MANUAL DE SYS APOLO - CAJA

Transcripción

1 2013 MANUAL DE SYS APOLO - CAJA SYS SOFTWARE Y SOLUCIONES Ltda. Nit /01/2013

2 Como ingresar al programa Remítase al manual de SyS Apolo ingreso al sistema Realizada la conexión haga clic en el botón conectar programa y este presentará la siguiente ventana (ver imagen 1) para ingresar al Imagen 1 1. CONFIGURACIÓN 1.1 Terceros Esta opción permite registrar los terceros a los cuales se les generara el comprobante de caja. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 2). Imagen 2

3 Para buscar un tercero ya creado, haga clic en la opción buscar de la barra de herramientas, y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 3) Imagen 3 Esta ventana presenta unas opciones de búsqueda si necesita visualizar un tercero en particular, solo debe ingresar cualquiera de los datos que ahí le pide como lo es código o CC o el nombre y una vez hecho esto haga clic en el botón buscar de la barra de herramientas y el programa le presenta el datos que necesita en esta ventana. Para visualizar todos los terceros creados hasta el momento, haga clic en le botón buscar de la ventana que ahí presenta y el programa le presenta los terceros creados. Nuevo Para crear un nuevo tercero haga clic en el botón nuevo de la barrad e herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 4)

4 Imagen 4 En esta ventana seleccione el tipo de identificación del tercero desplegando la pestaña, digite el número de identificación, y así con los demás datos como apellidos nombres dirección celular tipo de régimen, seleccione la actividad comercial desplegando la pestaña y de la misma manera con el departamento y municipio y una vez haya digitado los datos correctos haga clic en el botón aceptar. Modificar Para modificar un dato de un tercero ya creado, seleccione el tercero a modificar y haga clic en el botón modificar de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana donde podrá cambiar los datos del tercero, y una vez haya realizado los cambios haga clic en botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un tercero, selecciónelo y haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana de confirmación, haga clic en la opción si para confirmar. Ver movimiento Para ver si un tercero ha tenido movimiento, seleccione le tercero marcándolo con el cursor y haga clic en el botón ver movimiento de la barra herramientas, y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 5)

5 Imagen 5 Ene esta ventana seleccione le mes del cual necesita saber si ha tenido movimiento el tercero seleccionado y haga clic en botón aceptar para que el programa le presente una ventana como esta. (Ver imagen 6) Imagen 6 En esta ventana el programa le presenta los movimientos que ha tenido el tercero seleccionado.

6 Exportar. Si necesita exportar esta información a un archivo de Excel, haga clic en el botón exportar y en la ventana que abre selecciónela ruta donde desea guardar el archivo la puede seleccionar haciendo clic en el botón de los 3 puntos que se encuentra al lado de la caja de texto Ruta y la información se exportara en un archivo de Excel. Imprimir Esta opción permite imprimir un reporte de los terceros creados hasta el momento. Los permite imprimir en un orden por nombre o por código, Seleccione la como los desea imprimir y el programa le presenta en una ventana como se ve a continuación los terceros a imprimir (ver imagen 7) Imagen 7 Las opciones de la parte superior las encuentra en el manual de impresión 1.2 tipos de recaudos

7 Esta opción permite registrar los tipos de recaudos que se van a ser objeto de los comprobantes de caja. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 8): Imagen 8 En esta ventana puede visualizar los tipos de recaudos ya creados hasta el momento solo haga clic en el botón buscar de la ventana que ahí abre. Si necesita visualizar un tipo de recaudo en particular, digite cualquiera de los datos que pide en las opciones de búsqueda ya sea código o concepto y una vez hecho esto haga clic en el botón buscar. Nuevo Para crear un nuevo tipo de recaudo solo haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 9)

8 Imagen 9 En esta ventana ingrese los datos correspondientes como lo son código cual será el código consecutivo del último tipo de recaudo creado, el concepto y el valor del recaudo. Seleccione haciendo clic si afecta o no la causación contable, si ha seleccionado que si afecta digite las cuentas debito y crédito, o las puede seleccionar dando clic en el botón de los 3 puntos que se encuentran al lado de cada caja de texto de las cuentas tanto debito y crédito y el programa abre una ventana donde puede buscar las cuentas como se ve a continuación (ver imagen 10):

9 Imagen 10 En esta ventana puede buscarla cuenta correcta digitando cualquiera de las opciones para la búsqueda de la cuenta y haga clic en el botón buscar para que el programa le presente la cuenta que necesita para la causación contable, seleccione la cuenta y haga clic en el botón seleccionar para seguir con la creación del nuevo tipo de recaudo. Movimiento recaudo haga clic en esta pestaña y el programa le presenta una ventana como esta (ver imagen 11)

10 Imagen 11 En esta ventana seleccione el recurso desplegando la pestaña y la cuenta del presupuesto de la misma manera como se hizo con las cuentas debito y crédito y siga con ingresando los datos en la siguiente pestaña. Recaudo en ventana (ver imagen 12) esta pestaña abre la siguiente

11 Imagen 12 Seleccione en donde ira el recaudo si a caja o a bancos y una seleccionado solo haga clic en el botón aceptar para guardar los datos. Modificar Para modificar un dato de un tipo de recaudo, selecciónelo y haga clic en el botón modificar de la barra de herramientas y el programa le presenta una venta donde podrá modificar los datos que necesite. Eliminar Para eliminar un tipo de recaudo selecciónelo y haga clic en el botón modificar de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana de confirmación en la cual debe dar clic en la opción si para eliminar el tipo de recaudo. Imprimir Para imprimir un reporte de los tipos de recaudos creados hasta la fecha haga clic en el botón imprimir de la barra de herramientas paraqué el programa le permita visualizar el reporte a imprimir como se ve a continuación (ver imagen 13)

12 Imagen 13 Las opciones de la parte superior las encuentra en el manual de impresión 2. MOVIMIENTOS 2.1. Recibo de caja Esta opción permite crear los recibos de caja para los registros contables. Esta opción abre una ventana como se ve a continuación (ver imagen 14) Imagen 14

13 Para buscar un recibo de caja ya creado, haga clic en la opción buscar de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 15) Imagen 15 En esta ventana usted pude buscar el recibo de caja creado por medio de las opciones de búsqueda que ahí se observa, digite cualquiera de los datos que requiere como lo es número de recibo, CC, tercero, o fecha de creación del recibo y una vez haya digitado cualquiera de los datos haga clic en el botón buscar para que el programa realice la búsqueda. Una vez se haya localizado el recibo de caja que necesite selecciónelo ya haga clic en el botón seleccionar para que el programa le presente en otra ventana los datos del recibo que busca. (ver imagen 16)

14 Imagen 16 En esta ventana el programa le presenta todos los datos respectivos al recibo solicitado. Nuevo Para crear un nuevo recibo de caja haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 17) Imagen 17 Para la creación del nuevo recibo de caja digite la fecha del recibo la cual no puede ser superior a la actual, digite el número de identificación del tercero al cual se le va a

15 generar el recibo y si no lo recuerda haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra enseguida de la caja de texto de identificación y el programa le presenta una ventana donde podrá buscar le tercero digitando una de las opciones de búsqueda (ver imagen 18) Imagen 18 En esta ventana puede buscar le tercero al cual se le va a generar el recibo de caja y una vez lo localice haga clic en el botón seleccionar para seguir con la generación del recibo. Una vez haya digitado todos los datos digite de igual manera el detalle y en las casillas del código ira el código del concepto el cual lo puede digitar si lo sabe o lo puede buscar dando clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la caja de texto del código seleccione el concepto por el cual se hará el recibo y puede seguir con los demás datos como cantidad, y una ve diligenciados todos los datos haga clic en el botón guardar de la barra de herramientas. Para generar el recibo. (ver imagen 19)

16 Imagen 19 Imprimir Para imprimir un recibo de caja haga clic en la opción imprimir de la barra de herramientas y el programa le presenta varias opciones para la impresión del recibo. Seleccione una de las opciones y el programa le presenta en una ventana la el recibo previo a la impresión. (Ver imagen 20)

17 Imagen 20 Las opciones de la parte superior las encuentra en el manual de impresión 3. REPORTES 3.1 Recibo de caja Esta opción permite generar un reporte de los recibos de caja creados hasta el momento. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 21):

18 Imagen 21 Esta venta tiene diferentes opciones para la impresión de los recibos de caja, en la opción recibo de caja le permite imprimir los recibos de caja por fecha o numero de recibo solo debe digitar cualquiera de los datos que ahí le solicita y haga clic en el botón aceptar. Concepto esta opción le permite generar el reporte de los recibos de caja únicamente por los conceptos que seleccione y luego de esto haga clic en el botón aceptar para generar el reporte (ver imagen 22) Imagen22

19 Contribuyente esta opción permite imprimir un reporte únicamente de los recibos de caja que se le a generado a un tercero en particular. Solo selecciónelo y haga clic en el botón aceptar para generar el reporte por contribuyente (ver imagen 23) Imagen 23 Una vez hay seleccionado como desea imprimir o visualizar los recibos de caja el programa le presenta en una ventana posterior lo que eligió imprimir (ve imagen 24) Imagen 24

20 3.2 Movimiento contable Esta opción permite generar los reportes de los movimientos que contables que se han realizado. Esta opción abre una ventana como se ve a continuación (ver imagen 25). Imagen 25 Esta ventana presenta varias opciones para la impresión del reporte En la pestaña movimiento le permite imprimir por número de ingreso o por rango de fecha, solo seleccione como la opción apropiada y haga clic en aceptar. Cuenta debito está opción le permite realizar la siguiente impresión (ver imagen 26)

21 Imagen 26 Esta opción permite imprimir el reporte por el código de la cuenta contable debito, solo digite el numero de la cuenta contable la cual necesita el reporte y haga clic en el botón aceptar. En caso de no sabes con exactitud el nuero de la cuenta contable, solo haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la aja de texto para buscar la cuenta contable y una vez seleccionada la cuenta haga clic en el botón aceptar. Cuenta crédito está opción le permite realizar la siguiente impresión (ver imagen 27) Imagen 27

22 Esta opción permite imprimir el reporte por el código de la cuenta contable crédito, solo digite el número de la cuenta contable la cual necesita el reporte y haga clic en el botón aceptar. En caso de no sabes con exactitud el nuero de la cuenta contable, solo haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la aja de texto para buscar la cuenta contable y una vez seleccionada la cuenta haga clic en el botón aceptar para la impresión del reporte (ver imagen 28). 3.3 Movimiento presupuestal Imagen 28 Esta opción permite imprimir un reporte de acuerdo al movimiento presupuestal realizado en un periodo en un periodo. Esta opción abre una ventana como se ve a continuación (ver imagen 29)

23 Imagen 29 Esta ventana contiene diferentes opciones de impresión. La opción movimiento como se ve en la imagen (ver imagen 29) permite imprimir un reporte por rango de ingresos o por rango de fecha solo digite la opción adecuada y haga clic en la opción aceptar. Cuenta presupuestal, esta opción permite imprimir un reporte por rango de cuenta presupuestal y abre una ventana como se ve a continuación (ver imagen 30) Imagen 30 Para imprimir un reporte por rango de cuenta de presupuestal, solo debe selecciona la opción cuenta presupuestal y digite el código de la cuenta, en caso de no recordarlo haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho y seleccione la cuenta

24 correcta y haga clic en el botón aceptar para generar un reporte como se ve a continuación (ver imagen 31) Imagen HERRAMIENTAS 4.1 modificar datos de usuario Esta opción le permite al usuario cambiar la contraseña. (Ver imagen 32) Imagen 32

25 Cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. 4.2 recibo de caja anular Esta opción permite anular los recibos de caja realizados con anterioridad, solo hag clic en la opción recibo de caja anular y el programa le presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 33) Imagen 33 Ingrese el numero del recibo que necesita anular y digite el detalle de la anulación (porque lo desea anular) y haga clic en el botón aceptar para realizar la anulación. 4.3 generales Esta opción permite ingresar el número de recibo en el que desea empezar (ver imagen 34)

26 Imagen reconectar Cuando falla la conexión de red o se desconecta del servidor esta opción permite volver a conectarse a la red o servidor.