T É R M I N O S D E R E F E R E N C I A

Transcripción

1 T É R M I N O S D E R E F E R E N C I A CONTRATACIÓN AGENCIA DE VIAJES PARA LA PROVISIÓN DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y DE PASAJES AÉREOS NACIONALES PARA LAS RUTAS QUE TAME NO PUEDA ATENDER 1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN El OAE como organismo oficial en materia de acreditación de la conformidad para todos los fines de la República, ha suscrito varios acuerdos internacionales MLA/MRA, que determinan como sus obligaciones el reconocer la operación de los sistemas de acreditación de otros signatarios como equivalente al suyo propio, cuando estos están dentro del alcance del MLA/MRA que el OAE ha suscrito; y, recomendar y promover la aceptación de los certificados e informes emitidos por los organismos de evaluación de la conformidad acreditados por los otros signatarios como equivalentes a aquellos emitidos por laboratorios y/u organismos de certificación y/o inspección acreditados por el OAE. En base a ello, el OAE a través de sus autoridades y personal técnico, representa al Ecuador en foros internacionales relacionados a acreditación de la evaluación de la conformidad y propicia la capacitación permanente en escenarios internacionales de sus funcionarios de manera que se evidencie competencia técnica en el cumplimiento de sus obligaciones. Esto motiva a que el OAE se encuentre listo para facilitar la logística del viaje a través de la compra de pasajes, reserva de hoteles y otros servicios involucrados. A este respecto el OAE suscribió un contrato con la compañía EURVIAJES & TUR S.A. que proporcionó el servicio durante la vigencia del contrato de manera satisfactoria. En tal virtud, es necesario efectuar un nuevo contrato para la provisión de pasajes internacionales a los funcionarios del OAE, que observe la normativa constante en el Resolución INCOP No , vigente para este tipo de procesos. 2. OBJETO Provisión de pasajes aéreos internacionales y pasajes aéreos nacionales para las rutas que TAME no pueda atender 3. ALCANCE DEL SERVICIO La cobertura para pasajes aéreos internacionales y pasajes aéreos nacionales para las rutas que TAME no pueda atender, se realizará desde las siguientes ciudades: CIUDAD QUITO - MATRIZ GUAYAQUIL ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO DIRECCIÓN Robles E4 136 y Amazonas Edificio Proinco Calisto Centro Empresarial Las Cámaras Local 9, plantaa baja (Av. Francisco de Orellana Av.Miguel H. Alcívar y V.H. Sicouret)

2 4. SERVICIO ESPERADO Los servicios para la provisión de pasajes aéreos internacionales y pasajess aéreos nacionales para las rutas que TAME no pueda atender requeridos son: PERFIL CORPORATIVO MINIMO DE LA AGENCIA DE VIAJES 1. Contar con licencia IATA (Certificado respectivo emitido por el mismo organismo); 2. Contar con un certificado de Calidad ISO (Adjuntar certificado) 3. Contar con la representación a nivel internacional (Certificado que confirme su relación con dicha representación); 4. Contar con un sistema de reservaciones, puede ser éste Sabre o Amadeus, con el fin de garantizar el buen manejo y asesoramiento en los pedidos. 5. Contar por lo menos con 4 años de experiencia LOGÍSTICA DEL SERVICIO a. Contactos. La Agencia de Viajes designará uno o varios miembros de su personal que podrán ser contactados para proporcionar servicios de viaje en casos de emergencia, fuera del horario de trabajo, fines de semana, feriados o mientras las oficinas de la Agencia de Viajes permanezcan cerradas. Para tal efecto la Agencia de Viajes deberá tener medios de comunicación accesibles las 24 horas del día para emergencias (línea de teléfono, celular o localizador). Esta información deberá ser actualizada periódicamente. b. Emisión de boletos aéreos. La agencia de viajes a través de sus negociaciones y alianzas con las aerolíneas internacionales y nacionales debe permitir obtener ahorros significativos en costos y/u obtención de otros beneficios para el OAE. c. Entrega de boletos aéreos emitidos. La Agencia de Viajes enviará por correo electrónico el boleto electrónico emitido al Administrador de este contrato y él a su vez enviará al pasajero el boleto electrónico emitido por la Agencia de Viajes. d. Cotización y adquisición de boletos de transporte aéreo internacional y nacional para las rutas que TAME no pueda atender, para los traslados del personal del ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO OAE que sean solicitados a través de correo electrónico o llamadas telefónicas por el Administrador del Contrato, con al menos 3 alternativas, dependiendo del requerimiento. e. Preparar itinerarios para todo viaje oficial previo a la partida del viajero que incluyan la siguiente información: horas de partida y llegada a los diferentes destinos, números de vuelo, línea aérea, horas de anticipación para presentarse en el aeropuerto, asiento asignado, clase, penalizaciones, requisitos y restricciones que deban tomarse en cuenta a la hora de realizar el vuelto, etc. En dicho itinerario se incluirá un número telefónico de la Agencia de Viajes que esté disponible las 24 horas para que pueda ser contactado. f. En caso de que el OAE lo requiera expresamente, realizará las reservaciones respectivas en hoteles nacionales e internacionales presentando varias opciones diferentes a escoger, y prosiguiendo de acuerdo a las confirmaciones de itinerarios que le sean remitidas por los viajeros y que se enmarquen dentro de los lineamientos y regulaciones del OAE.

3 g. La emisión de boletos aéreos se realizará con base al itinerario aprobado por el OAE, utilizando en todo momento como criterio fundamental las regulaciones de viaje del OAE, cuyo principio consiste en aplicar la ruta más directa hacia el lugar de destino, con la tarifa más económica disponible. h. Efectuar la asignación de asientos específicos en el momento de hacer las reservas (pre chequeo). Esto debe hacerse teniendo en cuenta cualquier consideración especial que el viajero pueda tener. Aunque no será responsabilidad directa de la agencia, si la línea aérea efectúa cambios a la hora de realizar el vuelo, ésta deberá alertar sobre esta situación al viajero, a la hora de entregarle el boleto o bien indicarlo en el itinerario que le proporcione. i. Pre chequeos: la agencia facilitará la confirmación anticipada de viaje de los funcionarios para evitar demoras en los vuelos. j. La agencia enviará en forma mensual el reporte de boletos utilizados y no utilizados en caso de haberlos para un mayor control, detallando nombre del pasajero, número del boleto aéreo, fecha de emisión del boleto aéreo, número de la factura, ruta, aerolínea y valores de los boletos aéreos. k. Pre chequeos: la agencia facilitará la confirmación anticipada de viaje de los funcionarios para evitar demoras en los vuelos. l. Atención de emergencia las 24 horas m. Reclamaciones a aerolíneas de ser el caso. OTROS SERVICIOS a. Efectuar los cambios o cancelaciones requeridas, obteniendo los reembolsos que correspondan a favor del OAE, cuando apliquen. b. Asesorar y asistir en la obtención de visas y, en caso necesario, otros permisos para los viajeros, su equipaje, así como realizar los trámites ante las autoridades competentes y dependiendo de la nacionalidad del pasajero informar sobre los visados especiales, vacunas o cualquier otro tipo de información relevante del lugar de destino. c. Asistir en caso de pérdida o daño de equipaje o cualquier reclamo que se presente. Investigar rápidamentee y hacer las recomendaciones de cursos de acción pertinentes para solucionarlo. d. Informar al pasajero oportunamente sobre seguros de viaje y los costos involucrados. e. Gestionar el reemplazo o reembolso al OAE de boletos aéreos extraviados, robados o no utilizados, de acuerdo con las regulaciones de las líneas aéreas. f. La Agencia de Viajes deberá informar al Administrador del Contrato sobre las clases de boletos existentes, las restricciones que le aplican a cada una y cualquier otra información que facilite la buena comunicación y servicio.

4 g. Cualquier otro servicio adicional o valores agregados que, con costo al servicio fijo de la Agencia de Viajes, deberá ser detallado explícitamente en la oferta. h. La Agencia de Viajes gestionará abrir convenios corporativos con las líneas aéreas internacionales que fueran necesarias para obtener acumulación de millas y poder canjear por boletos gratis o descuentos directos siempre y cuando llegue a los montos establecido por la aerolínea. 5. PLAZO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO El plazo para la provisión de pasajes aéreos internacionales será a partir de la suscripción del presente contrato hasta Diciembre de PARÁMETROS DE CALIFICACIÓN Cumplimiento de Requisitos Mínimos Experiencia general mínima (tanto para bienes como para servicios); Experiencia mínima del personal técnico (preferible para servicios), Especificacioness técnicas o Términos de referencia, Índices financieros y Patrimonio y Otros de acuerdo a lo especificado en los pliegos. 7. PRESUPUESTO REFERENCIAL El presupuesto referencial para esta contratación es de USD ,00 (Dieciocho mil dólares 00/100) de los Estados Unidos de América, más IVA, para pasajes al exterior; y, USD 2.000,00 (Dos mil dólares 00/100) de los Estados Unidos de América, más IVA, para pasajes al interior. El presupuesto referencial del COSTO DEL SERVICIO, por pasaje de ida y retorno emitido es el siguiente: a) Costo del servicio por pasaje internacional a Europa, Asia, África de ida y retorno emitido: $ 40 dólares más IVA. b) Costo del servicio por pasaje internacional a América de ida y retorno emitido: $20 dólares más IVA. c) Costo del servicio por pasaje nacional de ida y retorno emitido: $4 dólares más IVA. El presupuesto global para la adquisición de pasajes es de USD ,00 (Dieciocho mil dólares 00/100) de los Estados Unidos de América, más IVA, para pasajes al exterior; y, USD 2.000,00 (Dos mil dólares 00/100) de los Estados Unidos de América, más IVA, para pasajes al interior, se menciona únicamente para conocimiento de la agencia y será el que conste como monto del contrato a suscribirse. El presupuesto correspondiente al objeto del presente proceso y en referencia al cual se receptará la oferta económica son los USD. 40,00 dólares, por pasaje internacional a Europa, Asia, África de ida y retorno, USD. 20,00 por pasaje internacional a América de ida y retorno emitido, como costo del servicio para pasajes internacionales; USD. 4,00 por pasajes nacionales de ida y retorno.

5 8. FORMA DE PAGO Los pagos se realizarán de la siguiente manera: a) Dentro del término de quince días posteriores a la emisión, la agencia remitirá al ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO OAE la factura de reembolso del pasaje o los pasajes solicitados, de conformidad con las exigencias de la Ley de Régimen Tributario Interno. El detalle de la factura deberá contener en todos los casos el nombre del pasajero, el itinerario de fechas con números de vuelos de ida y retorno; así como el desglose monetario de los componentes del valor total a ser reembolsado. b) En forma simultánea, la Agencia de Viajes presentará al ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO OAE, una factura independiente con el valor fijo (más IVA) correspondiente a costo del servicio contratado. Dentro del detalle de esta factura se hará constar también el nombre del pasajero o pasajeros, el itinerario de fechas con números de vuelos de ida y retorno del pasaje o los pasajes constantes en la factura de reembolso. c) La Agencia de viajes podrá generar y remitir al OAE facturas hasta el 25 de cada mes, en caso de que la emisión de los boletos se realice entre el 26 y el último día del mes, las facturas correspondientes serán generadas y entregadas los primeros días del mes siguiente para el trámite de pago. d) El proveedor del servicio no cobrará al ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO OAE ningún valor por servicio adicional, salvo que haya sido solicitado en forma expresa por éste. e) Todos los pasajes aéreos adquiridos deberán corresponder a la TARIFA ECONÓMICA. 9. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO: La administración del contrato estará a cargo de la Jefa de Servicios Generales Atentamente,. ING. EVELYN DÍAZ BASTIDASS JEFA DE SERVICIOS GENERALES