Manual de funcionamiento general Listados

Transcripción

1 Herramientas de cabecera Manual de funcionamiento general Listados Herramientas de fila Herramientas de columnas Herramientas de listado Filtro ágil

2 Listados Funcionalidad La información en fly se encuentra ordenada en listados, que muestran los registros de información contenidos en el sistema, mostrando una fila por cada registro, y con datos ordenados en columnas. También nos permite acceder a las fichas de cada registro, haciendo un simple click en la fila seleccionada. Cómo accedo? Desde los contenidos de las ventanas de área, y desde las opciones de la barra de menú. Contenidos Procesos / informes Herramientas de filas Herramientas de cabecera Mantenimiento Exportar Consulta Contenidos relacionados - Buscador, filtro, vista y otros Herramientas de columnas Acceso a contenidos Contenidos abiertos Modificar Eliminar Selección de datos Selección masiva Gráficas

3 Listados herramientas de cabecera mantenimiento Mostrar / ocultar herramientas de cabecera, Pinchando en el encabezado del listado, oculta las herramientas. Volviendo a pinchar, las muestra. Mantenimiento: Crear abre la ventana de edición para crear un nuevo registro del listado, (ver listados, crear / modificar). Actualizar, actualiza la pantalla Ver todo - se muestran por defecto los 20 primeros registros, con esta opción desglosamos la totalidad de los datos contenidos en el listado. Enviar mail - envía un mail con un linck de acceso a los registros seleccionados. Podemos escribir un texto común a todos los mail, así como seleccionar el tipo de informe que queremos enviar. Por ejemplo en el listado de facturas, seleccionamos las facturas deseadas, y realizamos un envío de estas. Imprimir - imprime los registros seleccionados. Esta opción permite realizar impresiones masivas de los datos de un listado. Leer atentamente las indicaciones que aparecen.

4 Listados herramientas de cabecera exportar consulta accesos Exportar: Esta opción permite exportar los datos de un listado a varios formatos. Esta disponible en todos los listados. Permite exportar a: - Pantalla - Imprimir - Word - Excel - Graficas.- (ver herramientas de listados, graficas) Consulta: Guardar.- permite guardar una consulta realizada, (ver filtro, y herramientas de columnas), para poder acceder a la consulta cuando queramos. Cargar datos.- podemos ver las consultas guardadas del listado. Podemos abrir las consultas también desde la pantalla de inicio y desde la ventana de área. Importar.- permite realizar importaciones desde excel. Nos muestra una ventana indicándonos el formato de las columnas y los pasos a seguir. Accesos relacionados: Permiten acceder a otros listados. En el ejemplo ventas: a presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, clientes, ingresos y cobros

5 Listados herramientas de cabecera buscar filtrar vista otros Buscar, permite realizar búsquedas de cualquier dato contenidos en el listado, incluidas las observaciones. Filtro, permite acceder a los datos del listado, filtrados por los campos deseados. (Ver listado, filtro) Vista: Vista rápida.- fly la abre por defecto Completa.- muestra la totalidad de los registros, y permite acceder a estos. Edición.- nos permite editar datos directamente, sin necesidad de usar la ventana de edición. Relaciones.- muestra en la parte inferior de la pantalla los accesos del registro seleccionado. Filtro ágil, abre accesos a la izquierda de la pantalla para realizar filtros rápidos. Ayuda, muestra ayuda Favoritos.- permite marcar como favorito, o desmarcar. Herramientas.- Modificación masiva y eliminación masiva, del campo elegido, de las filas seleccionadas. NOTA: Estas herramientas son altamente peligrosas, y solo recomendamos su uso para usuarios avanzados.

6 Listados Herramientas de filas 1 Ejemplo acceso a contenidos Listado de pedidos Pedido con detalles abiertos En la parte izquierda de las filas de un listado, disponemos de varias herramientas. Acceso a contenidos, Mediante esta herramienta representada por una flecha inclinada hacia arriba, podremos abrir los contenidos del registro. Por ejemplo, en el listado de cliente, si desplegamos, nos abre los contenidos del cliente, (igual que en la ficha). Edición Mediante esta herramienta, representada con un lápiz, abrimos la ventana de edición del registro. La ventana de edición es la misma que cuando creamos el registro, (ver listado - herramientas de listado Crear), solo que la abre con los campos introducidos. NOTA: Esta edición es la misma que la que encontramos en la ficha del registro, mediante el botón modificar, (ver manual de pantalla ficha). Eliminar Mediante esta opción, podremos eliminar un dato del listado. Siempre nos pide confirmación. Si el dato que queremos eliminar, tiene otros datos vinculados, no nos permitirá eliminarlos sin eliminar antes los vinculados. Se abre una ventana en la que nos indica los datos a eliminar previamente. Selección de datos, seleccionando en el recuadro, que permite seleccionar los registros, para posteriormente realizar procesos con ellos, envíos de mail, impresiones, etc. Selección masiva. Esta herramienta de selección masiva, junto con el uso de los filtros, permite realizar procesos o modificaciones en los datos con gran eficiencia.

7 Listados Herramienta de filas 2 - botón derecho ratón Al presionar en el botón derecho del ratón, se nos abre un desplegable con varias opciones a realizar, siendo algunas generales del listado y otras únicamente de la fila seleccionada. Herramientas del listado: Crear Actualizar Imprimir listado Herramientas de fila seleccionada: Modificar Eliminar Imprimir, si dispone de informes el registro, podremos seleccionar cual.

8 Listados Herramientas de columnas 1 Al presionar sobre alguno de los datos del encabezado de las columnas del listado, nos permite ordenar los datos de varias formas. Opciones: Orden ascendente, ordena los datos de mayor a menor Opciones: Orden descendente, ordena los datos de menor a mayor Agrupar, realizará una agrupación de los datos por el campo seleccionado. Totalizar, totalizara los datos por el campo seleccionado. NOTA: Las totalizaciones mostradas, así como los resúmenes por meses o años, son además un acceso a los datos que contiene, y se despliegan haciendo click encima. Resumen por meses, esta opción solo aparece en los datos de fecha, y nos permite totalizar los datos por meses Resumen por años, esta opción solo aparece en los datos de fecha, y nos permite totalizar los datos por meses NOTA COMUN: Al guardar una consulta, si hemos utilizado alguna de estas herramientas, cada vez que accedamos a la consulta guardada mantendrá el mismo orden que cuando lo guardamos, excepto en la opción agrupar. Datos agrupados Datos totalizados

9 Listados Herramientas de columnas 2 Visualice y ordene las datos de la columnas como desee Seleccione que campos desea visualizar. Todos los registros seleccionados para ser mostrados, se ordenan de forma automática en la parte superior. También podrá ordenarlos, pinche y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón en el registro deseado, y a continuación arrástrelo, y suelte en el lugar deseado, al soltar en otra posición se intercambian el lugar. Al pinchar en guardar, se le guardaran los cambios introducidos. Actualice la pantalla y verá los cambios. Orden de datos en los listados: Una vez seleccionado el dato, manteniendo pulsado el botón izquierdo, subir o bajar y soltar en el orden deseado.

10 Listados Herramientas de listado 1 Crear o modificar - Ventana de edición La ventana de edición se abre al crear un registro nuevo o al modificar uno creado, es la misma la abramos desde el listado o la ficha del registro. - Tipo de datos Datos obligatorios (fondo rojo) Datos opcionales (fondo blanco) Datos de cálculo (fondo azul) Datos de fecha, aparece un calendario NOTA: Cuando se realiza un cálculo, sino introducimos algún dato como la cantidad, debemos de tabular, o hacer click en cualquier parte de la ventana para que haga el cálculo. Ej. Detalles de presupuestos. Ejemplo ventana de edición - Introductor de datos Buscador, permite realizar búsquedas por cualquier parte del nombre. Desplegable Buscador lupa, abre una pantalla con el listado que corresponda, y permite realizar búsquedas o filtros. Añadir, permite crear un registro directamente desde la ventana de edición, mostrando una nueva ventana de edición para el registro deseado. - Agrupaciones, cerradas abierta - Botones de guardado Añadir en cadena, guarda y abre una nueva ventana para introducir otro dato. Añadir y cerrar, guarda y cierra la ventana. Añadir y ver, guarda y abre la ficha del dato introducido. * Cancelar, anula y cierra la ventana sin guardar. NOTA: Añadir y ver, lo utilizaremos cuando tengamos que introducir un contenido del registro, por ejemplo al crear un presupuesto, debemos añadir los detalles. - Campos de texto (observaciones, texto, texto factura, etc) - Botones de calculo, calcular tarifa, stock, calcular moneda, otros

11 Listados Herramientas de listado 2 Crear o modificar La ventana de edición se abre al crear un registro nuevo o al modificar uno creado, es la misma la abramos desde el listado o la ficha del registro. -Campos de texto, observaciones, texto, texto factura, etc) Permite introducir un texto, y editarlo. NOTA: En determinados supuestos, como en los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, si escribimos un texto en el campo, este aparece en el documento (al imprimirlo). Ejemplo ventana de edición Despliega el editor de textos -Botones de calculo: -calcular tarifa, nos indica el precio de un producto, al crear un presupuesto, pedido, albarán o factura. -stock, no muestra las unidades disponibles del producto. -calcular moneda, podemos calcular el cambio, actualizado de otras monedas. -Otros -Estos pueden aparecer dependiendo los módulos contratados,

12 Listados Herramientas de listado 3 Impresora / Informes Impresora, Esta opción nos permite consultar informes del listado en el que aparezca la impresora. Podemos realizar un filtro previo (mediante la herramienta filtrar), seleccionar los registros deseados, y consultar el informe. Al pinchar la tecla de informes, y seleccionar el informe elegido, nos puede dar opciones para la selección de los datos que queremos sacar en el informe, normalmente un rango de fechas. Este filtro previo de datos, es compatible con el filtro previo del listado. Algunos Listados con informes: Ventas / pedidos: Informe de seguimiento de pedidos y rentabilidad Comercial / actividades: informe de presupuestos y pedidos Finanzas / tesorería: informe de tesorería.

13 Listados Herramientas de listado 4 Procesos Procesos, Esta opción nos permite realizar procesos de transferencia de los datos seleccionados desde el listado. Podemos realizar un filtro previo, seleccionar los registros deseados, y realizar el proceso. Dependiendo la pantalla listado en la que estemos, puede estar el botón de procesos o no, y a su vez, este puede contener uno o varios procesos, que permiten realizar traspasos de datos. Los procesos, pueden tener Campos vacíos a rellenar para determinados datos, pudiéndonos solicitar una fecha, un contador, un código de empresa etc. No es obligatorio rellenarlo, sino ponemos nada lo deja vacío.

14 Listados Herramientas de listado 5 Gráficas Esta opción nos permite crear cuatro tipos de informes y gráficas, pudiendo cualquier usuario generar informes con facilidad. 1.- Totalizar por un dato. Nos permite seleccionar el dato a agrupar, y nos permite generar el informe calculando la cantidad de datos o la suma de estos. 2.- Totalizar por fecha. En esta opción podremos realizar un informe con hasta tres niveles de agrupación. Selección de campos: de agrupación, fecha, periodo, periodicidad, cálculo, calculo de Cantidad, orden, (ascendente o descendente), aplicar filtro general, la consulta se realiza sobre los datos filtrados previamente. 3.- Ver quesito Podemos agrupar los datos por cantidad o por suma, indicado el dato a sumar, y mostrará una gráfica tipo quesito 4.- Datos calculados Permite mostrar los datos calculados de un listado. NOTA : Que el informe sea lógico dependerá de los datos a agrupar indicados por el usuario. El programa escoge de entre todos los datos numéricos del sistema, por lo que puede dar la opción de datos sobre los que no tiene sentido calcular informes. Fly basic actualiza los datos del informe cada vez que se consulta. Todos los informes que se crean pueden ser guardados para posteriores consultas.

15 Listados Herramientas de listado 6 Filtro Filtro Esta herramienta tiene una gran importancia, puesto que nos permite filtrar la información que nos muestra el listado. Dentro del filtro podemos distinguir: Datos de filtro temporal, que permite seleccionar un periodo, por años, meses, o trimestres. Datos de filtro general, que muestra la totalidad de los campos contenidos en el sistema, y permite introducir uno, o más parámetros de búsqueda. Despliegue del filtro, en la parte inferior del filtro, la opción mostrar los últimos registros nos permite indicar que número de ellos queremos filtrar, si los 50, 100,.. hasta 1000, o mostrar el listado completo NOTA: si accede al sistema vía web, si realizamos consultas con un elevado número de datos, el sistema puede ralentizarse, o dar errores. Gadgets de filtro, mediante estos comandos podemos filtrar los campos. Si utilizamos por ejemplo en el campos estado de una empresa, el texto «/Activo», nos mostrara los registros del listado que no tengan un contenido diferente a «activo». Filtro temporal Gadgets de filtro

16 Listados Filtro ágil Esta herramienta esta disponible en algunos listados, permite acceder a los datos de una forma ágil, permitiendo realizar diferentes búsquedas. En el ejemplo, en un listado de clientes podemos filtrar por población, provincia o tipo de empresa Cuando realiza un filtro, automáticamente se carga el listado con el filtro hecho, a continuación, si vuelve a realizar otro filtro, podrá de nuevo acceder a los datos ordenados. Ejemplo 1, En un listado de clientes podemos filtrar por población, provincia o tipo de empresa Ejemplo 2, En un listado de productos podemos filtrar por un tipo de producto, o familia.