MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ADMINISTRATIVO WEB

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ADMINISTRATIVO WEB

2 INDICE PRESENTACIÓN... 3 PRESUPUESTO... 4 INICIO DEL SISTEMA... 5 MENU PRINCIPAL... 6 ACCESO AL SISTEMA... 6 MENU PRESUPUESTO... 6 FORMULACIÓN PRESUPUESTAL... 7 NUEVA CUENTA... 8 TRANSFERENCIA... 9 VERSIONES REPORTES SALDOS PRESUPUESTALES DETALLE MONTOS COMPROMETIDOS EVALUACION PRESUPUESTAL LOGÍSTICA MENÚ LOGÍSTICA MANTENIMIENTO - SOLICITUD DE ADQUISICION MANTENIMIENTO - CABECERA MANTENIMIENTO - DETALLE MANTENIMIENTO - IMPORTANTE MANTENIMIENTO - ORDEN DE ADQUISICION MANTENIMIENTO - PASOS PARA INGRESAR UNA NUEVA ORDEN REPORTES - SOLICITUD DE ADQUISICION REPORTES - ORDEN DE ADQUISICION TESORERIA TESORERIA - MANTENIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD - MANTENIMIENTO CONTABILIDAD - MENU... 45

3 1. PRESENTACIÓN Este manual está diseñado para los usuarios encargados de administrar el Sistema Administrativo y para tener un buen uso de estos sistemas ofrecemos a los usuarios cada uno de los puntos a seguir para su uso. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante el uso del sistema, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones que se pueden realizar en el Sistema Administrativo Web, con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos. La interacción del lado del cliente solo necesita de un explorador de internet el usuario y contraseña para el acceso. 3

4 4 PRESUPUESTO

5 1. INICIO DEL SISTEMA En la Intranet de ADINELSA, ingresar haciendo clic en Sistema Administrativo. 5 Para iniciar sesión al Sistema Administrativo, colocaremos en los campos el nombre del usuario y la contraseña, seguidamente le daremos clic en el botón Iniciar sesión, como se puede visualizar en el gráfico.

6 2. MENU PRINCIPAL Seguidamente, se visualiza el menú principal, de la siguiente manera: 6 El usuario puede cerrar sesión desde el menú principal, como también regresar a la Intranet dándole clic en el menú de Inicio estando en sesión conectada Antes de detallar el funcionamiento del sistema, presentaremos el submenú que se verán en las diferentes interfaces: Nuevo Editar Cancelar Guardar Anular Seguimiento Imprimir Inicio 3. ACCESO AL SISTEMA En el menú Favoritos visualizamos las siguientes submenús que son accesos directos a otros submenús más utilizados por los usuarios MENU PRESUPUESTO En el menú Presupuesto visualizamos las siguientes submenús:

7 3.2. MENU MANTENIMIENTO Dentro de este submenú encontramos las siguientes opciones: FORMULACIÓN PRESUPUESTAL Seleccionaremos el Ejercicio contable, tipo de presupuesto, sucursal, tipo gerencia. Seguidamente, el usuario puede ver que en la parte superior sale el estado del presupuesto: Vigente: Si se encuentra en este estado, podrá darle clic en el botón imprimir donde visualizara el presupuesto en formato PDF. Cerrado: Si se encuentra en este estado, no se podrá realizar ningún cambio, el cual la opción de imprimir se encuentra deshabilitado. Formulado: Si se encuentra en este estado, y se ubica sobre una de las cuentas, le aparecerá un menú contextual al lado izquierdo con las siguientes opciones:

8 NUEVA CUENTA: Si le damos clic en crear una nueva cuenta, nos aparecerá la siguiente ventana. Seleccione una cuenta contable, se realiza el filtro, se elige el campo correcto y se presiona El botón Aceptar, donde se visualizara en la pantalla anterior. Editar: Seleccione el clic en editar, y aparecerá la cuenta habilitada para ingresar los montos, una vez realizado podrá seleccionar la opción guardar o cancelar.

9 Eliminar: Podrá utilizar esta opción ubicándose sobre la cuenta que no desea. Podrá seleccionar el botón imprimir, donde le aparecerá un reporte del presupuesto en formato PDF, de acuerdo a lo seleccionado TRANSFERENCIA 9 Si seleccionamos esta opción nos aparecerá la siguiente ventana, se podrá ver todas las transferencias realizadas del presupuesto vigente del ejercicio actual. Se pueden realizar transferencias entre gerencias.

10 Si le damos doble clic a una de las transferencias registradas, nos aparecerá en una ventana la información detallada. 10 Se puede Ingresar nuevas transferencias presionando clic en Ingresar transferencia, aparecerá la siguiente ventana, se seleccionara en los campos los datos requeridos. Una vez ingresado todos los datos necesarios, guarde haciendo clic en el botón guardar, si desea cancelar la solicitud haga clic en el botón cancelar. Para volver a la lista de transferencias registradas hacer clic en el botón inicio. Para la creación de una nueva transferencia realizamos los siguientes pasos: Seleccionamos el primer icono para crear una nueva transferencia.

11 Interfaz para crear nuevas transferencias VERSIONES CREACIÓN DE VERSIONES Ingresaremos los datos requeridos indicando el ejercicio contable y la sucursal. Una vez realizado le daremos clic en botón nueva versión, donde nos aparecerá una ventana con las opciones de copiar datos de la versión anterior o no copiar nada, una vez seleccionado le daremos clic en el botón aceptar donde se generara la nueva versión.

12 12 ADMINISTRACIÓN DE VERSIONES Ingresaremos los datos requeridos indicando el ejercicio contable, sucursal e indicar la cuenta que se encuentra vigente dándole clic sobre el recuadro. Una vez realizado le daremos clic en botón cerrar ejercicio contable, donde nos aparecerá una ventana.

13 3.7. REPORTES: AGRUPADO POR GERENCIAS 13 Seleccionaremos los datos requeridos indicando el ejercicio contable, tipo de presupuesto, sucursal y la versión donde se observara el estado en que se encuentra, ya sea vigente, formulado o cerrado. Si se desea visualizar el reporte daremos clic en Generar reporte, donde se visualizara el formato PDF, visualizándolo de esta manera.

14 AGRUPADO POR CUENTAS: Seleccionaremos los datos requeridos indicando el ejercicio contable, tipo de presupuesto, sucursal, destino y la versión donde se observara el estado en que se encuentra, ya sea vigente, formulado o cerrado. 14 Si se desea visualizar el reporte daremos clic en Generar reporte, donde se visualizara el formato elegido, visualizándolo de esta manera.

15 3.8. SALDOS PRESUPUESTALES Para generar el reporte se tiene que seleccionar los campos requeridos como se ve en el gráfico. Presupuestos operativos: Sueldos, mantenimiento de la empresa, pago alquileres. Presupuesto de inversión: Compra de turbinas, compra de computadoras, etc. 15 Se podrá activar la opción del mantenimiento de cuentas dándole clic en el recuadro si lo requiere; como también podrá agruparlo por gerencia. Una vez finalizado le daremos clic en generar reporte, el cual se generara de acuerdo al formato escogido en la opción destino.

16 3.9 DETALLE MONTOS COMPROMETIDOS Para generar el reporte tendremos que seleccionar los campos requeridos ejercicio contable, la gerencia que se desea y en que formato se desea exportar. Para poder visualizar el reporte nos ubicaremos sobre la cuenta contable que desea, sombreandose por defecto y luego dara clic en Generar reporte. 16

17 3.10. EVALUACIÓN PRESUPUESTAL Para generar el reporte tendremos que seleccionar el ejercicio contable, se visualizara la información en la parte posterior. Para poder visualizar la cuenta contable, se ubicara en el rubro deseado dándole doble clic sobre él, y aparecerá en la parte inferior el detalle por mes. 17 Puede dar doble clic sobre Imprimir, donde aparecerá una ventana presentándole opciones de visualización de la información en algún tipo de formato y con algunas características. Una vez realizado procederá a darle clic en el botón aceptar.

18 Reporte de evaluación presupuestal. 18

19 19 LOGÍSTICA

20 1. MENÚ LOGÍSTICA: En el menú Logística visualizamos las siguientes submenús: MANTENIMIENTO: 2.1. SOLICITUD DE ADQUISICIÓN Al darle clic nos aparecerá la siguiente ventana, donde se podrá visualizar las solicitudes realizadas por el usuario y el estado en que se encuentra. También cuenta con la opción de seleccionar a otros trabajadores. Si se desea hacer la búsqueda de manera detallada, debe seleccionar el ejercicio contable y el intervalo de meses de las solicitudes. Estos datos se visualizaran en el cuadro de la parte inferior.

21 Si se desea ver el detalle de cada solicitud, podra darle doble clic sobre el y aparecera un ventana con los datos. 21 Si damos clic en seguimiento de pases de una nueva solicitud.

22 Puede anular la solicitud dando clic en antes de que se efectue la eliminacion. Anular, donde le aparecera un mensaje 22 Si damos clic en la siguiente ventana. Nuevo, podremos ingresar nuevas solicitudes. Nos aparecera Veremos que cuando se ingresa a esta interfaz se selecciona automaticamente el nombre del usuario logeado y el centro de costo al que pertenece. Podra cambiarlo de acuerdo a sus requerimientos.

23 2.2. CABECERA PASO 1. Seleccionaremos: Tipo de Solicitud, Fecha de Costo, tipo de presupuesto. 23 PASO 2. En el campo Trabajador le daremos clic en, donde nos aparecerá la siguiente ventana, se seleccionar el código, nombre del trabajador o podemos colocar los datos en el buscador, una vez realizado le daremos clic en el botón aceptar. PASO 3. Seguidamente se selecciona la Prioridad que puede ser normal, alta o critica. PASO 4. En el campo Partida le daremos clic en, donde aparecerá la siguiente ventana, se podrá seleccionar el código y la cuenta contable del trabajador o podemos colocar los datos en el buscador, una vez realizado le daremos clic en el botón aceptar. Al realizar este paso automáticamente aparecerá el monto disponible

24 24 PASO 5. Se colocara la afectación que por defecto aparece el año actual pero cuenta con la opción de varios años. Continuamente se hará la descripción y las observaciones una vez finalizada se guardaran la solicitud.

25 2.3. DETALLE PASO 1. En la parte inferior podrá ingresar los artículos o servicios que solicita dándole un clic en Ingresar ítems. 25 PASO 2. Para seleccionar el ítem, colocaremos los datos en el buscador o seleccionar los recuadrados dándole un clic en los ítems que se requiere, seguidamente clic en el botón aceptar. Si selecciono un Ítem que no se requiere, podrá ubicarse en el recuadro dándole clic, o si ya no desea ingresar ningún ítem podrá darle clic en el botón cancelar. PASO 3. De esta manera quedara la ventana una vez realizado los pasos indicados.

26 Si nos ubicamos sobre los ítems agregados, nos aparecerá una ventana al lado izquierdo donde tenemos la opción editar y eliminar, si damos clic sobre la primera opción, se nos habilitara para ingresar nuevos montos. Podrá seguir seleccionando más Ítems, dándole clic en IMPORTANTE Cuando finalice de ingresar los datos de la nueva solicitud no olvide guardar la información dando clic en el botón guardar ORDEN DE ADQUISICIÓN Para visualizar las órdenes de adquisición, seleccionaremos el ejercicio contable y el tipo de orden ya sea compras, servicios, fondo fijo de compras o fondo fijo de servicios. Si desea visualizar el detalle de cada orden deberá darle doble clic sobre él y seguidamente le aparecerá la siguiente ventana con los detalles.

27 PASOS PARA INGRESAR UNA NUEVA ORDEN PASO 1: Si desea Ingresar una orden le dará clic en Ingresar Orden, seguidamente le aparecerá la pantalla como se ve en el gráfico, donde debe seleccionar el ejercicio contable y el tipo de orden. PASO 2: Luego de haber seleccionado estos campos, se ubica en la solicitud que desee ingresar, ya que con esta opción generaremos las órdenes en base a las solicitudes de los responsables. Debe darle clic en, para visualizar el detalle de la solicitud. Esta opción permite generar órdenes con ítems de distintas solicitudes de adquisición de acuerdo al ejercicio contable y tipo de solicitud de adquisición seleccionado. Para ellos debe darle clic en el recuadro, en caso que no haya seleccionado ninguna solicitud y desee generar una orden le aparecerá el siguiente mensaje.

28 PASO 3: 28 Seguidamente, le da clic en Generar orden, donde le aparecerá la siguiente ventana, donde se autogenera el tipo de solicitud y se visualiza la solicitud seleccionada en el paso anterior en el detalle.

29 En el campo de Proveedor daremos clic aparecerá la siguiente ventana, donde se podrá realizar la búsqueda colocando en el campo el nombre proveedor, de otra manera es buscando en la tabla, donde tendrá que seleccionarlo. 29 Una vez realizado dará clic en el botón aceptar, retornando a la pantalla anterior con el dato seleccionado. En el campo de Trabajador daremos clic aparecerá la siguiente ventana, se podrá realizar la búsqueda colocando en el campo el nombre del trabajador, de otra manera a realizar es buscando en la tabla, donde tendrá que seleccionarlo, una vez realizado dará clic en el botón aceptar, retornando a la pantalla anterior con el dato seleccionado.

30 En el campo Obras daremos clic aparecerá la siguiente ventana, se podrá realizar la búsqueda colocando en el campo Obras, de otra manera a realizar es buscando en la tabla, donde tendrá que seleccionarlo, una vez realizado dará clic en el botón aceptar, retornando a la pantalla anterior con el dato seleccionado. 30 En el detalle se seguirán estos pasos: PASO 1. En la parte inferior podrá ingresar los artículos o servicios que solicita dándole un clic en Ingresar ítems. PASO 2. Seleccionaremos las solicitudes, dándole clic en el cuadrado hasta que se marque con chec, seguidamente daremos clic en el botón aceptar. Si selecciono un Ítem que no se requiere, podrá ubicarse en el recuadro dándole clic, o si ya no desea ingresar ningún ítem podrá darle clic en el botón cancelar.

31 31 PASO 3. De esta manera quedara la ventana una vez realizado los pasos indicados.

32 Si nos ubicamos sobre los ítems agregados, nos aparecerá una ventana al lado izquierdo donde tenemos la opción editar y eliminar, si damos clic sobre la primera opción, se nos habilitara para ingresar nuevos montos. 32 Se realizara el cálculo automático del precio unitario a partir del precio unitario con I.G.V. Permite deducir el precio unitario a partir del ingreso del precio unitario con I.G.V. al guardar el registro en el menú contextual de la izquierda. Podrá seguir seleccionando más Ítems, dándole clic en. Al terminar de completar los campos tendremos la siguiente ventana, una vez ingresado todos los datos necesarios, guarde haciendo clic en el botón GUARDAR.. Si desea cancelar la solicitud haga clic en el botón CANCELAR. hacer clic en el botón INICIO.. Para volver a la lista de solicitudes registradas 2.7 REPORTES SOLICITUD DE ADQUISICIÓN AGRUPADO POR GERENCIAS. Para ingresar a este submenú debemos de seguir los pasos como se muestran en el gráfico:

33 Luego de darle clic a Agrupado por Gerencias nos aparecerá la siguiente ventana, donde colocaremos la fecha de solicitud, y seguidamente daremos clic en el botón generar reporte, donde se generara en formato PDF ORDEN DE ADQUISICIÓN:

34 A) POR TIPO DE SOLICITUD. Si se desea realizar una orden de adquision por tipo de solicitud, le daremos clic en este submenú, seguidamente seleccionaremos en que formato se generara el reporte, la fecha de inicio, fin y el tipo de solicitud por cada tipo de servicio general. 34 Luego de completar los campos daremos clic en Generar Reporte, obteniendo la orden de adquisición en el formato deseado.

35 B) POR PROVEEDOR. Si se desea realizar una orden por proveedor, le daremos clic en este submenú, seguidamente seleccionaremos en que formato se generara el reporte, la fecha de inicio y fin. Luego le daremos clic en. 35 Aparecerá esta ventana, donde seleccionaremos el Proveedor y daremos clic en el botón aceptar, se retornara seguidamente a la pantalla anterior donde se visualizará que los campos código y RUC se autocompletaron. Para finalizar, dará clic en Generar reporte, el cual se visualizara en el formato seleccionado.

36 C) SOLICITUDES CON ÓRDENES. Si se desea realizar una solicitud de órdenes, le daremos clic en este submenú, seguidamente seleccionaremos en que formato se generara el reporte, la fecha de inicio y fin. Luego le daremos clic en Generar reporte 36

37 D) SOLICITUDES PENDIENTES DE ORDEN Si se desea realizar una reporte de la solicitudes pendiente, le daremos clic en este submenú, seguidamente seleccionaremos en que formato se generara el reporte, indicaremos el ejercicio contable. Luego le daremos clic en Generar reporte 37

38 E) SOLICITUDES PAGOS DE ORDEN Si se desea realizar una reporte de pagos de orden, le daremos clic en este submenú, seguidamente seleccionaremos en que formato se generara el reporte, luego le daremos clic en Y Luego le daremos clic en Generar reporte 38 Aparecerá esta ventana, donde seleccionaremos el Proveedor y daremos clic en el botón aceptar, se retornara seguidamente a la pantalla anterior, donde se visualizará que los campos código y RUC se autocompletaron.

39 39 TESORERIA

40 1. MANTENIMIENTO GESTIÓN DE RUBROS FONAFE 40 INTERFAZ PARA GESTIONAR RUBROS DE FONAFE El usuario puede crear un nuevo tipo de rubro dando clic a botón nuevo o también El usuario selecciona el tipo de descripción y puede editarlo.

41 INTERFAZ PARA GESTIONAR UN NUEVO RUBRO DE FONAFE 41 REPORTE DE CONCILIACION DE LIBRO MAYOR NUEVA INTERFAZ PARA INGRESAR EL REPORTE DE CONCILICACIÓN Ingresar el número de ejercicio contable, ingresar el tipo de banco, ingresar número mayor de tesorería, el mes actual y el número de cuenta correspondiente.

42 42 CONTABILIDAD

43 1. MANTENIMIENTO 1.1 REGISTRO DE INGRESOS 43 Interfaz para el nuevo registro de ingresos Ingresar tipo de sucursal Ingresar centro de costo Ingresar tipo de documento Ingresar número de serie Ingresar fecha de comprobante Ingresar base de impuesto Ingresar importe total Ingresar ruc o nombre de proveedor Ingresar razón social y dirección Escribir Descripción

44 MODELO DE INTERFAZ PARA GENERAR UN NUEVO REGISTRO 44

45 2. MENÚ CONTABILIDAD 2.1. ANÁLISIS DE CUENTA 45 Ingresar ejercicio contable, según el año que requiere el usuario, intervalo de mes, número de cuenta, Nombre de la Sucursal, Tipo de entidad, generar reporte.

46 2.2. CONCILIACIÓN GASTOS CON DESTINO: 46 Ingresar los siguientes datos: Elegir el tipo de modulo Ingresar ejercicio contable Ingresar mes y año, generar reporte.

47 2.3. INGRESOS VS GASTOS 47 Para realizar el reporte de ingresos y gastos, ingresaremos al submenú Ingresos vs. Gastos, para ello ingresaremos los datos requeridos en los campos el año del ejercicio contable. Para ingresar los egresos daremos clic en el cuadro desplegable, donde seleccionamos el egreso requerido y una vez realizado le damos clic en el signo, si se ingresó un dato y se desea eliminar le daremos clic en para agregar ingresos., este mismo procedimiento se realiza