RRHH.PRO.010. Contenido

Transcripción

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2 Página: 2 de 6 Contenido 1! OBJETIVOS.... 3! 2! ALCANCES.... 3! 3! DEFINICIONES.... 3! 4! DESARROLLO.... 3! 5! RESPONSABILIDADES.... 4! 6! REGISTROS.... 5! 7! ANEXOS.... 5!

3 Página: 3 de 6 1 OBJETIVOS. Asegurar el traslado del personal de manera eficiente y a tiempo accediendo a pasajes de menor costo a través de su compra temprana. 2 ALCANCES. Abarca a todo el personal de Diexa S.A. que requiera ser trasladado a cuenta de la empresa. 3 DEFINICIONES. Formulario de Autorización de Viajes: Es la planilla que debe ser llenada por todos y cada uno de los funcionarios que requieran de la compra de pasajes y viáticos. Viático: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a un funcionario, para realizar un viaje. 4 DESARROLLO. - El funcionario que tenga que trasladarse, debe planificar su viaje con la antelación debida considerando las necesidades de alojamiento, pasajes, arriendo de vehículos, viáticos y cualquier otra variante de interés. - El solicitante debe llenar el formulario de autorización de viajes con el mayor detalle posible y enviarlo al Gerente de Operaciones, o a quién esté actuando en su reemplazo, para su aprobación con una antelación de al menos 10 días calendario. - El Gerente de Operaciones será el encargado de visar, modificar o rechazar lo solicitado. En caso de aprobación, debe enviar el formulario con su Visto Bueno al funcionario solicitante con copia al Encargado de Servicios Generales, o a quien corresponda. - Si el viaje requiere de uso vehículos, el Gerente de Operaciones deberá enviar el mail con la aprobación al Sub Gerente de Transporte y Logística para la coordinación correspondiente. - Si no existen vehículos disponibles, el Sub Gerente de Transportes y Logística deberá informar vía mail al Gerente de Operaciones con copia a la Encargada de Servicios Generales, para que ésta última proceda al arriendo del vehículo que se requiere.

4 Página: 4 de 6 - Si el Gerente de Operaciones no aprueba la solicitud, debe comunicar al funcionario solicitante su negativa total o parcial. En el segundo caso, deberá indicar las modificaciones que se requieren para obtener la aprobación. - La Encargada de Servicios Generales deberá proceder con las acciones necesarias para que el viaje se realice en la forma, tiempos y costos en que fue planeado. - En el caso de viajes periódicos, en la quincena de cada mes, el Encargado de Servicios Generales, coordinará en conjunto con los Administradores de Contratos, Agentes, o quien corresponda, los viajes para el mes siguiente y cuando sea factible, también para el mes subsiguiente,. Efectuada la programación y contando con la aprobación del Jefe de Recursos Humanos y del Gerente de Operaciones, el Encargado de Servicios Generales comprará los pasajes, en bus o avión según corresponda, e informará via al menos 3 días antes del viaje, el itinerario tanto a la persona que viaja como al Jefe Directo de ésta. 5 RESPONSABILIDADES. Funcionario: - Enviar el formulario de viajes, con una antelación de 10 días calendario indicando claramente si lo que se requiere es una cotización, reserva o compra. - Revisar si el mail con la información que detalla la coordinación del viaje (compras de pasajes, reservas) es lo solicitado e informar de cualquier anomalía al Encargado a la brevedad. Gerente de operaciones: - Aprobar, modificar o rechazar el viaje o anulaciones. - Enviar su respuesta al Encargado de Serv. Grales. y al solicitante. - Si la solicitud aprobada incluye uso de vehículos de la empresa, enviar copia del mail al Sub Gerente de Operaciones Sub-Gerente de Operaciones : - Aprobar o rechazar el uso de vehículos de la empresa e informar cuando no existan disponibles.

5 Página: 5 de 6 Encargado de Servicios Generales y Administrativos: - Cotizar y realizar la compra de pasajes - Cotizar y realizar las reservas de alojamiento. - Coordinar la segunda quincena de cada mes junto con los Agentes y Jefes de faena, el calendario de viajes del mes siguiente y/o subsiguiente. - Mantener detalle de la compra de pasajes y, en base a ello, visar el pago de las facturas recibidas por este concepto. - Enviar a cada funcionario/pasajero al menos 3 días antes del viaje, un mail con el comprobante de compra y los datos del viaje programado. - Mantener convenios con hoteles cuando sea posible. Agentes y/o Jefes de Faena: - Coordinar Junto con el Encargado, la segunda quincena de cada mes, los viajes del mes siguiente. - Avisar con antelación los cambios en turnos que conlleven cambios en los calendarios de viajes. 6 REGISTROS. No aplica 7 ANEXOS. Formulario de Autorización de Viaje

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