N O R M A C O M P L E M E N T A R I A A U T O R I Z A C I Ó N D E D É B I T O A U T O M Á T I C O SERIE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.

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1 N O R M A C O M P L E M E N T A R I A A U T O R I Z A C I Ó N D E D É B I T O A U T O M Á T I C O SERIE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Público NC-ADA

2 N O R M A C O M P L E M E N T A R I A A U T O R I Z A C I Ó N D E D É B I T O A U T O M Á T I C O SERIE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Público NC-ADA

3 Tabla de contenido 1. Introducción Alcance Términos empleados Documentos aplicables y anexos Normas operativas Definición de la funcionalidad De la domiciliación directa Ciclo de operación De la Prenotificación Del ciclo de operación Esquema de operación Transmisión de las prenotificaciones Validación de las prenotificaciones Transmisión de rechazos Activación de la domiciliación Situaciones Contingentes Imposibilidad de transmisión y recepción de archivos de Prenotificación Aplazamiento del Ciclo Responsabilidades De la Entidad Origen De la Entidad Destino Particularidades del servicio Orden de Domiciliación física Requisitos básicos de la orden De la custodia de las OD Orden de Domiciliación electrónica Uso de Prenotificación Operaciones propias de clientes de la Entidad Origen que no requieren Orden de Domiciliación Modificaciones a las autorizaciones... 7

4 Sistema Nacional de Pagos Electrónicos Sistemas de Pago - BCCR Año Introducción Esta normativa establece las reglas y disposiciones de carácter complementario al Reglamento del Sistema de Pagos (RSP), con respecto al servicio denominado Autorización de Débito Automático (ADA), provisto por el Banco Central de Costa Rica (BCCR), por medio del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE). La autorización puede ser gestionada por el Cliente Destino ante su entidad financiera (Entidad Destino) o bien ante el Cliente Origen (empresa o institución de la cual se recibe el servicio). El Cliente Destino deberá suscribir una Orden de Domiciliación (OD), donde se establecen todas las condiciones que deberá cumplir el cobro para que pueda ser aplicado sobre su Cuenta Cliente (CC). Cuando la OD es gestionada ante el Cliente Origen, la entidad financiera (Entidad Origen) del Cliente Origen, deberá remitir la información contenida en dicha orden mediante el mecanismo de Prenotificación. Por lo tanto, este documento define los pormenores implícitos en las autorizaciones de cobro emitidas por los clientes. 2. Alcance Este libro es aplicable a los servicios de Compensación de Débito Directo (CDD) y Débito en Tiempo Real (DTR), ver "Norma complementaria - Débito en Tiempo Real" y "Norma complementaria - Compensación de Débitos Directos", mediante los cuales se realizan débitos automáticos sobre las CC ubicadas en cualquier entidad participante en estos servicios. 3. Términos empleados Para los fines del presente documento, se entenderá por: ADA: Autorización de Débito Automático. BCCR: Banco Central de Costa Rica. CC: Cuenta Cliente. OD: Orden de Domiciliación. RSP: Reglamento del Sistema de Pagos. SINPE: Sistema Nacional de Pagos Electrónicos. Para consultar algún otro término que aparezca en este documento, remítase a la Norma complementaria - Glosario general. Página No. 1

5 4. Documentos aplicables y anexos Siglas RSP NC-GGE EE-ADA EF-ADA NC-GER NC-DTR NC-CDD Nombre del documento Reglamento del Sistema de Pagos Norma complementaria - Glosario general Estándar electrónico - Autorización de Débito Automático (Prenotificación) Estándar físico - Autorización de Débito Automático (Orden de Domiciliación) Norma complementaria - Gestión de Riesgos Norma complementaria - Débito en Tiempo Real Norma complementaria - Compensación de Débitos Directos 5. Normas operativas 5.1. Definición de la funcionalidad El servicio ADA permite que se autoricen débitos con cargo a CC, los cuales serán tramitados por los servicios que para tales fines se han puesto a disposición de los asociados al SINPE. Este trámite no será necesario cuando exista coincidencia entre el número de identificación del Cliente Origen y Cliente Destino, dado que es el mismo cliente quién ordena un débito sobre su propia cuenta en otra entidad. En estos, se aplicarán los débitos sin que se requiera la existencia de una Orden de Domiciliación (OD) previa. El trámite cuando el Cliente Origen y Cliente Destino no es el mismo, requiere que se realice la autorización mediante una OD, para la cual se ha establecido una serie de información que debe ser incluida en toda autorización y que se detalla en el estándar físico del servicio. Esta puede presentarse en los siguientes formatos: Físico: las entidades financieras pueden tramitar las autorizaciones con fórmulas impresas de la domiciliación, siempre y cuando contemplen todos los elementos que se establecen en el estándar Físico del servicio. Electrónico: esta domiciliación se lleva a cabo por medio de facilidades electrónicas que desarrollen las entidades, para lo cual se requiere contar con respaldo necesario para demostrar la autorización del cliente. La autorización puede realizarse por cualquiera de las siguientes alternativas: Domiciliación directa: esta domiciliación la realiza el Cliente Destino (dueño de la cuenta a ser debitada) directamente en la Entidad Destino, es decir, donde se encuentra registrada la CC a debitar, la cual puede ser tanto física como electrónica. Prenotificación: domiciliación que se tramita por medio del SINPE, previo acuerdo de las condiciones entre el Cliente Origen y Cliente Destino, donde el Cliente Origen solicita a su entidad (origen) enviar la Prenotificación a la Entidad Destino para que valide la información y se autoricen los futuros débitos a su CC. Página No. 2

6 5.2. De la domiciliación directa En este caso, el Cliente Destino acude directamente a su entidad financiera y realiza el proceso de autorización, para lo cual deberá suscribir la OD, según se establece en el estándar autorizado por el BCCR. La Entidad Destino deberá entregar al Cliente Destino copia de la orden autorizada, con el fin de que éste la entregue al Cliente Origen, quien a su vez, la entregará a la Entidad Origen, sin importar el formato utilizado (físico o electrónico). Lo anterior es necesario para que la Entidad Origen disponga de una copia de la misma, como respaldo para iniciar las gestiones de cobro, según los datos consignados en la misma. Cuando un cliente presente el formulario de la OD en algún formato de otra entidad financiera o empresa, la Entidad Destino podrá solicitarle completar el formulario propio de la entidad. Sin embargo, la misma será responsable por verificar o recordar a su cliente que los datos deben ser exactos, con el fin de que no se produzcan rechazos por alguna información que sea diferente a la originalmente presentada Ciclo de operación La domiciliación directa se realiza según el siguiente ciclo de operación: Etapa Horario Trámite y recepción de autorizaciones Día 1: 12:15 medio día a 12:00 medianoche Actualizaciones en sistemas internos Día 2 Activación de la domiciliación Día 3: A partir de las 12:00 media noche El horario de atención de estas autorizaciones será definido de conformidad con las políticas de cada una de las entidades; además, el ciclo antes indicado corresponde a trámites en días hábiles de operación del SINPE. El Cliente Destino deberá entregar el comprobante de la OD al Cliente Origen, con el fin de que éste inicie la gestión de cobro automático a través del SINPE. A criterio de la Entidad Destino, ésta podrá prestar a sus clientes el servicio de entrega de la copia de la OD ante el Cliente Origen De la Prenotificación Cuando el Cliente Origen y el Cliente Destino acuerden las condiciones de la autorización y el Cliente Origen tramite la autorización respectiva, se deberá utilizar el servicio ADA, diseñado para tales fines. En este caso, el Cliente Origen deberá presentar ante su entidad financiera, la autorización emitida por el Cliente Destino, la cual se debe ajustar a lo establecido en el estándar físico, donde se regula la forma y condiciones en que se deberán ejecutar los débitos con cargo a una CC. Con esta autorización, la Entidad Origen deberá enviar la Prenotificación hacia la Entidad Destino, para que ésta realice las validaciones electrónicas que sean necesarias y, en caso de no proceder, realizar el rechazo respectivo. Página No. 3

7 Del ciclo de operación La Prenotificación estará sujeta a estas etapas y horarios: Etapa Transmisión de las prenotificaciones Transmisión de rechazos Activación de la domiciliación Horario Día 1: 12:15 medio día a 12:00 media noche Día 2: 12:00 media noche a 12:00 medio día Día 3: A partir de las 12:00 media noche PRENOTIFICACIÓN Día 1 del ciclo Día 2 del ciclo Día 3 del ciclo Transmisión de prenotificaciones Transmisión de rechazos Activación de domiciliación 12:15 m.d. 12:00 m.n. 12:00 m.d. 12:00 m.n. Los días incluidos en este ciclo corresponden a días hábiles y el inicio del ciclo se establece a partir del ingreso de la Prenotificación al SINPE. El tiempo requerido por la entidad para procesar la Prenotificación antes de ingresarla al SINPE, no está contemplado Esquema de operación A continuación se detallan las etapas que se han establecido para la operación de este servicio Transmisión de las prenotificaciones La Entidad Origen deberá tramitar las autorizaciones que reciba de sus clientes, por medio de la generación y envío de un archivo al SINPE, mismo que deberá cumplir con lo que establece el estándar electrónico y respetando las especificaciones que el cliente ha establecido en la OD Validación de las prenotificaciones La Entidad Destino deberá tramitar las autorizaciones que reciba de sus clientes, por medio de la generación y envío de un archivo al SINPE, mismo que deberá cumplir con lo que establece el estándar electrónico y respetando las especificaciones que el cliente ha establecido en la OD Transmisión de rechazos La Entidad Destino luego de realizar las validaciones, genera un archivo con las prenotificaciones que serán rechazadas, para lo cual deberá consignar el motivo específico de su rechazo, para que al recibir esta información el Cliente Origen, pueda gestionar lo que corresponda para lograr autorizarla. Las prenotificaciones que no fueron rechazadas en esta etapa, serán consideradas como autorizadas, siendo responsabilidad de la Entidad Destino ante el Cliente Destino, situación ante la cual no deberá rechazar débitos con el motivo de no autorización del Cliente Destino. Página No. 4

8 Activación de la domiciliación Posterior a la etapa de rechazo, la Entidad Destino deberá estar preparada para tramitar los archivos de cobro de los servicios que solicitan débitos a la cuenta, con base en las prenotificaciones no rechazadas Situaciones Contingentes Imposibilidad de transmisión y recepción de archivos de Prenotificación En caso de presentarse alguna situación que imposibilite a la entidad participante realizar, desde sus propios equipos, el envío o recibo del archivo de Prenotificación, ésta dispondrá de un mecanismo de contingencia, el cual regirá conforme a lo establecido en la Norma complementaria - Gestión de Riesgos (GR) Aplazamiento del Ciclo En caso de presentarse una situación contingente que impida a la Entidad Destino realizar el proceso de rechazo; la entidad con problemas, deberá realizar la solicitud de Aplazamiento, conforme a lo establecido en la Norma complementaria Gestión de Riesgos (GR). No obstante, en caso de aprobarse un segundo ciclo adicional, la Entidad Destino deberá efectuar todos los rechazos correspondientes dentro de este ciclo, en caso contrario, se entenderán como aceptadas las transacciones recibidas Responsabilidades En esta sección se definen las responsabilidades básicas adicionales a las definidas a nivel del RSP para el servicio ADA De la Entidad Origen La Entidad Origen deberá consignar la Prenotificación de acuerdo con la información autorizada en la Orden de Domiciliación. Cuando se utilice la Prenotificación, deberá asegurarse de que la domiciliación del cobro no haya sido rechazada por la Entidad Destino, antes de gestionar el cobro a través del servicio respectivo De la Entidad Destino Incluir en sus sistemas la información que ha sido recibida para autorizar débitos, tanto por la domiciliación directa como por una Prenotificación, según el ciclo establecido. Definir y comunicar a sus clientes el mecanismo y procedimiento de domiciliación que utilizará, indicando si ésta será de forma física o electrónica. Cumplir con el procedimiento definido en el ciclo de Prenotificación, de comunicar el rechazo de las domiciliaciones recibidas sobre las cuentas de sus clientes. En el caso de que ésta no comunique nada, una vez vencido el plazo establecido para ello, este silencio será interpretado como una aceptación de la domiciliación. Validar contra las Órdenes de Domiciliación recibidas, todo cobro automático que reciba sobre las cuentas de sus clientes. Resguardar las domiciliaciones que reciba de sus clientes para autorizar los débitos, de tal manera que ante un reclamo de una operación, pueda demostrar su autorización. Véase en el estándar físico, observaciones sobre la vigencia de la orden. Página No. 5

9 6. Particularidades del servicio 6.1. Orden de Domiciliación física Requisitos básicos de la orden Todo lo relativo a los requisitos básicos que debe tener la orden, tales como el contenido, la distribución de los espacios, características y otros, pueden ser consultados en el Estándar físico Autorización de Débito Automático (Orden de Domiciliación). Las entidades deberán utilizar el formato establecido en dicho estándar y no se permiten modificaciones al mismo, salvo el logotipo de las entidades o empresas De la custodia de las OD La Entidad Origen o la Entidad Destino, en caso que reciba las autorizaciones en forma directa, deberá mantener una copia física o electrónica de las autorizaciones que ha tramitado, con la finalidad de demostrar en caso de ser requerido por el Cliente Destino, la autorización que dio origen a dicha Prenotificación. La copia de dicha autorización deberá ser entregada a la entidad solicitante en un plazo no mayor a 3 días hábiles siguientes de realizada dicha petición, y será canalizada directamente a la Entidad Origen respectiva, dentro del horario bancario. La entrega de las mismas será tramitada por medio de intercambio electrónico de imágenes, donde se puedan ver claramente los datos consignados en la misma. En caso de requerirse copia certificada de la orden, las entidades involucradas acordarán bilateralmente la forma de entrega, respetando siempre el plazo de 3 días hábiles definido. En caso de no cumplirse con el plazo estipulado para la entrega de la misma, la Entidad Destino deberá, en primera instancia, coordinar con la Entidad Origen la entrega respectiva. De no llegar a un acuerdo, se deberá presentar el reclamo ante el BCCR, para que gestione la devolución de los débitos realizados con fundamento en dicha orden por los 3 meses anteriores a la fecha en que la entidad solicitó la demostración de la autorización. Si el trámite se llevara a cabo por medios electrónicos, la Entidad Origen deberá solicitar a su Cliente Origen el original respectivo, a efecto de cumplir con la solicitud de la Entidad Destino. La custodia de las autorizaciones deberá extenderse por 5 años contados desde el momento en que la autorización haya sido deshabilitada o suspendida por el Cliente Destino. En el caso de que el Cliente Origen sea el que custodie la misma, la Entidad Origen deberá solicitarle el original o copia certificada, por lo cual será responsabilidad de la Entidad Origen atender cualquier reclamo, si acuerda que su cliente custodie las órdenes originales y éste no las presente Orden de Domiciliación electrónica Esta modalidad de autorización de cobro estará sujeta a las mismas disposiciones de la orden física, según se indican en el reverso de esa orden. Para ello, se puede consultar el Estándar físico - Autorización de Débito Automático (Orden de Domiciliación). Página No. 6

10 6.3. Uso de Prenotificación Cuando se utilice el mecanismo de Prenotificación, debe cumplirse con una serie de requisitos tales como: el formato del archivo de intercambio electrónico, los tipos de registros y la relación entre los diferentes campos que lo componen, los cuales pueden ser consultados en el Estándar electrónico Autorización de Débito Automático (Prenotificación) Operaciones propias de clientes de la Entidad Origen que no requieren Orden de Domiciliación La Entidad Origen podrá tramitar débitos por operaciones propias de sus clientes sin el requerimiento de realizar una Orden de Domiciliación, siempre y cuando se cumpla que el Cliente Origen y Cliente Destino de la transacción, sea el mismo. No obstante, la Entidad Origen deberá contar previamente con una orden expresa o autorización del cliente que le permita protegerse y, en su caso, demostrar ante éste que los débitos realizados a sus cuentas en la Entidad Destino, se realizaron por solicitud expresa de su parte Modificaciones a las autorizaciones Toda modificación que se realice a una autorización, podrá ser canalizada por cualquiera de los dos mecanismos, ya sea domiciliación directa o Prenotificación, debiendo apegarse al ciclo respectivo de ambos. En caso de deshabilitación de una autorización, el trámite deberá ser atendido por la Entidad Destino, a más tardar a las 6:00 p.m. del día hábil siguiente a que fue solicitado por el cliente. De igual manera, deberá instruirse al Cliente Destino para que coordine con el Cliente Origen, la no tramitación de más débitos sobre la autorización previamente realizada. En caso de recibir algún débito en la cuenta, deberá ser rechazado con el motivo correspondiente, de modo que la Entidad Origen pueda informar a su cliente. Página No. 7