PROCEDIMIENTO MAESTRO AUTORIZACIÓN VISITA O VIAJE CLAVE: SAL 003

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO MAESTRO AUTORIZACIÓN VISITA O VIAJE CLAVE: SAL 003 ELABORÓ: Vicerrectoría Académica, Lic. Andrés Govela Gutiérrez APROBADO: 24 de julio de 2002 ÚLTIMA MODIFICACIÓN: 21 de noviembre de 2006 ESTA INFORMACIÓN ES CONFIDENCIAL Y PARA USO EXCLUSIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE BAJÍO. TÍTULO Propósito... 1 Alcance... 1 Usuarios... 1 Plaza... 2 Diagrama de Flujo... 2 Definición... 2 Criterios... 2 Puntos de Riesgo a Considerar... 3 Proceso para solicitar una visita... 3 Proceso para solicitar un viaje... 4 FORMATOS Diagrama de Flujo... SAL Permiso de visita... SAL Permiso de viaje... SAL Presupuesto... SAL Viaje a realizar... SAL ANEXOS Autorización del padre o tutor.... SAL PROPÓSITO Llevar un control y seguimiento de las diferentes actividades que los alumnos realizan fuera de la Universidad, siempre y cuando sean actividades académicas. ALCANCE El manual es utilizado por todos los niveles y programas de la Universidad De La Salle Bajío. Debe ser considerado para nivel preparatoria, profesional asociado, licenciatura, especialidad y maestría.

2 SÍMBOLO USUARIOS Maestros Coordinadores y Directores Alumnos Vicerrectoría Administración y Finanzas Prefectura PLAZA Todos los procedimientos y trámites necesarios para llevar a cabo las políticas aquí mencionadas, se llevarán a cabo únicamente dentro de las instalaciones de la Universidad De La Salle Bajío. Todos los trámites aquí mencionados deben de ser llevados a cabo por la Dirección de la Carrera. El Maestro responsable de la visita o viaje solicita la autorización en la Dirección de la Escuela. DIAGRAMA DE FLUJO El DIAGRAMA de flujo correspondiente a este procedimiento se muestra en el anexo número SAL DEFINICIÓN Un viaje o visita es la realización de una observación práctica que apoya a la obtención de habilidades y experiencias que los alumnos pueden desarrollar de los temas vistos en clase y que son realizados fuera del campus universitario. VISITA Es aquella actividad que se puede realizar en un solo día y en la cual los alumnos regresan a su lugar de origen u hogar. La visita no requiere de viáticos o transporte y tampoco de hospedaje para los alumnos, es un traslado de ida y vuelta. La mayoría de las veces se realiza dentro de la ciudad y no se requieren recursos económicos de forma grupal para su realización. VIAJE El viaje es aquel en dónde los alumnos salen a una práctica u observación que se realiza generalmente en varios días y se requiere que los alumnos se hospeden en algún otro lugar. Por cuestiones de operación, las visitas que requieran renta de transporte deberán ser consideradas como viajes. CRITERIOS Para realizar una actividad de visita o viaje, se debe considerar: 2

3 Toda actividad debe ser propuesta por un Maestro o Coordinador del programa, cualquier alumno que tenga una iniciativa debe ser canalizada a través de una autoridad escolar. Que la actividad este relacionada con los temas de las materias. Que se justifique con el objetivo de algún programa de materia específico. Que sea solicitada mínimo con 30 días de anticipación. Se puede solicitar la autorización para una actividad cuándo: - Está propuesta en la planeación del curso del maestro. - Cuándo el Coordinador planea un viaje para un semestre específico, en acuerdo con los maestros y el Director de la Escuela. - Llega una invitación para un congreso o evento. - Cuándo por oportunidad se puede ingresar a una empresa o compañía. PUNTOS DE RIESGO QUE DEBEMOS CONSIDERAR En toda actividad grupal debemos de considerar y prevenir algunos temas que son de riesgo para nuestros alumnos, y los cuales de no tratarse a tiempo pueden llegar a causar consecuencias grandes. - Cuidar la integridad personal de los alumnos. o Permanecer en la actividades programadas o Estar puntualmente en todas las actividades o No ingerir bebidas alcohólicas o sustancias toxicológicas o Tener un comportamiento adecuado - Cuidar la imagen institucional de los alumnos de la Universidad. o Las empresas que nos reciben deben observar un buen comportamiento de nuestros alumnos para que nos sigan recibiendo con otros grupos o generaciones. o En los hoteles o empresas de transportes deben quedar conformes con el comportamiento de los alumnos de la Universidad De La Salle Bajío. NOTA: Este proceso en su totalidad puede realizarse vía correo electrónico, para ello hemos señalado en cada paso quién debe enviar correo a quién. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR UNA VISITA 1. Iniciativa. El Maestro o Coordinador debe presentarse con el Director de la Carrera para platicar acerca del objetivo y justificación de la visita. 2. Revisión. El Director o Coordinador deberán analizar la propuesta y realizar las modificaciones necesarias para que la visita pueda realizarse y cumpla con los criterios de educación y formación que se rigen en la Universidad. 3

4 Una vez aceptada la visita, el Director o Coordinador podrán informar al Maestro la decisión y entregar el formato de Permiso de Visita para que sea llenado a mano. 3. Solicitud de Autorización. La Dirección de la Escuela deberá entregar una semana antes como mínimo y en tres tantos el formato Permiso de Visita a la Vicerrectoría para su autorización. Correo electrónico del Director de la Escuela al Vicerrector. 4. Respuesta Si la respuesta es Afirmativa, la Vicerrectoría enviará, vía casillero, dos tantos de la contestación a Prefectura, quién firmará de recibido y depositará una copia en el casillero de la Escuela. En caso de ser negativa, se pedirá al Director o Coordinador del programa realice los cambios necesarios. Correo electrónico del Vicerrector contestando al Director de la Escuela con copia al Prefecto. 5. Archivo La respuesta del Vicerrector deberá archivarse en el archivo de la Escuela. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR UN VIAJE IMPORTANTE Para realizar cualquier viaje, la Dirección de la Escuela deberá solicitar un permiso a la Vicerrectoría para iniciar la organización del viaje. El permiso firmado autoriza que el maestro o coordinador inicien la organización. Por ningún motivo deberán realizar trámites con los alumnos, transportes, hoteles, empresas o compañías si este permiso no ha sido firmado por el Vicerrector. 1. PLANEACIÓN DEL PRE-PROYECTO 1.1 Iniciativa. El Maestro o Coordinador al inicio del curso semestral o cuatrimestral deben incluir en la planeación del curso el viaje a realizar. El Maestro o Coordinador debe presentarse con el Director del programa para platicar acerca del objetivo y justificación del viaje Revisión. El Director o Coordinador deberán analizar la planeación, fechas, itinerario, costos, traslados, y la previsión general del viaje. Deberán hacer las modificaciones necesarias para que el viaje pueda ser llevado a cabo y cumpla con los criterios de educación y formación que se rigen en la Universidad. 4

5 Una vez revisada la organización general del viaje, el Director o Coordinador informarán al Maestro la decisión y entregarán los formatos de Permiso de Viaje y Presupuesto para que sean llenados a mano con los datos solicitados Ante-proyecto. Esta revisión del ante-proyecto debe acercarse lo más posible la organización final del viaje. 2. AUTORIZACIÓN DEL PRE-PROYECTO 2.1. Solicitud. Al inicio del curso escolar o al menos cinco semanas antes del viaje, la Dirección de la Escuela enviará los formatos Permiso de Viaje y Presupuesto a la Vicerrectoría para solicitar la autorización para la organización del viaje. Correo electrónico del Director de la Escuela al Vicerrector Autorización Si la respuesta es Afirmativa, la Vicerrectoría enviará dos tantos de la contestación a la Dirección de la Escuela. En caso de ser negativa, se pedirá al Director o Coordinador del programa realice los cambios necesarios. Correo electrónico del Vicerrector contestando al Director de la Escuela con copia al Director de la Administración y Finanzas Revisión de Cotización La Dirección de la Escuela deberá llevar en dos tantos el formato Permiso de Viaje y Presupuesto ya firmado por el Vicerrector a la Dirección de Administración y Finanzas para que sea revisada la cotización Aviso de Pago Una vez que ha sido autorizada la cotización, la Dirección de Administración y Finanzas firmará el formato Permiso de Viaje y entregará vía casillero una copia del formato con la respuesta. Correo electrónico del Director de la Administración al Director de la Escuela con copia al Vicerrector. La Administración hará las gestiones necesarias para que el pago por parte de los participantes sea ingresado a caja. En caso de que la cotización no sea adecuada, pedirá a la Escuela una modificación. 3. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE 3.1. Organización de viaje 5

6 Una vez que el Vicerrector y el Director de Administración y Finanzas han firmado y autorizado el ante-proyecto, la Dirección de la Escuela y el Maestro puede iniciar la organización general del viaje. - Fecha y hora de salida. - Contacto con Organizadores de Eventos o Empresas - Contactos con empresas de transportes y hoteles. - Confirmar actividades a desarrollar y acordar visitas. - Fecha y hora de llegada. - Número máximo de alumnos participantes - Número de maestros acompañantes. NOTA Se pide a los organizadores del viaje y a los maestros responsables del mismo, conozcan los términos del seguro escolar a través de una plática con el C.P. Miguel Ferreira en la Dirección de Administración y Finanzas Invitación a alumnos Hasta este punto el maestro puede iniciar la invitación a los alumnos para que realicen el viaje organizado. Por ningún motivo se debe de invitar a los alumnos sino se tienen las firmas de la Vicerrectoría y de la Administración Carta de autorización del padre o tutor. El Coordinador de la Escuela deberá entregar a todos los alumnos participantes al evento el formato Autorización del padre o tutor la cual deberá ser entregada a la Coordinación el día hábil inmediato. Si algún alumno no entrega su carta de autorización NO podrá realizar el viaje. 4. REALIZACIÓN DEL VIAJE 4.1. Lista de Posibles Participantes La Dirección de la Escuela deberá enviar a la Dirección de Administración y Finanzas una lista de los posibles alumnos que se presentarán a pagar el concepto de viaje de prácticas Pago Todos los participantes en el viaje deberán acudir a cualquiera de las cajas de la Universidad para realizar el pago indicado por la Administración. Posterior a ello, deberán llevar el recibo original de pago al Coordinador del programa para su registro. 6

7 4.3. Confirmación Una semana antes del viaje, la Dirección de la Escuela deberá enviar tres tantos a la Vicerrectoría el formato Viaje a realizar, confirmando la realización del viaje con los detalles y la lista de alumnos participantes. Correo electrónico del Director de la Escuela al Vicerrector Respuesta Si la respuesta es Afirmativa, la Vicerrectoría enviará dos tantos de la contestación a Prefectura, quién firmará de recibido y depositará una copia en el casillero de la Escuela. En caso de ser negativa, se pedirá al Director o Coordinador del Programa realice los cambios necesarios. Correo electrónico del Vicerrector al Director de la Escuela con copia al Prefecto Pago diversos. La Dirección de la Escuela una semana antes del viaje, solicitará vía memorándum a la Dirección de Administración y Finanzas elabore los pagos correspondientes del dinero que ingresó a caja. O bien, podrá solicitar el monto completo para realizar los pagos de manera independiente, todos ellos con comprobante de pago a nombre de la Universidad De La Salle Bajío. El Coordinador deberá entregar a la Administración los recibos originales de pago para poder solicitar los recursos. Pago a Instituciones por concepto de inscripción a Eventos. Pago a Transportes por concepto de Traslados. Pago a Hoteles por concepto de Hospedajes. Pago al Maestro por concepto de Acompañante y responsable del Viaje. EN ESTE MOMENTO EL GRUPO SALE DE VIAJE Y REALIZA SUS ACTIVIDADES 5. ASUNTOS POSTERIORES 5.1. Comprobantes El Maestro durante los primeros cinco días hábiles posteriores deberá entregar en la Dirección de la Escuela los comprobantes de todos los gastos realizados. Y la Dirección de la Escuela deberá presentar el reporte económico a la Dirección de Administración y Finanzas a más tardar 10 días hábiles después Reporte El maestro deberá realizar por escrito un reporte de las actividades llevadas a cabo así como del comportamiento de los alumnos Aviso a Vicerrectoría 7

8 El Director de la Escuela enviará al Sr. Vicerrector el aviso del resultado de la actividad autorizada. Correo electrónico del Director de la Escuela al Vicerrector. Cualquier otro punto no aclarado en este manual, será sujeto a la decisión tomada por el Sr. Vicerrector de la Universidad De La Salle Bajío. 8