Procedimiento para Gastos de Viáticos Nacionales y Extranjeros

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Y ALCANCE Regular la asignación de viáticos y pasajes nacionales e internacionales del personal laborable de EECOL Electric Perú en comisiones encomendadas por la empresa. Se aplica a todo el personal de EECOL Electric Gerencia de Administración y Finanzas. Perú y es administrado por la 2. DEFINICIONES Viáticos: Los pagos que por movilidad, hospedaje y/o alimentación eroguen el personal laborable. Gastos de Traslado: Gastos que efectué el personal para trasladarse vía terrestre o aérea al lugar en donde desempeñará una comisión o tarea. Comisión: Todo aquel movimiento que genere el personal de EECOL Electric desde la empresa o su domicilio hacia la empresa de algún cliente u otro destino que se le haya sido asignado su realización por personas autorizadas y que se le asignarán recursos monetarios. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR No Aplicable. 4. RESPONSABLES. Gerente de Administración y Finanzas. Del que solicita: los fondos: Cumplir con lo estipulado en este procedimiento. Del que otorga los recursos: Cumplir y supervisar lo señalado en este procedimiento. 5. CONSIDERACIONES GENERALES 5.1 Cada Gerente y/o Jefe de Área será quien autorice las comisiones o tareas del personal a su cargo. 5.2 El Tesorero de la empresa es responsable de proporcionar los recursos monetarios correspondientes y el área de Contabilidad es el encargado de controlar la rendición de los viáticos en los plazos establecidos. 5.3 Los usuarios que soliciten los viáticos deberán de sustentar apropiadamente los gastos incurridos durante la comisión realizada.

2 Página 2 de La actualización y la normalización de la vigencia del procedimiento es de responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas y será aprobado por la Gerencia General. 5.5 Para la codificación de las solicitudes de viáticos se tendrá en cuenta el siguiente orden: SIGLAS DE NOMBRE Y APELLIDOS (3 dígitos)/año / CORRELATIVO (3 dígitos) Ejemplo: MRV (año 2010, usuario Mario Ramírez, correlativo 001) 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Solicitud y Aprobación de Viáticos Todo usuario EECOL que requiera la asignación de fondos monetarios para la realización de una determinada comisión, tendrá que solicitarla al Gerente y/o Jefe inmediato superior, presentando debidamente llenada la solicitud adjunta en el Anexo Nº 02 Solicitud de Viáticos, no excediendo los importes autorizados en el Anexo Nº 01 Lineamientos Generales. Con la solicitud debidamente y firmada por el Gerente de acuerdo a la Tabla de Responsables de Autorización del IN-CTB-002, el usuario EECOL (o Customer Service para los usuarios de provincia) deberá de tramitar ante el encargado de Tesorería la programación del anticipo de viáticos, una copia del anticipo quedará como cargo del usuario. Toda solicitud de viáticos y solicitud de pasajes deberán de tramitarse ante el encargado de tesorería con una anticipación mínima de tres días hábiles. 6.2 Identificación de Gastos de Traslado Para los gastos de pasajes el usuario EECOL, por medio de un correo electrónico, solicitará al Gerente o Jefe inmediato respectivo, la autorización para la compra de pasajes de acuerdo a lo establecido en el Anexo Nº 01 Lineamientos Generales, el Customer Service deberá de coordinar la disponibilidad de los pasajes con las agencias de viaje y el usuario EECOL correspondiente. 6.3 Registro de Gastos en Contabilidad El tesorero será quien registre la solicitud de viáticos en el sistema contable, provisionando la entrega por cumplir y procede a programar la transferencia de viáticos con la solicitud de viáticos aprobada por el Gerente y/o Jefe pertinente y el voucher contable debidamente autorizada sólo por el Gerente General, Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente Comercial. 6.4 Comprobación de los Gastos

3 Página 3 de 9 Todos los gastos serán sustentados con COMPROBANTES DE PAGO, recibos por honorarios, y boleta de venta a nombre de EECOL Electric Perú y serán descritos en el cuadro del Anexo Nº 03 Rendición de Gastos Efectuados el cual tendrá que estar correctamente identificada con el código de la solicitud, firmada por el usuario y aprobada por el Gerente y/o Jefe pertinente. El usuario deberá brindar información en el reverso del Comprobante de Pago, de la siguiente manera: Nombre: (Nombre de usuario y Clientes, proveedores en caso tenga compañía) Motivo: (Ejemplo, Cena con clientes, proveedores, etc.) Centro de Costos: Código asignado según el área (al que presta servicio). Placa de Vehículo: (Cuando aplique. Ejem: Caso de consumo de gasolina, mantenimiento de vehículo). Firma: (Del usuario). El formato Rendición de Gastos Efectuados, en la parte de RENDIDO POR será firmada por el usuario que realizó el gasto, y en la parte de APROBADO POR será aprobado de la siguiente manera: para el caso de la Gerencia y/o Jefatura de Ingeniería la aprobará la Gerencia Comercial, en el caso de la Gerencia Comercial y Gerencia de Ventas la aprobará la Gerencia General, y en el caso de la Gerencia General la aprobará la Gerencia de Administración y Finanzas. El usuario debe registrar sus gastos en Anexo Nº 3 Rendición de Gastos Efectuados, adjuntar una copia de la Solicitud de Viáticos (aprobada por su Gerente y/o Jefe de Área; y Finanzas), los cuales serán entregados a Contabilidad con los documentos sustentatorios y una copia cargo como constancia de recepción de la documentación, Los usuarios tendrán un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a su viaje, para rendir el anticipo recibido, el área de contabilidad podrá observar los gastos sustentados inapropiadamente, es responsabilidad del usuario levantar dichas observaciones. La movilidad sin sustento deberá de justificarse con recibos simples y detallados en el Anexo Nº 04 Planilla de Movilidad de conformidad con lo establecido en las normas tributarias. En caso el usuario no compruebe sus gastos o no levante las observaciones hechas en un periodo máximo de diez días, se dará indicaciones para descontar el anticipo mediante descuento por planilla. En caso de rendiciones provenientes de sucursales, la documentación será enviada al Customer Service para que tramite las firmas autorizadoras, luego serán remitidas a contabilidad. En el caso de viajes al extranjero, en el caso que no hubiere comprobante de pago, en el momento de la liquidación, el usuario registrará los gastos de movilidad y alimentación en el formato del Anexo Nº 05 Declaración Jurada de Sustento por Gastos de Viajes al Exterior y firmará dicha declaración en conformidad con lo registrado.

4 Página 4 de Devolución de Viáticos Asignados En caso de existir un excedente de dinero entregado, este será depositado en la cuenta soles BCP , debe adjuntarse a la liquidación una copia de la constancia de depósito, por ningún motivo se entregará dinero en efectivo al personal de Administración y Finanzas. 6.6 Reembolso de Viáticos por Gastos Mayores En caso deba reembolsarse por gastos mayores al importe asignado, Tesorería realizará una transferencia o emitirá un cheque a nombre del trabajador. En caso sean importes menores a S/ serán pagados con dinero de fondo fijo, para este caso el encargado de fondo fijo, contará con el original de la liquidación de fondo fijo, como sustento del reembolso aprobado por contabilidad y firmado por el trabajador en conformidad por la recepción del dinero. 7. REGISTROS No Aplicable. 8. ANEXOS Anexo Nº 01 Lineamientos Generales Anexo Nº 02 Solicitud de Viáticos Anexo Nº 03 Rendición de Gastos Efectuados Anexo Nº 04 Planilla de Movilidad Anexo Nº 05 Declaración Jurada de Sustento por Gastos de Viajes al Exterior

5 Página 5 de 9 ANEXO Nº 01 LINEAMIENTOS GENERALES MONTO ASIGNADO POR DÍA: NACIONAL (Nuevos Soles) EXTRANJERO (USD $) DESAYUNO (Solo en caso se viaje antes de las 6:00 am y si el hotel no lo incluye) ALMUERZO CENA HOTEL VIÁTICOS DIARIOS HOTEL GERENTES JEFES DE ÁREA/JEFES DE SUCURSAL JEFES DE PRODUCTO, VENTAS Y OTROS TIPOS DE GASTOS: TIPO DE GASTOS LINEAMIENTOS GENERALES En Perú: Justificados con el detalle de las visitas realizadas en Perú, con el comprobante de pago. 01. Movilidad En el extranjero: Registrar datos en la Declaración Jurada de Sustento por Gastos de Viajes al exterior (en caso de ausencia de Comprobante de pago.) Para los fines de semana por razones personales todos los gastos son a cargo del trabajador, a no ser 02. Estadía fines de semana que esté autorizado por escrito lo contrario. 03. Gastos varios Deberán estar justificados de acuerdo a las actividades generadoras de renta. Nacionales Autorizado en todos los casos. 04. Llamadas telefónicas Se autoriza la compra de tarjetas telefónicas internacional y no está permitido las Internacionales llamadas del hotel. 05. Invitaciones a clientes o Deberán estar autorizadas por escrito (correo) por la Gerencia respectiva y la Gerencia General. Dicha proveedores autorización debe ser antes del consumo y no después. Código: F-CTB 001

6 Página 6 de 9 ANEXO Nº 02 SOLICITUD DE VIÁTICOS COPIA ADMINISTRACION CENTRO DE COSTOS SOLICITUD DE VIÁTICOS NRO : MRV MOTIVO FECHA : CONTACTO USUARIO RESPONSABLE DNI: N USUARIOS : LUGAR DESTINO SALIDA : LLEGADA : GASTOS POR REALIZAR: USUARIO POR DÍA N USUARIOS N DE DÍAS TOTAL ALOJAM IENTO ALIM ENTACIÓN TRANSPORTE COMBUSTIBLE PEAJES A T M MOVILIDADES (EN DESTINO) OTROS TOTAL GASTOS S ÓLO P A R A TR A N S P OR TIS TA S P LACA VEHÍC ULO : KILOMETRAJ E INICIO : REC IBÍ CONFORME OB S ER VA C ION ES V B V B F IN A N ZA S Los viáticos deberán ser sustentados máximo TRES DIAS HABILES despues de haber retornado del viaje, caso contrario serán descontados de la remuneración del usuario responsable. Una vez realizado el descuento, no hay posibilidad de reembolso. La firma del presente documento por el usuario responsable implica la aceptación de las reglas establecidas en el párrafo anterior. Código: F-CTB-002 COPIA FINANZAS CENTRO DE COSTOS SOLICITUD DE VIÁTICOS NRO : MRV MOTIVO FECHA : CONTACTO USUARIO RESPONSABLE DNI: N USUARIOS : LUGAR DESTINO SALIDA : LLEGADA : GASTOS POR REALIZAR: USUARIO POR DÍA N USUARIOS N DE DÍAS TOTAL ALOJAM IENTO ALIM ENTACIÓN TRANSPORTE COMBUSTIBLE PEAJES A T M MOVILIDADES (EN DESTINO) OTROS TOTAL GASTOS S ÓLO P A R A TR A N S P OR TIS TA S P LACA VEHÍC ULO : KILOMETRAJ E INICIO : REC IBÍ CONFORME OB S ER VA C ION ES V B V B F IN A N ZA S Los viáticos deberán ser sustentados máximo TRES DIAS HABILES despues de haber retornado del viaje, caso contrario serán descontados de la remuneración del usuario responsable. Una vez realizado el descuento, no hay posibilidad de reembolso. La firma del presente documento por el usuario responsable implica la aceptación de las reglas establecidas en el párrafo anterior. Código: F-CTB-002

7 Página 7 de 9 ANEXO Nº 03 RENDICION DE GASTOS EFECTUADOS CENTRO DE COSTOS: FECHA: RESPONSABLE: DNI: PERIODO DESDE: REF. SOLICITUD: EJEMPLO MRV HASTA: FECHA TIPO DE COMPROBANTE Nº DE COMPROBANTE ALOJAMIENTO ALIMENTACION MOVILIDAD PEAJES OTROS SUB TOTAL SUB TOTALES TOTAL S/. A CUENTA S/. SALDO S/. APROBADO POR RENDIDO POR

8 Página 8 de 9 ANEXO Nº 04 EECOL ELECTRIC PERU S.A.C. PLANILLA Nº Sucursal XXXXXX PLANILLA DE MOVILIDAD FECHA DE EMISION: NOMBRES Y APELLIDOS: DNI: PERIODO Desde:... Hasta:... FECHA CONCEPTO ORIGEN DESTINO IMPORTE FIRMA Total RENDIDO POR JEFE INMEDIATO Código: F-CTB Versión: 01

9 Página 9 de 9 ANEXO Nº 05 DECLARACION JURADA DE SUSTENTO POR GASTOS DE VIAJES AL EXTERIOR Sustento Legal: Literal r) del articulo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta y el inciso n) del articulo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta., identificado (a) con DNI N, trabajador de la empresa EECOL ELECTRIC PERU S.A.C. que labora en el área, con numero de RUC , declaro bajo juramento haber realizado el viaje al extranjero a la localidad de en el país de, durante el lapso de tiempo desde hasta el día,incurriendo en los gastos que a continuación detalla, respecto de los cuales no han podido ser sustentados con documentos emitidos por quien presta el servicio: RUBRO I: GASTOS RELACIONADOS CON LA ALIMENTACION Fecha (dd/mm/aa) Monto del gasto incurrido diariamente (S/.) Total de Gastos de Alimentación (S/.) RUBRO II: GASTOS RELACIONADOS CON LA MOVILIDAD Fecha (dd/mm/aa) Monto del gasto incurrido diariamente (S/.) Total de Gastos de Movilidad (S/.) RUBRO III: RESUMEN Gastos Incurridos Movilidad Alimentación Total de Gastos Incurridos (S/.) Total de Gastos Incurridos (S/.) Ratifico que los desembolsos anteriormente señalados han sido necesarios para poder llevar a cabo la realización de las labores encomendadas por la empresa, motivo por el cual en señal de conformidad firmo el presente documento en la ciudad de, a los días del mes de de Código: F-CTB 005 Versión: 01 FIRMA DEL TRABAJADOR