Código: ITCJ-VI-PO-001 Procedimiento para Visitas a Empresas. Revisión: 3 Referencia a la Norma ISO 9001: , 7.5.

Transcripción

1 7.2.1, Página 1 de 6 1. Propósito 1. Aplicar los lineamientos para que los estudiantes del Instituto Tecnológico de Cd. Juárez, realicen visitas a empresas con el fin de que adquieran conocimientos y experiencias que complementen y actualicen su aprendizaje. 2. Alcance Este procedimiento aplica a las visitas a empresas que los estudiantes realicen acompañados del maestro de grupo del Instituto Tecnológico de Cd. Juárez. 3. Políticas de operación 3.1 Las visitas a empresas se realizan de acuerdo al Manual de Procedimientos para la Promoción de visitas a empresas del SNEST. 3.2 Las visitas a empresas serán autorizadas por el jefe del área académica y deberán estar relacionadas con los contenidos del plan de estudios de la carrera y de la asignatura. 3.3 El departamento de Gestión establece y difunde el periodo de visitas a empresas. (esto con la finalidad de que los maestros NO programen visitas en periodo de exámenes finales). 3.4 Las visitas a empresas deberán ser solicitadas por el docente que imparte la materia al departamento académico en el formato establecido ITCJ-VI-PO , y estas están sujetas a cambios basados en la disponibilidad de transporte y las condiciones de la empresa. Se sugiere que las visitas sean a diferentes empresas. 3.5 El docente deberá anexar a la solicitud una relación de alumnos proveniente del Sistema Integral de Información (SII), y cuando la visita se haya realizado deberá entregar en el formato ITCJ-VI-PO con únicamente los nombres de los estudiantes que asistieron a la visita. 3.6 Para en caso de emergencia, el Dpto. Gestión debe contar con una copia de de la póliza de seguro para los alumnos. 3.7 El depto. de Gestión será el responsable de solicitar y corroborar la disponibilidad de trasporte y será responsabilidad del docente la asistencia de los alumnos a la visita programada. 3.8 El docente responsable de solicitar la visita deberá pedir al representante de la empresa que ponga el sello, nombre, cargo y firma en el formato para reporte de resultados e incidencias en visita ITCJ-VI-PO Mismo que deberá entregar al Dpto. Gestión. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Luz Elena Tarango H. Jefe del Depto. de Gestión Ing. José Luis García Chávez Subdirector de Planeación y Vinculación Ing. Juan Armando Hurtado Corral Director Firma: Firma: Firma: 26 de Marzo de de Abril de de Abril de 2015

2 7.2.1, Página 2 de 6 4. Diagrama del procedimiento y Vinculación Correspondientes Mantenimiento de Equipo Departamento de Recursos Financieros 1 Inicio Establece período realización de visitas Realizara el plan de visitas semestral, para cada asignatura y área correspondiente Gestiona visita a empresa Se elabora formato de evaluación del desempeño de la gestión de visitas Programa de visitas Realiza oficios de presentación y la de evaluación y agradecimiento y notifica al dpto. correspondiente El docente elabora la solicitud de visitas y lo entrega al jefe de dpto. Quien solicita el Vo.Bo del presidente del comité académico Reciben los oficios y los entrega en la empresa El docente realiza visita 10 9 Realiza análisis para la disponibilidad de unidades y operadores Asigna el chofer correspondiente) Traslada grupo al lugar de visita Libera recursos 14 Recibe informes y acuse de la carta de presentación. El jefe de Proyecto de vinculación, acude al grupo que realizo la visita, y aplica la evaluación de desempeño de la visita a los alumnos que si asistieron (30% muestra) 12 Término Entrega junto con la carta de presentación sellada por la empresa, la lista de alumnos autorizados 13

3 7.2.1, Página 3 de 6 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Establece el Periodo de Visitas. 2. Realizara el plan de visitas semestral, para cada asignatura y área correspondiente Actividad 1.1 Determina en base a las actividades del semestre por iniciar, el periodo de realización de las visitas. 1.2 Difunde información del periodo de visitas para que los Docentes interesados presenten sus solicitudes siempre y cuando la visita esté contenida en el programa de la materia que imparte el docente que solicita. 2.1 Realizan un análisis de las asignaturas ofrecidas en el semestre en cuestión de detectar cuales requieren realizar visitas a empresas. 2.2 Se manda este informe al departamento de y Vinculación. Responsable y Vinculación. 3. El docente elabora la solicitud de visitas y lo entrega al jefe de dpto. Quien solicita el Vo.Bo del presidente del comité académico 4. Gestiona Visitas a Empresas. 5. Realiza análisis para la disponibilidad de unidades y operadores, asigna el Operador 3.1 Realiza el maestro la solicitud de visitas ITCJ-VI-PO Solicita el Visto Bueno del jefe de dpto. académico, quien a su vez solicita a la Subdirección Académica la autorización y entrega la solicitud de Visitas a Empresas ITCJ-VI-PO al Gestión 3.3 Las correspondientes entregan a Gestión el formato de solicitud de Visitas a Empresas ITCJ-VI-PO Agrega además de la lista de alumnos del SII 4.1 Establece contacto con las empresas. 4.2 Elabora y envía el Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas ITCJ-VI- PO Si no procede la visita, se informa al área académica correspondiente, para considerar sustitución, reprogramación o cancelación, vía telefónica. 5.1 Verifica que el transporte esté en condiciones para el traslado 5.2 Le notifica al operador de la comisión 5.3 De ser necesario realiza los tramites de viáticos y Vinculación Mantenimiento de Equipo 6. Libera recursos 6.1 De ser necesario se debe realizar los cheques correspondientes para el viaje 7. Se elabora formato de evaluación del desempeño de la gestión de visitas Programa de visitas 8. Realiza oficios de presentación y la de evaluación y agradecimiento y notifica al dpto. correspondiente 9. Recibe los Oficios y los entrega en la empresa. 7.1 Elabora el formato de evaluación de desempeño ITCJ-VI-PO Realiza el oficio de presentación y agradecimiento ITCJ-PO Hace entrega de los oficios al maestro responsable de la visita. 9.1 Entrega el documento de presentación y agradecimiento a la empresa y esta le firma y sella de recibido. 9.2 El formato de reporte de resultados de incidentes en visita ITCJ-VI debe ser llenado por el maestro y sellado por la empresa. Recursos Financieros y Vinculación. y Vinculación. Correspondientes.

4 7.2.1, Página 4 de El docente realiza la visita 10.1 Se reúne con el grupo en el área de transporte para la salida. 11. Traslada grupo al lugar de visita. 12. El Jefe de Proyecto de Vinculación, acude con el grupo que realizó la visita Verifica la hora de salida atendiendo lo que marca el Manual de Procedimientos para la promoción de Visitas a las Empresas del SNEST El jefe de proyecto de vinculación aplica el formato para la evaluación del desempeño de la visita por parte del alumno ITCJ- VI , a una muestra del 30% de los alumnos que asistieron a la visita Calcula el promedio de la evaluación por visita y lo entrega a Gestión Mantenimiento de Equipo Correspondientes 13. Entrega junto con la carta de presentación sellada por la empresa la lista de alumnos autorizados 13.1 Una vez realizada la visita, se debe entregar a GT y V, la carta de presentación sellada por la empresa, además de la lista autorizada de los alumnos. Así como el formato ITCJ-VI Correspondientes 14. Recibe informes y acuse de la carta de presentación 14.1 Recibe los informes para su registro en el formato ITJ-VI y Vinculación 6. Documentos de referencia Documentos Manual de Procedimientos para la Promoción de Visitas a las Empresas 7. Registros Registros Formato para solicitud de Visitas a Empresas. Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas. Carta de Presentación y Agradecimiento de Visitas a Empresas. Reporte de Resultados e Incidentes en Visita. Lista de Estudiantes autorizados para realizar visita. Tiempo de retención Responsable de conservarlo Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Código de registro ITCJ-VI-PO ITCJ-VI-PO ITCJ-VI-PO ITCJ-VI-PO ITCJ-VI-PO Reporte de Evaluación del Gestión ITCJ-VI-PO

5 7.2.1, Página 5 de 6 desempeño de la visita por parte del alumno Reporte para la Evaluación del desempeño de la gestión de visitas a empresas Gestión ITCJ-VI-PO Glosario Empresa: Es la entidad, industria, organismo o institución pública que puede ser visitada. Comprobación. Son las facturas debidamente requisitadas que se presentan para comprobar los recursos financieros que fueron asignados para la realización de la visita a la empresa. Visita a Empresa. Asistencia de alumnos y maestro (a) responsable a empresas cuyas actividades propician la formación académica. Incidentes: Situación que se interpone para el desarrollo normal durante el trayecto y durante la visita en la empresa. Observación: Descripción de aspectos relevantes a considerar para la mejora del procedimiento de 9. Anexos vinculación con las empresas. (ITCJ-VI-PO ) 9.1 Formato para Solicitud de Visitas a Empresas. ITCJ-VI-PO Formato para Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas. ITCJ-VI-PO Formato para Carta de Presentación y Agradecimiento de Visitas a Empresas ITCJ-VI-PO Formato para Reporte de Resultados de Incidentes en Visita ITCJ-VI-PO Formato para lista de alumnos autorizados ITCJ-VI-PO Reporte de Evaluación del desempeño de la visita por parte del alumno 9.7 Reporte para la Evaluación del desempeño de la gestión de visitas a empresas ITCJ-VI-PO ITCJ-VI-PO Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 3 24 de Abril del 2015 Se realizó una revisión al procedimiento y formatos y no se registraron cambios por lo que se mantiene en la mima revisión de Junio del 2013 Se realizan cambios al procedimiento (Declaración del

6 7.2.1, Página 6 de 6 Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 2 8 de Agosto de septiembre de de marzo de 2007 porcentaje de la muestra a evaluar a través de los formatos: ITCJ-VI-PO y ITCJ-VI-PO ; mismos que sufrieron modificaciones). Y el formato ITCJ- VI-PO Cambios sustanciales en el procedimiento, además se adecuo el formato ITCJ-VI-PO , y se declaran 2 formatos más ITCJ-VI-PO Formato de reporte de incidencias en el transporte e ITCJ-VI-PO Formato para reporte de incidencias por parte de la empresa Revisión total al procedimiento Se cambiaron los términos: Institutos Tecnológicos por el nombre del Tecnológico y el de alumno, por estudiante. El nombre en el archivo electrónico SNEST-VI-PO REP. DE INCIDENTES por REP. RESULTADOS DE VIS. Se cambia logo Institucional Cambia el termino ORGANIZACIÓN por Institutos Tecnológicos Se agregan 2 políticas de operación