REGLAMENTO INTERNO DE PASAJES Y VIATICOS DEL FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO (FONDESIF)

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1 REGLAMENTO INTERNO DE PASAJES Y VIATICOS DEL FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO (FONDESIF) CAPÍTULO I ASPÉCTOS GENERALES Artículo 1. Concepto El Reglamento Interno de Pasajes y Viáticos es el conjunto de procedimientos técnicos, normativos e institucionales, que regula la asignación y descargo de pasajes y viáticos, a los Funcionarios del Fondo de Desarrollo del Sistema Financiero y de Apoyo al Sector Productivo (FONDESIF). Artículo 2. Objetivos El presente Reglamento Interno tiene como objetivos: 1.- Regular y normar los instrumentos, formularios y procedimientos administrativos para el proceso de asignación y descargo de viáticos y pasajes por viajes ejecutados al interior y exterior del país otorgados a los Funcionarios declarados en Misión o Comisión Oficial del FONDESIF, previa autorización expresa del Director General Ejecutivo, así como la modalidad y plazos para la presentación de informes de actividades y rendición de cuentas. 2.- Proporcionar elementos de organización y control interno a la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas de la Institución. 3.- Establecer derechos, obligaciones, sanciones y responsabilidades para los Funcionarios, sobre los recursos y/o fondos que le fueron asignados y entregados. 1

2 Artículo 3. Base Legal El presente Reglamento Interno de Pasajes y Viáticos del FONDESIF, tiene como base legal las siguientes normas: Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales del 20 de julio de 1990 y sus Decretos Reglamentarios y A. Ley 004 de Lucha contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de Fortunas - Marcelo Quiroga Santa Cruz del 31 de marzo de Ley 843 del 20 de mayo de 1986 y Ley 1606 Reforma Tributaria del 22 de diciembre de Decreto Supremo de 13 de agosto de 1986, que estable el plazo máximo de 5 días para realizar descargo por los viáticos recibidos, en su Artículo 44 y siguientes regula la declaratoria en Comisión de estudios a Funcionarios Públicos, modificado por el D.S Decreto Supremo Nº de 31 de enero de 2004, que en sus artículos 22, 23 y 24, establece: Categorías de Pasajes, Restricciones en el Pago de Viáticos y el Pago de Estipendios respectivamente (Derogado). Decreto Supremo Nº de 10 de enero de 1983, que establece las condiciones para el pago de viáticos. Decreto Supremo de fecha 27 de febrero de 1987, que en su artículo 12 establece sobre la potestad del agente de retención. Resolución Ministerial del Ministerio de Economía y Finanzas Nº 071 de 31 de enero de 2001 (Rendición de cuentas, alcanzado por el RC-IVA). Decreto Supremo N de 17 de febrero de 2009, de la Organización del Órgano Ejecutivo. Decreto Supremo Nº 0181 de 28 de Junio de 2009 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Decreto Supremo 0400 de 13 de enero de Establece la Escala de Viáticos para el sector público, así como definición de categorías de Funcionarios y pasajes. Disposiciones legales vigentes del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. 2

3 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE PASAJES Y VIATICOS Artículo 4. Definiciones.- Para efectos del presente Reglamento, se entenderá como: Misión Oficial. Asistencia a un evento internacional específico en representación del país o de la institución, a objeto de cumplir tareas específicas instruidas por autoridad competente y con duración limitada autorizada por autoridad competente. Comisión Oficial. Viaje o desplazamiento temporal del personal dependiente del FONDESIF al interior del país o área rural del departamento de La Paz, a objeto de cumplir tareas específicas instruidas por autoridad competente y con duración limitada. Comisión de Estudios. Autorización temporal que se concede a los Funcionarios del FONDESIF para dictar y/o asistir a seminarios, cursos de post-grado o actualización de conocimientos realizados dentro o fuera del país, cuyo caso deberá ser considerado cuando fuere nombrado en Comisión de Estudios, para el pago de los respectivos Pasajes y/o Viáticos (previa certificación presupuestaria). Dirección o Unidad Solicitante. Área funcional a la que pertenece el funcionario dependiente, que deberá remitir a la Dirección Administrativa de Contabilidad y Finanzas, el documento de designación de viajes a ser realizado, autorizado por el Director General Ejecutivo. Funcionario del FONDESIF. Se consigna dentro de la Ley 1178, a los Funcionarios y toda otra persona individual (consultores), que independientemente de su jerarquía y calidad, presta servicios en relación de dependencia de una entidad estatal, cualquiera sea la fuente de su remuneración. Viáticos. Son los recursos o fondos económicos que reconoce el FONDESIF a sus Funcionarios que son designados en Misión y/o Comisión Oficial, según escala única de viáticos, para cumplir un objetivo, que implique el traslado dentro o fuera del país, según corresponda, independientemente de su salario o remuneración. 3

4 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE PASAJES Y VIATICOS Estipendio. Para Funcionarios Públicos que realicen viajes de ida y vuelta en el mismo día, por vía terrestre o aérea, se les pagará un estipendio equivalente al viático por un día de conformidad a la Escala de Viáticos establecida en el presente Reglamento. Pasajes. Valores traducidos en gastos a efectuarse por servicios de transporte interprovincial, interdepartamental e internacional, aéreo, terrestre, fluvial o marítimo, para viajes en Misión o Comisión Oficial y/o de Estudios de Funcionarios del FONDESIF, por orden de autoridad competente establecida en el presente Reglamento. Instrucción de viaje. Es la instrucción expresa de la autoridad competente del FONDESIF, por la cual declara en Misión o Comisión Oficial al Funcionario de su dependencia, con instrucciones precisas para el cumplimiento de objetivos previstos en su planificación. Autorización de Viaje. Informe en el cual se consignan datos e información referidos a la declaratoria en Misión y/o Comisión Oficial, para el Funcionario del Fondesif con autorización superior de su Dirección y/o Unidad correspondiente, la aprobación del Director General Ejecutivo y verificación de saldo presupuestario por la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas. Cuando los viajes son realizados de emergencia y que no fueron contemplados en su planificación, la solicitud deberá ser aprobada por las autoridades competentes contra verificación de saldo presupuestario por la Dirección De Administración Contabilidad y Finanzas. Formulario de Autorización de Viaje. Es el documento oficial (Anexo 1) elaborado por la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas, en el que se consigna el objetivo, temporalidad, lugar y medio de transporte de la comisión, así como los datos administrativos y la tarifa que se debe aplicar de acuerdo al lugar donde se efectúe la comisión, debidamente suscrito por el Funcionario de la Misión o Comisión Oficial, Director de Área y/o Jefe de Unidad y el Director General Ejecutivo. 4

5 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE PASAJES Y VIATICOS Gastos Emergentes: Fondos en Avance Fondo entregado al Funcionario del Fondesif según requerimiento del mismo, autorizado por su Director, Jefe de Unidad y/o el Director General Ejecutivo, solicitado con el Formulario de Solicitud Interna de Fondos en Avance, vigente en la Entidad, Anexo al Reglamento Interno de Fondos en Avance del FONDESIF, para cubrir gastos de transporte, fotocopias y otros, únicamente en el viaje a realizar. Fuerza Mayor. Es el obstáculo externo, imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraña al hombre que impide el cumplimiento de una obligación, como ser: incendios, inundaciones, y otros desastres naturales. Caso Fortuito: Obstáculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, proveniente de las condiciones mismas en que la obligación debía ser cumplida: conmociones civiles, huelgas, bloqueos y revoluciones. Informe de Actividades de Viaje: Documento en calidad de Declaración Jurada, en el cual se detallan: el itinerario cumplido, los objetivos, actividades y resultados. Informe de Descargo de Viáticos: Documento en calidad de Declaración Jurada, en el cual se detallan: el itinerario cumplido, los objetivos, actividades, resultados y los gastos realizados en el viaje; se adjunta su descargo impositivo y las respectivas notas fiscales, según corresponda, con cargo al monto recibido, además de los pases a bordo originales y pasajes terrestres, fluviales o marítimos cuando corresponda. Rendición Total de Fondos en Avance Es el llenado de la Planilla de Rendición Total de Fondos en Avance en base a los gastos realizados en el viaje adjuntando la documentación respectiva para el descargo. Artículo 5. Alcance Las disposiciones de este Reglamento se aplican a la totalidad de pasajes y viáticos, de carácter obligatorio, otorgados por el FONDESIF a todos los Funcionarios de la Institución, que realicen viajes al exterior e interior del país en Misión o Comisión Oficial y/o de estudios, independientemente de su fuente de remuneración. 5

6 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE PASAJES Y VIATICOS Se exceptúan del alcance del presente Reglamento, a los Consultores por Producto contratados por el FONDESIF, debiendo ser aplicados para estos, lo expresamente estipulado en su Contrato. Artículo 6. Responsabilidad de los Funcionarios del FONDESIF. El incumplimiento del presente Reglamento e instructivos especiales, generará responsabilidad de acuerdo a la Ley 1178 art. 1 inc. c) que establece lo siguiente: lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía asuma para la responsabilidad de sus actos rindiendo cuenta de la forma y resultado de su aplicación. Asimismo, incidirá en lo establecido en el Capítulo V de Responsabilidad por la Función Pública de la Ley 1178, Decreto Supremo Reglamentario A, modificado por el Decreto Supremo y Ley 004 de Lucha contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de Fortunas - Marcelo Quiroga Santa Cruz del 31 de marzo de 2010, además de reglamentos conexos de la institución. En virtud a ello, todos los Funcionarios del FONDESIF se encuentran obligados a su cumplimiento y aplicación, no pudiendo alegar en ninguna instancia desconocimiento de estas disposiciones. CAPITULO II DECLARATORIA EN COMISION O MISIÓN OFICIAL Y PROCESO DE AUTORIZACION DE VIAJE, PAGO DE PASAJES Y VIÁTICOS Artículo 7. Declaración en Comisión o Misión Oficial. Se establecen los siguientes criterios de Declaratoria en Misión y/o Comisión Oficial, para todos los Funcionarios dependientes del FONDESIF. 7.1 Las autoridades competentes y/o ejecutivas que ejerzan representación institucional, declararán en Misión o Comisión Oficial a uno o varios Funcionarios, para que cumplan la actividad programada en el marco de los intereses y competencias del FONDESIF. 6

7 REGLAMENTO ESPECÍFICO DE PASAJES Y VIATICOS 7.2 La designación de Misión o Comisión Oficial, será fuera de la sede habitual de sus funciones y de acuerdo a las necesidades de la Comisión o Misión a cumplir. 7.3 El tiempo y lugar de declaratoria en Misión o Comisión Oficial, estará básicamente determinado según características de la actividad programada a desarrollar, observándose el estricto cumplimiento de lo establecido en el presente Reglamento. Artículo 8. Inclusión en el POA Las Direcciones y/o Unidades Solicitantes remitirán a la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas su cronograma o programa de viajes, a efecto de que ésta Dirección emita su visto bueno, verificando que se encuentran registradas en el POA de la gestión. Artículo 9. Certificación Presupuestaria. La Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas a través del Responsable de Presupuestos emitirá la certificación presupuestaria previa, a la realización de cada viaje en Misión, Comisión Oficial o de Estudios. Artículo 10. Procedimiento para la autorización de viaje en Comisión al Interior del País Viaje en Comisión al interior del país, del Director General Ejecutivo del FONDESIF: El Director General Ejecutivo derivará a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas con un mínimo de dos días hábiles de anticipación Nota Interna describiendo el motivo del viaje y adjuntando el Formulario de Autorización de Viaje suscrito por dicha autoridad y todos los antecedentes si los hubiera La Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, a través del Encargado de Presupuestos elaborará la Certificación Presupuestaria y posteriormente a ello realizará la reserva de pasajes así como la provisión y pago de viáticos correspondientes. 7

8 10.2 Viaje en Comisión al interior del país, de los demás Funcionarios del FONDESIF Los demás Funcionarios del FONDESIF, mediante Informe de Solicitud de Autorización de Viaje en Comisión debidamente llenado y con las firmas correspondientes y otros documentos si los hubiera, señalará mínimamente lo siguiente: Motivo de la Comisión. Nombre y Apellido del o los Funcionarios que serán declarados en Comisión. Objetivos y Funciones a desarrollar por el o los Funcionarios que requiera la Comisión. Lugar donde se trasladarán el o los Funcionarios que requieran la Comisión. Tiempo de duración de la Comisión.(desde / hasta) Transporte a ser Utilizado, aéreo, terrestre, fluvial, y/o vehículos oficiales. Compra de pasajes aéreos o la entrega de fondos para la compra pasajes terrestres. (Si corresponden) Si fuera necesario la entrega de Gastos Emergentes: Fondos en Avance según su justificación y de acuerdo a formulario específico, Anexo en el Reglamento Interno de Fondos en Avance Autorización del Director General Ejecutivo: Aprobación de los Documentos de Autorización de Viaje con Vo.Bo Los mencionados documentos deben ser generados y derivados con un mínimo de dos días de anticipación a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas para su procesamiento, previa certificación presupuestaria expedida por el responsable de presupuestos y posterior reserva de pasajes, pago de viáticos y entrega de fondos para pasajes terrestres y/o Gastos emergentes: Fondos en Avance, si corresponde Excepción : Para los numerales 10.1 y 10.2 excepcionalmente se dará curso a 8

9 solicitudes que no se encuentran dentro de la planificación de su Dirección o Unidad, ni en los tiempos previstos para su solicitud, si la misma es presentada en el día siempre y cuando éstas tengan el VoBo del Director General Ejecutivo, debiendo contener los justificativos correspondientes. Artículo 11. Procedimiento para la autorización de viaje en Misión Oficial al Exterior del País. Para la autorización de viaje al exterior del país del Director General Ejecutivo y de los Funcionarios declarados en Misión Oficial del Fondesif, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº Artículo 131 (II, III) de 07 de febrero de 2009, deberán obtener la autorización expresa, a través de Resolución Ministerial y Resolución Administrativa, respectivamente Viaje en Misión Oficial al Exterior del país, del Director General Ejecutivo del FONDESIF El Director General Ejecutivo derivará a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas con un mínimo de cinco (5) días hábiles de anticipación Nota Interna y Formulario de Comisión y Viaje, describiendo el motivo del viaje al exterior y todos los antecedentes si los hubiera La Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, remitirá todos los antecedentes (invitación, instrucción, u otro), el plan de vuelo incluida la Certificación Presupuestaria, al menos con cuatro (4) días hábiles de anticipación, al Ministerio tutor del FONDESIF para la aprobación del permiso de viaje, asignación de viáticos y pasajes Aprobado el mismo, la MAE del Ministerio Tutor del FONDESIF mediante Resolución Ministerial autorizará el viaje y los gastos de pasajes y viáticos. Posteriormente a ello, la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas realizará la reserva de pasajes así como la provisión y pago de viáticos correspondientes Viaje en Misión Oficial al Exterior del país, de los demás Funcionarios del FONDESIF. 9

10 Los demás Funcionarios del FONDESIF, mediante el Informe de Autorización de Viaje en Misión al Exterior, debidamente llenado y con las firmas correspondientes y otros documentos si los hubiera, deberá señalar mínimamente lo siguiente: Motivo de la Misión Oficial, especificando las ventajas o beneficios institucionales que resultarían de la misma. Nombre y Apellido del o los Funcionarios que serán declarados en Misión Oficial. Objetivos y Funciones a desarrollar por el o los Funcionarios que requiera la Misión Oficial. Lugar donde se trasladarán el o los Funcionarios que requieran la Misión Oficial. Tiempo de duración de la Misión Oficial.(desde / hasta) Transporte a ser Utilizado, aéreo, terrestre o marítimo. Compra de pasajes aéreos o la entrega de fondos para la compra pasajes terrestres. Si fuera necesario la entrega de gastos emergentes: Fondos a Rendir según su justificación. Adjuntar la invitación cursada y/o documento que acredite la necesidad de intervención de representantes del FONDESIF, a dicho evento Autorización del Director General Ejecutivo: Aprobación de Ios documentos de autorización de viaje al exterior con Vo.Bo del Director General Ejecutivo Los mencionados documentos deben ser generados y derivados con un mínimo de cinco (5) días hábiles de anticipación a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas para su procesamiento, previa certificación presupuestaria expedida por el responsable de presupuestos e Informe Técnico de viabilidad del viaje emitida por esta Dirección, para posterior reserva de pasajes y pago de viáticos y entrega de fondos para pasajes terrestres y/o gastos emergentes: Fondos a Rendir. 10

11 La Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, remitirá todos los antecedentes y documentos necesarios a la Dirección Jurídica del FONDESIF, al menos con dos (2) días hábiles de anticipación, para que el permiso de viaje al exterior, asignación de viáticos y pasajes, sea autorizado y justificado expresamente por Resolución Administrativa. Artículo 12. Procedimiento para la autorización de viaje en Comisión Oficial en Fin de Semana o Feriados. Excepcionalmente se autoriza el viaje en Comisión Oficial en fin de semana o feriados conforme a lo dispuesto en el Parágrafo I del Artículo 3 del Decreto Supremo Nº 400 de 13 de enero de 2010, cuando: 12.1 El motivo de la permanencia en comisión oficial los días sábado, domingo o feriados, debe justificarse expresamente en el Informe de Autorización de Viaje y Formulario de Autorización de Viaje Previa emisión del Informe Técnico por parte de la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas, remitirá todos los antecedentes y documentos necesarios a la Dirección Jurídica del FONDESIF, al menos con un (1) día hábil de anticipación (se considerarán las excepciones en los plazos de acuerdo a lo estipulado en el presente reglamento), para que el permiso de viaje, asignación de viáticos y pasajes, sea autorizado y justificado expresamente por Resolución Administrativa En caso de que la Comisión Oficial se prolongue o exceda a los seis (6) días e involucre fin de semana o feriado, el Funcionario del FONDESIF deberá demostrar con documentos su permanencia en días sábado, domingo o feriados en el Informe de Actividades presentado al retorno de la comisión oficial, el mismo, que deberá tener la autorización respectiva del inmediato superior y del Director General Ejecutivo. CAPITULO III Artículo 13º. Alcance. DE LOS VIÁTICOS Tiene derecho a percibir viático, todo funcionario del FONDESIF que cumpla actividades en Misión o Comisión Oficial autorizada, a lugares distantes a su centro de trabajo, conforme lo estipulado en los artículos precedentes. 11

12 Artículo 14º. Escala de Viáticos por Categorías. En el marco de las disposiciones legales, se determina las siguientes Escalas de Viáticos considerando las Categorías de los Funcionarios declarados en Comisión o Misión Oficial del FONDESIF, de conformidad al art. 7º del presente Reglamento: ESCALA DE VIATICOS SEGÚN CATEGORIAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL CATEGORIA INTERIOR EXTERIOR DESCRIPCION AREA URBANA (en Bs.) AREA RURAL (en Bs.) EN EUROPA, ASIA AFRICA Y NORTE AMERICA (en $us.) EN CENTRO, SUD AMERICA Y EL CARIBE (en $us.) 2da ra Director General Ejecutivo Todos los Funcionarios del FONDESIF no contemplados en la Segunda Categoría 14.1 Se determina el pago de viáticos por día en todo el Sector Público, conforme a las categorías y escalas expresadas en Moneda Nacional y Dólares Americanos, cuyo cambio monetario será el Tipo de Cambio oficial vigente que regula el Banco Central de Bolivia. Artículo 15º. Aprobación y Modificación de la Escala de Viáticos. La escala y/o régimen de viáticos diarios por categorías y en montos establecidos conforme a normas vigentes, son regulados a través del presente Reglamento Interno, 12

13 cuya aplicación y cumplimiento corresponde a partir de la aprobación por el Director General Ejecutivo mediante Resolución Administrativa. A objeto de contar con una escala actualizada de viáticos, la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas en coordinación con la Dirección Jurídica, serán las encargadas de revisar, proponer y justificar los ajustes a la escala de viáticos que contempla el presente reglamento. Toda actualización y/o modificación de la escala de viáticos, estará en función de las disposiciones legales en vigencia. Una vez actualizado y/o modificado, se remitirá y solicitará a la Dirección General Ejecutiva para su consideración y conformidad respectiva para posterior aprobación mediante Resolución Administrativa. Artículo 16º. Clasificación de Viáticos. La escala de viáticos tiene un carácter especial y diferenciado, por lo que, a continuación se establece el lugar de su destino, período y/o tiempo de permanencia en Misión y/o Comisión Oficial, por categorías y por patrocinio, el mismo permitirá valorar la cuantía del viático de acuerdo al área y alcance, cuya clasificación es la siguiente: 16.1 Viáticos según el lugar de destino: Viático Internacional (al exterior del país) Viático Nacional que comprende: a) Área Urbana. El Area Urbana está constituida por aquellas ciudades denominadas ciudades Capitales de Departamento, así como los lugares reconocidos como área urbana, considerando la densidad de población según el Instituto Nacional de Estadísticas INE mayor a personas, servicios de agua, luz, alcantarillado, transporte, servicios de salud y educación, hotelería y otros de carácter urbano. La ciudad de El Alto es parte de la ciudad de La Paz, se reconoce pasajes en transporte público y no viáticos, para los Funcionarios del FONDESIF, con sede en esta ciudad. b) Área Rural. Se considerará Área Rural aquellos lugares no señalados en el inciso 13

14 anterior, es decir a aquellos que tienen una densidad de población hasta habitantes Viáticos según el tiempo o permanencia en Comisión Oficial: Se considera expresamente a los días y/o permanencia en Comisión Oficial, señalados en el Formulario de Autorización de Viaje, salvo casos de fuerza mayor y/o caso fortuito emergentes de paros, huelgas u otros motivos no imputables a las personas que viajan. Los viáticos percibidos serán aquellos establecidos en la escala de viáticos vigente Viáticos por categorías: Serán otorgados el 100% de viáticos en virtud a la escala establecida en el art. 14 del presente Reglamento, sin reconocimiento de hospedaje para ninguna categoría Viático Patrocinado: Cuando la Misión o Comisión al interior o exterior del país incluya gastos pagados por cuenta del organismo o entidad patrocinante, corresponderá la asignación del veinticinco por ciento (25%) del valor original, establecido en la escala de viáticos. Artículo 17º. Pago de Viáticos. Es el importe que será asignado mediante cheque o cuenta bancaria a nombre del funcionario del FONDESIF en Misión o Comisión Oficial, con cargo de cuenta documentada sujeto a rendición; debiendo el funcionario o Unidad interesada solicitar a la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas con dos (2) días (viaje al interior) y cinco (5) días (viaje al exterior) de anticipación, a fin de prever el proceso administrativo que conlleva dicho trámite. La Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas será la responsable de la gestión para el pago de viáticos por los días expresamente señalados en el formulario de autorización de viaje, previa revisión de todas las firmas y sellos respectivos, como de los requisitos legales vigentes. Artículo 18º. Condiciones para el Pago de Viáticos. La cancelación de viáticos establecidos en la escala de viáticos a los Funcionarios del FONDESIF citados en el artículo 14 del presente Reglamento, declarados en Misión o Comisión Oficial, se realizará bajo las siguientes condiciones: 14

15 18.1 Informe de viaje aprobado Certificación Presupuestaria, emitida por el Responsable de Presupuestos Formulario de autorización de viaje y pago de viáticos, debidamente llenado por los días señalados expresamente y suscrito por los Funcionarios del FONDESIF Salvo en los salvo casos de fuerza mayor y/o caso fortuito emergentes de paros, huelgas u otros motivos no imputables a las personas que viajan, el pago se realizará previo informe justificado, documentado y aprobado por el Director General Ejecutivo, al retorno del viaje Cuando el Funcionario del FONDESIF desarrolle actividades de carácter permanente en el área rural, podrán fijar niveles de viáticos diarios menores a los establecidos en la Escala de Viáticos vigente, en función a sus actividades específicas y de acuerdo a las disponibilidades financieras; para la percepción de estos viáticos, el Funcionario del FONDESIF necesariamente debe desarrollar actividades en la zona rural. Artículo 19º. Calculo para el Pago de Viáticos. Los viáticos se calcularán de la siguiente manera: 19.1 Cuando la Comisión de Viaje implique pernocte, corresponderá a un día completo de viático, es decir el 100% del viático, una vez iniciado el viaje, sin reconocimiento de hospedaje Cuando la Comisión de Viaje implique ida y vuelta en el mismo día, por vía terrestre o aérea, corresponderá un estipendio equivalente al viático por un día Para el cálculo de viáticos en el caso de viajes compuestos (estadía en el área urbana y rural) deberá aclararse el tiempo de permanencia (en días) en cada una de ellas, sin reconocimiento de hospedaje Cuando el hospedaje y alimentación corra por cuenta del organismo que lo patrocina u otra entidad pública o privada, el o los funcionario(s) declarado en Comisión y/o Misión al interior como al exterior del país solo recibirá el 25 % de los viáticos, conforme el numeral 16.4 del presente reglamento Cuando la comisión de viaje luego de haber pernoctado, implique el retorno después de Hrs se reconocerá un día de viático, según documentos respaldatorios como ser (pasajes terrestres y/o pases a bordo) Se pagara el 70% del viático a partir del décimo sexto (16) día de viaje en misión y/o comisión oficial que incurra el o los Funcionario(s) del FONDESIF, para los días restantes. 15

16 Artículo 20º. Excepciones para el Pago de Viáticos y/o Reembolsos. Excepcionalmente, cuando el viaje se haya extendido por más días de los establecidos en el Formulario de Autorización de Viaje, para el reconocimiento de viáticos por el tiempo excedente y/o los cambios de destino, se requiere que el Funcionario del FONDESIF realice el llenado de un formulario de Ampliación de Autorización de Viaje adicional o complementario (Anexo 2), debidamente firmado y sellado, aprobado por el Director de Area y por el Director General Ejecutivo; además deberá justificar en su Informe de Actividades y en el Informe Individual de Descargo Documentado de Viaje, adjuntando la documentación que respalde la excepción, debiendo presentar dentro de los cinco (5) días hábiles de su retorno en Misión o Comisión Oficial. La Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas, calculará y pagará los días de viáticos, previa Certificación Presupuestaria por los días excedentes y verificación de aprobación por el Director General Ejecutivo. Artículo 21. Restricciones en el Pago de Viáticos. El Funcionario del FONDESIF para el llenado del formulario de solicitud y autorización de viaje y pago de viáticos, debe considerar las siguientes restricciones: 21.1 En el marco de lo que establece el Artículo 3 del Decreto Supremo Nº 400, se prohíbe el pago de viáticos en fines de semana o días feriados, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el Director General Ejecutivo considere fundamental la presencia y función específica del Funcionario del FONDESIF declarado en Comisión de Viaje en fin de semana o feriado y emita la autorización mediante Resolución Administrativa, con la argumentación debidamente documentada y justificada, adjuntando al Informe de Autorización de Viaje y al Formulario de Autorización de Viaje. b) Cuando la Comisión Oficial de Viaje exceda los seis días hábiles y continuos de trabajo, debidamente autorizado por el Director General Ejecutivo Queda prohibida por parte de cualquier Funcionario del FONDESIF, sujetos a la ley 1178 (arts. 14 y 29), Ley 004 y Decretos Supremos reglamentarios, la Autorización o Instrucción de pago de pasajes y viáticos para los Funcionarios del FONDESIF que no hubiesen efectuado descargos de viajes anteriores: vale decir, cuando no hayan presentado su Informe Individual de Descargo Documentado, con toda la documentación de respaldo requerida y detallada en el presente Reglamento en el tiempo determinado y/o el viático entregado aún no se haya deducido de sus haberes en el curso del mes que corresponda. 16

17 Artículo 22º. Devolución de Viáticos. Los viáticos por los días no utilizados, por postergación o cambio de fecha o retorno anticipado, deberán ser conciliados en la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas, en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles, para ser depositado en la cuenta correspondiente adjuntando el informe de viaje aprobado por el inmediato superior a la misma Dirección para su regularización y descargo presupuestario. Artículo 23º. Disminución de Viáticos. Las diferentes instancias que intervienen en el procesamiento de la asignación de viáticos, no se encuentran autorizadas para realizar disminución o recorte alguno del mismo, mientras no cuenten con la justificación y autorización del Director de la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas. La contravención al presente artículo será sujeta a sanción conforme a procedimientos internos y normativos vigentes. CAPITULO III DE LOS PASAJES Artículo 24º. Provisión de Pasajes. Para todo viaje realizado por los Funcionarios del FONDESIF declarados en Misión y/o Comisión Oficial, que asuman representación del FONDESIF de acuerdo a lo estipulado en el art. 7 del presente Reglamento, la entidad reconocerá el costo de los pasajes de ida y retorno (vía aérea, terrestre, fluvial y marítima); excepto en los viajes que se asigne el uso de vehículos oficiales de la Institución, de acuerdo al reglamento vigente. Artículo 25º. Medios de Transporte. En el Informe de Autorización de Viaje aprobado por Director General Ejecutivo, se deberá definir el medio de transporte que puede ser Aéreo (por avión), Terrestre (carretera o vía férrea) o Fluvial y Marítima. Este aspecto es definido en función al destino, a la disponibilidad de medios de transporte, a las vías de acceso, a la urgencia y a la disponibilidad presupuestaria Por Vía Aérea. 17

18 Con autorización expresa del Director General Ejecutivo, la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, mediante la Agencia de Viajes contratada, solicitará la emisión de los pasajes aéreos, los cuales solamente serán en Clase Económica. Queda prohibida la adquisición de pasajes aéreos en Primera Clase de las líneas aéreas comerciales, sean éstas nacionales e internacionales Por Vía Terrestre, Fluvial y Marítima. El Funcionario del FONDESIF que viaja por medios de transporte Terrestre, Fluvial o Marítimo solicitará en su Informe de Autorización de Viaje un monto estimado para el pago de los pasajes Terrestre, Fluvial o Marítimo y/o utilizará sus propios recursos para la adquisición de pasajes, cuyos boletos serán presentados al retorno de su viaje en su Informe Individual de Descargo Documentado; para proceder a su descargo y/o a su reembolso Viajes Oficiales En Movilidades De La Institución. Si el viaje involucra el traslado en los vehículos de la entidad, el procedimiento se realizara en función al Reglamento Interno de Uso de Vehículos del FONDESIF Viajes En Movilidades De Transporte Público. Cuando el Funcionario del FONDESIF, tenga que trasladarse vía terrestre al interior del país en movilidades de transporte público, la compra de pasajes será realizada por el mismo Funcionario con fondos recibidos para tal efecto o con sus propios fondos que serán reembolsados a su retorno cuando presente su Informe de Descargo. Artículo 26º. Reembolso de Pasajes. En caso de que se haya comprado boleto Aéreo, Terrestre, Fluvial o Marítimo para una determinada fecha y hora, y que por instrucciones de Autoridad Competente, razones de fuerza mayor y/o caso fortuito justificado, corroborado por las instancias pertinentes (en aplicación del D.S 181 SABS), el Funcionario del FONDESIF que no pueda acceder a uno de ellos y/o requiere desplazarse en forma adicional de un lugar a otro, podrá viajar en transporte diferente al boleto adquirido de viaje y la Dirección de 18

19 Administración, Contabilidad y Finanzas, reembolsará los gastos efectuados por el costo del pasaje en función de las tarifas de transporte aéreo, terrestre, fluvial o marítimo siempre y cuando la factura esté a nombre del FONDESIF con N de NIT , asimismo reembolsará los gastos por cambio de fecha o de destino y/o tramitar ante la Línea Aérea la devolución del boleto o ticket aéreo; siempre y cuando el motivo por el cual no pudo tomar el vuelo o el viaje terrestre, fluvial o marítimo esté especificado en su Informe de Actividades y en el Informe de Individual de Descargo Documentado, con documentos válidos (pases a bordo, factura u otros documentos) que acrediten el pago de los montos descargados, autorizado por su Director y el Director General Ejecutivo. El reembolso de pasaje aéreo será de manera muy excepcional y con documentación comprobada. Artículo 27º. Devolución de Pasajes Aéreos. En caso de que el Funcionario del FONDESIF declarado en Misión y/o Comisión Oficial, no realice el viaje programado o no haga uso de un tramo parcial de la ruta inicialmente establecida y con el objetivo de evitar recargos por la no devolución oportuna de pasajes a la agencia de viajes, deberá devolver en el día a más tardar dichos pasajes a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas y el correspondiente informe aclarando la razón de la suspensión de viaje o el motivo del aplazamiento de un tramo o ruta para evitar el pago de multas. Caso contrario los recargos, multas y/o descuentos por devoluciones injustificadas serán descontados de su salario, salvo en casos debidamente justificados y autorizados por su Director y/o el Director General Ejecutivo en su Informe de actividades, o de Suspensión de viaje, además de su Informe Individual de Descargo Documentado. Artículo 28º. Forma de pago de pasajes y fondos a rendir. La Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas realizará los pagos de: o Pasajes directamente al beneficiario (Agencia de Viajes o Proveedor). o Pasajes a los Funcionarios del FONDESIF declarados en Misión o Comisión Oficial por reembolso de tramo utilizados con Fondo en Avance, cuando el monto exceda los Bs (Un Mil 00/100 Bolivianos) se realizará el reembolso del pasaje en forma específica previa firma del Formulario de Liquidación de Pasajes (Anexo 3). Artículo 29º. Cambio de Itinerario y Ruta de Viaje. Ningún cambio de ruta e itinerario (horario) establecido tanto para salidas y retornos, 19

20 pueden ser alterados o modificados de forma directa o a criterio personal del Funcionario declarado en Misión y/o Comisión Oficial. Por lo que, de forma previa, el declarado en Misión o Comisión Oficial debe justificar y comunicar a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas para la obtención de la autorización respectiva, para que se proceda con lo estipulado en el art. 26 del presente reglamento. Caso contrario, cuando las razones del cambio o modificación de vuelo, o pasajes terrestre, fluvial o marítimo sean de orden personal del declarado en misión o comisión oficial, éste correrá con el pago de las multas de manera personal. Estos aspectos de cambio aprobados, deben ser parte del contenido del Informe final de viaje en comisión o misión oficial. Artículo 30º. Pérdida y/o extravío de Pasajes. El funcionario que pierda o extravíe los pases a bordo o pasajes terrestres, fluvial o marítimo, tiene la obligación de justificar mediante nota respectiva, tal situación, respaldando la misma con la certificación correspondiente emitida por la empresa de viaje autorizada, a objeto de demostrar que el boleto fue utilizado correctamente y según las fechas determinadas y destinatario. CAPITULO IV DEL DESCARGO DOCUMENTADO Artículo 31º. Definición. Son los Informes realizados por el Funcionario del FONDESIF vía su Director y/o Jefe de Unidad cuando corresponda, dirigido al Director General Ejecutivo, que contengan el detalle de sus actividades, la rendición de cuentas de los recursos recibidos debiendo estar respaldado por los documentos correspondientes. Artículo 32º. Informe de Actividades. Fenecido el tiempo de la declaratoria en Misión y/o Comisión Oficial, el Funcionario del FONDESIF debe presentar su informe al Inmediato Superior en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles después del retorno, respecto a las actividades, tareas y resultados alcanzados, dificultades o limitaciones encontradas, la fecha de salida y de retorno, informe que será respaldado por documentación sustentatoria como evidencia del trabajo realizado. 20

21 Para los Funcionarios declarados en Misión o Comisión Oficial a la asistencia de Congresos, estudios de actualización y similares en el interior o exterior del país, a la conclusión del mismo, deben presentar el correspondiente informe adjuntando copia del título o certificado obtenido y toda documentación respaldatoria de conformidad a lo establecido en el presente reglamento. La falta de presentación del informe de actividades o su presentación extemporánea fuera de los plazos y en formas distintas a las previstas en el presente Reglamento serán considerados como incumplimiento al mismo, debiendo sujetarse a las normas legales vigentes, en el tema de responsabilidades. Artículo 32º. Aprobación del Informe de Actividades. La Autoridad competente, superior del servidor comisionado, debe imprescindiblemente en el transcurso del día aceptar, rechazar o en su defecto solicitar ampliación del informe presentado por el comisionado, explicando las razones de su decisión. Una vez aprobado el mismo con el proveído o firma correspondiente, será puesto en consideración del Director General Ejecutivo, quien emitirá su aprobación con VºBº del mismo, para posterior remisión de la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas. Artículo 33º. Informe de Descargo de Pasajes y Viáticos (rendición de cuentas). Siendo que la apertura de cargo contable se realiza a partir de la entrega de FONDOS a todo funcionario dependiente del FONDESIF y que los mismos van a cubrir los gastos de viaje en Misión o Comisión Oficial sea al interior o exterior del País (pasajes y viáticos); el funcionario, cualquiera sea su jerarquía debe presentar su informe de descargo o rendición de cuentas, aprobado por el inmediato superior y por la directora General Ejecutivo, en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles posteriores a su retorno. Mismos que serán computables a partir del día siguiente de la conclusión de la fecha para la comisión. Caso contrario estos desembolsos serán considerados como gastos particulares y no reembolsables, de acuerdo al Art. 7 del D.S , y Art 26 del D.S El último párrafo del Informe Individual de Descargo Documentado, debe solicitar se remita el mismo a la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas para que se realice el descargo respectivo. 21

22 Artículo 34º. Documentos de Descargo de pasajes y viáticos. Para el descargo de pasajes y viáticos se deberán adjuntar al informe los siguientes documentos respaldatorios: 1. Informe de Descargo de viaje aprobado por el inmediato superior y el Director General Ejecutivo. 2. Fotocopia de Informe de Actividades de Viaje presentado y aprobado por el inmediato superior y el Director General Ejecutivo. 3. Formulario de Liquidación de Viáticos, pasajes y otros (Anexo 4) 4. Formulario de Liquidación Total de Fondos en Avance. (Si corresponde) 5. Resolución Administrativa (fotocopia simple) cuando corresponda. 6. Pases a bordo originales ida y vuelta y de las diferentes escalas hasta llegar a destino en viajes Nacionales o Internacionales, o una Certificación de la Línea Aérea de que el funcionario abordó el vuelo (cuando corresponda). 7. Pasajes originales de autobús u otro medio de transporte utilizado en caso de viaje terrestre, fluvial o marítimo utilizados a nombre del FONDESIF con N de NIT (si corresponde), no se reconocerán fotocopias de los pasajes o aquellos que no estén a nombre del FONDESIF. 8. Facturas y/o Recibos y Documentos de respaldo a nombre del FONDESIF con Número de Identificación Tributaria NIT de la Entidad, de los gastos realizados con los Fondos en Avance entregados para el viaje, según requerimiento y Autorización del Director General Ejecutivo. 9. Fotocopia del Certificado de asistencia y/o aprobación, que acredite su participación al evento (cuando corresponda). 10. Depositar los saldos no utilizados en pasajes vía terrestre, fluvial, marítima, férrea y/o viáticos en la cuenta específica del Banco perteneciente al FONDESIF, recibo que debe formar parte de la documentación de descargo. Artículo 35º. Descargos por el RC-IVA. De conformidad a las normas tributarias, relativas a la retención de impuestos, todo funcionario del FONDESIF en misión o comisión oficial que reciban Fondos, están obligados a cumplir con el descargo contemplado en el Régimen Complementario del IVA. Los consultores de línea además de incluir los documentos señalados en el art. 34 deben presentar: 22

23 Consultores que son sujetos pasivos al IVA: Factura por el importe de viático asignado. Consultores que son sujetos pasivos al RC-IVA Contribuyente Directo deberán incorporar el importe del viático asignado en su declaración trimestral (formulario 610). Artículo 36º. Plazo de Descargo de Facturas y/o Notas Fiscales Viajes al Interior del País. Presentarán dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del viaje en comisión, facturas, notas fiscales o documentos equivalentes relacionados o no al viaje y la estadía correspondiente a la comisión, con validez de 120 días hasta la fecha de conclusión del mismo, adjuntando los originales de los mismos en el formulario correspondientes a objeto de que el Impuesto al Valor Agregado contenido en dichas facturas sean imputados contra el impuesto determinado en el RC-IVA por el ingreso percibido. Dichas notas fiscales deberán cumplir con lo establecido en el numeral 1 del inciso c) del artículo 8º del Decreto Supremo Nº (Texto ordenado vigente), excepto en lo referido al plazo de presentación, el mismo que se regirá a lo dispuesto en el anterior párrafo Viajes al Exterior del País. Presentarán dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del viaje en misión oficial, facturas, notas fiscales o documentos equivalentes emitidos en nuestro país relacionados o no al viaje y su estadía correspondiente, con validez de 120 días hasta la fecha de conclusión del mismo, adjuntando los originales de los mismos en el formulario correspondiente a objeto de que el Impuesto al Valor Agregado IVA contenido en dichas facturas, sea imputado contra el impuesto determinado en el RC-IVA por el ingreso percibido. No son válidas para el descargo facturas emitidas en el exterior del país. Dichas notas fiscales deberán cumplir con lo establecido en el numeral 1 del inciso c) del artículo 8º del Decreto Supremo Nº (Texto ordenado vigente), excepto en lo referido al plazo de presentación, el mismo que se regirá a lo dispuesto en el anterior párrafo. 23

24 Artículo 37º. Incumplimiento del Pago de Impuestos y Rendición de Cuentas. En caso de que el Funcionario del FONDESIF que haya recibido Fondos por conceptos de pasajes y viáticos, y no presente facturas para el descargo de RC-IVA, para el descargo respectivo deberá depositar en cuenta específica del Banco perteneciente al FONDESIF, el monto correspondiente para los pasajes recibidos y/o la alícuota correspondiente al RC-IVA sobre el total del viático recibido y adjuntarlo al Informe de Descargo. Asimismo, no serán sujetos de nueva declaratoria en Misión y/o Comisión Oficial, quedando inhabilitado para recibir pasajes y viáticos, mientras no regularice su situación en la instancia correspondiente. Artículo 38º. Certificación por Extravío del o los Pase (s) a Bordo. Si el funcionario declarado en Misión y/o Comisión Oficial, extravía el pase a bordo o existiera inconsistencia en las fechas, únicamente se aceptará como descargo válido un Certificado de la Línea Aérea utilizada, consignando la ruta, día y número de vuelo tanto de ida como de retorno, cuyos gastos que generen lo solicitado a la línea aérea deberán ser cubiertos por el funcionario. Artículo 39.- Notas Fiscales relacionadas al RC-IVA En caso de que la sumatoria de las Notas Fiscales no cubran el 100% de los viáticos percibidos, el funcionario deberá depositar en cuenta específica del Banco perteneciente al FONDESIF, la alícuota correspondiente al RC-IVA sobre el total del viático recibido y adjuntarlo al Informe de Descargo; la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas deberá realizar el pago del RC IVA retenido al Servicio de Impuestos Nacionales. Además de lo señalado anteriormente, para los viajes realizados al exterior del país, el funcionario declarado en misión oficial deberá incluir facturas o notas fiscales o documentos equivalentes de origen extranjero por alimentación, transporte, comunicaciones y otros relativos al objeto de la misión oficial, para el descargo respectivo y como prueba de su viaje al exterior del país. CAPÍTULO IV FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES SOBRE EL MANEJO DE PASAJES Y VIÁTICOS 24

25 Artículo 40.- Responsables de la Administración y Ejecución.- a) Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas: La Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas, a través de los responsables de Finanzas, Recursos Humanos, Presupuestos y Contabilidad, es responsable de la administración y ejecución del manejo de Pasajes y Viáticos, y tiene las siguientes funciones: 1. Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento Interno de Pasajes y Viáticos, de acuerdo a los objetivos, recursos y naturaleza de las actividades del FONDESIF. 2. Autorizar el pago de viáticos de acuerdo a la escala establecida en el art. 16 del presente Reglamento 3. Procesar la solicitud de Pasajes y Viáticos en Misión y/o Comisión Oficial, tanto a nivel nacional como internacional. 4. Aplicar sanciones en caso de no dar cumplimiento al presente Reglamento. 5. No autorizar la asignación de pasajes y viáticos, cuando el funcionario declarado en Misión o Comisión Oficial mantenga cargos de cuenta pendientes de rendición, por este mismo concepto. 6. Los desembolsos de pasajes y viáticos deberán ser registrados y controlados en un estado de cuenta auxiliar transitoria de fondos en avance (Deudores con cargo a rendición de cuentas), que posibiliten un control efectivo en el momento del descargo. 7. Elaborar el comprobante de egreso y cheque a nombre del o los Funcionarios, imputando a la cuenta respectiva, verificando saldos presupuestarios y/o previa certificación del Responsable de Presupuestos. 8. El Responsable de Presupuestos, apoyará al responsable de Contabilidad con el correspondiente control y verificación del Presupuesto Institucional, informando cuando corresponda o requieran el saldo presupuestario. 9. Realizar la recepción de descargos, previa revisión de documentos en cumplimiento al presente Reglamento Interno. De existir alguna observación, procederá a devolver al funcionario comisionado los documentos; a objeto de que proceda a subsanar lo observado. 10. Resguardar y custodiar la documentación de descargo, por un tiempo no menor a (10) diez años. 11. Emitir al Director General Ejecutivo reportes mensuales, respecto al personal que haya hecho uso de viáticos y pasajes que no haya realizado el descargo dentro del plazo previsto. 12. Revisará anualmente el presente Reglamento y de ser necesario, previo informe técnico en coordinación con el área legal, actualizará el mismo. 13. Emitirá instructivos para la aplicación de formularios y otros necesarios para transparentar y facilitar los procedimientos. 25

26 b) Dirección Jurídica.- 1. La Dirección Jurídica, procesará la emisión de Resoluciones por viajes al exterior o por pago de viáticos en fin de semana o feriados, conforme a la normativa establecida para el efecto, previa emisión del Informe legal correspondiente. 2. Elaborar el Informe legal posterior al informe técnico, en caso de que el presente Reglamento sea actualizado y/o modificado, en coordinación con la Dirección de Administración Contabilidad y Finanzas. CAPITULO VII EXCEPCIONES Artículo 41.- Gastos Emergentes: Fondos en Avance.- En caso de presentarse gastos de excepción por viaje en Comisión Oficial y/o con uso de Vehículos de la Institución, se establece lo siguiente: a) Para los gastos emergentes de viajes al interior del país, utilizando o no vehículos de la Institución y conforme al lugar y la distancia a recorrer, el funcionario comisionado, podrá solicitar mediante nota justificada con el VºBº del Director General Ejecutivo y Formulario de Fondos en Avance (Anexo en Reglamento Interno de Fondos en Avance), un monto estimado de gastos a realizar, que no supere los Bs (Cinco Mil 00/100 Bolivianos), y que cada gasto individual no debe sobrepasar los Bs (Un Mil 00/100 Bolivianos) siendo el funcionario solicitante responsable del uso y destino de dicho Fondo, debiendo realizar la rendición de cuentas documentada a su retorno. CAPITULO VIII SANCIONES, LIMITACIONES Y/O RESTRICCIONES 26