Tabla de contenido SVC Ventajas... 3 Como realizar una solicitud en la plataforma SVC Ingreso... 5 Solicitar Servicios...

Transcripción

1 Agosto de 2015

2 Tabla de contenido SVC Ventajas... 3 Como realizar una solicitud en la plataforma SVC Ingreso... 5 Solicitar Servicios... 6 Reserva Aérea... 7 Como utilizar el servicio:... 8 Reserva en Línea... 8 Reserva Hoteles Como utilizar el servicio: Gastos de viaje Como utilizar el servicio: Fin Solicitud Tipos de Aprobación que se pueden parametrizar: Multinivel de aprobación Como utilizar el servicio: Como solicitar un viaje para un Invitado Como utilizar el servicio: Consultar Solicitudes Detalle de la solicitud Aprobación SVC Como aprobar solicitudes desde el módulo de Mis Solicitudes Como aprobar solicitudes desde Correo electrónico SOPORTE ESPECIALIZADO... 24

3 SVC+ (Solución de Viajes Corporativos), SVC+ es una herramienta tecnológica, 100% online, desarrollada por BCD, como mecanismo para la atención de todos los requerimientos de viajes de las corporaciones, simplificando y automatizando el proceso de solicitud, confirmación y aprobación de servicios, reduciendo tiempos y costos, optimizando procesos y minimizando el margen de error. Todo lo anterior con el objeto de optimizar el presupuesto de viajes y garantizar el cumplimiento de la política de viajes de las empresas. Ventajas Parametrización integral de la política de viajes y el flujo de aprobación de cliente, garantizando la aplicación en todos los requerimientos. Servir como único punto de contacto entre cliente y BCD para gestionar cualquier servicio de viajes (aéreo, hotel, gastos de viajes, tramites de documentación, tarjetas de asistencia, etc.) Los viajeros pueden realizar consultas y comparar itinerarios aéreos eligiendo la tarifa más económica según la política aérea. Combinación de aerolíneas en reservas nacionales para obtener mejores tarifas. Aplicación de los convenios corporativos que tenga el cliente celebrados con las aerolíneas. Convergencia online y offline Despliega información de reservas aéreas en tiempo real. Búsqueda garantizada de la mejor tarifa del mercado. Al momento de cotizar en línea, despliegue de información del costo total de tiquetes aéreos, incluyendo todos los impuestos y cargos por parte de la agencia, descontado los beneficios up front que apliquen, permitiendo conocer previamente valores reales de inversión para cada una de las opciones presentadas. Solicitud de reserva de hoteles, de conformidad con las negociaciones realizadas por cliente y que apliquen según el requerimiento. Despliegue restrictivo de hoteles, de acuerdo al nivel de los viajeros. Mapa con la ubicación de los hoteles negociados por ciudad. Al ser un proceso totalmente automático, se reduce al mínimo costos transaccionales. Optimización de los tiempos de gestión para cliente, tanto en solicitud, obtención de respuesta, trámites internos de aprobación y en general en la mejora de los diversos procesos de la gestión de viajes. Módulo de administración: consulta, modificación y control de viajeros, aprobadores, organizadores y campos de información parametrizables. Módulo de consulta de todas las solicitudes según el rol del usuario (viajero, solicitante, aprobador o administrador). Aprobación de solicitudes desde dispositivos móviles. Acceso a la herramienta para usuarios registrados desde cualquier computador o tableta vía internet.

4 Altos niveles de seguridad informática. Manejo de multicompañías. Herramienta en español o inglés, a decisión del usuario. Fácil implementación y entrenamiento de usuarios. Bajos costos de implementación y mantenimiento. Usabilidad. Interfaz amigable.

5 Como realizar una solicitud en la plataforma SVC+ Ingreso 1. Ingrese a nuestro portal 2. Diríjase a la pestaña usuarios que parece en la parte superior izquierda de la pantalla. 3. Ingrese Usuario y Contraseña. 4. De clic en el botón Ingresar. 5. Una vez tenga el acceso, nos mostrará el menú principal SVC+, en el encontrar 3 módulos. Solicitar: Según el rol del usuario pueden auto gestionar reservas u organizar reservas a otros viajeros. Consultar: Revisar el estado de las solicitudes realizadas. Actualizar: Perfil viajero y administración de la SVC.

6 Solicitar Servicios 1. Según la configuración asignada al cliente se puede parametrizar por roles de usuario. Autogestor: opción Nuevo servicio para Mí, los viajeros puedes gestionar sus propios viajes. Organizador de Viaje: Opción Nuevo servicio para otro Viajero, gestionar servicios para otros viajeros. Por ultimo seleccionamos los servicios que se requiere. 2. Debe seleccionar la empresa a la cual se le va a facturar el viaje.

7 Reserva Aérea En esta pestaña se puede gestionar todo tipo de solicitudes aéreas, aplicando directamente las políticas asignada por el cliente. Hay dos formas de solicitar una reserva aérea: Reserva en Línea: son todos aquellos itinerarios que se encuentre en el sistema de distribución global (GDS) como son (Avianca, LAN, Copa, Taca, American Airlines, United, entre otras). En esta opción se pueden realizar búsquedas de itinerario de manera instantánea. NOTA. La SVC+ Informa al usuario cuando un trayecto solicitado no se puede reservar en línea. Para que lo solicite a través de la opción Reserva con BCD Travel Reserva con Agencia: son todos aquellos itinerarios que no se encuentra en el sistema de distribución Global (GDS) como por ejemplo las aerolíneas Satena, Easy Fly, ADA. Esta opción debe ser tramitada por el asesor de viajes, el cual procederá a subir opciones de vuelo disponible según el criterio de búsqueda.

8 Como utilizar el servicio: 1. Seleccionar el que tipo de trayecto desea realizar. Solo Ida Ida y Regreso Multi-Destinos 2. Seleccionar la ciudad de origen y la ciudad de destino. 3. Seleccionar la fecha de salida y hora de salida. 4. Seleccionar la fecha de llegada y hora de salida. Nota: La plataforma le mostrará siempre el resumen de los servicios escogidos parte derecha de su pantalla. Reserva en Línea 1. Muestra el resultado que arroja de la búsqueda es según políticas de viaje por nivel de viajero. 2. Para vuelos nacionales el sistema genera dos pestañas indicando en la primera vuelos de Ida y en la segunda vuelos de regreso, para vuelos internacionales los muestra en una sola grilla el vuelo de ida con el de vuelta.

9 3. Verifique el detalle de la búsqueda. A. Cabina B. Aeropuerto C. Conexión D. Aplica convenio 4. Seleccionar los trayectos de ida y regreso. 5. Verificar en el resumen de los servicios la pestaña de Tiquetes y dar clic en Reservar.

10 6. Verificar el detalle de los itinerarios, los vuelos en Azul son los de ida y los vuelos de regreso se muestran en color Naranja. 7. Si está de acuerdo con el itinerario dar clic en el botón Reservar. 8. El sistema confirmara el servicio de la reserva si fue exitoso como se muestra.

11 Reserva Hoteles El servicio de hoteles se encuentra disponible en la plataforma SVC+ y se puede parametrizar por los siguientes criterios de acuerdo a su categoría de viajero, saldrá un listado de hoteles de acuerdo a la ciudad de destino. Como utilizar el servicio: 1. Utilizar el botón de color verde (Adicionar), para activar el registro de la ciudad de destino según la reserva Aérea. 2. Geolocalización del hotel en la ciudad que se requiera (Street view). 3. Seleccionar el hotel al que deseamos ingresar. 4. Adicionar las fechas de Check In y Check Out. 5. Si requiere de alguna observación en especial, puede adicionar hasta 500 caracteres. 6. Hasta 6 hoteles se adicionan por Solicitud.

12 Gastos de viaje Módulo que se encuentra habilitado para que sea tramitada su solicitud de viáticos, tanto de transportes como de alimentación. Como utilizar el servicio: 1. Seleccionar las fechas en la que se requiere el Gasto de Viaje. 2. Elegir el tipo de servicio, la cantidad y valor por cada uno. 3. Adicionar servicio. 4. Si requiere de alguna observación en especial, puede adicionar hasta 500 caracteres.

13 Fin Solicitud Este es la última pestaña encontraran la información de facturación del cliente, configuración de datos propios y flujo de aprobación. Los datos propios se podrán configurar como los designe el cliente ejemplo: Centro de costos: Información que debe seleccionar el viajero de un listado desplegable al cual será cargara el viaje. 1-Compras Motivo de viaje: Selección del listado desplegable el motivo por el cual se realiza el viaje. 2-Inventario. Tipos de Aprobación que se pueden parametrizar: Aprobación por Dato Propio: Esta configuración le permite al solicitante seleccionar el dato propio (Ejemplo Centro de costos) el cual trae por defecto el aprobador correspondiente. Multinivel de aprobación La plataforma SVC+, se puede configurar hasta 3 niveles de aprobación, esto quiere decir que una solicitud puede ser aprobada por tres aprobadores.

14 Como utilizar el servicio: 1. Verificar Tipo de Reserva 2. Seleccionar la empresa a la cual se desea facturar 3. Seleccionar los datos propios del cliente, que se van a ver reflejados en la factura. 4. Seleccionar el aprobador correspondiente 5. Si requiere de alguna observación en especial, puede adicionar hasta 500 caracteres. 6. Por último CONFIRMAR

15 Como solicitar un viaje para un Invitado Esta funcionalidad se utiliza para realizarle solicitudes a una persona Invitadas (Proveedor, Paciente, Cliente) la cual requiere que se le presente servicios de Reserva Aérea y/o Hotel. Como utilizar el servicio: 1. Seleccione del menú principal la opción de OTRO VIAJERO, que se encuentra en la ventana de Actualizar. 2. La plataforma le mostrará un mensaje el cual le indicará a que empresa relacionar el invitado

16 3. El formato para crear un invitado se denomina Perfil Viajero, aquí encontrar la información que se requiere para poderlo crear Nota: Recuerde que los campos marcados con un * son obligatorios. 4. Dar clic en el botón Grabar. 5. Ingresar de nuevo al menú principal y escoger la opción Nuevo Servicio Para Otro Viajero

17 6. Seleccionamos los servicios deseados 7. Dar clic en el botón Continuar. 8. Debe seleccionar la empresa a la cual se le va a facturar el viaje.

18 9. Buscar el viajero (Invitado), en el formulario por Cedulo o por Nombre 10. Dar clic en el botón Continuar. Nota: los pasos que a continuación siguen se describen en la parte superior de manual (Hoja 7)

19 Consultar Solicitudes En el módulo de consultar solicitudes, el viajero y los aprobadores pueden realizar una serie de filtros para buscar las solicitudes que han tramitado por la herramienta. Detalle de la solicitud

20 Aprobación SVC+ Para realizar la aprobación de las solicitudes realizadas a través del portal de SVC+, lo podrá realizar de dos formas. Desde el módulo de MIS SOLICITUDES Desde correo electrónico Como aprobar solicitudes desde el módulo de Mis Solicitudes 1. En el menú principal, ingresar al módulo de Consultar Mis Solicitudes 2. Realice el siguiente filtro de búsqueda de la solicitud En estado de seleccionar POR APROBAR Ingrese la fechas en la cuales desea realizar la búsqueda. Dar clic en el botón (Azul) Consultar. En la columna del Detalle, dar clic en la opción de Ver detalle.

21 3. Se mostrará el detalle de la solicitud que está pendiente por aprobar y se debe dirigir a la pestaña de CONFIRMACIÓN. Como lo muestra el siguiente ejemplo. En esta opción usted puede realizar la impresión de un resumen general de su solicitud. El sistema le mostrara los botones con las acciones de Aprobar y Rechazar la solicitud. Nota: En itinerario aéreo se encuentra la fecha límite de emisión, la cual indica el plazo máximo para realizar la aprobación con el fin mantener la misma tarifa del itinerario seleccionado. 4. Cuando la solicitud queda aprobada cambia el estado a pendiente por emitir.

22 Como aprobar solicitudes desde Correo electrónico 1. El sistema le enviará un correo solicitando su respectiva aprobación, con el asunto Aprobación Solicitud No.50XXXXX. 2. Por favor siga las siguientes instrucciones del cuerpo del mensaje. 3. Para realizar la aprobación de la solicitud, debe ingresar su Usuario y Contraseña. 4. El sistema le mostrará el detalle de la solicitud. 5. Se mostrará el detalle de la solicitud que está pendiente por aprobar y se debe dirigir a la pestaña de CONFIRMACIÓN. Como lo muestra el siguiente ejemplo. En esta opción usted puede realizar la impresión de un resumen general de su solicitud. El sistema le mostrara los botones con las acciones de Aprobar y Rechazar la solicitud.

23 Nota: En itinerario aéreo se encuentra la fecha límite de emisión, la cual indica el plazo máximo para realizar la aprobación con el fin mantener la misma tarifa del itinerario seleccionado. 6. Cuando la solicitud queda aprobada cambia el estado a pendiente por emitir. La aprobación también se puede realizar a través de Smartphone

24 SOPORTE ESPECIALIZADO Oficina Principal Teléfono +57(1) Ext Celular