INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES RESOLUCIÓN N OIC 201?

Transcripción

1 INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES RESOLUCIÓN N OIC 201? "Por la cual se establece la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales en el Instituto Nacional De Medicina Legal y Ciencias Forenses" EL DIRECTOR GENERAL En uso de las facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 40 de la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004, en concordancia con el Acuerdo 08 de 2012 de la Junta Directiva, y CONSIDERANDO Que la protección de los datos personales está consagrada en el artículo 15 de la Constitución Política, como el derecho fundamental que tienen todas las personas a su intimidad personal y familiar, así como a su buen nombre; siendo obligación del Estado respetarlos y hacerlos respetar. Igualmente, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Que en virtud del mandato superior, la Ley 1581 de 2012, desarrolló el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos; así como los demás derechos, libertades y garantías a que se refiere el artículo15 de la Constitución Política; al igual que el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Que el marco jurídico que desarrolló estos derechos, incorporó los lineamientos necesarios para que las entidades públicas y privadas identifiquen los roles y la tipología de la información que es objeto de protección constitucional, estableciendo las condiciones para recolectar, almacenar y suministrar los datos personales que sean registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento. Que el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, en su condición de sujeto obligado, que trata la Ley 1712 de 2014, requiere para el ejercicio de sus funciones recolectar datos personales de los ciudadanos e incorporarlos a sus bases de datos y Sistemas de Información, así como, controlar, custodiar y dar tratamiento a la información allegada por otras entidades, la cual se relacione con los mismos. Que con el establecimiento de esta política se busca asegurar la protección de los datos personales que administra la Entidad y que éstos no sean suministrados ni utilizados por terceros, sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la información. Que en mérito de lo anterior, se hace necesario establecer la política de privacidad y protección de datos personales, la cual contiene los lineamientos a seguir para el tratamiento de sus bases de datos y Sistemas de Información. RESUELVE. Artículo 1. Establecer la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, Articulo 2. Objeto: La Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, contiene los lineamientos a seguir para el tratamiento de la información contenida de los ciudadanos en las bases de datos y sistemas de información de la Entidad; en concordancia con las V disposiciones legales vigentes, la cual hace parte integral de esta Resolución. T

2 INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES IC2Q1? Hoja N. 2 de 2 de la Resolución N., por la cual se mplementa la Política de Privacidad y Protección de Datos en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses Articulo 3. Sujetos Obligados: Están obligados a cumplir con la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales y el uso de los formatos inherentes a la misma, todas las personas naturales y jurídicas que tengan relación o vínculo con el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, que en el ejercicio de sus actividades o funciones deban recolectar o manejar datos personales para ser ingresados a las bases de datos y sistemas de información de la Entidad. Artículo 4. Seguridad de la Información: Con el propósito de respetar el principio de seguridad de la información de las bases de datos y sistemas de información de la Entidad, se acatarán las disposiciones legales y las normas internas atinentes a la seguridad de la información, contempladas en la Guía de la Seguridad de la Información adoptada por el Instituto. La información recolectada, almacenada y custodiada por la Entidad, será responsabilidad del Instituto el permitir el acceso a la misma, cuando medie el consentimiento de su titular y en los casos expresamente contemplados en la Ley. Artículo 5. Control y Vigilancia: La Oficina de Control Interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, será la responsable de ejercer el seguimiento a la implementación de las políticas de privacidad y protección de datos personales adoptadas a través de la presente resolución, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 87 de Artículo 6. Proceso de Implementación: El liderazgo en el proceso de implementación de la política de privacidad y protección de datos personales, estará a cargo de la Subdirección de Servicios Forenses del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, con el apoyo del Grupo Nacional de Servicio al Ciudadano. Artículo 7. Interoperabilidad: El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, aplicará los lineamientos de la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, en el intercambio de información con otras entidades públicas o privadas. Artículo 8. Vigencia: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su integridad las disposiciones que le sean contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE J 3 OiC 201? Dada en Bogotá, a los CARLOS/ÉDUARDO VALDÉS MORENO / Proyectó: Edgar Ramos Saldaña - Profesional Especializado - Oficina Jurídica - DG. '"*' fa Revisó: Yamile Romero Vanegas - Coordinadora Grupo Nacional de Servicio al Ciudadano^ Neidi Leonor Macana Tuta - Profesional Especializada Forense - GNSC. tá ' Mauricio Molano Yañez - Asesor Dirección General. Diego Yesid Ortiz - Coordinador Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo. <j>*^t ' Life Armando Delgado Mendoza - Jefe Oficina Jurídica - DG. \Jj Aprobó: Claudia Adriana García Fino - Subdirección de Servicio Forense.^

3 HDIC POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES Bienvenidos al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (Colombia), quien dando cumplimiento a sus objetivos Institucionales y a las disposiciones constitucionales y legales que le asisten para permitir el acceso a la información, servicios y trámites confiables y de calidad; comunica a los usuarios de los diferentes canales de servicio, la política de privacidad y protección de datos personales. 1. Función de Protección. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, actuará como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene y administre, y podrá hacer uso de los mismos únicamente para las finalidades contempladas en la Constitución, la ley y disposiciones reglamentarias. 2. Responsable de la política de privacidad y protección de datos personales. Nombre: Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses Dirección: Calle 7 A No. 12 A - 51, Bogotá D.C - Colombia. PBX: (57+1) Línea Gratuita Anticorrupción: Línea Gratuita Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: Correo electrónico: direcciongeneral@medicinalegal.gov.co Portal Web: 3. Canales de servicio. Escrito: Calle 7 A No. 12 A - 51, Bogotá D.C - Colombia. Correo electrónico: solicitudinformacion@medicinalegal.gov.co Formulario PQRS: Portal Web Presencial: Calle 7 A No. 12 A - 51, Bogotá D.C - Colombia Telefónico: PBX: (57+1) , Ext Línea Gratuita Anticorrupción: Línea Gratuita Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: Virtual: Chat y Foro general o temático - Portal Web: 4. Definiciones: A la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, aplicarán las siguientes definiciones: 4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. n

4 000951,9 DIC 2Q1? 4.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; puede ser clasificado en las siguientes categorías: Públicos, Privados, Semiprivados y Sensibles Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley5. 1 Numeral 1, artículo del Decreto 1074 de Literal j del artículo 6 de la Ley 1712 de Numeral 2 del artículo del Decreto 1074 de Artículo 5 de la Ley 1581 de Literal c del artículo 6 de la Ley 1712 de 2014

5 í.1 9 DiC Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley6; 4.9. Sistemas de información: Conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 5. Información que recolecta, almacena y administra la Entidad. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, recolecta, almacena y administra información y datos personales en el momento en que son ingresados en las Bases de Datos y los Sistemas de Información Misional; Sistema de Información Administrativo y Financiero; y Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (denuncias por actos de corrupción); en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, lugar y fecha de nacimiento, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, profesión, número telefónico de contacto, entre otros. En este mismo sentido, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, recolecta y administra los datos personales de los ciudadanos encuestados, como parte de los procesos de medición de la satisfacción del cliente que adelanta. Igualmente, cuando solicita información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada o negada por parte del titular de manera voluntaria. El Usuario reconoce y acepta que el ingreso de información personal que se realice a través de cualquiera de los canales de asistencia institucional, lo realiza de manera voluntaria con la finalidad de adelantar un trámite, acceder a un servicio o hacer uso de los mecanismos interactivos, presentar un derecho de petición, queja, reclamo o sugerencia. En consonancia con lo anterior, es importante señalar que la página Web de la Entidad ha sido diseñada para facilitarle al usuario el acceso a la información pública no clasificada ni sometida a reserva, así como a sus servicios en línea; por tanto, se deberá leer detenidamente los términos y condiciones de uso, antes de iniciar navegación o utilización. /> 6 Literal d del artículo 6 de la Ley 1712 de Gerente.com

6 6. Modo en que se Utiliza la Información J9DIC Previa autorización del titular de los datos personales, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, podrá darles el siguiente tratamiento a los datos recolectados: 6.1. Para los fines misionales y administrativos propios de la entidad Caracterizar ciudadanos y grupos de interés para adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio Dar trámite y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, consultas y denuncias; presentadas ante la Entidad Facilitar la consulta de la información del titular del dato que repose en las bases de datos de la entidad, siempre y cuando se cuente con la autorización del mismo o medie orden de autoridad competente Adelantar encuestas de satisfacción Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitación o audiencias desarrolladas por la entidad. Sobre el particular, es importante precisar que cualquier otra finalidad que se pretenda dar a los datos personales suministrados por los usuarios, deberá ser informado previamente a los mismos, en el aviso de privacidad, quienes se podrán oponer al trámite, teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia. 7. Derechos de los Titulares de los Datos Personales El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación: 7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; este último frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido Solicitar prueba de la autorización otorgada al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, para el tratamiento de sus datos personales Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio Presentar ante las instancias competentes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política, la Constitución o Ley que regula el tema.

7 i19dic 7.5.A que la Entidad que recolecta, almacena y administra datos personales y, eventualmente, sensibles, garantice la protección y seguridad de la información clasificada y reservada de que trata la normativa vigente Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Parágrafo Primero: Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la(s) base(s) de datos o sistemas de información de la Institución, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Constitución, la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar una reclamación, la cual deberá contener: Identificación del titular del dato. Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo. Datos de notificación, dirección física y/o electrónica. Relación de los demás documentos que pretenda hacer valer. Parágrafo Segundo: Cuando se alegue que el tratamiento de datos personales violó principios, derechos y garantías constitucionales, legales o reglamentarias, la revocatoria y/o supresión solo procederá cuando así lo determine y disponga la autoridad competente. 8. Autorización para el tratamiento de Datos Personales. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, solicitará, a más tardar al momento de la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley; tal autorización deberá estar contenida en un documento físico o electrónico. 9. Autorización para el tratamiento de Datos Personales Sensibles. La recolección, almacenamiento y tratamiento de datos sensibles está prohibida, a excepción de cuando se derive del desarrollo de la misión y ámbito funcional de la Entidad, así como en los eventos señalados en la ley. Cuando se configure la necesidad de recolección de datos sensibles, su tratamiento estará sujeto a los siguientes lineamientos: 9.1. Que el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización Que el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, se deberá contar con la autorización de su representante legal o familiar cercano. y

8 J3DIC201? 9.3. Que el tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la Entidad; para lo cual queda prohibido que dichos datos sean suministrados a terceros sin la autorización del titular Que el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial Que el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística, científica o epidemiológica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares Que se informe al titular, en presencia de fuerza mayor, caso fortuito o mediar mandato de autoridad competente; cuál será el objeto y finalidad del tratamiento. 9. Revocatoria de la Autorización El titular de los datos personales podrá, en todo momento, solicitar a la Entidad la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o sistemas de información de la Entidad. Si vencido el término legal para atender el reclamo, la Institución no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar ante las instancias competentes, se ordene la revocatoria de la autorización. 10. Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Políticas de Tratamiento La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través del portal institucional, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Dada en Bodotá, a los CARLOS EDUARDO VALDÉS MORENO Proyectó: Edgar Ramos Saldaña - Profesional Especializado - Oficina Jurídica - DG. Yamile Romero Vanegas - Goordinadora - Grupo Nacional de Servicio al Ciudadano. Neidi Leonor Macana Tuta -/Profesional Especializada Forense - GNSC. Mauricio Molano Yañez - Apesor Dirección General. Diego Yesid Ortiz - Coordinador - Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo. Revisó: Claudia Adriana García Fino - Subdirección de Servicio Forense^ Life Armando Delgado Mendoza - Jefe Oficina Jurídica - DG. fc/)7 Martín Emilio Sepúlveda Celis - Jefe Oficina de Planeación. Aprobó: Carlos Eduardo Valdés Moreno - Director General.