GUÍA CUADRANTE POR SERVICIO

Transcripción

1 1. Definición y parámetros. GUÍA CUADRANTE POR SERVICIO El cuadrante por servicio es el calendario de turnos que tiene asignado un servicio. Se muestran todos los turnos filtrando por fechas, y separando los turnos por Empelado para su mejor visualización. Los parámetros que se tienen que rellenar son Cliente, Servicio, Fecha Desde y Fecha Hasta.

2 2. Pantalla Cuadrante. Controles: Selección del cliente - servicio, se puede escribir el código y automáticamente saca la descripción del cliente o se puede utilizar la lupa de búsqueda donde nos muestra una lista con los clientes. Una vez seleccionado el cliente, utilizaremos el control de búsqueda de servicio de igual forma. Los servicios ya nos saldrán filtrados por el cliente seleccionado.

3 Indica el periodo con el que se va a trabajar en el cuadrante. Estos controles sirven para dar formato a la visualización de los turnos. Colores: muestra cada horario con un color distinto. Horarios: Además de mantener los colores, dibuja el horario en el turno. Horas: Mantiene los colores y muestra el número de horas de cada turno. Color Neutro: Nivel de accesibilidad para dificultades con la vista. Todos los turnos aparecen del color seleccionado.

4 Empleado y Añadir Fila: Estos controles sirven para introducir nuevas líneas de Empleado en el cuadrante. Ver personal asignado al servicio: Te muestra en el cuadrante líneas de servicios del cliente que tengan personal asociado aunque no haya cuadrantes. Ver personal mes anterior: Muestra en el cuadrante las relaciones servicio-empleado que tenían turnos grabados el mes anterior. Ver horarios mes anterior: En la lista de turnos, muestra los turnos que se utilizaron el mes anterior.

5 Cuadrante: Total de horas por día Totales por cuadrante Empleados Información acerca de Fichajes, alertas y Observaciones Turno de trabajo Totales por Empleado

6 Como introducir un turno: Turno ya existente Seleccionamos un turno de la lista de turnos que tenemos disponibles (turnos que ya hemos introducido con anterioridad con los parámetros seleccionados) y le damos con el ratón a la celda de turno que queramos. También podemos seleccionar varias celdas, luego seleccionar el turno que queramos y darle al botón Aplicar Selección

7 Turno Nuevo Seleccionamos las celdas en las que queremos meter los nuevos turnos, ponemos las horas del turno, si queremos poner un turno con descanso, seleccionamos descanso = SI y ponemos las horas del descanso. Le damos a aplicar selección y se nos crearán los nuevos turnos. Si metemos un turno con descanso nos aparecerá un distintivo dentro del turno en la parte superior derecha D

8 Como borrar un turno: Seleccionamos los turnos que queremos borrar y le damos a la tecla ESC del teclado, nos aparecerá un mensaje de confirmación, o seleccionamos los turnos que queremos borrar y le damos al botón Eliminar Turnos. También seleccionando de la lista de turnos la opción Eliminar turno y pulsar sobre los turnos que queramos eliminar.

9 Poner turnos como Extras, No Facturables, Validar turnos o Viceversa Tenemos la posibilidad de marcar turnos como extras, marcarlos como no facturables o validarlos (validar un turno sirve para que no se pueda modificar bajo ningún concepto), o por el contrario, quitar la marca de extra, validado y no facturables. Por defecto todos los turnos que se introducen desde cuadrante son No extras y facturables. Cuando ponemos un turno como extra nos aparecerá un distintivo en el turno en forma de E, cuando lo validamos nos aparecerá una V y cuando lo ponemos como no facturable nos aparecerá NF. Seleccionamos los turnos que queramos cambiar, seleccionamos una acción de la lista y le damos a aplicar acción.

10 Contexto botón derecho del ratón: Al pulsar el botón derecho del ratón sobre una celda, nos aparece un contexto con varias opciones y acciones que podemos realizar sobre el cuadrante. Ejemplo iteración: Copiar celda y copiar Celdas Seleccionadas: Sirve para copiar en memoria los turnos de las celdas que se han seleccionado previamente, para realizar esta acción también se puede utilizar el teclado pulsando la combinación de teclas Ctrl + C, para su posterior pegado en otras celdas. Cortar celda y cortar celdas seleccionadas: sirve para eliminar turnos de las celdas seleccionadas y copiarlos en memoria para su posterior pegado en otras celdas. También puede utilizarse el teclado con la combinación de teclas Ctrl + X. Pegar: Una ves hemos copiado o cortado celdas, seleccionamos una celda y si le damos a pegar nos copiará los turnos que tengamos en memoria en esta celda y si es más de un turno los pegará de tal forma como estaban anteriormente. También se puede utilizar el teclado con la combinación de teclas Ctrl + V. Iterar Celdas seleccionadas: Cuando seleccionamos un conjunto de celdas y le damos en una celda vacía a iterar Celdas, nos copia el contenido de las celdas seleccionadas alternando los turnos (ver ejemplo iteración abajo). Seleccionar hasta aquí: Cuando seleccionamos una celda si queremos arrastrar la selección, pulsando sobre otra celda y dándole a esta opción nos seleccionaría todas las celdas comprendidas. Arrastrar Selección al final: Es lo mismo que seleccionar hasta aquí pero con turnos, cuando seleccionamos un turno y queremos copiar el mismo turno en varias celdas, nos vamos hasta la última que queremos cubrir y le damos a esta opción. Comunicados de Incidencia e Incidencias Monetarias: Lo describimos en las siguientes páginas.

11 Introducir o Editar Comunicado de Incidencias: Para facilitar la introducción, modificación y borrado de incidencias a los empleados se ha habilitado una opción desde el propio cuadrante. Hay que posicionar el ratón sobre una celda y darle al botón derecho para que nos saque el menú contextual. Una vez tenemos el menú contextual tenemos que darle a la opción Editar Comunicado de Incidencia. Si la celda contiene una incidencia nos aparecerá la pantalla de comunicado de incidencia con la incidencia cargada y si no tiene incidencia nos parecerá esta misma pantalla para que podamos introducir una nueva incidencia. Las Incidencias se muestran en el cuadrante con el código de incidente escrito en la celda y la celda de color rojo. Una celda con incidente no se puede eliminar igual que eliminas un turno, tiene que ser eliminado desde la opción Editar Comunicado de Incidencia o desde el menú de Comunicados de Incidencia del módulo de cuadrantes.

12 En el caso de que estuviésemos editando un comunicado de incidencias existente, nos cargaría todos los datos del comunicado. En este caso se trata de un comunicado nuevo, por defecto nos carga el empleado y la fecha de la celda que hemos seleccionado. Rellenamos el incidente, cambiamos las fechas si es necesario y rellenamos las otras opciones. Estado: Cerrada impide que se metan incidencias con fecha anterior a ésta. Abierta permite la introducción de incidencias anteriores. Restaurar Turnos: Cuando se crea una incidencia si habían turnos en las fechas seleccionadas, estos turnos se eliminan y se guardan en una papelera de turnos. Esta opción sirve para restaurar estos turnos si se elimina o se recorta la incidencia. Recalcular Planificaciones: si habían turnos y se han eliminado con la incidencia y resulta que estos turnos venían de planificaciones, podemos recalcular las planificaciones marcando esta opción. Sustituto: Si había turnos en las fechas que vamos a poner la incidencia, podemos seleccionar un empleado sustituto para asignarle estos turnos automáticamente cuando guardemos la incidencia. Observaciones: campo de observaciones. Fecha Inicio Efectivo Diferente: Suele utilizarse para subrogados que vienen con incidencias.

13 Introducir o Editar Incidencia Monetaria: Las incidencias monetarias (o excepciones de cumplimiento) permiten asociar importes a turnos directamente desde el cuadrante. Se utiliza principalmente cuando un turno genera un importe y no ha podido ser cubierto por una regla de pago general. Para facilitar la introducción, modificación y borrado de incidencias monetarias a los empleados se ha habilitado una opción desde el propio cuadrante. Hay que posicionar el ratón sobre una celda y darle al botón derecho para que nos saque el menú contextual. Una vez tenemos el menú contextual tenemos que darle a la opción Editar Incidencia Monetaria. Si la celda contiene una incidencia monetaria nos aparecerá la pantalla de Incidencia monetaria con la incidencia cargada y si no tiene incidencia nos parecerá esta misma pantalla para que podamos introducir una nueva incidencia. Las Incidencias monetarias se muestran en el cuadrante con símbolo escrito en la celda. El borrado de un turno son Incidencia monetaria asociada NO supone el borrado de la incidencia monetaria. Para borrar una incidencia monetaria hay que hacerlo borrando la propia incidencia desde esta misma pantalla o desde el menú Incidencias Monetarias del módulo de Cuadrantes.

14 En el caso de que estuviésemos editando una incidencia monetaria existente, nos cargaría todos los datos de la incidencia. En este caso se trata de una incidencia monetaria nueva, por defecto nos carga el empleado, la fecha de la celda que hemos seleccionado, el cliente y el servicio. Rellenamos el concepto de nómina donde irá asociado y rellenamos las otras opciones. Importe: Es el importe que va a ir en la nómina del empleado. Es decir, es importe que se le va a pagar. Importe facturación: Es el importe que vamos a facturar al cliente si queremos facturarle algo. Por diferencia: Modifica el importe de los conceptos salariales asociados a la incidencia. Observaciones: campo de observaciones.

15 Estadísticas de Horas Contratadas y turnos: Las estadísticas de Horas Contratadas sirven para comparar las horas contratadas diarias que tiene el servicio con las horas que tiene asignadas en cuadrante, de esta forma se puede ver si cubre todas sus horas contratadas. Se activa dándole a la opción Estadísticas de Horas Contratadas. En el ejemplo podemos observar que hay días en verde que se cubren las horas contratadas y días en rojo que no estamos cubriendo todas las horas contratadas del servicio.

16 Las estadísticas de turno es un campo informativo para mostrarnos la cantidad de turnos que se realizan de cada tipo. Se activa desde la opción Estadísticas de Turnos.

17 Comparación con Planificaciones: Esta opción sirve para comparar el cuadrante planificado (si lo tiene) con el cuadrante real, para poder observar si se han realizado cambios con respecto a la planificación o si existen cuadrantes planificados que todavía no se han volcado a real. Se activa desde la opción Ver Planificaciones y nos va a mostrar el cuadrante real y el cuadrante planificado y parpadearán los turnos que no coincidan.

18 Exportaciones / Importaciones: Los cuadrantes pueden ser exportados e importados en formato Excel. Una vez exportados, pueden modificarse en la propia Excel y luego volcar los turnos al cuadrante importando la Excel. Exportación Para exportar un cuadrante a Excel hay que darle a la opción Exportar que se encuentra en la parte de debajo de la pantalla del cuadrante. Una vez le damos y se genera la exportación, nos da la opción de descargar el fichero o enviarlo por .

19 Una vez tenemos el fichero descargado podemos modificarlo. Para poder modificarlo hay que utilizar un formato establecido para introducción de turnos (imagen de abajo izquierda). Se puede copiar, cortar y pegar y el botón derecho del ratón te permite varias opciones (imagen de abajo derecha)

20 Importación Una vez hemos modificado la Excel, guardamos los cambios y podemos importar la Excel en nuestro cuadrante. Desde la parte de debajo de nuestra pantalla a la derecha tenemos la opción de seleccionar el fichero e importar.

21 Una vez lo hemos importado nos aparecerá en la pantalla en cuadrante importado y el cuadrante real, mostrando las diferencias que existen en forma de parpadeo en las celdas. Si estamos de acuerdo con los cambios le damos a Aplicar Cambios y siempre tienen prioridad los cambios del Excel que los cuadrantes reales, es decir lo que haya en el Excel es lo que quedará en el cuadrante real y sino queremos modificar nada le damos a Cancelar Importación.

22 Patrones Como su nombre indica son patrones de turnos de trabajo. La forma de trabajar es seleccionando una serie de turnos, guardarlo como patrón y luego seleccionar una celda y aplicar el patrón.