MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS LEY y DL 211 APERTURA Y CONTROL DE CAJA CHICA Y FONDOS A RENDIR

Transcripción

1 APERTURA Y CONTROL DE CAJA CHICA Y FONDOS A RENDIR VERSIÓN /07/ OBJETIVO APERTURA Y CONTROL DE CAJA CHICA Y FONDOS A RENDIR El objetivo de este procedimiento es asegurar el buen uso y el control en el manejo de dineros de Caja Chica y Fondos a Rendir y en los casos de solicitud y rendición de fondos. Este procedimiento está alineado con el Código de Conducta de Empresas CODELPA, y da cumplimiento a las obligaciones legales de la empresa. 2. ALCANCE El presente procedimiento debe aplicarse para el manejo de cualquier Caja Chica y Fondos a Rendir de las empresas del grupo CODELPA. 3. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento la actualización de este procedimiento. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas: a) Implementar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las áreas donde hay Caja Chica o se generen Fondos a Rendir. b) Autorizar la apertura de una Caja Chica en las áreas que lo soliciten, toda vez que el requerimiento esté ajustado a justificación y necesidad. c) Instruir el cierre de Caja Chica cuando se detecte alguna irregularidad. Es responsabilidad de la Sub-Gerencia de Contabilidad: a) Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente Procedimiento. b) En caso de objeciones en la rendición se deberá informar a Auditoría Interna. c) Generar las solicitudes de egreso. Es responsabilidad de la Sub-Gerencia de Auditoría Interna: a) Responsable de revisar el cumplimiento de este procedimiento y realizar arqueos de Caja Chica. b) Revisión de gastos que cumplan con los procedimientos y legalidades vigentes. EDUARDO BENAVIDES I. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ALEJANDRO GEVERT D. GERENTE GENERAL Preparado por Revisado por Aprobado por Página 1 de 13

2 Es responsabilidad de todos los funcionarios que reciban fondos de Caja Chica para realizar el pago de bienes y/o servicios, rendir cuenta al Responsable de la Caja Chica, presentando la documentación de respaldo pertinente, en un plazo máximo de 48 horas hábiles posteriores a la recepción de los fondos. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1. Código de Conducta 4.2. Procedimiento de denuncias, investigación y sanciones 5. DEFINICIONES 5.1. CAJA CHICA: Fondo asignado a determinadas áreas de las empresas, que tiene como objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles y/o urgentes que no pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones de bienes y servicios GASTOS PERMITIDOS CAJA CHICA: Referido a los siguientes ítems: a) Útiles de oficina y escritorio. b) Útiles y utensilios de aseo. c) Pagos de servicios básicos, teléfono, gas, etc. d) Reparaciones menores. e) Gastos relacionados con vehículos, estacionamientos, lavado, bencina (Sólo para Servicios Generales). f) Otros definidos específicamente para cada Caja Chica GASTOS PROHIBIDOS CAJA CHICA: No podrá utilizarse para gastos que sean previsibles y que no tengan carácter de urgente, ni aquellos que individualmente tengan un monto superior a $ (IVA incluido), con excepción de aquellos gastos que por la naturaleza de la urgencia, cuenten con la autorización expresa del gerente del área. Dentro de los gastos prohibidos se encuentran: a) Gastos personales de funcionarios de cualquier empresa del grupo CODELPA. b) Servicios periódicos y otras adquisiciones de uso regular y continuo que pueden ser adquiridos centralizadamente. c) Impuestos y pagos municipales. d) Multas, a excepción de aquellas que cuenten con la autorización expresa del gerente del área. e) Bienes de consumo comestible y bebestible, a excepción de aquellas que cuenten con la autorización expresa del Gerente del área. f) Apertura de cuentas corrientes, de ahorro o inversiones financieras. g) Cambio de cheques personales o de terceros. h) Otorgamiento de préstamos personales o anticipos de sueldos y /o viáticos i) Pasajes y gastos de representación. j) Compra de gasolina o mantenimiento para vehículos. k) Pago de cursos, seminarios o capacitaciones. l) Regalos, premios donaciones o canjes. Página 2 de 13

3 m) Publicaciones y otros pagos publicitarios. n) Pagos de cuentas personales MONTO MÁXIMO ASIGNABLE A CAJA CHICA: Se define este monto en $ MONTO MÁXIMO DE CADA COMPRA POR CAJA CHICA: No podrán efectuarse compras que individualmente superen un monto de $ Para compras que superen el 40% del total del monto asignado deberán solicitar autorización al Gerente o Sub-Gerente del área FONDO A RENDIR: Fondo asignado a un empleado por única vez, que tiene como objetivo cubrir gastos por alguna tarea requerida por la empresa (principalmente viajes, movilización y otros gastos relacionados) DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO: Toda documentación que sustentan las operaciones, tanto internas (Solicitud de Fondos, Formulario de Rendición de Gastos, etc.) como las realizadas con terceros (Boletas, facturas, recibos, etc.) PLAZOS: Las rendiciones de Fondo a Rendir se deben realizar como máximo, a los 10 días de haber realizado el gasto. Si no se ha realizado la rendición, desde Contabilidad enviarán un recordatorio con copia a la Gerencia. La relevancia de estos plazos radica en que si se realizan con plazos excesivos, se pierde el IVA de las facturas, o se puede generar gastos rechazados si pasan a otro periodo tributario (35% de mayor gasto) GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: Los gastos que la Compañía permite reembolsar y que son efectuados por el empleados, como por ejemplo: bencina, peajes, alimentación u otro gasto justificado por viaje de negocios, debe ser rendido con sus respaldos correspondientes en el "Formulario de Rendición de Gastos", y una vez autorizado deberá ser enviado a la Subgerencia de Contabilidad para registro y reembolso. Queda prohibido rendir este tipo de gastos por Caja Chica. 6. OPERACIÓN Se adjunta el siguiente contenido: A. Apertura de Caja Chica. B. Solicitud de Fondo a Rendir. C. Funciones del Responsable de Caja Chica D. Rendición y Reposición de Caja Chica E. Rendición Fondo a Rendir. F. Cierre de Caja Chica G. Solicitud de Fondo a Rendir Página 3 de 13

4 A. APERTURA DE CAJA CHICA Actividades Responsables Documentos relacionados 1a 2a INICIO Solicitud de apertura de Caja Chica, indicando: a. Justificación del requerimiento b. Datos del responsable de la caja chica c. Declaración de conocimiento de normas y sanciones asociadas d. Autorización de descuento en caso de no rendición en los plazos establecidos. 1. Gerente o Sub-Gerente de área 1a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos SI 3 NO 4 2. Evaluación de la Solicitud de Fondos 3. Es aprobada la solicitud? 2. Gerente de Administración y Finanzas y Gerente Corporativo 3. Gerente de Administración y Finanzas 2a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos 5a 5 4. No, no es aprobada la Solicitud. Se informa a solicitante. FIN. 4. Gerente de Administración y Finanzas Si, se aprueba solicitud. Envía autorización por escrito indicando Vigencia y Monto máximo a Sub-Gerencia de Contabilidad, con copia al Sub-Gerente del área solicitante y al Oficial de Cumplimiento. 6. Genera egreso con el monto autorizado a nombre del responsable de la Caja Chica 5. Gerente de Administración y Finanzas 6. Sub-Gerente de Contabilidad 5a) Memo de Autorización FIN 7. Firma recepción del dinero asignado. 7. Responsable de Caja Chica Página 4 de 13

5 B. SOLICITUD DE FONDO A RENDIR Actividades Responsables Documentos relacionados 1a 2a INICIO Solicitud de Fondo a Rendir, indicando: a. Justificación del requerimiento b. Datos del solicitante c. Declaración de conocimiento de normas y sanciones asociadas d. Autorización de descuento en caso de no rendición en los plazos establecidos. 1. Gerente o Sub-Gerente de área 1a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos SI 3 NO 4 2. Evaluación de la Solicitud de Fondos 3. Es aprobada la solicitud? 2. Gerente Corporativo 3. Gerente Corporativo 2a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos 5 4. No, no es aprobada la Solicitud. Se informa a solicitante. FIN. 4. Gerente Corporativo 6 5. Si, se aprueba solicitud. Formulario ya aprobado se envía a Sub-Gerencia de Contabilidad. 5. Gerente Corporativo 7 6. Genera egreso con el monto autorizado a nombre del solicitante del Fondo a Rendir 6. Sub-Gerente de Contabilidad FIN 7. Firma recepción del dinero asignado. 7. Contabilidad Página 5 de 13

6 C. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE CAJA CHICA FUNCIONES Verificación del Proceso Egreso de Caja Chica Utilización de Fondos Arqueo de Caja Chica Rendición de Caja Chica Reposición de Caja Chica DESCRIPCIÓN Verificar que el trámite y documentación de respaldo cumplan con lo establecido en este procedimiento, previo al pago de cualquier transacción. Cuando el Responsable de la Caja Chica deba efectuar un desembolso en efectivo para que otro funcionario del área efectúe el pago de los bienes y/o servicios, deberá respaldar obligatoriamente esta operación con un Recibo Provisorio de Egreso de Caja Chica. Dicho recibo debe contener la siguiente información: a) Número de recibo (Folio). b) Identificación del área. c) Nombre y RUT del solicitante. d) Fecha de desembolso. e) Monto del desembolso en letras y números. f) Destino de los fondos. g) Firma del responsable de la Caja Chica que autoriza el egreso. h) Firma del que recibe los fondos. a) Por toda compra o servicio efectuado debe exigir el correspondiente comprobante de respaldo. b) Toda compra debe ser realizada a nombre de la empresa del grupo CODELPA donde está asignada la Caja Chica con especificación del área. En ningún caso el comprobante podrá estar emitido a nombre de terceras personas. c) El original del comprobante debe llevar leyenda de pagado y fecha. d) El monto total facturado debe ser expresado obligatoriamente en moneda nacional, en números y letras (este último requisito no resulta aplicable a boletas). e) El comprobante debe contener la descripción del artículo o servicio y el precio unitario. No se reconocerán aquellos que tengan la descripción de varios, excepto que estén acompañados por detalle adjunto de bienes o servicios. En este caso la factura debe referenciar al adjunto. Mantener al día y en forma ordenada, todos los registros del movimiento financiero, la documentación de respaldo de los gastos realizados y el saldo disponible, en previsión de los arqueos de caja que se pudieran realizar en forma programada o sorpresiva. En el caso de que el responsable de Caja Chica reciba los fondos en su cuenta corriente personal, los deberá retirar del Banco para mantenerlos guardados en una Caja de Seguridad, a fin de que puedan ser auditados en cualquier momento. Debe rendir cuenta de los gastos realizados, mediante el registro RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos : a) Cuando se tramite la reposición de fondos de Caja Chica. b) Cuando se reemplace al Responsable de la Caja Chica. c) Anualmente, para el cierre del ejercicio de la gestión. d) Cuando deje de trabajar en la Empresa. Una vez que se ha utilizado por lo menos el 50% del monto autorizado para el funcionamiento de la Caja Chica, el responsable deberá efectuar la rendición de cuentas de los gastos de la misma y solicitar la reposición de los recursos utilizados, mediante la confección del registro RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos firmado por el respectivo Jefe y Gerente Corporativo. En tanto se tramite la reposición, se podrá seguir utilizando el remanente de fondos no consumidos. Página 6 de 13

7 D. RENDICIÓN Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Actividades Responsables Documentos relacionados INICIO 1a 1 1. Enviar rendición de Caja Chica a Sub-Gerencia de Contabilidad, previa revisión y autorización del Gerente Corporativo. 1. Responsable Caja Chica 1a) RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos 2a 2 4b 4a 2. Se evalúa la Rendición de Caja Chica. 2. Sub-Gerente de Contabilidad 2a) RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos 3 NO 4 3. Es aprobada la Rendición presentada? 3. Sub-Gerente de Contabilidad 5a SI 5 4. No, existen observaciones a la Rendición. Se genera la Solicitud de Egreso para el monto parcial de la Rendición a nombre del Responsable de la Caja Chica, emitiendo un informe de observaciones y monto rechazado. 4. Sub-Gerente de Contabilidad 4a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos 4b) Informe de Observaciones 6a 6 7b 7a 5. Si, se aprueba Rendición. Se genera Solicitud de Egreso para el monto total de la Rendición a nombre del Responsable de Caja Chica. 5. Sub-Gerente de Contabilidad 5a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos 7 6. Firma recepción del dinero asignado. 6. Responsable de Caja Chica 6a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos FIN 7. Firma recepción del dinero asignado. Se define un plazo de 10 días hábiles para corregir las observaciones indicadas e informar al Sub-Gerente de Contabilidad. 7. Responsable de Caja Chica 7a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos 7b) Informe de Observaciones Página 7 de 13

8 E. RENDICIÓN DE FONDO A RENDIR Actividades Responsables Documentos relacionados INICIO 1a 1 1. Enviar rendición de Fondo a Rendir a Sub-Gerencia de Contabilidad, previa revisión y autorización del Gerente Corporativo. 1. Responsable Fondo a Rendir 1a) RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos 2a 2 4b 4a 2. Se evalúa la Rendición 2. Sub-Gerente de Contabilidad 2a) RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos 3 NO 4 3. Es aprobada la Rendición presentada? 3. Sub-Gerente de Contabilidad 5a SI 5 4. No, existen observaciones a la Rendición. Se genera el Informe de Observaciones enviándolo al Gerente Corporativo y copia a Contralor. 4. Sub-Gerente de Contabilidad 4a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos 4b) Informe de Observaciones FIN 5. Si, se aprueba Rendición. Se contabiliza el gasto. 5. Sub-Gerente de Contabilidad 5a) RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos Página 8 de 13

9 a) Se declara el Fondo a Rendir utilizando el registro RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos. b) La rendición debe ser oportuna y no exceder a 30 días de entregados los fondos. c) Se solicita V B del Jefe directo y del Gerente Corporativo, el cual debe revisar que los gastos rendidos sean aceptados. d) Se entrega registro a la Subgerencia de Contabilidad. e) Si existe saldo a devolver, se deberá realizar vía transferencia o depósito bancario a la cuenta de la Empresa o entrega en alguna caja de la Empresa. Dicho comprobante debe ser incluido en la rendición, ya que no se debe entregar efectivo en las rendiciones. f) Si existe saldo a favor del declarante, La Subgerencia de Contabilidad genera solicitud de egreso para devolver fondos. g) Tesorería genera el egreso (cheque o transferencia). F. CIERRE DE CAJA CHICA El cierre de Caja Chica se da en las siguientes situaciones: FUNCIONES Cierre Anual por fin del ejercicio Cierre por cambio de Responsable de Caja Chica Cierre por instrucción de Gerencia DESCRIPCIÓN Todas las Cajas Chicas deberán hacer cierre anualmente con la consiguiente rendición de fondos y devolución de saldos en la fecha que defina la Gerencia de Administración y Finanzas. Posterior a esto, se debe solicitar la apertura de una nueva Caja Chica de acuerdo al procedimiento señalado en Diagrama de Flujo A, la cual sólo podrá ser autorizada una vez que la rendición y devolución hayan sido realizadas satisfactoriamente. La Caja Chica que requiera un cambio de responsable deberá ser cerrada con la consiguiente rendición y devolución de saldos, para posteriormente solicitar la apertura de una nueva Caja Chica de acuerdo al procedimiento señalado en el Diagrama de Flujo A, la cual sólo podrá ser autorizada una vez que la rendición y devolución hayan sido realizadas satisfactoriamente. El cierre de cualquier Caja Chica podrá ser instruido por el Gerente General o por el Gerente de Administración y Finanzas cuando: a) El Gerente o Sub-Gerente del área solicite formalmente su cierre. b) Recomendación de la Sub-Gerencia de Contabilidad. c) Recomendación de la Sub-Gerencia de Auditoría Interna d) Los arqueos demuestren indicios de un manejo inapropiado. e) Existan informes desfavorables de Contabilidad o del Oficial de Cumplimiento. Cuando existan indicios de manejo inapropiado, el Gerente de Administración y Finanzas, el Sub- Gerente de Contabilidad o el Sub Gerente de Auditoría Interna, deberán informar al Oficial de Cumplimiento para iniciar el proceso de investigación, de acuerdo al procedimiento de Denuncias, Investigación y Sanciones del Grupo de Empresas CODELPA. Página 9 de 13

10 H. SOLICITUD DE FONDO A RENDIR a) El solicitante completa registro RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos b) El solicitante envía por el registro RC-MDP-04/01 Solicitud de Fondos al Gerente Corporativo del área correspondiente para su VºBº c) El Gerente Corporativo envía el registro en original al Supervisor de Contabilidad que corresponda, según: - Ceresita y Chilcorrofin: Miguel Lagos - Pinturas Soquina y Codelpa Chile S.A.: María Lagos - Diproima y SIPA: Yocelin Peñaloza La aprobación vía del fondo a rendir sólo será cursada en casos de extrema urgencia, en los cuales no sea posible aplicar el procedimiento descrito anteriormente. d) Contabilidad verificará que el solicitante no mantenga deudas de anteriores fondos a rendir. Si los hay, aunque exista aprobación del Gerente Corporativo, no se cursarán los fondos solicitados. e) El rechazo de la solicitud es informada por Contabilidad al solicitante vía . Si está todo en regla se cursa el Fondo. f) Tesorería genera el egreso (cheque o transferencia bancaria). 7. REGISTROS DE CALIDAD 7.1. RC-MPD-04/01 Solicitud de Fondos 7.2. RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos 8. ANEXOS 8.1. RC-MPD-04/01 Solicitud de Fondos 8.2. RC-MPD-04/02 Rendición de Gastos 9. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Modificación Modificada Descripción del Cambio 24/06/ Elaboración inicial 24/10/ Incorporación de procedimiento Fondos a Rendir. Punto B, E y F. Fusión de registros de caja chica y fondos a rendir 12/02/ Modificación en las definiciones punto n 5. Modificación en el método de reposición del fondo a rendir y caja chica. (de cheque a depósito en cta. cte.) Modificación en el punto n 6 forma de en entrega de documentos. 22/04/ Se agrega punto 5.9 Gastos pagados por el Usuario y posterior reembolso. 01/07/ Modificación Nombres: Gerente General Página 10 de 13

11 ANEXO A Solicitud de Fondos Página 11 de 13

12 ANEXO B Rendición de Gastos Página 12 de 13

13 RENDICIÓN DE GASTOS RC-MPD-04/02 Caja chica Fondo a Rendir EMPRESA CERESITA CHILCORROFIN SIPA CODELPA FORMA DE PAGO CHEQUE EFECTIVO DEPÓSITO (DETALLE) NOMBRE BENEFICIARIO RUT BENEFICIARIO FECHA RENDICIÓN BANCO N DE CUENTA TIPO DE CUENTA TIPO MONEDA NACIONAL EXTRANJERA DETALLE DE GASTOS FECHA CENTRO COSTO SUBCUENTA N DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DEL GASTO VALOR TOTAL GASTOS $ 0 RESUMEN RENDICIÓN ANTICIPO TOTAL DE GASTOS SALDO FAVOR /CONTRA EMPRESA MONTO - = 0 0 V B BENEFICIARIO V B JEFATURA/SUBGERENCIA V B GERENCIA CORPORATIVA RC-MDP-04/02; versión 1.1; 24/10/2013 Página 13 de 13