128.º período de sesiones. Roma, de julio de Informe anual sobre los desembolsos relacionados con los gastos de apoyo y su recuperación

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1 Julio 2009 S COMITÉ DE FINANZAS 128.º período de sesiones Roma, de julio de 2009 Informe anual sobre los desembolsos relacionados con los gastos de apoyo y su recuperación Todas las consultas sobre el contenido esencial de este documento deben dirigirse a: Sr. Boyd Haight Director de la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación Tel.: Para minimizar los efectos de los métodos de trabajo de la FAO en el medio ambiente y contribuir a la neutralidad respecto del clima, se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se ruega a los delegados y observadores que lleven a las reuniones sus copias y que no soliciten otras. La mayor parte de los documentos de reunión de la FAO se encuentran en el sitio de Internet K5534S

2 2 RESUMEN En el presente documento se informa sobre la aplicación de la política de la FAO en materia de gastos de apoyo entre junio de 2008 y mayo de 2009, período durante el cual la FAO inició 689 proyectos con cargo a fondos fiduciarios. En el documento figura la distribución por categorías de las tasas de gastos de servicios a proyectos aplicadas, tanto respecto del número de proyectos como de los presupuestos correspondientes a toda su duración. Cabe señalar que en relación con los nuevos proyectos aprobados durante el período mencionado, se decidió que se aplicara la tasa máxima casi al 88 % (por valor), mientras que a los restantes proyectos se aplicarán tasas acordes con la política en vigor. En este documento se hace hincapié en las medidas adoptadas para recuperar los gastos de apoyo de proyectos financiados con cargo al Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM) en que la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) actúa en calidad de organismo de ejecución. Se señalan a la atención del Comité las recomendaciones formuladas a raíz de un estudio interinstitucional relativas a la armonización de las políticas en materia de recuperación de costos, que incluye las tasas de gastos de servicios a proyectos y métodos de imputación de gastos directos e indirectos. Las recomendaciones se centran en la recuperación de los gastos de las oficinas en los países como cargos directos a los programas conjuntos de las Naciones Unidas a los que se aplican tasas de gastos de servicios a proyectos inferiores a la tasa máxima aplicable por la FAO, así como el reembolso de otros gastos indirectos variables y de los gastos indirectos fijos. La mayoría de las recomendaciones ayudarán a la FAO a mejorar la recuperación de los costos y a reducir las diferencias entre los gastos realizados y los reembolsos. ORIENTACIÓN QUE SE SOLICITA DEL COMITÉ DE FINANZAS Se invita al Comité a tomar nota de la experiencia adquirida en la aplicación de la política en materia de gastos de apoyo durante el período de junio de 2008 y mayo de 2009, y de las novedades a raíz de la asociación con el FMAM 1 y el estudio interinstitucional sobre la recuperación de los costos y las recomendaciones conexas. Asimismo, se invita al Comité a tomar nota de que la Secretaría elaborará unas directrices para mejorar la presupuestación de las actividades financiadas con cargo a las contribuciones extrapresupuestarias y la recuperación de los costos conexos, con objeto de garantizar la aplicación apropiada y cabal de la política mencionada. Se solicita al Comité que respalde la ampliación de la política actual de gastos de apoyo de la FAO a fin de incluir el prorrateo de gastos de las oficinas en los países, los gastos indirectos fijos, los gastos de seguridad y la nueva función de organismo de administración tal como se establece en el estudio interinstitucional, teniendo en cuenta el esfuerzo de armonización entre los programas, los fondos y las organizaciones de las Naciones Unidas. 1 Fondo para el Medio Ambiente Mundial.

3 3 Aplicación del régimen de reembolso de los gastos de apoyo 1. La política de la FAO de establecimiento de las tasas de gastos de servicios a proyectos fue refrendada por el Consejo en noviembre de Dicha política se basa en el principio de que debería haber una correspondencia razonable entre los cargos y los costos efectivos del apoyo administrativo y operacional prestado a los proyectos, teniendo debidamente en cuenta las disposiciones vigentes y la necesidad de un enfoque sencillo y transparente. En septiembre de 2001, septiembre de , septiembre de y septiembre de se introdujeron mejoras en la aplicación de la política. 2. Las categorías de los proyectos financiados con fondos extrapresupuestarios a las que corresponde aplicar tasas de gastos de servicios a proyectos son las siguientes: Asistencia técnica y apoyo directo a actividades del Programa Ordinario, para las que se aplica una tasa estándar del 13 %; asistencia de urgencia, para la que rige una tasa máxima del 10 %; y actividades financiadas de manera conjunta (de 0 % a 10 %). La tasa puede reducirse cuando se prevé que los gastos variables de apoyo indirecto relativos a un proyecto determinado serán menores. La responsabilidad de evaluar las variaciones con respecto a las tasas estándar corre a cargo de la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación. Respecto de cada una de las categorías se especifican las circunstancias en las que es admisible aplicar tasas de gastos de servicios a proyectos distintas de las tasas máximas aplicables. 3. Las estadísticas que figuran en el cuadro siguiente abarcan el período comprendido entre el 1º de junio de 2008 y el 31 de mayo de 2009, durante el cual la FAO inició 689 proyectos con cargo a fondos fiduciarios. En el cuadro se presenta la distribución por categorías de las tasas de gastos de servicios a proyectos aplicadas, tanto respecto del número de proyectos como de los presupuestos correspondientes a toda su duración. Cabe señalar que a todos los proyectos se han aplicado tasas acordes con la política en vigor. 2 CL 119/13, Anexo II. 3 CL 112/4, párrs. 21 a 23, y FC 100/5. 4 CL 128/4, párrs. 20 a 25, y FC 110/4. 5 CL 131/7, párrs. 49 a 52 y FC 115/14.

4 4 Distribución de las categorías de las tasas aplicadas para gastos de servicios a proyectos iniciados en el período comprendido entre junio de 2008 y mayo de 2009 Categoría de los gastos de servicios a proyectos Número de proyectos Presupuesto completo (en USD) Porcentaje del presupuesto total 1 Proyectos de asistencia de emergencia aprobados con la mayor tasa aplicable 2 Proyectos de asistencia técnica aprobados con la mayor tasa aplicable 3 Proyectos de apoyo directo a actividades del Programa Ordinario aprobados con la mayor tasa aplicable ,0 % ,0 % ,1 % 4 Programa de cooperación descentralizada ,0 % 5 FMAM ,6 % 6 Servicios de apoyo técnico ,0 % 7 Proyectos con una elevada proporción de contratos, suministros y equipo (se aplica el Anexo II de la Sección 250 del Manual) 8 Proyectos de apoyo directo a actividades del Programa Ordinario aprobados con una tasa inferior a la tasa máxima aplicable (en circunstancias previstas en la política vigente) ,1 % ,0 % 9 Programas conjuntos de las Naciones Unidas ,9 % 10 TeleFood tasa cero, de conformidad con la Resolución 3/97 de la Conferencia ,3 % 11 Otros ,1 % Total general ,0 % 4. En el cuadro se demuestra que respecto de la gran mayoría de los proyectos se aplican las tasas máximas o recomendadas (concretamente, las filas 1 a 3 representan el 88 % de todos los casos, en lo que se refiere al valor) y que, por tanto, la flexibilidad de la política se aplica con cautela. Si bien respecto de los demás proyectos que figuran en el cuadro (líneas 4 a 11) las tasas se han modificado, dichas variaciones son acordes con la política aprobada. 5. En términos generales, el número de proyectos se redujo casi un 3,6 % desde el período anterior, mientras que el valor medio de los proyectos (excluido TeleFood) aumentó un 17 % aproximadamente y llegó a 1,65 millones de USD. 6. Ha aumentado notablemente la financiación con cargo al FMAM, tanto respecto del número de proyectos como de los presupuestos aprobados. Se han aprobado seis proyectos en los que la FAO actúa en calidad de organismo de ejecución del FMAM con un presupuesto de 17,3 millones de USD. Se han aprobado también otros proyectos financiados con cargo al FMAM a fin de que sean ejecutados conjuntamente con el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) por un presupuesto total de 23,3 millones de USD.

5 5 7. La FAO ha recibido una mayor aclaración sobre las políticas del FMAM en lo que respecta a los servicios de apoyo prestados en la administración de los proyectos financiados con cargo a dicho Fondo. Estos proyectos pueden ser ejecutados directamente por la FAO (proyectos mundiales o regionales) o por los países (proyectos localizados en un determinado país), en cuyo caso la FAO presta apoyo técnico. En el primer caso, el FMAM no reembolsa los gastos de apoyo a través de una tasa de gastos de servicios a proyectos sino que abona a la FAO una cantidad aparte (no incluida en el presupuesto de los proyectos) igual al 10 % de los gastos totales efectuados para abarcar todos los servicios del apoyo administrativo y operacional, así como los servicios de apoyo técnico (SAT). Además, el FMAM permite que determinados gastos del apoyo administrativo y operacional tales como el apoyo presupuestario, financiero y de gestión de recursos humanos y la evaluación externa, se carguen directamente a los presupuestos de los proyectos. Este arreglo brinda a la Organización la oportunidad de recuperar los gastos de servicios a proyectos en el marco de la susodicha política. 8. La experiencia de la FAO en los proyectos financiados con cargo al FMAM ha sido limitada. La Secretaría estudiará el mejor modo de gestionar los ingresos recibidos de los honorarios correspondientes a la administración del FMAM con objeto de que puedan reembolsarse a las unidades de operaciones pertinentes, probablemente a través de un fondo rotatorio. Además, los estudios futuros de medición de los costos de la FAO se realizarán con la finalidad de determinar los gastos de apoyo a las actividades financiadas con cargo al FMAM. Cuestiones relativas a la política de gastos de apoyo y su gestión financiera 9. El Comité, en su 123.º período de sesiones celebrado en mayo de 2009, manifestó su preocupación por el persistente y creciente déficit en la recuperación de los gastos de apoyo administrativo y operacional de las actividades extrapresupuestarias, como destacó el Auditor Externo y se señaló en el Informe sobre la Ejecución del Programa A continuación se señalan los progresos realizados y las propuestas de cambios en la política de gastos de apoyo a raíz de las últimas novedades relativas a esa política y la recuperación de gastos en el sistema de las Naciones Unidas. Antecedentes 10. Como se ha informado anteriormente al Comité 6, el Grupo de trabajo sobre gastos de apoyo del Comité de Alto Nivel sobre Gestión (HLCM) creado en el marco de la Red de presupuesto y finanzas se ha centrado en la armonización de políticas de reembolso de gastos, incluidas las tasas de gastos de servicios a proyectos y métodos de imputación de gastos directos e indirectos. Dicho Grupo ha finalizado recientemente un estudio interinstitucional en el que se formulan recomendaciones sobre la recuperación de gastos de las oficinas en los países imputados de forma directa a los programas conjuntos de las Naciones Unidas con arreglo a unos criterios armonizados entre las organizaciones, los fondos y los programas. El presente documento se centra en aspectos relativos a los gastos de apoyo administrativo y operacional del estudio. Principales recomendaciones de interés para la FAO 11. En el estudio, cuya finalización está prevista después del examen de la Red de presupuesto y finanzas más adelante este año, se formulan recomendaciones relativas a la recuperación de cuatro tipos de gastos de apoyo administrativo y operacional, a saber: i) el apoyo de las oficinas en los países a fondos fiduciarios de donantes múltiples administrados por las Naciones Unidas u otras contribuciones voluntarias a través de cargos directos; determinados gastos indirectos fijos no reembolsados previamente (como ya ha respaldado el Comité de Finanzas 7 ); iii) gastos de seguridad; iv) la función de organismo de administración. Se propone 6 FC 123/11, párrs. 7 a 10, y FC 119/11, párrs. 12 a CL 138/8 párr. 45.

6 6 asimismo ampliar la política en vigor de gastos de apoyo de la FAO a fin de incluir estas categorías de gastos. Elementos propuestos para ampliar la política de recuperación de gastos de apoyo i) Prorrateo de gastos de las oficinas en los países 12. En el estudio se recomienda la recuperación de los gastos de las oficinas en lo países mediante el prorrateo de los mismos entre las cuotas asignadas y los programas conjuntos o los fondos fiduciarios de donantes múltiples. Puede prorratearse una parte de los gastos del Representante de la FAO en oficinas más pequeñas en que éste sea el único profesional; una parte de los gastos corrientes de las oficinas tales como el alquiler, servicios generales, desplazamientos, etc.; los gastos directos de personal de las oficinas en los países que participan en actividades de coordinación (entre el gobierno y los organismos de las Naciones Unidas), presentación de informes, servicios financieros y administración de programas, así como servicios de apoyo técnico tales como respaldar, evaluar y formular proyectos. Está previsto que la adopción de este enfoque permita a la FAO la recuperación como promedio de un 3,8 %, además de la tasa del 7 % de gastos de servicios a proyectos establecida para los programas conjuntos de las Naciones Unidas. Si bien la tasa máxima de la FAO es inferior al 13 %, representa una mejora considerable con respecto al enfoque especial actual proyecto por proyecto. ii) Gastos indirectos fijos 13. En el estudio se determinan varios gastos por otros conceptos, por lo general incluidos en la categoría de gastos indirectos fijos no contemplados actualmente en las tasas y políticas de gastos de apoyo de la FAO, así como otros gastos indirectos variables cuyo reembolso se recomienda, a saber: gastos de seguridad, incluidos los gastos del Departamento de Seguridad y Vigilancia (UNDSS); el acceso al correo electrónico del personal de los proyectos; el espacio de oficina y las comunicaciones en las oficinas regionales, subregionales y de la Sede utilizado por el personal de los proyectos; los honorarios de la auditoría externa; las obligaciones vinculadas al seguro médico después del cese en el servicio (ASMC); las oficinas de los jefes ejecutivos, de las divisiones y de los departamentos, así como del personal de apoyo inmediato; la infraestructura central de tecnología de la información; el sistema central de planificación institucional de los recursos (el apoyo técnico, la utilización de licencias de sistemas, costos de mantenimiento de sistemas y servidores para usos exclusivos y actualizaciones); operaciones financieras centrales (cuentas por pagar y por cobrar, nóminas y prestaciones del personal, desembolsos, el apoyo a los sistemas y la presentación de informes no financieros de proyectos); operaciones centrales de gestión de recursos humanos (el gasto de la unidad de prestaciones del personal, la contratación, el establecimiento, la solución de controversias, el defensor del pueblo); el espacio de la Sede ocupado por servicios de apoyo indirectos fijos y variables. 14. La FAO viene recuperando varios de estos gastos, por ejemplo, los costos del espacio de oficina en la Sede ocupado por el personal de los proyectos y las contribuciones a las obligaciones vinculadas al ASMC. Sin embargo, algunas organizaciones (que no incluyen a la FAO) cargan directamente otros gastos en el momento presente, tales como el espacio de oficina en los planos regional, subregional y nacional y la infraestructura central de tecnología de la información, y un porcentaje de los gastos de seguridad (véase más abajo). iii) Gastos de seguridad 15. La recuperación de los gastos de seguridad de la FAO ha de abordarse en mayor detalle. La cuestión relativa a los desafíos constantes y crecientes de seguridad a los que se enfrenta el sistema de las Naciones Unidas ha sido examinada recientemente en las reuniones de la Junta de jefes ejecutivos y sus órganos auxiliares en varias ocasiones. La ampliación de las actividades de las Naciones Unidas a zonas de conflicto es una de las razones del aumento de estos gastos. 16. El Servicio de gastos de seguridad de la FAO proporciona financiación para la formulación y aplicación de la política de seguridad de la FAO en todos los lugares. Sin embargo,

7 7 no cubre los gastos de las necesidades de los proyectos de campo en que los costos de seguridad previstos deberían ser rembolsados por medio de cargos directos al proyecto. La FAO viene elaborando una política y un procedimiento de recuperación de los costos de seguridad de las Naciones Unidas, así como de los seguros y otros servicios de seguridad relacionados con el personal y los consultores que trabajan sobre el terreno en el marco de proyectos extrapresupuestarios. Los gastos relacionados con la seguridad que son por definición imprevisibles (como los costos de evacuación) exigirán un mecanismo de financiación innovador, como los saldos no utilizados en proyectos. iv) Función del organismo de administración 17. En el estudio se examina una nueva modalidad de ejecución elaborada en el contexto de las actividades experimentales de la Unidad de acción en que los donantes solicitan directamente que una organización de las Naciones Unidas administre un fondo fiduciario que incluya a otros organismos de las Naciones Unidas que lleven a cabo iniciativas conjuntas. En ese caso, el cobro de honorarios por los servicios de la organización designada en calidad de organismo de administración se fijará al 1 % del presupuesto total con la posibilidad de imputar algunos gastos directos. En el estudio se examinan también las disposiciones relativas al reembolso de gastos y se formula la recomendación de que el enfoque debería basarse en la recuperación de los gastos diferenciales efectuados en lugar de establecer una tasa fija del 1 % como se propone actualmente, puesto que esa tasa no permitiría la recuperación de los gastos en todos los casos. 18. Por lo general, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) actúa en calidad de organismo de administración pero, la FAO ha asumido recientemente esa responsabilidad en un proyecto experimental. La Organización evaluará los gastos efectuados a fin de adoptar las medidas pertinentes para garantizar la recuperación íntegra de los costos en proyectos futuros. Actualmente la FAO no tiene previsto incluir en su política de gastos de apoyo la función de organismo de administración de un fondo fiduciario de donantes múltiples, en particular, y la programación conjunta de donantes individuales, en general. Conclusión 19. En conclusión, una vez que la Red de presupuesto y finanzas del HLCM haya formulado sus recomendaciones, la FAO emprenderá un examen interno para determinar el enfoque más apropiado con objeto de llevarlas a la práctica, incluido por medio de la elaboración de directrices institucionales para la preparación de presupuestos y la recuperación de gastos de actividades financiadas con contribuciones voluntarias.