MEMÒRIA DE L ARXIU GENERAL DE LA DIPUTACIÓ DE BARCELONA 2017

Transcripción

1 MEMÒRIA DE L ARXIU GENERAL DE LA DIPUTACIÓ DE BARCELONA 2017 L Arxiu General de la Diputació de Barcelona custodia la informació i la documentació de la Diputació de Barcelona en els seus centres d arxiu: Centre d Arxiu de Can Serra, Centres d Arxiu de Mundet, Centre d Arxiu del Rellotge i Arxiu Històric. Des del maig de 2017, que es van començar obres de millora al dipòsit A de l Arxiu Històric, la documentació està custodiada a les instal lacions de la Plataforma de Distribució Logística de la Diputació de Barcelona a Montcada i Reixac Sistema d accés a la documentació i la informació L accés a la documentació pública és un aspecte essencial en una societat democràtica, i es duu a terme mitjançant el préstec, la consulta i la reproducció. L horari per a la consulta externa de l Arxiu Històric de la Diputació de Barcelona és de 10:00 a 14:00 els dies laborables durant tot l any. Durant el 2017 ha hagut un total de usuaris que han consultat documents. El préstec intern L accés a la documentació, per part del personal de la pròpia corporació es porta a terme mitjançant la figura del préstec intern, que permet disposar de la informació durant un temps concret i suposa un canvi de responsabilitat en la custodia del document. Es fa mitjançant un formulari a l Intradiba. S han produït 430 préstecs interns de documentació i els han sol licitat 116 usuaris. El préstec extern És la cessió temporal de documents a una altra organització i comporta uns compromisos concrets com són una assegurança. L any 2017 s han prestat 45 expedients. La consulta interna És l accés a la documentació i a la informació del personal de la pròpia corporació. Aquest any 391 usuaris interns han sol licitat informació, els quals han consultat un total de documents. Pel que fa a les consultes a la pàgina d Intradiba ha hagut un total de usuaris i pàgines vistes.

2 La consulta externa És l accés a la documentació i a la informació de la ciutadania i de les organitzacions. Aquest any han sol licitat informació 348 usuaris externs, els quals han consultat un total de documents. Pel que fa a les consultes a la pàgina web, ha hagut un total de usuaris i pàgines vistes. Gestió documental i arxiu El Quadre de Classificació Documental (QCD) L octubre de 2017 s ha incorporat al Registre d Expedients el total de les entrades del Quadre de Classificació Documental de la corporació. És un registre únic per a tota la Diputació de Barcelona. Assessorament en matèria de gestió documental i arxiu L assessorament és un servei que ofereix l Arxiu General a totes les unitats organitzatives de la Diputació de Barcelona i extensible als consorcis i organismes dependents i fundacions. Durant l any 2017 s han fet un total de 222 assessoraments tècnics. Aquest increment, en comparació amb els darrers anys, s ha degut principalment a la posada en marxa de la implementació de la e-administració a la corporació. Al tractar-se d un canvi en la gestió del suport de la informació per a tota corporació, hem rebut sol licituds d assessorament des de 114 unitats organitzatives. S ha fet assessorament a l Organisme de Gestió Tributària i a la Xarxa Audiovisual Local (XAL). SOL LICITUDS ASSESSORAMENT

3 Sistema de descripció La descripció ens permet una ràpida i àgil cerca de la informació. S ha implementat, en l expedient electrònic, la normalització del títol de l expedient i el títol del document, alhora que s ha incorporat com a obligatori el tipus documental que són els tipus de documents aprovats per la corporació en el Catàleg de Tipus documental. Pel què fa a l Arxiu Històric, s han realitzat un total de descripcions de documents custodiats a l Arxiu General de les sèries documentals de protocol, d obres públiques, expedients clínics i de filiació biològica, de documents en imatge, medi ambient, contractació, entre d altres. Sistema de transferències S han realitzat un total de 108 transferències a l Arxiu General, que comporten el trasllat de unitats d instal lació i que ocupen un total de 439,3 metres lineals. Cal fer especial esment a les transferències rebudes de l Escola Universitària d Enginyeria Tècnica, del Servei de Patrimoni Arquitectònic Local de la Diputació de Barcelona i de Sant Miquel del Fai. Pel que fa a l Escola Universitària d Enginyeria Tècnica s han transferit un total de unitats d instal lació amb una cronologia que va de 1908 a 1995, sobre la gestió del centre, del professorat i de l alumnat. Pel què fa al Servei de Patrimoni Arquitectònic Local s han transferit 662 unitats d instal lació que contenen fotografies, plaques de vidre, documentació històrica, cartells i 71 planeres amb plànols i dibuixos. Els arxius procedents de Sant Miquel del Fai contenen documentació audiovisual i administrativa compresa entre els anys 1995 i UNITATS TRANSFERIDES

4 Sistema de conservació i preservació de la documentació La digitalització de la totalitat del Butlletí Oficial de la Província de Barcelona era una de les prioritats durant aquest any per tal de poder oferir a la ciutadania la consulta en línia. També la digitalització del fons de la Mancomunitat de Catalunya que també part dels documents són consultables al web. Pel què fa als dipòsits dels centres d arxiu, per tal d evitar la proliferació de microorganisme, s han realitzat dues desinfeccions ambientals. Biblioteca de la Diputació de Barcelona L Arxiu General gestiona la Biblioteca de la Diputació de Barcelona i disposa d exemplars de totes les publicacions que la corporació ha editat. La difusió de l Arxiu General Web L any 2017 s han afegit al web els continguts de política de digitalització i catàleg de tipus documents i s han actualitzat els continguts. S ha incorporat la digitalització del Butlletí Oficial de la Província de Barcelona Històric (BOPB Històric) dels anys 1960 a 1988 i 1995 a 1997 i part de la documentació de la Mancomunitat de Catalunya. Facebook Aquesta xarxa social ens permet difondre alguns documents que poden ser d interès per a la ciutadania. El Facebook de l Arxiu General compta amb seguidors a 31 de desembre de Participació en campanyes de la Diputació de Barcelona S ha participat en les campanyes de solidaritat #reciclacultura", "La fam no fa vacances!", i "Juguem per créixer", i joguines solidàries portades a terme per la corporació, com a porta de contacte amb la ciutadania. Visites organitzades al Recinte de la Maternitat i a les instal lacions de l Arxiu Històric Un dels serveis que ofereix l Arxiu General és la visita organitzada al Recinte de la Maternitat i a les instal lacions de l Arxiu Històric.

5 Han visitat les instal lacions de l Arxiu un total de 251 persones. La tipologia de visitants ha estat: associacions culturals, estudiants de secundària, estudiants universitaris, associacions de gent gran i personal d administracions públiques; també s han fet visites en el marc de la Jornada de portes obertes del Dia Internacional dels Arxius que van dirigides a la ciutadania en general. Organització i participació en congressos, seminaris i jornades L Arxiu general ha participat en l organització de la Jornada Els arxius històrics en l entorn digital celebrada el 25 de maig de 2017 en el marc del centenari de l Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona. També ha participat en el XVII Encuentro de archiveros de diputaciones en Huesca, els dies 1 i 2 de juny de 2017 en la que es va fer la presentació dels instruments desenvolupats en el marc de la gestió documental a la Diputació de Barcelona. S ha col laborat en l organització que va dur a terme l Arxiu Nacional d Andorra del seminari Els fons documentals del món de l esport: experiències de treball els dies 2 i 3 d octubre a Andorra en el marc de la participació en la sessió de la Secció Internacional d Arxius d Esports, del Consell Internacional d Arxius. Formació en matèria de gestió documental i arxiu Personal de l Arxiu ha realitzat per personal de la corporació monogràfics sobre els Tipus documentals i el Quadre de classificació, bàsic sobre arxiu i gestió documental i sessions vinculades amb la gestió dels documents electrònics. Excepcionalitats El mes de maig de 2017 i com a resultat de les millores a la plaça de l Arxiu i en conseqüència a la seva afectació al dipòsit A de l Arxiu Històric de la Diputació de Barcelona, es van traslladar gairebé 5000 unitats d instal lació a la Plataforma de distribució logística. La PDL disposa d uns compactes amb control d humitat i temperatura. El seu retorn al dipòsit A va ser entre els mesos de febrer i març de 2018 una vegada finalitzades les obres a la plaça.