REGLAMENTO CAJA VIATICOS. Versión 2. Resolución Gerencial N 111/2010

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1 REGLAMENTO CAJA VIATICOS Versión 2 Resolución Gerencial N 111/2010 SEPTIEMBRE 2010

2 ARTÍCULO 1: OBJETO El presente reglamento tiene por objeto establecer la normativa que rige la asignación, desembolso y rendición de cuentas de montos entregados a los funcionarios en Comisión de Trabajo y eventos de capacitación para cubrir aquellos gastos que emergen de la movilización fuera de su sede habitual de trabajo, dentro o fuera del país. ARTÍCULO 2: GENERALIDADES El presente reglamento tiene escalas diferenciadas para cada categoría de acuerdo al puesto que ocupan en la Empresa, define la asignación de viáticos nacionales y viáticos para el exterior del País. La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF) asignará un monto reembolsable por Área, los que se denominarán CAJA VIATICOS, siendo responsabilidad de los Jefes Administrativos y de Servicios Generales el adecuado uso de los fondos y rendición de cuentas, de acuerdo a lo establecido en el presente Reglamento. Quedan al margen los viajes de trabajo de carácter permanente y sujetos a turnos. ARTÍCULO 3: ALCANCE Y CUMPLIMIENTO El presente Reglamento rige para todo el personal de la Empresa. Su aplicación es obligatoria y el control de su cumplimiento está a cargo de la GAF, la Unidad de Contabilidad es la encargada de operativizar dicho control. Todas las Superintendencias de Área autorizarán las solicitudes de comisión de trabajo para los funcionarios de su área. Las Gerencias de Área autorizarán las solicitudes de comisión de trabajo para los funcionarios bajo su directa dependencia. El presente Reglamento será de conocimiento de todo el personal de la Empresa, a través de la página web. ARTÍCULO 4: RESPONSABLES DE CAJA VIÁTICOS De acuerdo a la distribución geográfica de la Empresa se designa a los cinco (5) Jefes de Administración y Servicios Generales de cada Área, como responsables del manejo de Caja Viáticos: a) Área Centro: Responsable de atender a todo el personal de Cochabamba (Planta), Villa Tunari, Puerto Villarroel, Trinidad y Riberalta. 2

3 b) Área Occidente: Responsable de atender a todo el personal de Cochabamba (Ductos), Sayari, Oruro y Senkata. c) Área Sur: Responsable de atender a todo el personal de Camiri (Ductos), Monteagudo, El Rosal, Tapirani, Tarabuquillo y Sucre; además de Mariaca, Potosí y Uyuni. d) Área Tarija: Responsable de atender a todo el personal de Villamontes, Entre Rios y Tarija, además de Tupiza. e) Área Oriente: Responsable de atender a todo el personal de Santa Cruz (Planta y Ductos), Cabezas, Tatarenda y Camiri (Planta), además de San José de Chiquitos. f) La Gerencia de Administracion y Finanzas a través de la Unidad de Servicios Generales brinda apoyo al personal de Oficina Central Santa Cruz. ARTÍCULO 5: FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE CAJA VIÁTICOS El Responsable de Caja Viaticos debe: a) Elaborar la rendición de cuentas semanalmente y enviarla a Contabilidad (REPORTE DE CAJA VIATICOS ANEXO I). b) Revisar el Formulario SOLICITUD DE FONDOS PARA VIAJE (ANEXO II), presentado por el Funcionario en Comisión, que deberá contar con todos los campos llenos a ser: categoría del funcionario en comisión, centro de costo, lugar de la comisión, la cantidad de días autorizados para esa comisión y principalmente la firma del Funcionario en Comisión y del Superintendente de Área que es la Autoridad Conferente. c) Calcular el monto del viatico en función a los días en comisión y categoría del funcionario (ANEXO II). d) Llevar registro físico de anticipo (ANEXO III), consignando los datos del formulario de la solicitud: Número correlativo del Formulario, Nombre del Funcionario, Cargo, Lugar de la Comisión, Fecha, Monto otorgado, la firma del funcionario en comisión y entrega el Formulario SOLICITUD DE FONDOS PARA VIAJE al funcionario. e) Revisar el REPORTE DE GASTOS (reverso de la Solicitud de Fondos para Viaje - Anexo II) al retorno del Funcionario en Comisión para conciliar a favor o en contra del funcionario en comisión; el formulario deberá contar con la firma de la autoridad conferente. 3

4 f) Previsionar los recursos económicos suficientes para atender las necesidades que tenga durante la semana, y si es necesario solicitar un monto extraordinario con autorización de su Superintendencia explicando los motivos a la Gerencia de Administración y Finanzas. ARTÍCULO 6: FUNCIONES DEL SUPERINTENDENTE DE ÁREA O GERENTE DE ÁREA a) Autorizar (Anexo II) los viajes en comisión de trabajo de los funcionarios en el área de su jurisdicción. Para viajes en comisión fuera de su área deberá consultar y tener el visto bueno de la Gerencia de Área. b) Revisar que el objeto de la comisión haya sido cumplido y aprobar el Reporte de Gastos. ARTÍCULO 7: RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO EN COMISIÓN a) Luego de recibir la instrucción para realizar una comisión, deberá entregar el formulario de SOLICITUD DE FONDOS PARA VIAJE (ANEXO II) correctamente llenado y firmado, y solicitar los recursos económicos al Responsable de Caja Viáticos. b) Una vez recibido los recursos económicos, el funcionario es responsable del uso del mismo de acuerdo a las normas de este reglamento. c) A su retorno debe elaborar el informe de su viaje y efectuar la rendición de cuentas en el formulario REPORTE DE GASTOS (reverso de la Solicitud de Fondos para Viaje Anexo II) para la conformidad del Superintendente de Área o Gerente de Área. d) Una vez autorizado el informe y los gastos efectuados, el Funcionario en Comisión debe entregar al Responsable de Caja Viáticos el formulario y conciliar cuentas. e) El funcionario en comisión tiene un plazo de 2 días laborales luego de haber retornado para conciliar cuentas con el Responsable de Caja Viaticos, caso contrario el monto económico anticipado será descontado de su salario mensual. ARTÍCULO 8: FUNCIONES DE LA UNIDAD CONTABLE a) Revisar el Reporte de Caja Viaticos enviado por los Responsables de su manejo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, para posteriormente pasar a la unidad de Finanzas para su reembolso. b) Validar los descargos de viáticos de cada funcionario que salió de comisión enviados por 4

5 los Responsables Caja Viáticos cumplan las normas de ésta Reglamento. c) Controlar que las fechas de envío de las rendiciones de cuentas se enmarquen en lo requerido por el presente Reglamento. d) En casos especiales comunicar oportunamente el adelanto de la fecha de cierre de cajas viaticos a los Responsables. ARTÍCULO 9: FUNCIONES DE LA UNIDAD DE FINANZAS Rembolsar el monto reportado y autorizado por la Unidad de Contabilidad en un máximo de un (1) día hábil de recibido el REPORTE DE CAJA VIATICOS. ARTÍCULO 10: ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS a) Se podrá asignar viáticos como máximo por siete (7) días calendario. Si la comisión excediese este plazo la asignación deberá solicitarse con Fondos a Rendir (según Reglamento específico ) a Oficina Central. b) La asignación de viáticos en fines de semana y feriados, de requerirse por emergencia o necesidad de servicio debe ser autorizado por la Gerencia de Área a solicitud de la Superintendencia respectiva. c) A partir del décimo quinto día de comisión, se pagara solo el 75% del viático. ARTÍCULO 11: HOSPEDAJE a) La Empresa establecerá convenios o acuerdos con Hoteles, Alojamientos y Residenciales en el País para el hospedaje del personal comisionado. b) Los gastos de hospedaje autorizado para todas las categorías incluyen el pago de la habitación con desayuno. No se reconocerá ningun otro gasto adicional. c) En lugares que no se cuente con acuerdo corporativo, los gastos de hospedaje los cubrirá el empleado debiendo el Responsable de la Caja Viaticos prever la asignación de un monto para cubrir este gasto. d) El Jefe Administrativo y de Servicios Generales, es el responsable de realizar la reserva de hospedaje. e) El funcionario en comisión de viaje deberá entregar al hotel, alojamiento, residencial la 5

6 copia del anexo II como constancia de su permanencia en el mismo. ARTÍCULO 12: CONCEPTO Y CATEGORÍAS Viáticos son los recursos económicos otorgados al funcionario de la empresa cuando se viaja en comisión a cualquier lugar dentro del territorio nacional de acuerdo a las siguientes categorías: Categoría I: Directorio, Gerencia General y Gerencias de Área. Categoría II: Direcciones, Superintendencias, Jefaturas de Unidad. Categoría III: Jefaturas Operativas (Ductos, Plantas), Jefaturas de Mantenimiento y Administración, Coordinaciones y Profesionales de Unidad. Categoría IV: Demás cargos no comprendidos anteriormente. ARTÍCULO 13: CATEGORIA I TABLAS DE ASIGNACIÓN SEGÚN CATEGORÍAS CONCEPTO TIPO DE VIÁTICO AÉREO TERRESTRE CAMPO HOTEL DAC DAC DAC ALIMENTACIÓN ART. 15 ART. 15 NA PASAJES TERRESTRES NA SF SF TASA AEROPUERTO CAMBIO DE VUELO (autorizado por Directorio y/o Gerencia General) TA (según factura sabsa) NA NA SF NA NA PEAJES NA SR SR TRASPORTE AEROPUERTO ART. 14 NA NA TRANSPORTE LOCAL (TAXI) 30 bs. 30 NA TRANSPORTE LOCAL (EMPRESA) NA NA NA VIATICOS DE CAMPO (Aplica solo progresivas donde no existe servicio de la Empresa) D.A.C. DE ACUERDO A CONVENIO N.A.: NO APLICA TA: TASA DE AEREOPUERTO SF: SEGÚN FACTURA SR; SEGÚN RECIBO NA NA 70 bs. 6

7 CATEGORIA II CONCEPTO TIPO DE VIÁTICO AÉREO TERRESTRE CAMPO HOTEL DAC DAC DAC ALIMENTACIÓN ART. 15 ART. 15 NA PASAJES TERRESTRES NA SF SF TASA AEROPUERTO TA NA NA CAMBIO DE VUELO (autorizado por SPTE o Gerencia de Área) SF NA NA PEAJES NA SR SR TRASPORTE AEROPUERTO ART. 14 NA NA TRANSPORTE LOCAL (TAXI) NA TRANSPORTE LOCAL (EMPRESA) NA NA NA VIATICOS DE CAMPO (Aplica solo progresivas donde no existe servicio de la Empresa) NA NA 60 D.A.C. DE ACUERDO A CONVENIO N.A.: NO APLICA TA: TASA DE AEREOPUERTO SF: SEGÚN FACTURA SR; SEGÚN RECIBO CATEGORIA III CONCEPTO TIPO DE VIÁTICO AÉREO TERRESTRE CAMPO HOTEL DAC DAC DAC ALIMENTACIÓN ART. 15 ART. 15 NA PASAJES TERRESTRES NA SF SF TASA AEROPUERTO TA NA NA CAMBIO DE VUELO (autorizado por SPTE o Gerencia de Área) SF NA NA PEAJES NA SR SR TRASPORTE AEROPUERTO ART. 14 NA NA TRANSPORTE LOCAL (TAXI) NA TRANSPORTE LOCAL (EMPRESA) NA NA NA VIATICOS DE CAMPO (Aplica solo progresivas donde no existe servicio de la Empresa) NA NA 60 D.A.C. DE ACUERDO A CONVENIO N.A.: NO APLICA TA: TASA DE AEREOPUERTO SF: SEGÚN FACTURA SR; SEGÚN RECIBO 7

8 CATEGORIA IV CONCEPTO TIPO DE VIÁTICO AÉREO TERRESTRE CAMPO HOTEL DAC DAC DAC ALIMENTACIÓN ART. 15 ART.15 NA PASAJES TERRESTRES NA SF SF TASA AEROPUERTO TA NA NA CAMBIO DE VUELO (autorizado por SPTE o Gerencia de Área) SF NA NA PEAJES NA SR SR TRASPORTE AEROPUERTO ART. 14 NA NA TRANSPORTE LOCAL (TAXI) NA TRANSPORTE LOCAL (EMPRESA) NA NA NA VIATICOS DE CAMPO (Aplica solo progresivas donde no existe servicio de la Empresa) NA NA 50 D.A.C. DE ACUERDO A CONVENIO N.A.: NO APLICA TA: TASA DE AEREOPUERTO SF: SEGÚN FACTURA SR; SEGÚN RECIBO ARTÍCULO 14: TRANSPORTE AEROPUERTO Comprende gastos de transporte del Domicilio/Oficina Aeropuerto y Aeropuerto Hotel/Oficina de ida y vuelta, es excluyente del transporte local, de acuerdo a la siguiente escala expresada en bolivianos: DESTINO ORIGEN La Paz o Santa Cruz Resto del país La Paz o Santa Cruz Resto del país

9 ARTÍCULO 15: ALIMENTACIÓN Comprende los gastos de desayuno, almuerzo y cena de acuerdo a la siguiente escala expresada en bolivianos: CATEGORIA I CATEGORIA II CATEGORIA III CATEGORIA IV DESAYUNO ALMUERZO CENA En caso de recibir el servicio de desayuno, almuerzo o cena en instalaciones de la empresa el monto correspondiente será deducido. ARTICULO 16: VIATICOS AL EXTERIOR DEL PAÍS Se aplica la escala vigente en YPFB (casa matriz). ARTÍCULO 17: INFORME DE LA COMISIÓN DE TRABAJO A su retorno, los Funcionarios en comisión de todas las categorías deben presentar su informe de la comisión de trabajo realizada en formulario (Anexo II). ARTÍCULO 18: ANEXOS Son parte del prsente reglamento los siguientes anexos: a) Anexo I Reporte Caja Viáticos. b) Anexo II Solicitud de Fondos para Viaje c) Anexo III Registro Físico de Anticipo del Responsable de Caja Viáticos. 9