Código 131/ Política de Viajes. Revisión 00 Copia N

Transcripción

1 Código 131/ Política de Viajes Revisión 00 Copia N

2 1- ASPECTOS GENERALES La presente política tiene como objetivo principal, definir los criterios con los cuales los colaboradores del Holding Bureau Veritas deben efectuar sus viajes por razones de negocios y en representación de la Compañía. Esto considera, los límites máximos de gastos que la Compañía cubrirá, siendo de cargo de cada colaborador el exceso que se produzca. Cada empleado y ejecutivo de las empresas que componen el Holding es responsable del cumplimiento de la Política de Viajes, como también del cumplimiento del presupuesto asignado a su respectivo centro de costo. Asimismo, los Gerentes de cada área y/o División son responsables de comunicar efectivamente esta Política a sus equipos de trabajo, junto con asegurarse el fiel cumplimiento de ella. Esta Política ha sido diseñada para asegurar que se cumplan con los controles financieros adecuados y establecidos por la empresa, y proporcionar un proceso más eficiente para todos. Los viajes que contemplen el uso de transporte aéreo nacional e internacional, estadías en hoteles nacionales e internacionales, traslados y arriendo de vehículos, solo podrán ser solicitados y autorizados a través del sistema que Bureau Veritas disponga para ello al instante de realizar la solicitud, con la debida anticipación y con el fin de obtener el mejor precio. Todos los gastos en que se incurran deben ser auditables y transparentes, debiendo siempre haber una razón de negocio para ellos. Los viajes se realizarán exclusivamente con los proveedores definidos por el Área de Compras, sin excepción. 2- OBJETIVOS DE LA POLÍTICA - Lineamiento completo de la organización a las políticas establecidas. - Eficiencia y planificación en el uso de los recursos de la Compañía. - Equilibrio entre eficiencia, comodidad y productividad de los colaboradores. - Control y optimización de costos.

3 3- MODO DE OPERACIÓN - La planificación de los viajes debe solicitarse a través del sistema de viajes on line dispuesto por la Compañía y con la anticipación de compra definida por la Empresa según el siguiente detalle: Aprobación automática para viajes nacionales si la anticipación es igual o superior a 12 días. Menor a 12 días para viajes nacionales -> Aprobación del Gerente de la Unidad de Negocios. Aprobación automática para viajes internacionales, si la anticipación es igual o superior a 30 días. Menor a 30 días para viajes internacionales -> Aprobación del Gerente de la Unidad de Negocios. En ambos casos, la tarifa no debe exceder el 20% de la alternativa más económica cotizada *Más detalles en Pág. 3, Nº 5. - Las solicitudes se deben canalizar a través del coordinador designado para cada área. En caso de algún inconveniente y/o consulta puede contactar al Coordinador de Viajes (área de compras). Los usuarios designados pueden acceder directamente al sistema de reservas mediante un usuario y clave que se le asignará y gestionará a través del Coordinador de Viajes. - Todas las reservas se realizarán a través de la plataforma on line de Viajes, definido y dado a conocer por el área de Compras. Esta herramienta permitirá llevar un control de los viajes, solicitantes, aprobadores y por ende del gasto. - En cada solicitud se debe especificar los servicios requeridos (ticket y hotel); Nombre de la empresa por la cual realizará la solicitud y/o emisión (Bureau Veritas Chile, Bureau Veritas Certification, Bureau Veritas Capacitación, Cesmec, ECA e Inspectorate), Nº de Solicitud de Compra y Nº de Centro de Costo.

4 4- EMERGENCIAS Se considera emergencia a todo viaje que se realice el mismo día o al día siguiente en que se realice la solicitud, siempre y cuando, sea fuera del horario hábil (08:30 hrs a 18:00 hrs). - Procedimiento: El primer paso es contactar al servicio de Emergencias de la agencia de viajes en convenio definido por la Empresa. - Toda solicitud debe ser formalizada vía al correo detallado a continuación, con copia a su Jefe Directo, Gerente de la BU y al Coordinador de Viajes de la Compañía, indicando por qué empresa se facturará (Cesmec, BV Chile, BV Certification, etc) y el número de centro de costo. En el período en que se encuentre cerrado el Portal, el Gerente de la BU deberá autorizar el cargo directo. De lo contrario el usuario deberá enviar de forma inmediata, el Nº de Solicitud el primer día hábil de realizado el requerimiento. Nº Celular: (56-9) emergencias@mundotour.cl 5- CONSIDERACIONES DE LA POLÍTICA a. Excepciones - Por Política de la Compañía se debe emitir la tarifa más económica disponible de acuerdo con las fechas y horarios indicados. - A modo de excepción, pueden emitirse reservas con un margen superior de un 20% adicional a la tarifa más económica cotizada, sin la necesidad de una aprobación adicional. Ejemplo: o Santiago/Concepción/Santiago vía Sky $ o Santiago/Concepción/Santiago vía Latam $ > Opción seleccionada, no requiere de VºBº adicional. - Todas las excepciones a esta política deben ser autorizadas por el Gerente de la Unidad de Negocios.

5 b. Cambios de fechas o No Uso de Pasajes Aéreos Si debido a razones de fuerza mayor, tales como licencias médicas, fallecimientos o por necesidades comerciales de la empresa (por ej. cambios en la agenda de reuniones) es necesario cancelar y/o modificar un ticket aéreo, deberá contar con la justificación correspondiente, y a su vez notificar de inmediato al Coordinador de Viajes de la Compañía en horario hábil, y fuera del horario de trabajo con el servicio de Emergencias de la agencia de viajes. En casos de licencias médicas y/o fallecimiento de algún familiar directo, corresponde que la Empresa se haga cargo de los costos involucrados en la perdida y/o modificaciones del o los tickets aéreos y alojamiento, lo cual será corroborado con el área de Recursos Humanos. En ninguna circunstancia la Empresa se hará cargo de los costos por cambios y o pérdidas de vuelos por motivos personales. Este costo será asumido por el pasajero y deberá ser pagado directamente a la agencia de viajes por intermedio del Coordinador de Viajes de la Compañía. c. Vacaciones (emisiones grupales turnos rotativos a terreno) Vacaciones y días compensados deberán contar con la debida planificación y considerar los pasajes ya emitidos, con el fin de no incurrir en gastos adicionales por cambios de fechas y/o cancelaciones de vuelos. Será responsabilidad de la Jefatura correspondiente aprobar las vacaciones o días compensatorios, verificando antes esta información con el Coordinador de Viajes. d. Programa de Kilometraje de Pasajero Frecuente Los viajeros podrán hacer uso de los beneficios del Programa de Pasajero Frecuente abonados a su cuenta personal durante sus viajes de negocios siempre y cuando el vuelo se encuentre dentro de la política descrita anteriormente. Queda estrictamente prohibido comprar pasajes más caros o escoger aerolíneas no autorizadas o una ruta no directa a fin de acumular créditos de kilometraje o millas adicionales. e. Viajes Internacionales Todos los vuelos directos que tengan una duración superior a 6 horas, sin interrupción, será emitido en cabina Ejecutiva y en la tarifa más económica disponible. f. Responsabilidad de los Aprobadores Será responsabilidad de cada Aprobador designado, autorizar las solicitudes en un plazo máximo de 4 horas, o bien derivar el requerimiento a quien lo subrogue. El Aprobador tendrá que designar a una persona que pueda autorizar en su ausencia con al menos 48 hrs de anticipación al Coordinador de Viajes.

6 6- Arriendo de Vehículos SPOT a. Procedimiento: Todos los arriendos inferiores a 30 días deberán ser solicitados al Coordinador de Viajes de la empresa. Todos los arriendos superiores a 30 días deberán ser solicitados al área de Flota de la empresa. El arriendo de auto deberá ser en la categoría de menor costo disponible, teniendo en cuenta la ruta y considerando como regla general solo modelos city car y/o sedán básico, salvo excepciones en las que se amerite un vehículo standard minero (siempre y cuando se ingrese a la mina) o por seguridad en regiones extremas del país. Los vehículos deberán ser entregados con el estanque full combustible en su máxima capacidad, de la misma forma que lo entrega el Rent a Car. Se prohíbe estrictamente la modalidad de entrega y retiro en otro lugar que no sea una sucursal del rent a car o aeropuerto, salvo excepciones autorizadas por el Gerente General. Todo vehículo en arriendo Spot o Leasing debe ser autorizado por el Gerente General (o quien lo subrogue). Es responsabilidad de cada Solicitante gestionar e informar las razones del arriendo al Gerente General y reenviar la aprobación al Coordinador de Viajes. 7- RESPONSABILIDADES DE CADA NIVEL: a. Solicitante autorizado por Área: Mantener informados a los pasajeros sobre los aspectos relativos al viaje como por ejemplo itinerarios, línea aérea, lugares de alojamiento y traslados. b. Aprobador: Autorizar o rechazar la compra en los tiempos establecidos por la Política de Viajes. La no aprobación o rechazo en los tiempos establecidos dará lugar a una nueva cotización del servicio, siendo el autorizador el responsable de la diferencia que pudiese producirse. c. Coordinador de Viajes: Gestionar y validar que se lleven a cabo todos los servicios solicitados a la agencia de viajes, respetando lo estipulado en la Política de la Compañía. d. Agencia de Viajes: Velar por el cumplimiento de la política de gastos en viajes estipulados por la Empresa.

7 e. Pasajero: Solicitar viajes con la mayor anticipación posible y mantener su documentación al día y con una vigencia mínima de 6 meses. 8- HOTELES Y OTROS GASTOS DE VIAJE A. CHECK-IN/OUT El check in en los hoteles es a las 15:00 horas, y el check out es a las 12:00 hrs. En aquellos casos en los cuales está programado retirarse fuera de los horarios indicados, es importante informarlo previamente al Coordinador de Viajes. B. FULL CREDIT El Full credit (almuerzo, cena, servibar, lavandería, etc) está estrictamente prohibido. Toda excepción debe ser autorizada por el Gerente General. C. CANCELACIÓN DE RESERVAS Será de responsabilidad de cada viajero o usuario Solicitante informar las cancelaciones de reservas con una anticipación mínima de 24 horas (1 día hábil) o en casos específicos el hotel podría requerir días adicionales por corresponder a fechas de temporada alta. La empresa no se hará cargo de pagos por No show (no presentación del pasajero en el hotel previamente confirmado). D. GASTOS NO CUBIERTOS No se reembolsarán gastos que no estén indicados explícitamente como cubiertos dentro de la Política de Viajes de la Compañía. No están cubiertos gastos por servicios hoteleros tales como: o Masajes, peluquería, etc. o Consumos de frigobar y bebidas alcohólicas, excepto bebestibles de fantasía y agua mineral. o Tour locales. o Compras de artículos de uso personal, útiles de aseo y otros. o Upgrade en pasajes aéreos. o Compra de ropa (salvo extravío de equipaje que sean responsabilidad de la aerolínea). o Farmacias.

8 9- ANEXO 1: COORDINADOR DE VIAJES Coordinadora Correo Electrónico Referencia Priscilla Flores Marathon ANEXO 2: FLOTA (ARRIENDO DE VEHÍCULOS POR MÁS DE 30 DÍAS) Coordinador Correo Electrónico Referencia Cristian Polanco Marathon