MANUAL DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES MA01-PRES-DE

Transcripción

1 Página: 1 de POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD S.E.S., en cumplimiento de sus deberes como responsable del tratamiento de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se compromete a garantizar el derecho fundamental de habeas data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y en virtud de ello, expone a todos sus grupos de interés el derecho que tiene toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en las bases de datos y archivos de la Institución. Al tratar datos personales, S.E.S. respetará la intimidad, la libertad, la veracidad, la calidad, la transparencia, la seguridad, la finalidad legítima, la reserva y confidencialidad, y todas las demás garantías y principios otorgados por la Constitución y la Ley. Esta Política aplica para el tratamiento de datos personales de socios, miembros de junta directiva, trabajadores, proveedores, aseguradores, estudiantes, damas rosadas, asociación de usuarios, y demás titulares (personas naturales o jurídicas) cuyos datos sean tratados en S.E.S. COMPROMISOS INSTITUCIONALES: Adoptar las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, entendiendo que la autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; las bases de datos son el Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; un dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; encargado del tratamiento es toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; responsable del Tratamiento es toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; titular es toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento; y Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2 Página: 2 de 6 Adoptar las definiciones establecidas en el Decreto 1377 de 2013, entendiendo que Aviso de privacidad es toda comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales; Dato público es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva; Datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos; Transferencia es el envío de información por parte del responsable o encargado en Colombia a un receptor Responsable y/o Encargado dentro o fuera del país; Transmisión es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Establecer las finalidades generales aplicables a todos los titulares de datos para las cuales se requiere el tratamiento de datos (Principio de Finalidad Ley 1581 de 2012): Realizar campañas de mercadeo; educar al usuario; promocionar servicios; realizar encuestas de satisfacción; atender y responder solicitudes, quejas y reclamos. Establecer las finalidades especificas según el titular del dato (Principio de Finalidad Ley 1581 de 2012), así: - Socios: Enviar correspondencia, dar cumplimiento a la política SARLAFT, rendir informes a entes de control y entidades financieras, entre otras.

3 Página: 3 de 6 - Miembros de Junta Directiva: Enviar correspondencia, dar cumplimiento a la política SARLAFT, rendir informes a entes de control y entidades financieras, dar capacitaciones. - Colaboradores: Abrir y actualizar hojas de vida, dar capacitaciones, entregar comunicados internos, enviar correspondencia, realizar evaluaciones de desempeño, dar cumplimiento a la política SARLAFT, enviar información relacionada con la seguridad social, entregar información a las autoridades competentes y entes de control, abrir cuentas de nómina, dar información para entidades crediticias, y todas las demás finalidades inherentes al desarrollo de un contrato de trabajo o de prestación de servicios. - Niños, niñas y adolescentes (hijos de colaboradores): Programar actividades para hijos de los colaboradores, entregar regalos para hijos de los colaboradores, realizar afiliaciones a confamiliares y a seguridad social y todas las demás que se requieran de acuerdo con el programa de bienestar. - Proveedores y Contratistas: Celebrar contratos, enviar órdenes de compra y de servicio, dar cumplimiento a la política SARLAFT, enviar correspondencia, contactarlos para futuras negociaciones, inscribirlos en la plataforma BIONEXO, suministrar información de cartera e información contable, realizar codificaciones de productos en el sistema, y todas las demás que sean inherentes a las relaciones comerciales. - Entidades responsables de pago (aseguradores): Enviar ofertas mercantiles, celebrar contratos, dar cumplimiento a la política SARLAFT, crear planes de beneficio en el software institucional, expedir facturas, radicar cuentas médicas, notificar RIPS, enviar estados de cartera, realizar conciliaciones, realizar auditorías de cuentas médicas, y todas las demás que surjan en virtud de las relaciones comerciales existentes entre aseguradores y prestadores de servicios de salud. - Pacientes: Enviar información comercial, invitarlos a participar en programas de promoción y prevención, asignarles citas para exámenes, procedimientos, consultas especializadas y cirugías, realizar llamadas post venta (para evaluar satisfacción de los usuarios), notificar respuestas a manifestaciones PQRSF.

4 Página: 4 de 6 - Familiares de pacientes: Enviar información relacionada con el estado clínico del paciente, suministrar información comercial, notificar respuestas a manifestaciones PQRSF. - Damas Rosadas: Enviar invitaciones a eventos, suministrar información comercial. - Asociación de usuarios: Enviar convocatorias para reuniones, enviar invitaciones a eventos, invitarlos a participar en programas y actividades de promoción y prevención, suministrar información comercial. - Estudiantes: Recibir solicitudes de proyectos, otorgar permisos académicos, notificar respuestas a las solicitudes realizadas, expedir carnet de identificación. - Entidades Educativas: Enviar correspondencia de solicitudes de capacitaciones, notificar respuesta de solicitudes de campos de práctica, dar cumplimiento a la política SARLAFT, rendir informes a entes de control, expedir facturas, suscribir convenios, recibir solicitudes de rotaciones, realizar encuestas de satisfacción del centro de práctica, expedir pólizas. - Docentes: Recibir hojas de vida, elaborar cronogramas de rotaciones, expedir cuadros de turnos para internos y residentes. - Investigadores: Recibir solicitudes de proyectos, entregar informes de seguimiento, notificar aprobaciones de los comités de ética y/o investigaciones, abrir hojas de vida de los investigadores, enviar formato de modelo de presentación de propuestas de investigación, notificar respuesta a solicitudes de proyectos, entregar carta de socialización del proceso interno para realizar investigación en S.E.S, suscribir acuerdos de confidencialidad. Así mismo se tiene como compromiso institucional, dar a conocer a los titulares de datos los derechos que les asisten en relación con el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así: - Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y en virtud de ello tienen derecho a:

5 Página: 5 de 6 - Conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. - Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. - Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales - Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. - Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; - Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Velar por el mantenimiento de la reserva legal establecida para los datos sensibles (información contenida en la historia clínica), permitiendo el acceso únicamente en los casos y para los fines permitidos por la Ley. Contar con canales de acceso como: correo electrónico, página web, solicitud formal al área de gestión de la información y archivo. Delegar en el área de comunicación, mercadeo y servicio al cliente, la responsabilidad de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer,

6 Página: 6 de 6 actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización otorgada a la Institución para el tratamiento de sus datos. Informar el procedimiento para ejercer el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización, así: El titular del dato debe enviar cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de datos, solicitar información sobre los datos que han sido objeto de tratamiento por la Institución, actualizar o rectificar sus datos, solicitar que se suprima información o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos al siguiente correo: habeasdata@ses.com.co. Una vez recibida cualquiera de estas solicitudes, el área de comunicación, mercadeo y servicio al cliente dará respuesta a través de correo electrónico dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la que se le informará como se le dará trámite a la solicitud. La Institución procederá de conformidad con lo requerido por el Titular del dato dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la solicitud. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia a partir del 1º de julio del año 2015.