elemento existente en el menú desplegable o hacer clic en "añadir %PRODUCT_NAME" para agregarlo a tus artículos. Por otra parte, aparecen los botones "brutos/netos", donde se pueden observar o modificar los precios brutos o netos :) Para añadir más campos, simplemente haga clic en "añadir producto o servicio" para agregar otra fila.

9 Pie de página del contenido: e s más o menos lo mismo que "contenido de cabecera". Ponga aquí el texto que quieres mostrar en cada posición. Consejo: Puedes agregar plantillas de texto, por lo que no tienes que escribir en el encabezado y pie de página para cada factura. Para ello, ve a Configuración > Plantillas de texto. En la ventana emergente, puedes elegir la opción "Establecer como predeterminado" para lo que se encuentre inicialmente en el área de encabezado o pie de página. Debajo del contenido de pie, se pueden encontrar más opciones. Más opciones: Aquí puedes ajustar cosas como descuentos, moneda, condiciones de entrega y de pago, normativas fiscales y más. Si tu propuesta está lista, podrás obtener una vista previa, guardarla como borrador o enviárla/ imprimirla/descargárla. Puedes enviar el documento por correo electrónico directamente al contacto, o puedes descargar e imprimir. De vuelta al resumen de compra, puedes ver tu nueva propuesta con el estado sin pagar. Haz clic de nuevo en este para llegar a la vista de detalles. Aquí se puede utilizar el botón más para marcar la propuesta tal y como se recibió o denegó. Si has recibido la orden de procedimiento, puedes crear fácilmente una orden o incluso una factura de la propuesta. Ten en cuenta: Para la creación de nuevos documentos, si filtras en el resumen, verás que son casi idénticos en todos los módulos. Dicho esto, podrás realizar más funciones redundantes con mayor rapidez.

10 Facturas El módulo "facturas" tiene la misma estructura que el módulo "órdenes". En la información general, donde se ven todas las facturas. Se puede filtrar a través de la cabecera y exportar las facturas. Al hacer clic en "Añadir factura", puedes crear una factura, igual que lo hiciste con las propuestas. En la vista de detalles, puede modificar el pago recibido para esta factura. Si lo haces, puedes elegir de cuál de tus cuentas bancarias has recibido el dinero. En los ajustes predeterminados podrás añadir otra cuenta si no es en su cuenta estándar. Se pueden crear más cuentas bancarias, por ejemplo de PayPal. Vas a encontrar estas configuraciones aquí: Ajustes > Contabilidad > Cuentas de cheque.

11 Si has recibido un pago, te darás cuenta de que el estado de tu factura ha cambiado a pagado. Tan pronto se marca como pagada, verás el pago en el diagrama en del escritorio. A veces, un cliente sólo hace un pago parcial. En sevdesk, puedes reservar el pago recibido, para ello cambia la cantidad en la entrada de pagos parciales. A continuación, selecciona un motivo para la diferencia de cantidades y elige la opción de pago parcial de la lista desplegable. Si el cliente no paga a tiempo, puedes crear fácilmente un recordatorio a la derecha de tu factura. En la vista de detalle de una factura podrás encontrar el botón más. Aquí encontrarás el recordatorio de pago. También hay otras opciones como crear una copia de la factura. Si tienes hacer facturas periódicas, podrás hacerlo también. Podrás encontrar el apartado de facturas periódicas en el menú de navegación de la parte izquierda. La interfaz de factura periódica es casi idéntica a las facturas. Sólo verás que hay algunos campos más dentro del encabezado: siguiente factura e Intervalo. Esto significa que tienes que fijar una fecha de inicio para la primera factura y el intervalo en el que se seguirán generando. Para que lo entiendas mejor, Imagínate una plantilla. Cada vez que necesites enviar la misma factura utilizas esta plantilla. La factura periódica, se generará automáticamente y se ajustará al proyecto.esta plantilla se mantendrá siempre dentro del periodo señalado.

12 Recibos En el módulo de recibos puedes crear recibos de gastos e ingresos (encontrarás añadir ingresos si haces clic en la flecha pequeña al lado del botón añadir gasto ) Si haces clic en añadir gastos, puedes cargar un vale y llenar la información del comprobante. Elige la categoría, a que bono pertenece y termina el recibo de gasto (o ingreso) haciendo clic en Finalizar. Como ya se has visto en el flujo de trabajo de la factura, el gasto tiene el estado sin pagar si no se ha pagado o pagado si el pago ya se ha producido. Si has pagado los gastos, ve a la vista de detalles y marcarlos como pagados. También puedes establecer gastos recurrentes. Es el mismo flujo de trabajo como el de las facturas.

13 Pagos En la ventana de pagos verás todas tus facturas que se han creado y sus reservas. Si has pagado a través de tu cuenta corriente estándar, verás algo similar a lo de esta descripción que tienes arriba. Como se mencionó anteriormente, puedes crear más facturas a través de la Configuración > Contabilidad. También encontrarás la opción de caja registradora en la barra de navegación. Al tener esta función, puedes mantener tus pagos en efectivo (entrantes y salientes) organizados. Cuando la abras por primera vez es necesario poner una cantidad de apertura de la caja registradora. Tienes varias opciones en la vista general, puedes asignar una reserva a la caja registradora, coger dinero de las transferencias entre dos cuentas o añadir los gastos en efectivo o facturas en efectivo. Junto al título de este módulo, se encuentra la suma de todas las cantidades.

14 Documentos En el módulo documentos se pueden almacenar archivos. sevdesk guarda automáticamente tus clientes y todos los documentos que has creado para ellos. También se pueden crear carpetas y subcarpetas para organizar los archivos subidos o moverlos haciendo arrastrar y soltar.

15 Informes Hay dos informes disponibles, el estado de resultados y el informe de IVA. En cuanto a la cuenta de resultados, puedes seleccionar una fecha de inicio y fin, así como el modo de cálculo. A continuación, puedes ver tus ganancias en comparación con sus costes. Al hacer clic en el botón descargar en PDF, podrás descargar el informe como un archivo.pdf.

16 En el Informe de IVA también puedes seleccionar un rango de fechas y ver los impuestos sobre las ventas en comparación con los impuestos de entrada.

17 Tareas En el módulo de tareas, puedes crear tareas para ti o miembros de tu equipo. En el resumen se ven todo tipo de tareas. Con hacer clic en el filtro también puedes filtrar por tipo, fecha de creación, etc. Para crear una tarea, pulsa el botón de llamada a la acción en la esquina superior derecha. Por ejemplo : si Peter Sutter (miembro del equipo) tiene que llamar a Sr. Jürgen, puedes agregar Peter en la sección desplegable y añadir al Sr. Jürgen como referencia. Esta tarea también se mostrará en la barra lateral de la vista de detalles de contacto en el perfil del Sr. Jürgen. Todas las tareas que se asignan a una persona se muestran en su dashboard.

18 Inventario Si estás vendiendo productos, puedes crear tu inventario y después simplemente seleccionar tus productos cuando creas una factura. Ten en cuenta: El inventario sólo está disponible en "sevdesk ERP". Si tienes otro plan, puedes mantener tus productos en configuración > artículos. En el inventario puedes agregar información como precio de venta, precio de compra o unidades. Si tienes 100 productos en stock e introduces alguno de estos productos en factura, el stock se reducirá automáticamente.